Outplacement w zarządzaniu personelem – przykłady, rodzaje i zalety

Średni czas poszukiwania pracy wyniósł 3 miesiące w III kwartale 2024 roku – podaje 57. edycja „Monitora Rynku Pracy” Instytutu Randstad. Chociaż 75% respondentów znalazło pracę w tym czasie w II kwartale br., to niektórzy pracownicy szukali nowego zatrudnienia przez pół roku (17%), rok (7%), a nawet dłużej niż 12 miesięcy (3%). Czy wiesz, że pracodawca może wesprzeć zwolnionych pracowników w poszukiwaniu nowej pracy, szczególnie jeśli rozwiązano z nimi umowy z przyczyn leżących po stronie przedsiębiorstwa? Sprawdź, co powinien obejmować outplacement, czyli program wsparcia dla osób tracących pracę.

Według raportu „Offboarding w IT. O rozstaniach z firmą z perspektywy specjalisty IT” No Fluff Jobs 26% pracowników oczekuje wsparcia pracodawcy przy znalezieniu nowej pracy, ale otrzymuje je zaledwie 4%. Na czym polega outplacement? Ten program przeprowadza się w okresie, który sprzyja stresowi po obu stronach wypowiadanej umowy. To sprawia, że jest jednym z trudniejszych wyzwań w HR.

Outplacement to program, który polega na wspieraniu zwolnionych pracowników w przejściu przez tę trudną sytuację życiową, powrocie na rynek pracy i znalezieniu nowego zatrudnienia. System „łagodnych zwolnień” obejmuje także osoby, które nie chcą szukać nowego etatu, bo myślą o założeniu własnej działalności gospodarczej. Outplacementem zajmuje się albo wewnętrzny dział HR, albo zewnętrzna firma.

Na czym polega outplacement według ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy? Pracodawca jest zobowiązany do wdrożenia programu zwolnień monitorowanych, jeśli zamierza rozwiązać umowy z minimum 50 osobami w ciągu 3 miesięcy. W tym przypadku uzgadnia z powiatowym urzędem pracy zakres i formy pomocy dla zwalnianych pracowników, które obejmują przede wszystkim pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe i szkolenia.

Prawo do programu nie przepada po ostatnim dniu obowiązywania umowy. Zwolnionym pracownikom przysługują wspomniane formy pomocy aż do 6 miesięcy po zakończeniu stosunku pracy. Co istotne, pracownik może wnioskować o świadczenie szkoleniowe finansowane przez pracodawcę. Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracownika są refundowane przez powiatowy urząd pracy. Świadczenie równa się wynagrodzeniu pracownika, które oblicza się jak za urlop wypoczynkowy, przy czym nie może przekroczyć 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Jak widzisz, outplacement indywidualny, który oferuje się pojedynczym zwalnianym pracownikom, nie jest regulowany ustawowo. Każda organizacja ustala własny program, który bazuje na kodeksowych rozwiązaniach (np. dniach wolnych na znalezienie nowego zatrudnienia) oraz dodatkowych świadczeniach płacowych i pozapłacowych.

Outplacement indywidualny

Program outplacementu indywidualnego dostosowuje się do potrzeb pojedynczych pracowników. To oznacza, że każda zwolniona osoba otrzymuje spersonalizowaną pomoc, zwykle podczas spotkań 1:1 ze specjalistami, np. doradcą zawodowym, konsultantem kariery, psychologiem czy rekruterem.

Co istotne, outplacement indywidualny może być skierowany do pracowników odchodzących na emeryturę. W tej sytuacji program skupia się na aspektach prawnych (np. możliwości pracowania dorywczo na emeryturze), psychologicznych (np. poradzeniu sobie z końcem kariery zawodowej ze względu na stan zdrowia) czy finansowych (np. zarządzania źródłami dochodu na emeryturze).

Ten rodzaj outplacementu ma zastosowanie nie tylko podczas ustawowych zwolnień grupowych, ale także w sytuacji, w której pracę traci co najmniej kilka osób, szczególnie z tego samego działu. Pracodawca zamierzający zwolnić więcej niż 1 pracownika może zaplanować warsztaty z:

• rozwijania profilu w mediach społecznościowych (np. na LinkedInie),
• projektowania CV i pisania listów motywacyjnych pod kątem ogłoszeń o pracy,
• przygotowywania się do rozmów kwalifikacyjnych,
• zarządzania stresem lub radzenia sobie z syndromem oszusta, czyli silnym wewnętrznym krytykiem, który obniża samoocenę zwolnionych pracowników,
• negocjacji wynagrodzenia w procesie rekrutacji.

Co prawda outplacement grupowy może obejmować konsultacje ze specjalistami, ale efektywniejszą formą wsparcia są rozmowy 1:1, szczególnie z doradcami i coachami.

Program outplacement obejmuje wsparcie pracowników w zakresie:

• finansowym – w formie świadczeń płacowych (np. preferencyjnej pożyczki na otwarcie własnej działalności gospodarczej) i pozapłacowych (np. konsultacji),
• psychologicznym – skupionym szczególnie na samoocenie, radzeniu sobie ze stresem i zarządzaniu emocjami. Ten element warto uwzględnić w strategii wellbeingu,
• rozwoju – skoncentrowanym na m.in. analizie predyspozycji, określeniu celów kariery zawodowej, wyborze szkoleń,
• organizacyjnym – dotyczącym m.in. typowania potencjalnych pracodawców, omówienia struktury CV i listu motywacyjnego, nawiązywania bezpośrednich kontaktów z rekruterami,
• prawnym – udzielaniu informacji na temat warunków legalnej umowy o pracę czy założenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

2 lub 3 dni wolne na poszukiwanie nowej pracy należą się pracownikowi, który został zwolniony z zachowaniem co najmniej 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać korzystniejsze reguły dla osób zatrudnionych w porównaniu z Kodeksem pracy. To oznacza, że pracodawca może przyznać dni wolne na szukanie pracy także innym osobom, np. tym, którym kończą się umowy na czas określony, lub zwiększyć wymiar urlopu. Przepisy dopuszczają także inne rozwiązania, np. wniosek o wyjście prywatne.

Włączenie statusu „open to work” w profilu pracownika na LinkedInie to dopiero pierwszy krok w poszukiwaniu pracy i budowaniu candidate brandingu, czyli marki kandydata.

Pracodawca może opłacić konsultacje z budowania marki osobistej w ramach outplacementu indywidualnego lub warsztaty z LinkedIna w ramach outplacementu grupowego. Szkolenie powinno obejmować m.in. przygotowanie posta o szukaniu nowego zatrudnienia i nawiązywanie kontaktów z rekruterami.

Co więcej, warto poprosić dotychczasowych współpracowników o wystawienie rekomendacji zwolnionym osobom (poleceń w profilu oraz pod wspomnianym postem) i potwierdzenie ich umiejętności (w profilu). Te czynności ułatwiają nie tylko znalezienie nowego zatrudnienia, ale także budowanie relacji zawodowych. Im więcej branżowych znajomości, tym lepiej.

Referencje przydają się już na pierwszym etapie procesu rekrutacyjnego, zwłaszcza jeśli pracownik został zwolniony po zaledwie kilku miesiącach z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, np. wskutek nagłej utraty klientów. W tym przypadku rekruter nie musi domniemywać, co stało za tak szybkim odejściem z firmy, np. brak zadeklarowanych umiejętności czy konflikty ze współpracownikami.

Jak podaje Akademia Coachingu i Mentoringu Norman Benett, główny cel coachingu to maksymalizacja osobistego i zawodowego potencjału uczestnika. Coaching kariery dla zwalnianych pracowników ułatwia im zidentyfikowanie słabych i mocnych stron oraz wyznaczenie ścieżki kariery tak, aby pokrywała się z ich kompetencjami, potrzebami i talentami. Można powiedzieć, że dzięki coachingowi pracownicy odkrywają siebie. Doradca zawodowy od razu rekomenduje konkretne rozwiązania, bazując na analizie profilu klienta i rynku, ale coach odgrywa rolę pomocnego towarzysza, który przede wszystkim aktywnie słucha i zadaje pytania.

Doradztwo zawodowe w ramach outplacementu powinno obejmować przygotowanie uniwersalnego szablonu CV i jego personalizację pod kątem poszczególnych ogłoszeń o pracy, aby zwiększyć szansę na pozytywną odpowiedź. Zwalnianym pracownikom warto też pomóc w pisaniu listu motywacyjnego, w którym nie pojawiają się generyczne sformułowania. Co więcej, program outplacementu może zawierać także szkolenie z autoprezentacji – na żywo oraz w formie video.

Praktyczne wsparcie zwalnianych pracowników umożliwia przećwiczenie rozmów kwalifikacyjnych, szczególnie pod kątem „niewygodnych” pytań, np. o porażki w karierze zawodowej. Szkolenie powinno nauczyć uczestników również radzenia sobie z pytaniami, które nie powinny padać, np. o stan cywilny czy plany rodzinne.

Czy system łagodnych zwolnień powinien zawierać inwestycję w szkolenia osób, które lada moment odejdą z firmy, a nawet do konkurencji? Co ważne, pracodawca wdrażający outplacement wcale nie musi organizować oddzielnych szkoleń dla zwalnianych pracowników. Ci, którzy otrzymali wypowiedzenie, mogą uczestniczyć w kursach zaplanowanych dla całego zespołu. Ponadto szkolenie w ramach outplacementu może dotyczyć wyłącznie luk kompetencyjnych u zwolnionych osób.

Jak podaje raport „Offboarding w IT” No Fluff Jobs, najpoważniejsze błędy, które może popełnić pracodawca wręczający wypowiedzenie, to podanie fałszywych powodów rozstania (66%) lub niejasna komunikacja przyczyn rozwiązania umowy (58%). Jeżeli pracownik został zwolniony wskutek m.in. braku pewnych umiejętności, powinien o tym wiedzieć, aby popracować nad nimi w procesie outplacementu. Na marginesie, 8% specjalistów IT zadeklarowało, że zostali zwolnieni z powodu braku kompetencji miękkich, które również mogą być przedmiotem szkoleń zawodowych. Niestety, aż 81% zwolnionych respondentów nie otrzymało szansy na poprawę, co jest poważnym niedopatrzeniem. Zanim pracodawca wypowie umowę i zaproponuje szkolenia w ramach programu outplacementu zwolnionej osobie, powinien przygotować plan naprawczy.

Czy wiesz, że outplacement może być elementem employer brandingu, czyli budowania wizerunku pracodawcy na rynku pracy? Organizacja, która pomaga odchodzącym pracownikom w znalezieniu nowej pracy lub założeniu własnej działalności gospodarczej, minimalizuje ryzyko rozpowszechniania złych opinii o firmie.

Zwalnianym pracownikom towarzyszy zwykle spektrum negatywnych emocji – frustracja, rozczarowanie, smutek, złość. Osoby, które były zadowolone z zatrudnienia, mogą się czuć tak przytłoczone i rozżalone utratą pracy, że zaczną krytykować pracodawcę, np. w mediach społecznościowych. Outplacement sprawia, że zwolnieni pracownicy czują się otoczeni opieką, więc zwiększa ich poczucie bezpieczeństwa i minimalizuje lęk o długie poszukiwanie nowej pracy.

Co więcej, program aktywizacji zawodowej zwolnionych osób zapobiega pogorszeniu atmosfery i spadku motywacji w organizacji, szczególnie jeśli odchodzą doceniani, lubiani pracownicy. Ponadto zatrudnieni przekonują się, że outplacement to nie ładnie brzmiące obietnice na papierze, tylko realne działania. Wsparcie zwalnianych pracowników przełoży się też na niższy wskaźnik nieobecności. Nie da się ukryć, że niektórzy pracodawcy wypowiadający umowy zmagają się z fałszywymi L4 pracowników, którzy czują, że zostali niesprawiedliwie potraktowani, więc stronią od wykonywania obowiązków.

Pamiętaj też, że istnieje szansa na powrót zwolnionej osoby do organizacji albo zatrudnienie jej w firmie, która może zostać kontrahentem Twojej. Nie wiadomo, kiedy Wasze ścieżki zawodowe się ponownie przetną, więc warto utrzymywać dobre relacje. Cykl życia pracownika nie kończy się z ostatnim dniem obowiązywania umowy. Każdy były pracownik, także zwolniony, może dołączyć do grona alumnów, czyli ambasadorów marki pracodawcy.

Koszt outplacementu zależy od m.in. kondycji finansowej przedsiębiorstwa, liczby i stanowisk zwalnianych pracowników, zakresu działań oraz sposobu ich prowadzenia. Pracodawca, który zamierza skorzystać z outsourcingu, może poprosić o wycenę programu outplacementu zewnętrzną firmę oraz niezależnych specjalistów. Jeżeli procesem ma się zajmować wewnętrzny dział HR, ustal, ile czasu zostanie poświęcone na outplacement, a następnie pomnóż liczbę godzin przez stawkę godzinową brutto poszczególnych specjalistów.

W każdym przypadku określ wskaźniki HR, aby monitorować, czy outplacement jest efektywny. Podstawowym miernikiem wydaje się czas potrzebny na znalezienie kolejnej pracy przez zwolnioną osobę, aczkolwiek trzeba podkreślić, że pracodawca nie odpowiada w 100% za poszukiwanie nowego zatrudnienia.

Ponadto warto przeprowadzać ankiety na temat zadowolenia pracowników z outplacementu. Pamiętaj, że inwestycja w ten program daje oszczędności, które trudno policzyć, np. niższy poziom stresu u pracowników.