Obsługa kadrowo-płacowa dla MŚP

W ramach kompleksowej konfiguracji platformy importujemy dane kadrowo-płacowe z popularnych programów oraz innych źródeł (o ile to możliwe) i rejestrujemy użytkowników. Twoi pracownicy mogą zapisywać przepracowane godziny, zgłaszać wnioski o urlop oraz raportować pracę zdalną już po pierwszym zalogowaniu się. Jeśli programy oraz inne narzędzia, których do tej pory używała Twoja firma, pozwalają na wyeksportowanie informacji, możemy wdrożyć platformę nawet w ciągu 1 dnia.

Tak, bierzemy pełną odpowiedzialność za prawidłowość i terminowość naliczania wynagrodzeń oraz ich wypłaty.

Tak, przygotowujemy wszystkie obowiązkowe rachunki i raporty, jesteśmy odpowiedzialni za ich terminowe przesyłanie władzom. Bezpośredni kontakt z władzami odbywa się na podstawie umowy i na ustalonych warunkach.

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa pracowników? 

Jeśli zatrudniasz pracowników na podstawie umowy o pracę, przepisy prawa pracy nakładają na Ciebie liczne obowiązki kadrowe (m.in. prowadzenie ewidencji czasu pracy) i płacowe (m.in. obliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem różnych składników). Zadania kadrowe koncentrują się na zagadnieniach administracyjnych, a płacowe – na rozliczaniu wynagrodzeń, przy czym są ściśle powiązane. Liczba przepracowanych godzin i nieobecności pracownika wpływa na wysokość jego wypłaty.

Podpisujesz umowy zlecenia i umowy o dzieło z różnymi wykonawcami? Chociaż zawierasz je na podstawie Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy, musisz pamiętać o m.in. rozliczaniu się na podstawie rachunków i poprawnym naliczaniu składek ZUS w zależności od osoby, z którą została zawarta umowa. Te czynności również wchodzą w zakres obsługi kadrowo-płacowej.

Pracodawcy – niezależnie od skali biznesu – nie zajmują się osobiście obsługą kadrowo-płacową pracowników. Przeszkodą jest nie tylko brak czasu, ale także poziom skomplikowania przepisów prawnych.

Przedsiębiorcy wybierają między trzema opcjami:

1. zatrudnieniem specjalisty ds. kadr i płac,
2. outsourcingiem kadr i płac, czyli zleceniem obsługi kadrowo-płacowej, co oferuje SD Worx TribePerk, 
3. outsourcing wynagrodzeń (obsługa zarządzanych płac) w ramach agendy księgowej np. z biura rachunkowego, agendy kadrowej, takiej jak przygotowanie danych do przetwarzania, przygotowanie umów i zmian rozwiązuje się poprzez zatrudnienie specjalisty HR.

Dzięki pełnej obsłudze kadrowo-płacowej w SD Worx TribePerk zyskujesz nie tylko ekspercki nadzór nad rozliczaniem wynagrodzeń w Twojej firmie, ale także dostęp do zautomatyzowanej platformy online z pakietem narzędzi kadrowych. Możesz sprawdzać dane kadrowo-płacowe o dowolnej porze, a Twoi pracownicy – samodzielnie sprawdzać paski płacowe, raportować czas pracy czy generować rachunki do umów cywilnoprawnych.

Pełny zakres usługi prowadzenia kadr i płac w SD Worx TribePerk obejmuje zarówno Twoich obecnych pracowników, jak i nowo zatrudnionych – zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy. W ramach outsourcingu kadrowo-płacowego:

Rozliczamy wynagrodzenia i prowadzimy dokumentację płacową. Sporządzamy listy płac z uwzględnieniem świadczeń dodatkowych.

Na podstawie zatwierdzonych wzorów przygotowujemy umowy o pracę, umowy cywilnoprawne (umowy o dzieło, umowy zlecenie), aneksy do umów, wypowiedzenia umów, świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu.

Określamy wymiar urlopu wypoczynkowego oraz monitorujemy wykorzystywanie urlopów innego rodzaju przez pracowników.

Kontaktujemy się w sprawach pracowniczych z urzędem skarbowym, PIP i ZUS w Twoim imieniu – szczególnie podczas kontroli.

Składamy deklaracje podatkowe w urzędzie skarbowym i deklaracje rozliczeniowe oraz zgłoszeniowe w ZUS (ZUA, ZZA, ZWUA, ZCNA, DRA, RCA, RSA, RZA itd.).

Sporządzamy deklaracje podatkowe PIT-4R/PIT-8AR oraz naliczamy zaliczki na podatek dochodowy. Co miesiąc otrzymujesz informacje o przelewach, które należy wykonać na rzecz urzędu skarbowego i ZUS.

Prowadzimy ewidencję czasu pracy, urlopów oraz innych nieobecności – usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

Ustalamy prawa pracowników do świadczeń pieniężnych, m.in. ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Przypominamy Ci o ważnych terminach, m.in. kończących się umowach, terminach badań medycyny pracy i szkoleń BHP.

Prowadzimy elektroniczne teczki pracownicze (elektroniczne akta osobowe) Twoich pracowników.

Koszt obsługi kadrowo-płacowej jest uzależniony od wielu czynników, w tym liczby pracowników i specyfiki prowadzenia działalności gospodarczej w danej branży. Cennik obsługi kadrowo-płacowej w biurach rachunkowych obejmuje zarówno stałą opłatę za pracownika, jak i dodatkowe opłaty za niektóre czynności, m.in. sporządzanie deklaracji PIT-11, wypowiedzeń umów o pracę czy rachunków do umów zleceń i umów o dzieło. W efekcie koszt tradycyjnego outsourcingu kadr i płac może się zmieniać każdego miesiąca, utrudniając Ci planowanie firmowych wydatków.

Dzięki pełnej obsłudze kadrowo-płacowej w SD WorxTribePerk nie musisz się martwić o niespodziewane koszty. Obowiązuje tylko jedna, stała opłata – abonament za każdego pracownika. W ramach abonamentu zyskujesz także pomoc techniczną oraz eksperckie wsparcie specjalisty ds. kadr i płac.

Jest to proces, w ramach którego firmy przekazują pewne zadania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i obsługą płac zewnętrznym firmom lub specjalistom. W przypadku małych przedsiębiorstw (MŚP) takie podejście jest korzystne, ponieważ pozwala im skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, podczas gdy profesjonaliści zajmują się bardziej złożonymi aspektami administracyjnymi i prawnymi. Outsourcing kadrowo-płacowy obejmuje w szczególności:

1. Przetwarzanie wynagrodzeń, prawidłowe naliczanie i wypłata wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, obowiązki podatkowe.

2. Obsługa kadrowa może obejmować wsparcie w rekrutacji nowych pracowników, administrację umowami o pracę, szkolenia oraz dbałość o przestrzeganie przepisów prawa pracy.

3. Zapewnienie zgodności z ustawodawstwem daje pewność, że wszelkie działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, co zmniejsza ryzyko sankcji za niewłaściwą obsługę kadrowo-płacową.

W przypadku małych firm, które nie mają dedykowanego działu HR, jest to często skuteczny i opłacalny sposób radzenia sobie z tymi zadaniami.

Tak, outsourcing kadrowo-płacowy może być korzystny, ponieważ pomaga obniżyć koszty związane z rekrutacją i utrzymaniem specjalistów ds. kadr i płac. Jednocześnie umożliwia dostęp do nowoczesnych, zautomatyzowanych narzędzi, które w innym przypadku mogłyby być trudne do wdrożenia i utrzymania dla małych i średnich przedsiębiorstw. Wykonując outsourcing, na przykład poprzez usługi SD Worx TribePerk, zyskujesz dostęp do platform internetowych usprawniających obsługę kadrowo-płacową. Pozwala to na łatwe przejście z procesów opartych na papierze do systemów elektronicznych, o bardziej strukturalnej strukturze. Automatyzacja przepływów pracy, takich jak przetwarzanie wniosków urlopowych, zastępuje mniej wydajne metody, takie jak komunikacja e-mailowa, i poprawia ogólną organizację i przejrzystość.

Podstawową różnicą jest to, że w biurze rachunkowym nie ma wiedzy i obsługi kadrowej, a jedynie płacową. natomiast SD Worx Tribeperk oferuje obsługę w obu obszarach. Jeżeli współpracujesz z biurem rachunkowym, prawdopodobnie zbierasz manualnie dane rozproszone w różnych źródłach, aby wysłać setki plików e-mailem. Osoba, która odpowiada za rozliczenie Twoich pracowników, musi przepisać te informacje do programu kadrowo-płacowego, a potem odesłać Ci listy płac. W efekcie proste procesy zajmują wiele czasu po obu stronach. Nowoczesny outsourcing kadr i płac w TribePerk bazuje na zautomatyzowanej platformie kadrowo-płacowej z funkcją samoobsługi pracowniczej. To oznacza, że Twoi pracownicy raportują czas pracy czy zgłaszają nieobecności poprzez system, który gromadzi wszystkie dane niezbędne do naliczenia wynagrodzeń. My przygotowujemy listy płac, a pracodawca pobiera je w ciągu kilku kliknięć, podobnie jak raporty o czasie pracy czy wynagrodzeniach.

Usługi kadrowo-płacowe świadczone przez TribePerk bazują na zautomatyzowanej platformie kadrowo-płacowej online, na którą można się zalogować z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu. Platforma TribePerk, stanowiąca rozwiązanie w chmurze, ma ogromną przewagę nad tradycyjnymi programami kadrowo-płacowymi, które są dostępne tylko lokalnie, czyli na wybranych stanowiskach pracy. Stworzyliśmy przestrzeń łączącą pracodawców, pracowników i specjalistów ds. kadr i płac. Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy macie całodobowy dostęp do danych kadrowo-płacowych – od czasu pracy, przez listy i paski płacowe, po wnioski urlopowe.

Nie, usługi płacowe świadczone przez TribePerk obejmują również rozliczanie umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B. Zleceniobiorcy i wykonawcy dzieł, z którymi współpracujesz, mogą samodzielnie wygenerować rachunki do umów na zautomatyzowanej platformie kadrowo-płacowej.