Wskaźnik Bradforda. Jak mierzyć absencję pracowników i zapobiegać częstym nieobecnościom?

Tyle wyniosła przeciętna długość L4 w 2023 roku według danych ZUS. Wskaźnik absencji chorobowych to jeden z wielu mierników nieobecności pracowników, które należy monitorować, aby unikać destabilizacji toku pracy, sprawnie zarządzać zastępstwami i wykrywać problemy obniżające motywację zatrudnionych. Jeśli Twój zespół wydaje się niezaangażowany, warto sprawdzić wskaźnik Bradforda, który uwidacznia, jak często pracownicy wykorzystują krótkie nieobecności. Jednodniowe absencje, szczególnie idące w parze z wysoką rotacją, mogą sygnalizować, że niektóre osoby szukają innej pracy. Co jeszcze warto wiedzieć o absencjach pracowników?

Absenteizm polega na celowym uchylaniu się pracowników od obowiązków poprzez nieuzasadnione nieobecności w pracy, także wykorzystywanie falszywego L4.Niestety, samo ograniczenie absencji nie likwiduje problemu. Efektem ubocznym może być prezenteizm.

W tym przypadku można powiedzieć, że pracownicy są obecni w pracy ciałem, ale nie duchem. Nie są skoncentrowani, co pogarsza ich jakość pracy i wydajność. Co ważne, prezenteizm może być skutkiem ubocznym próby pracowania mimo złego samopoczucia czy choroby. Pracodawcy muszą uważać, aby czynniki ograniczające absencje chorobowe, np. premie frekwencyjne, nie sprawiły, że chore osoby zrezygnują z przysługujących im zwolnień. Jeden chory pracownik, który pojawi się w siedzibie firmy, może wywołać szereg nieobecności współpracowników wskutek rozprzestrzenienia się choroby.

56% organizacji, które wzięły udział w V edycji „Badania analityki HR”, mierzy absencje pracowników. To oznacza, że wskaźniki nieobecności zajmują drugie miejsce w rankingu najważniejszych mierników cyklu życia pracownika.

Dzięki monitorowaniu absencji pracowników ograniczasz ryzyko przerwania ciągłości pracy, np. w dziale kadrowo-płacowym, który musi realizować obowiązki w terminach wynikających z przepisów prawa. Co więcej, skrupulatna analiza wskaźników nieobecności umożliwi Ci zidentyfikowanie ich przyczyn, szczególnie pojedynczych dni wolnych, których nie można przewidzieć, a które utrudniają organizację pracy. Ponadto łatwiej dobierzesz narzędzia obniżające częstotliwość absencji, np. premię frekwencyjną jako składnik motywacyjny w systemie wynagrodzeń. W efekcie ograniczysz koszty nieobecności pracowników i zapobiegniesz narzucaniu godzin nadliczbowym obecnym w pracy.

Wskaźnik Bradforda służy do pomiaru krótkich nieobecności pracowników. Nieplanowane absencje, szczególnie jednodniowe, wpływają negatywnie na prowadzenie działalności gospodarczej. Im częściej pracownicy bywają nieobecni bez wyprzedzenia, tym większe ryzyko zaburzonego toku pracy i strat dla biznesu. Nazwa wskaźnika pochodzi od University of Bradford School of Management. W latach 80. XX wieku uczelnia zainicjowała badanie wpływu krótko- i długoterminowych nieobecności pracowników na efektywność przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto mierzyć wskaźnik Bradforda? Duża liczba krótkich absencji może sugerować, że pracownik:

• odczuwa spadek motywacji,
• szuka pracy i odbywa rozmowy kwalifikacyjne (szczególnie jeśli składa wnioski nie tylko o jednodniowe urlopy, ale także wyjścia prywatne),
• choruje przewlekle i potrzebuje czasu na regularne badania oraz częstszy odpoczynek od pracy,
• bierze urlopy na żądanie w dni wstępnie planowanego urlopu wypoczynkowego, którego nie udzielił mu pracodawca,
• korzysta z jednodniowych zwolnień lekarskich, kiedy nie ma możliwości wykorzystania innej usprawiedliwionej nieobecności.

Pamiętaj, że przyczyny częstych absencji pracowników mogą stać po stronie osób zatrudnionych (np. konflikty w zespole) lub pracodawcy (np. brak ciekawych projektów).

Wzór wskaźnika Bradforda to B = S × S × D, przy czym:

• S oznacza, ile razy dany pracownik wykorzystał dzień wolny od pracy w danym okresie,
• D oznacza liczbę dni wolnych od pracy wykorzystanych przez pracownika w danym czasie.

Załóżmy, że od 1 stycznia do 30 września 2024 roku pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 6 dni urlopu w maju, 10 dni urlopu w sierpniu i pojedyncze dni urlopu na żądanie. To oznacza, że udał się na urlop 6 razy.

B = 6 × 6 × 20 = 36 x 20 = 720

Porównajmy ten wynik ze wskaźnikiem Bradforda dla pracownika, który także wykorzystał 20 dni urlopu w tym samym okresie, ale udał się na wypoczynek dwukrotnie: na 10-dniowy w maju i 10-dniowy w sierpniu.

B = 2 × 2 × 20 = 4 x 20 = 80

Analogicznie można obliczyć wskaźnik Bradforda dla L4. Jedno zwolnienie lekarskie na 14 dni oznacza wskaźnik na poziomie 14 (1 × 1 × 14), ale 14 zwolnień lekarskich na 1 dzień sprawia, że wynik rośnie do 196 (14 × 14 × 1).

Bradfordfactorcalculator.com sugeruje, aby rozpatrywać wskaźnik Bradforda na 3 poziomach:

• 45 i więcej – warto przeanalizować, co wpływa na absencje pracownika i jak oddziałują na organizację,
• 100 i więcej – zaleca się rozmowę 1:1 z pracownikiem,
• 900 i więcej – można rozważyć zwolnienie pracownika. Pamiętaj, że samo wykorzystywanie zwolnień lekarskich, do których pracownik ma prawo, nie może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę! Jej rozwiązanie jest uzasadnione, kiedy dana osoba nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, zakłóca pracę innych osób czy przyczynia się do rezygnacji klientów z usług firmy.

Niemniej każda organizacja powinna ustalić własne zasady interpretacji wskaźnika Bradforda. Uniwersalne widełki mogą się nie sprawdzić. Osoba, która ma niski wskaźnik Bradforda, może być mniej wydajna na co dzień w porównaniu z osobą, która ma wysoki wskaźnik krótkich absencji. Co więcej, skutki nieobecności pracowników różnią się w zależności od chociażby stanowisk i zakresu obowiązków.

Jak podaje Małgorzata Striker w publikacji „Pomiar i analiza absencji pracowniczej”, firmy często określają tzw. punkt krytyczny. Kiedy pracownik go osiągnie, dział HR rozpocznie odpowiednie procedury, zaczynając np. od rozmowy 1:1. Niemniej autorka podkreśla, że „automatyczne” dyscyplinowanie pracownika na podstawie wskaźnika ilościowego może skutkować niezadowoleniem i konfliktami.

Wskaźnik absencji ogólnej może przedstawiać:

• stosunek liczby dni nieobecności do średniej liczby pracowników w danym czasie,
• stosunek liczby dni nieobecności do liczby dni roboczych w wybranym okresie.

To podstawowy miernik ilościowy, który nie wystarcza do sprawnego zarządzania absencjami pracowniczymi. Wskaźniki HR powinny obejmować mierniki skoncentrowane na poszczególnych rodzajach nieobecności. Im szczegółowsze, tym łatwiej dojrzeć pewne schematy, np. zwiększoną częstotliwość urlopów na żądanie w pobliżu wiosennych i letnich długich weekendów.

Jak wspomina Anna Morawiec-Bartosik w „Liczby w HR. Matematyczne ramy najbardziej ludzkiej części biznesu”, każdy rodzaj absencji ma inne znaczenie biznesowe. Ekspertka podkreśla również, że nieobecności pracowników oznaczają straty w pracy, które warto analizować z perspektywy nieprzepracowanych godzin. Te metoda daje najdokładniejsze wyniki. Jak ustalić utracone roboczogodziny? Wystarczy podzielić liczbę nieprzepracowanych godzin przez łączną liczbę zaplanowanych roboczogodzin w danym czasie.

Wskaźnik absencji chorobowej własnej dotyczy nieobecności wywołanych chorobami pracowników. Dodatkowo warto mierzyć, ile roboczogodzin przepada wskutek absencji spowodowanych opieką nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny. Ponadto firmy powinny monitorować, jaki odsetek pracowników korzysta ze zwolnień lekarskich i jaki odsetek przebywa na długotrwałym zwolnieniu (związanym zarówno z chorobą, jak i ciążą). Kontrolowanie długofalowych nieobecności ułatwia zarządzanie umowami na zastępstwo. Co więcej, pracownicy, którzy przebywają na L4 dłużej niż 30 dni, muszą przejść badania lekarskie, zanim zostaną dopuszczeni do pracy.

ZUS publikuje coroczne raporty o absencjach chorobowych. Dzięki tym publikacjom możesz zweryfikować, czy wyższy wskaźnik nieobecności pracowników w Twojej firmie pokrywa się z sezonowymi danymi. Według raportu za 2023 rok pracownicy chorowali najczęściej od września do marca. Co istotne, ZUS podkreśla specyficzne kulminacje zwolnień lekarskich. 2 stycznia 2023 roku wystawiono rekordową liczbę L4 – niemal 250 tys.

O ile urlopy to przywileje pracownicze wynikające z Kodeksu pracy, o tyle niektóre nieobecności, np. urlopy na żądanie, są nieprzewidywalne, więc sprzyjają destabilizacji toku pracy. Wskaźnik urlopów na żądanie pozwala monitorować nie tylko liczbę „enżetek”, ale także okresy, w których pracownicy częściej wykorzystują te dni wolne.

Dodatkowo warto kontrolować wskaźnik urlopów niewykorzystanych, które wpływają na liczbę dni urlopowych w kolejnym roku kalendarzowym i ewentualnych ekwiwalentów pieniężnych dla pracowników odchodzących z organizacji. Wystarczy, że podzielisz liczbę niewykorzystanych dni urlopowych dostępną w dniu obliczeń przez liczbę dni urlopowych do wykorzystania w pierwszym dniu analizowanego roku.

Co do zasady, odsetek urlopów do wykorzystania powinien spadać w ciągu roku kalendarzowego. Niemniej prawdopodobnie pula dni urlopowych nigdy nie zostanie wyzerowana – szczególnie ze względu na długotrwałe nieobecności, w tym zwolnienia lekarskie i urlopy związane z rodzicielstwem.

Wskaźnik absencji wypadkowej pokazuje liczby dni nieobecności wywołanych wypadkami do średniej liczby pracowników. Jeżeli środowisko pracy, np. produkcyjne, cechuje się wysokim ryzykiem zawodowym, warto mierzyć oddzielnie wskaźnik dla wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z powrotem.

• Zadbaj o szeroko pojęty dobrostan pracowników, skupiając się na zdrowiu fizycznym i psychicznym. Wdróż odpowiednie benefity, w tym ułatwiające dostęp do konsultacji lekarskich, także psychiatrycznych. Według Konfederacji Lewiatan spadek liczby dni nieobecności w pracy odzwierciedla skuteczność polityki firmy w zakresie well-beingu.
• Zapewnij kadrze zarządzającej szkolenia z zakresu motywowania pracowników.
• Zaoferuj pracownikom elastyczne formy zatrudnienia, w tym pracę hybrydową, która pozwala na wykonywanie obowiązków z domu.
• Przeprowadzaj regularne rozmowy 1:1 z pracownikami i badania.
• Przemyśl system premii frekwencyjnych. Pamiętaj, aby nie zniechęcać pracowników do uzasadnionego korzystania z ich praw, szczególnie jeśli są chorzy.
• Wdróż elektroniczną ewidencję czasu pracy, która ułatwi Ci generowanie raportów i analizowanie absencji.

Nie możesz osiągnąć niskiego wskaźnika absencji pracowników, zniechęcając bezpośrednio lub pośrednio osób zatrudnionych do brania urlopów wypoczynkowych, urlopów związanych z opieką nad dzieckiem lub członkiem rodziny czy zwolnień lekarskich.

Pracownik nie musi wykorzystywać dobrowolnych dni wolnych, np. urlopu okolicznościowego, ale nie może się zrzec prawa do urlopu wypoczynkowego. Pamiętaj, że zaległy urlop wypoczynkowy, co do zasady, należy wykorzystać do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Całkowita liczba dni wolnych, którą może wykorzystać przeciętny pracownik na pełnym etacie, obejmuje co najmniej:

• 26 dni urlopu wypoczynkowego,
• 2 dni zwolnienia od pracy wskutek siły wyższej,
• 2 dni opieki nad dzieckiem,
• 5 dni urlopu opiekuńczego.

Pracownicy mają prawo również do dni wolnych na poszukiwanie pracy czy urlopu bezpłatnego.

Jakie koszty generuje wysoki wskaźnik absencji pracowników?

Absencja w firmie oznacza nie tylko utratę roboczogodzin. Pracodawca ponosi koszty:

• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe dla pracowników realizujących obowiązki nieobecnej osoby,
• obsługi kadrowo-płacowej absencji, szczególnie jeśli pracownicy są rozliczani manualnie,
• wynagrodzenia chorobowego,
• umowy zlecenia, umowy o dzieło czy umowy na zastępstwo zawartej na czas nieobecności pracownika (zwłaszcza długotrwałej), aby zapewnić ciągłość pracy,
• obniżonej efektywności i motywacji pozostałych pracowników, którzy muszą pracować w godzinach nadliczbowych lub są pozbawieni lidera.

Najpoważniejszy skutek długotrwałej nieobecności lub częstych, krótkich absencji pracownika to uruchomienie kosztownego procesu rekrutacji. Co gorsza, można go ponieść wielokrotnie, jeśli nowo zatrudniona osoba nie przejdzie pomyślnie onboardingu.