Dział kadrowo-płacowy w firmie czy obsługa kadr i płac w biurze rachunkowym – co wybrać?

Niemal 23% przedsiębiorstw, które wzięło udział w V edycji „Badania Analityki HR”, realizuje obowiązki kadrowo-płacowe wyłącznie poza firmą. Blisko 10% respondentów łączy outsourcing z utrzymywaniem działu kadr i płac, a większość organizacji samodzielnie rozlicza pracowników. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że outsourcing kadrowo-płacowy nie jest szczególnie popularny. Niemniej raport pokazuje, że kadry i płace uplasowały się na 2. miejscu w rankingu procesów obsługiwanych zewnętrznie. Przekonaj się, które rozwiązanie jest lepsze dla Ciebie – wewnętrzny dział kadr i płac czy współpraca z biurem rachunkowym? Jaką trzecią opcję warto rozważyć?

Ile kosztuje utrzymanie działu kadrowo-płacowego?

Główny koszt prowadzenia działu kadrowo-płacowego w firmie stanowią wynagrodzenia. Koszty zatrudnienia specjalisty ds. kadr i płac zależą od m.in. lokalizacji siedziby przedsiębiorstwa, zakresu obowiązków (w tym liczby obsługiwanych pracowników) oraz doświadczenia. Istotne czynniki to także:

• branża, w której obowiązują specyficzne przepisy, np. TSL,
• zatrudnianie cudzoziemców,
• rozliczanie pracowników pracujących zdalnie za granicą (okazjonalnie lub stale),
• stopień automatyzacji HR w firmie, który wpływa na czas realizacji obowiązków i obciążenie zadaniami.

Co więcej, pracodawca powinien uwzględnić wydatki takie, jak:

• zakup sprzętu komputerowego,
• opłacenie licencji programu kadrowo-płacowego,
• dostęp do portali branżowych ukrytych za paywallem,
• udział pracowników w konferencjach, szkoleniach i webinarach, szczególnie związanych z nowelizacjami przepisów,
• zwrot kosztów pracy zdalnej (całkowitej lub częściowej, czyli hybrydowej),
• udział pracownika w PPK,
• finansowanie benefitów.

Ile wynosi wynagrodzenie specjalisty ds. kadr i płac?

Według 13. edycji „Raportu płacowego” Antal kandydaci na stanowiska w obszarze administracyjnym otrzymują najwyższe stawki w województwie mazowieckim, a najniższe są domeną województw takich, jak lubelskie, podkarpackie i świętokrzyskie. Średnia płaca w branży administracyjnej wynosi 9308 zł brutto, natomiast pracownicy działu HR zarabiają przeciętnie 13 720 zł brutto. Uwaga – te stawki zostały obliczone na podstawie wynagrodzeń na stanowiskach na różnych szczeblach.

Wynagrodzenie dla specjalisty ds. kadr i płac sięga od 9000 zł do 11 000 zł brutto. Jeśli organizacja zatrudni specjalistę ds. wynagrodzeń i benefitów, powinna rozważyć płacę między 10 000 zł a 12 000 zł brutto. Zbliżone stawki podaje „Raport płacowy 2024” Hays Poland. Optymalne wynagrodzenie dla specjalisty kadrowo-płacowego wynosi 9000 zł brutto. Junior Payroll Specialist zarabia od 5000 zł do 6500 zł brutto, a płaca na stanowisku Compensation & Benefits Specialist sięga 13 000 zł brutto. Kierownicy ds. kadr i płac otrzymują od 14 000 zł do 18 000 zł brutto.

Stawki zostały ustalone na podstawie procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez agencje rekrutacyjne. To oznacza, że raporty płacowe prezentujące dane z systemów kadrowo-płacowych pracodawców mogą przedstawiać inne kwoty, które różnią się w zależności od zakresu obowiązków na stanowisku czy regionu kraju.

Raport „Stan analityki HR w Polsce”, który powstał na podstawie V edycji „Badania Analityki HR”, podaje, że przeciętnie 140 pracowników przypada na jedną osobę z obszaru administracji, kadr i płac. Jeden HR-owiec w firmie zatrudniającej do 249 pracowników obsługuje przeciętnie 36 osób pod kątem różnych procesów. Obciążenie rośnie do 71 pracowników w przedsiębiorstwach zatrudniających do 499 osób i do 91 pracowników w firmach zatrudniających do 999 osób.

Liczność działu kadrowo-płacowego zależy od wielu czynników, w tym sposobu rozliczania pracowników. Automatyzacja naliczania wynagrodzeń sprzyja eliminacji czasochłonnych, manualnych i nużących zadań, np. przepisywania danych rozproszonych w elektronicznych i papierowych źródłach do programu kadrowo-płacowego.

Platforma TribePerk z funkcją samoobsługi pracowniczej i zintegrowanymi modułami odciąża specjalistów ds. kadr i płac. Pracownicy samodzielnie zgłaszają nieobecności, np. urlopy na żądanie, które są widoczne we wspólnym kalendarzu i automatycznie przesyłane do modułu płacowego. Informacje o absencjach chorobowych są pobierane z PUE ZUS.

Jedyne, co musi zrobić pracownik działu kadrowo-płacowego, to zweryfikować, czy pracownik uzupełnił godziny pracy w danym miesiącu, przypisać dodatkowe składniki wynagrodzenia (np. premię) i wygenerować listę płac kilkoma kliknięciami. System umożliwia także szybką wysyłkę deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych.

Co więcej, system kadrowo-płacowy online pozwala pracownikom na pobieranie pasków wynagrodzeń i weryfikację danych, np. wymiaru urlopu wypoczynkowego, bez angażowania innych osób. Dział kadr i płac, który nie musi odpowiadać na powtarzalne pytania, ma więcej czasu na strategiczne zadania, np. usprawnianie systemu wynagrodzeń.

Jakie są zalety i wady utrzymywania działu kadr i płac w firmie?

Dzięki wewnętrznemu działowi kadrowo-płacowemu pracodawca:

• utrzymuje know-how i rozwija wiedzę specjalistyczną w firmie,
• ma natychmiastowy dostęp do danych kadrowo-płacowych (bez czekania na odpowiedź z biura rachunkowego),
• ma swobodę w wyborze systemu kadrowo-płacowego, którym może zastąpić niekompatybilne aplikacje,
• może wdrożyć program kadrowo-płacowy w chmurze, który wyeliminuje przesyłanie informacji e-mailami, np. wniosków urlopowych,
• nie ponosi dodatkowych opłat za czynności kadrowo-płacowe, których nie wykonuje się standardowo w każdym miesiącu.

Jakie są ryzyka związane z prowadzeniem kadr i płac w firmie?

• Jeżeli organizacja zatrudnia wyłącznie jedną osobę zajmującą się procesami kadrowo-płacowymi, istnieje ryzyko, że jej nagła nieobecność chorobowa poskutkuje przekroczeniem terminów określonych w umowach i przepisach. W tej sytuacji pracodawca poniesie dodatkowe koszty związane z zastępstwem.
• Pracodawca ponosi liczne koszty poza wynagrodzeniami. Musi zapewnić pracownikom dostęp do szkoleń, aby aktualizowali i rozwijali wiedzę. Koszt utrzymania działu kadr i płac obejmuje także świadczenia związane z absencjami, podczas których pracownik nie wykonuje pracy.
• Specjalista ds. kadr i płac, który złoży wypowiedzenie, uruchomi kosztowny proces rekrutacyjny. Trzeba go sfinalizować, zanim upłynie okres wypowiedzenia. Przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na przerwę w procesach kadrowo-płacowych. Ponadto istnieje ryzyko, że odchodzący specjalista nie zdąży wdrożyć nowo zatrudnionej osoby, szczególnie jeśli ma do wykorzystania zaległy urlop wypoczynkowy.

Ile kosztuje obsługa kadr i płac w biurze rachunkowym?

Biura rachunkowe nie tylko pobierają stałą stawkę za obsługę kadrowo-płacową każdego pracownika, ale także naliczają pozaabonamentowe opłaty za czynności wymienione w cennikach i/lub umowie. Koszt rozliczenia jednej osoby zależy od m.in. branży i liczby pracowników zatrudnianych przez przedsiębiorstwo.

Podstawowy koszt obejmuje zwykle przygotowanie listy płac, rozliczenia z ZUS-em i urzędem skarbowym oraz prowadzenie akt osobowych. Niektóre biura rachunkowe realizują dodatkowe obowiązki, np. sporządzanie rocznych deklaracji, w ramach abonamentu, inne – doliczają opłaty.

Tabela przedstawia orientacyjne opłaty za procesy kadrowo-płacowe dla jednego pracownika, aczkolwiek biuro rachunkowe może się rozliczać godzinowo.

Opracowanie własne na podstawie cenników biur rachunkowych z dnia 31.07.2024

Jak widzisz, koszt rozliczania pracowników przez biuro rachunkowe może się zmieniać z miesiąca na miesiąc. Przedsiębiorstwu trudno przewidzieć finalną kwotę na fakturze, co nie sprzyja skrupulantemu planowaniu wydatków.

Z tego względu obsługa kadr i płac w TribePerk bazuje na stałej opłacie all inclusive, czyli abonamencie za każdego pracownika. Co więcej, zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa umożliwia m.in. samodzielne generowanie elektronicznych pasków wynagrodzeń czy rachunków do umów cywilnoprawnych – bez dodatkowych opłat.

Co zyska pracodawca, który współpracuje z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac?

• Eliminację kosztów utrzymywania wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Wystarczy, że zatrudni jedną osobę, która zajmie się komunikacją z biurem rachunkowym. Tę funkcję może pełnić office manager lub HR Manager w zależności od struktury firmy.
• Odciążenie działu HR od czasochłonnych, nudnych i powtarzalnych obowiązków. Pracownicy zyskają więcej czasu na strategiczne zadania, np. rozwój programów dla talentów, motywowanie pracowników czy analizowanie wskaźników HR.
• Gwarancję ciągłości rozliczeń pracowników. Biuro rachunkowe musi wyznaczyć osobę zastępującą nieobecną, aby dochować terminów wynikających z przepisów i umów.
• Odszkodowanie za ewentualne błędy kadrowo-płacowe, które nie wynikają z niedopatrzeń po stronie przedsiębiorstwa, a wpływają na reperkusje ze strony PIP, US czy ZUS.
• Wsparcie w okresie nowelizacji przepisów, które nakładają nowe obowiązki na pracodawców. Biuro rachunkowe ułatwi przygotowanie nowych dokumentów i wdrożenie zmian w procesach kadrowo-płacowych na czas.
• Dostęp do doświadczenia specjalistów, którzy realizowali procesy kadrowo-płacowe dla firm z różnych branż. Dzięki szerokiej wiedzy mogą zaproponować rozwiązania, które zoptymalizują koszty zatrudnienia.

Jakie wady może mieć obsługa kadr i płac przez biuro rachunkowe?

• Biuro rachunkowe, które nie automatyzuje procesów kadrowo-płacowych, traci czas na manualne, nużące zadania, np. przepisywanie danych z e-maili od klientów do programu kadrowo-płacowego. Presja czasu i duże obciążenie obowiązkami sprzyja popełnianiu błędów na liście płac.
• Pracodawca nie ma swobodnego dostępu do danych kadrowo-płacowych, które nie są przechowywane w chmurze, tylko programie zainstalowanym na komputerze specjalisty w biurze rachunkowym. Jeśli chce przejrzeć dane związane z nieobecnościami czy wynagrodzeniami, musi poprosić o raport, na który może oczekiwać nawet przez kilka dni roboczych.
• Małe, lokalne biura rachunkowe nie rozwijają własnych technologii kadrowo-płacowych, tylko bazują na tradycyjnych programach i komunikacji e-mailowej. To sprawia, że pracodawca nie eliminuje uciążliwego zbierania danych rozproszonych w różnych źródłach w organizacji.
• Pracodawca ponosi koszt abonamentu i dodatkowych czynności wg cennika lub wyceny indywidualnej w umowie. W efekcie koszt obsługi kadrowo-płacowej zmienia się z miesiąca na miesiąc.