Zalety i wady pracy zdalnej z perspektywy pracodawcy i pracownika

4 na 10 pracowników uważa, że możliwość pracy zdalnej z domu nie podlega negocjacjom – podaje raport „Randstand Workmonitor 2024”. Im młodsze pokolenie, tym ważniejsza dostępność elastycznych godzin pracy i swobody w wyborze jej lokalizacji. Aktualnie ścierają się przeciwstawne tendencje: oczekiwanie elastycznych rozwiązań przez pracowników i powroty do biur popularyzowane przez międzynarodowe korporacje. Jakie są wady i zalety pracy zdalnej dla pracodawców? Czy pracownicy podzielają niektóre plusy i minusy pracy zdalnej? Sprawdziliśmy, co sugerują krajowe i zagraniczne raporty.

Według raportu „Nastroje polskiego rynku pracy – perspektywa kandydatów 2024” Manpower zaledwie 9% respondentów pracuje całkowicie zdalnie. 31% ankietowanych pracuje hybrydowo (czasami w biurze, czasami w domu), przy czym najpopularniejszy model wymaga częstszej obecności w siedzibie firmy. Aż 60% pracowników to wyłącznie stacjonarni. Jakie korzyści i zagrożenia muszą wziąć pod uwagę pracodawcy, którzy myślą nad wdrożeniem pracy zdalnej? Co doceniają jedni pracownicy, a co męczy innych?

Praca zdalna sprzyja wdrożeniu automatyzacji i polityki paperless w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Praca zdalna sprawdza, czy firma przygotowała się do realizowania podstawowych procesów na odległość, np. kadrowo-płacowych. Skoro organizacja zapewnia pracę z dowolnego miejsca, powinna udostępnić pracownikom narzędzia, które umożliwiają np. samodzielne wygenerowanie elektronicznych pasków płacowych. To gwarantowana oszczędność czasu zarówno dla pracowników, jak i działu HR, który otrzymuje mniej powtarzalnych pytań o składniki wynagrodzenia.

Co więcej, nowoczesne platformy kadrowo-płacowe pozwalają także na zarządzanie elektronicznymi wnioskami urlopowymi. Kompleksowe oprogramowanie z licznymi funkcjonalnościami, w tym historią wniosków o dni wolne, systemem powiadomień czy wspólnym kalendarzem nieobecności, wyklucza nieporozumienia powstające w trakcie komunikacji e-mailowej. Eliminuje także papierowy obieg wniosków, który generuje dodatkowe koszty, np. drukowania, magazynowania i przesyłania dokumentów.

Praca zdalna podczas zwolnienia lekarskiego jest niedozwolona, ale pracownik może skorzystać z home office, kiedy ma gorszy dzień, ale nie potrzebuje L4, np. wskutek kłótni z rodziną. W innym scenariuszu musiałby wykorzystać np. urlop na żądanie.

Dzięki pracy zdalnej można ograniczyć negatywne zjawisko, którym jest prezenteizm, czyli nieefektywna obecność pracownika w firmie. Zdarza się, że niektórzy pracownicy dojeżdżają do biura mimo fatalnego nastroju czy spadku samopoczucia, które może – ale nie musi – być zwiastunem choroby. Co stoi za takim zachowaniem? Chęć uniknięcia niższego wynagrodzenia chorobowego, ważne spotkanie zespołu czy premia frekwencyjna. Praca zdalna pozwala na zostanie w domu do czasu wizyty u lekarza i zapobiega kontaktowi z innymi pracownikami, którzy mogliby się zarazić. Jeżeli pracownik ma za sobą kiepsko przespaną noc, to home office pozwoli mu wstać później i wykorzystać przerwę w pracy na tzw. power nap, czyli „drzemkę mocy”, która byłaby niemożliwa w biurze bez odpowiedniego zaplecza.

Pracodawcy gwarantujący możliwość pracy zdalnej i komunikujący ją w social mediach zyskują przewagę konkurencyjną nad tymi, którzy dopuszczają jedynie pracę stacjonarną. Jak wspomnieliśmy w poradniku o cyklu życia pracownika, potencjalni kandydaci nie muszą się skontaktować z firmą, aby uznać, że jest interesującym miejscem pracy. Wystarczy, że przeczytają dyskusje w grupie na Facebooku, posty pracowników na LinkedInie czy obejrzą rolki na Instagramie, które pokazują, jak wygląda praca zdalna w organizacji.

Kiedy praca zdalna i praca hybrydowa stały się wręcz koniecznością w okresie pandemii COVID-19, firmy dzieliły się wskazówkami np. na blogach firmowych. Pracodawcy, którym zależy na rozbudowywaniu bazy kandydatów z różnych lokalizacji, powinni publikować, jakie korzyści z pracy zdalnej czerpią ich pracownicy oraz jak rozwiązują ewentualne problemy w komunikacji na odległość.

Dzięki pracy zdalnej pracodawcy mogą zatrudniać osoby mieszkające nawet kilkaset kilometrów od siedziby firmy, w tym osoby z niepełnosprawnościami, zwłaszcza jeśli przestrzeń biurowa nie jest dostosowana do specyficznych potrzeb kandydatów.

Organizacje rozproszone ograniczają – a nawet całkowicie eliminują – koszty związane z utrzymywaniem przestrzeni biurowej. Wydatki obejmują m.in. sprzątanie, zużycie gazu, prądu i wody, wyposażenie pomieszczeń do pracy i higieniczno-sanitarnych czy wynajem. Część z tych kosztów zostaje przerzucona na pracowników zdalnych, którzy otrzymują od pracodawców zwrot w formie ryczałtu lub ekwiwalentu.

Według raportu „Dobrostan Polek i Polaków” najwyższy dobrostan wykazują osoby pracujące hybrydowo, czyli łączące zalety pracy zdalnej z korzyściami z pracy w biurze. Ten kompromis między całkowitym home office’em a pracą stacjonarną zapewnia więcej czasu dla siebie i pozwala dbać o relacje międzyludzkie w przestrzeni biurowej.

Pracownicy hybrydowi doceniają plusy obu rozwiązań, bo z jednej strony – nie czują się odizolowani i osamotnieni, a z drugiej strony – unikają codziennych, czasochłonnych dojazdów do firmy. Co więcej, mogą planować czas pracy tak, aby zadania wymagające skupienia w pojedynkę realizować w domu, a kreatywne spotkania przeprowadzać w pracy.

Pracodawca, który dopuszcza pracę zdalną z różnych zakątków świata, nie tylko pozyskuje utalentowane osoby mieszkające poza Polską, ale także sprawniej rozwija przedsiębiorstwo, szczególnie jeśli planuje ekspansję międzynarodową. Tryb pracy zdalnej nie wymaga tworzenia dodatkowych biur, co obniża koszty wejścia na zagraniczny rynek.

Pracownicy, którzy mają optymalne warunki do pracy w domu, deklarują, że łatwiej im się skupić na obowiązkach i szybciej realizować zadania. Jeżeli pracodawca chce zweryfikować, czy opłaca mu się wdrożyć całkowitą pracę zdalną, może sprawdzić produktywność pracowników podczas pracy zdalnej okazjonalnej. To zaledwie 24 dni w roku kalendarzowym, aczkolwiek dają pewien pogląd na efektywność i jakość komunikacji w trybie home office. Inne rozwiązanie to wdrożenie pracy hybrydowej w modelu zakładającym np. 4 dni w biurze i 1 dzień w domu w tygodniu.

Problematyczne zarządzanie zespołem zdalnym

Wyzwania związane z zarządzaniem współpracownikami dotyczą zarówno realizacji obowiązków służbowych, jak i kontaktów międzyludzkich. Pracownicy, którzy wzięli udział w badaniu „Stan pracy hybrydowej w Polsce” Deloitte, potwierdzili, że praca w biurze sprzyja m.in. łatwiejszemu budowaniu relacji koleżeńskich, efektywniejszym burzom mózgów czy sprawniejszej komunikacji z przełożonymi. Organizacja rozproszona powinna rozważyć, co zrobić, aby zrekompensować brak bezpośredniego kontaktu twarzą w twarz. Co więcej, managerowie nie mogą pomijać indywidualnych potrzeb, np. w kontekście włączania kamerek podczas spotkań online.

Jak podaje raport „Przechodzenie firm na pracę zdalną oraz jej skutki dla pracodawców i pracowników”, zrealizowany na zamówienie Konfederacji Lewiatan, główna obawa pracodawców to ograniczona możliwość kontroli oraz wydajności osób pracujących zdalnie.

Respondenci przyznali, że wdrożenie zadaniowego systemu czasu pracy zmniejsza te obawy. W tym modelu nie ewidencjonuje się przepracowanych godzin, tylko nieobecności. Nacisk kładzie się na zrealizowanie zadań, a nie liczbę godzin spędzonych przed monitorem. Oczywiście ilość obowiązków dostosowuje się do wymiaru czasu pracy danej osoby. Pracownicy sami ustalają, ile godzin przepracują danego dnia, aczkolwiek muszą np. uczestniczyć w spotkaniach wyznaczonych przez przełożonych.

Wspomniana publikacja podkreśla także konieczność zmiany mentalnościowej u kadry zarządzającej. Skoro firma zapewnia możliwość wykonywania pracy zdalnej, to managerowie powinni odejść od przekonania, że jeśli nie patrzą zespołowi na ręce, to nikt nie będzie pracował. Budowanie zaufania wobec pracowników zdalnych wymaga ustalenia m.in. metody raportowania, która nie stanowi kolejnego czasochłonnego obowiązku, ale pozwala liderom na szybki wgląd w codzienną pracę działu.

Co więcej, pracownicy, którzy wzięli udział w raporcie „Everywhere Work Report 2024” Ivanti, zadeklarowali, że sprzeciwiają się monitorowaniu sprzętu (24%), rejestrowaniu produktywności (31%) i sprawdzaniu skrzynki e-mailowej (43%). Nadmierna kontrola pracowników zdalnych może przynieść skutek odwrotny do zamierzonego.

Zdalni pracownicy powinni mieć dostęp do supportu online, który pomoże im rozwiązać problemy technologiczne, np. związane z awarią sprzętu służbowego czy niemożnością zalogowania się do systemu. Jeśli osoby wykonujące pracę zdalną będą zdane same na siebie w kryzysowej sytuacji, może się zdarzyć, że nie będą w stanie pracować danego dnia.

Organizacja rozproszona powinna zadbać też o wdrożenie systemu kadrowo-płacowego z funkcją employee self-service, czyli samoobsługą pracowniczą, która umożliwia np. weryfikowanie składników wynagrodzenia, sprawdzanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, zgłaszanie nadgodzin czy pobieranie pasków płacowych. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy zdalni unikają wydłużonego oczekiwania na odpowiedź z działu kadrowo-płacowego lub biura rachunkowego.

Pracownicy zdalni powinni zostać przeszkoleni pod kątem ochrony danych firmowych, w tym przed osobami trzecimi (np. współlokatorami w wynajmowanym mieszkaniu, klientami kawiarni) i cyberprzestępcami (np. atakującymi za pomocą phishingu, czyli podszywania się pod inne osoby lub instytucje).

Co istotne, pracodawca musi podkreślić, że zmiana miejsca pracy wymaga każdorazowo akceptacji. Kodeks pracy nie zezwala na sytuację, w której pracownik wyjeżdża na kilka dni do innej miejscowości w Polsce lub za granicę, nie powiadamiając firmy, zwłaszcza że praca zdalna za granicą wymaga specyficznych rozliczeń z ZUS-em i urzędem skarbowym.

Pracodawcy nie muszą weryfikować, czy miejsce wykonywania pracy zdalnej spełnia wymogi pod kątem BHP. Pracownik potwierdza, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją dotyczącą BHP, oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania, ale istnieje ryzyko, że miejsce pracy zdalnej jest tak naprawdę nieergonomiczne. Można argumentować, że home office wiąże się z niskim ryzykiem wypadków, aczkolwiek zła ergonomia sprzyja m.in. bólom głowy, bólom mięśniowo-szkieletowym czy zmęczeniu oczu. Te dolegliwości mogą negatywnie wpływać na efektywność pracy w trybie zdalnym.

Jeżeli pracownik zdalny używa laptopa, pracodawca musi mu zapewnić np. dodatkowy monitor lub podstawkę, klawiaturę i mysz, aczkolwiek nie ma wpływu na to, czy dana osoba rzeczywiście pracuje przy biurku. Co prawda przepisy przewidują dobrowolne kontrole pracowników zdalnych pod kątem BHP, które umożliwiają wezwanie pracownika do wyeliminowania uchybień, ale pracodawca nie ma gwarancji, że się nie powtórzą.

Zdaniem 19% pracodawców jedna z wad pracy zdalnej to negatywny wpływ na relacje społeczne. W związku z tym warto zadbać o elementy integrujące pracowników na co dzień (np. wirtualne kawy, czyli odpowiedniki small talku czy wspólnych obiadów w biurowej kuchni) i poza firmą (np. szkolenia, wycieczki integracyjne). Niemniej pracodawcy sceptycznie nastawieni do pracy zdalnej argumentują, że trudno im zbudować silną kulturę organizacyjną, utrzymać wysokie zaangażowanie zespołu i zadbać o szybki przepływ informacji.

Elastyczna organizacja czasu pracy jako benefit

Uczestników badania „Nastroje polskiego rynku pracy – perspektywa kandydatów 2024” Manpower zapytano, jak pracodawcy mogą zapobiegać wypaleniu zawodowemu. Najwięcej osób (36%) wskazało elastyczność w zakresie czasu i miejsca pracy. To oczekiwanie spełniają pracodawcy 53% ankietowanych, przede wszystkim w zakresie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (69%), miejsca wykonywania pracy (53%) oraz liczby pracy w ciągu dnia (42%).

Więcej czasu dla siebie i na obowiązki domowe, późniejsze wstawanie, poczucie swobody, nieformalny dress code, silniejsze więzi z rodziną, komfortowe warunki w mieszkaniu dostosowanym dla osób z niepełnosprawnościami – to zaledwie kilka z wielu wygód dla pracowników zdalnych. Więcej czasu na życie prywatne podnosi poziom zadowolenia, które przekłada się na samopoczucie w pracy. Pracownicy deklarują też, że łatwiej im zachować równowagę między życiem prywatnym a zawodowym, przede wszystkim dzięki odzyskanemu czasowi, który traci się na codzienne dojazdy.

Według raportu „Praca zdalna i hybrydowa w IT. Jak pracujemy w 2022 roku?” 40% osób pracujących w IT uważa, że brak konieczności dojazdów do biura to najważniejszy plus pracy zdalnej. „Stan pracy hybrydowej w Polsce” Deloitte potwierdza, że najważniejsza korzyść home office’u to ograniczenie czasu na dojazdy (78%). Wydatki na komunikację miejską czy paliwo dokuczają mniejszej liczbie pracowników (22%).

Niektórzy pracownicy postrzegają pracę zdalną jako uciążliwą izolację

Niemal 19% respondentów w badaniu „Praca zdalna i hybrydowa w IT. Jak pracujemy w 2022 roku?” przyznało, że doskwiera im samotność. Raport Deloitte wykazał, że praca w biurze sprzyja budowaniu relacji (59%), a nawet jest uznawana za zdrowszą psychicznie przez pracowników (55%), którzy doceniają też spotkania twarzą w twarz (45%). Ponadto publikacja „Badanie wellbeingu polskich pracowników 2024?” Mindgram wskazuje, że pracownicy zdalni mieli częstsze problemy z emocjami i koncentracją w porównaniu z pracownikami hybrydowymi i stacjonarnymi. Co więcej, więcej osób pracujących w trybie home office poskarżyło się na stany lękowe i wypalenie zawodowe.

„Rozpraszacze” występują w każdym miejscu pracy, chociaż czynniki utrudniające skupienie w domu mogą być bardziej uprzykrzające w porównaniu z typowo biurowymi zakłóceniami. Miauczące i szczekające zwierzęta, rozbrykane dzieci, sąsiedzki remont, nagły brak prądu w bloku, a nawet członek rodziny pracujący zdalnie – to zaledwie wycinek z katalogu „rozpraszaczy”. Nic dziwnego, że niektórzy pracownicy doceniają możliwość pracy z domu i biura naprzemiennie, a czasami wręcz preferują codzienne dojeżdżanie do firmy.

Największą wadą pracy zdalnej dla osób z sektora IT jest problematyczna komunikacja z innymi osobami. Inne negatywne zjawiska, które występują stosunkowo rzadko w raportach, dotyczą gorszych relacji ze współpracownikami i większej liczby spotkań, które niekoniecznie okazują się pożyteczne. Niestety, niektórzy pracownicy fatalnie znoszą pracę w domu, szczególnie jeśli mieszkają sami. Osoby, które preferują kontakty w cztery oczy i spontaniczne dyskusje z innymi członkami zespołu, lepiej funkcjonują w przestrzeni biurowej. Dojazdy do pracy wpływają na nich pozytywnie pod kątem aktywności ruchowej i zdrowia psychicznego.

Koncepcja work-life integration zakłada zacieranie granic między sferą zawodową a prywatną. To przeciwieństwo work-life balance, które bazuje na oddzieleniu pracy od życia osobistego. Według raportu „Randstand Workmonitor 2024” 60% ankietowanych uznaje życie osobiste za ważniejsze od zawodowego. Niemal wszyscy respondenci (93%) zadeklarowali, że równowaga między nimi jest tak samo ważna, jak wynagrodzenie. Niestety, zjawisko work-life integration może sprzyjać poczuciu nieustannego „bycia w pracy”, nawet jeśli pracownicy załatwiają w międzyczasie sprawy prywatne.