Outsourcing HR – na czym polega? Zalety prowadzenia procesów HR przez zewnętrzne firmy

Niemal 60% organizacji, które wzięło udział w V edycji „Badania Analityki HR”, prowadzi procesy HR ze wsparciem zewnętrznych firm. Jak wynika z głosów respondentów, mniej niż 10% pracodawców decyduje się na jednoczesną obsługę wewnętrzną i zewnętrzną procesów w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Outsourcing HR polega przede wszystkim na delegowaniu wszystkich obowiązków związanych z administracją, BHP, kadrami, płacami oraz szkoleniami. Dzięki tym usługom przedsiębiorstwa koncentrują się na strategicznych celach biznesowych, optymalizują koszty zarządzania personelem oraz zyskują dostęp do wykwalifikowanych specjalistów i nowoczesnego oprogramowania. Przekonaj się, jak outsourcing HR może ułatwić Ci rozwój firmy!

Raport „Sektor nowoczesnych usług biznesowych w Polsce 2024” ABSL przewiduje zwiększenie popytu na outsourcing w skali globalnej. Organizacje, które chcą się skoncentrować na kluczowych kompetencjach, upatrują szans na zwiększenie produktywności i efektywności kosztowej w delegowaniu procesów na zewnątrz. 

Czym jest outsourcing HR? 

Outsourcing HR polega na obsługiwaniu części albo całości procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi przez zewnętrzne firmy, które mają specjalistyczną wiedzę w zakresie administracji, BHP, employer brandingu, kadr, płac, ocen pracowniczych, rekrutacji, szkoleń, wellbeingu czy zatrudniania cudzoziemców. 

Co ważne, firmy outsourcingowe mogą zajmować się wyłącznie poszczególnymi etapami cyklu życia pracownika, np. onboardingiem (wdrażaniem nowych osób), outplacementem (wsparciem zwolnionych osób w poszukiwaniu nowej pracy) czy offboardingiem (rozstaniem pracowników z organizacją). 

Jakie procesy HR obejmuje outsourcing? 

Według V edycji „Badania Analityki HR” procesy HR obsługiwane wyłącznie przez firmy outsourcingowe to przede wszystkim administracja, kadry i płace (22,4%), BHP (35,7%) i szkolenia (17,8%). Niecałe 7% organizacji wykorzystuje outsourcing HR do zarządzania systemem wynagrodzeń i benefitów. O ile prawie 10% respondentów zadeklarowało, że rekrutacje są prowadzone przez firmy zewnętrzne, o tyle szczegółowe statystyki pokazują, że ci ankietowani obsługują procesy związane z zatrudnieniem nowych pracowników zarówno w organizacji, jak i poza nią. Co ważne, chociaż niemal 30% specjalistów czerpie wiedzę o badaniach pracowniczych od agencji i ekspertów zewnętrznych, to samodzielnie projektuje pozytywne doświadczenia pracowników (employee experience) i kandydatów (candidate experience). 

Czy outsourcing HR jest tańszy niż utrzymanie wewnętrznego działu HR? 

Tak, outsourcing HR redukuje koszty związane z zatrudnianiem pracowników, a nawet całkowicie eliminuje niektóre wydatki. Jeśli chcemy porównać koszty utrzymania działu HR do kosztu outsourcingu HR, musimy wziąć pod uwagę nie tylko bezpośrednie obciążenia, czyli m.in. wynagrodzenia „brutto brutto” (wynagrodzenia brutto powiększone o daniny państwowe, np. składki ZUS) i stawki za usługi zewnętrznej firmy, ale także „niewidoczne” koszty i oszczędności. 

Przedsiębiorca wypłaca świadczenia pracownicze za okresy absencji chorobowych i urlopowych, kiedy praca nie jest wykonywana. Co więcej, niespodziewane nieobecności pracowników w ograniczonym liczebnie dziale HR wiążą się z ryzykiem niedotrzymania terminów określonych w aktach wewnątrzzakładowych, rozporządzeniach i ustawach. Zarządzanie płacami i kadrami oraz zapewnienie ich zgodności z aktualnymi przepisami wymaga płynnego toku pracy w firmie. Dzięki outsourcingowi HR pracodawca ma pewność, że pracownicy będą rozliczeni zawsze na czas, nawet w okresach zwiększonej częstotliwości zwolnień lekarskich. Nie powstają chwilowe braki kadrowe, które odbijają się w postaci płatnych godzin nadliczbowych. 

Co więcej, firmy outsourcingowe eliminują koszty związane z licencjami, wyposażeniem stanowiska biurowego czy szkoleniami dla pracowników. Zwróć uwagę, że ewentualne wydatki na wdrożenia związane z nowelizacjami przepisów ponosi dostawca oprogramowania, który gwarantuje dożywotnie aktualizacje oraz zapewnia wsparcie merytoryczne. Outsourcing HR odciąża pracodawców również w zakresie niektórych procesów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem. Przedsiębiorstwa unikają kosztów związanych z rekrutacjami, które trzeba ponawiać w przypadku kandydatów niespełniających oczekiwań w okresie próbnym. Ponadto outsourcing sprzyja korzystaniu z usług w modelu na godziny, który opłaca się bardziej w sytuacji, w której obowiązki nie wypełniają wymiaru całego etatu na danym stanowisku. 

Przeczytaj więcej: Dział kadrowo-płacowy w firmie czy obsługa kadr i płac w biurze rachunkowym – co wybrać? 

Jaka jest alternatywa dla outsourcingu HR? 

Firmy, które nie delegują wielu procesów HR na zewnątrz, powinny zwrócić się ku sztucznej inteligencji, aby odciążać wewnętrzny dział HR z administracyjnych obowiązków, które można zautomatyzować. AI w HR wzbogaca systemy ATS dla rekruterów, odgrywa rolę wirtualnego buddy'ego w onboardingu, ułatwia planowanie ścieżek kariery, a nawet wspiera dobrostan pracowników. Niestety, budowanie własnych rozwiązań bazujących na sztucznej inteligencji jest nieosiągalne dla wielu firm z sektora MŚP, którym brakuje środków finansowych na inwestowanie w technologię z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi. 42% respondentów, którzy wzięli udział w badaniu „#TrendyHR_2024”, zadeklarowało, że nie będą przeznaczać środków finansowych na rozwój technologiczny w obszarze HR. 

W związku z tym kompromisem między outsourcingiem HR a rozwojem wewnętrznych aplikacji jest skorzystanie z zewnętrznych, innowacyjnych narzędzi HR w modelu SaaS (Software as a Service). Jak to działa? Pracodawca opłaca abonament w zamian za utrzymanie dostępu do oprogramowania online. Tradycyjne programy kadrowo-płacowe, instalowane na pojedynczych stanowiskach i uzupełniane ręcznie danymi rozproszonymi w różnych źródłach, stanowią dzisiaj przeżytek. Platforma kadrowo-płacowa w chmurze automatyzuje naliczanie wynagrodzeń, eliminując błędy na listach płac, które pogarszają nastawienie pracowników wobec pracodawcy. Co więcej, zapewnia samoobsługę pracowniczą w zakresie generowania elektronicznych pasków płacowych, kontrolowania wymiaru urlopu czy weryfikacji liczby nadgodzin. W efekcie dział HR unika czasochłonnego odpowiadania na proste, powtarzalne pytania, a zaoszczędzony czas przeznacza na strategiczne wyzwania w zarządzaniu personelem.