Wdrożenie transparentnego systemu wynagrodzeń przynosi liczne korzyści zarówno samej firmie, jak i osobom w niej zatrudnionym. Aby zbudować taki system, należy znać hierarchę wartości stanowisk w organizacji. W trakcie tworzenia transparentnej polityki wynagrodzeń warto korzystać z elektronicznych narzędzi, które ułatwią i przyspieszą pracę, a ponadto wpłyną pozytywnie na przejrzystość wynagrodzeń.
Czym dokładnie jest transparentność systemu wynagrodzeń?
Jawność wynagrodzeń jest to koncepcja mówiąca o tym, że każdy pracodawca ma obowiązek udostępniania informacji o wynagrodzeniach na konkretnych stanowiskach. Jej głównym celem jest ograniczenie nierówności płacowych. Transparentnym systemem wynagrodzeń nazywamy taki system, którego fundamentem są jasne i przejrzyste kryteria wynagradzania pracowników, przyznawania podwyżek, premii, ich awansowania czy przeszeregowywania. Często pojawiającą się, słabą stroną systemów wynagrodzeń nie bazujących o wartościowanie, jest zaburzona wewnętrzna struktura płac. Zjawisko to może skutkować roszczeniami pracowników, a dyskryminacyjne praktyki wiążą się z poważnymi konsekwencjami, gdyż są sankcjonowane przez polskie prawo pracy. Transparentny i sprawiedliwy system wynagrodzeń musi być pozbawiony wszelkich mankamentów.
Jak zadbać o przejrzystość wynagrodzeń? Pomogą w tym elektroniczne narzędzia, które usprawniają zarządzanie danymi, poprawiają komunikację, zwiększają efektywność operacyjną oraz zapewniają lepszy wgląd w procesy organizacyjne. Digitalizacja HR, czyli proces integracji technologii cyfrowych w zarządzaniu zasobami ludzkimi stanowi spore usprawnienie dla firm. Nowoczesne narzędzia przekształcają sposób działania przedsiębiorstw. Warto dodać, że od 2019 roku archiwizacja dokumentów-kadrowo płacowych może być przeprowadzana w formie elektronicznej.
Elektroniczne narzędzia wspierające przejrzystą politykę wynagrodzeń
Chcąc zadbać o transparentność wynagrodzeń, można korzystać z wielu cyfrowych narzędzi. Często stosowanym przez firmy rozwiązaniem jest tak zwany program SAP HR, czyli moduł obsługujący zagadnienia związane z obszarem kadrowo-płacowym. Narzędzia SAP HR zajmują się takimi kwestiami jak np.: szkolenia, czas pracy, administracja personelem, wynagrodzeniami, naborem pracowników, planami kapitałowymi. Dzięki niemu nie musimy już ręcznie wpisywać danych osobowych (zastępstwa, nadgodziny, spóźnienia itp.), a wszystko odbywa się w sposób automatyczny. Wszelkie postępy członków zespołu w realizacji danych zadań również ulegają uproszczeniu. Program ten pozwala na kompleksowe zarządzanie kadrami i płacami na wszystkich etapach relacji pracownika z organizacją. Jego zaletą jest możliwość dostosowania go do potrzeb danego przedsiębiorstwa. W jego skład wchodzi wiele funkcjonalnych narzędzi. Praktycznym rozszerzeniem standardu SAP są e-deklaracje dla firm, pozwalające na wysyłanie formularzy podatkowych. Jakie narzędzia wspierają transparentność wynagrodzeń?
Elektroniczna lista obecności
Elektroniczna lista obecności eliminuje ryzyko popełnienia błędów. Gwarantuje dokładność i daje łatwy dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Za jej pomocą menedżerowie są w stanie błyskawicznie reagować na potrzeby związane z zarządzaniem obecnościami. Elektroniczne systemy oferują nam takie funkcje jak np. geolokalizacja lub biometryczne metody weryfikacji tożsamości. Są odporne na nadużycia, ułatwiają zachowanie zgodności z wymogami prawnymi, ponadto da się je zazwyczaj łatwo zintegrować z pozostałymi narzędziami HR.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Zarządzanie czasem pracy to nie tylko rejestrowanie czasu wejścia i wyjścia, w czym pomoże elektroniczna lista obecności albo kontrola dostępu do pomieszczeń. Elektroniczna ewidencja czasu pracy odnosi się też do analizy czasu pracy, absencji pracowników, ponadto wspiera planowanie obsady personalnej. Cyfrowe systemy pomagają w rejestrowaniu czasu pracy przez np. czytniki kart, urządzenia mobilne, komputery czy telefony komórkowe.
Elektroniczne paski płacowe
Chcąc zadbać o transparentność wynagrodzeń, warto wprowadzić tak zwane elektroniczne paski płacowe. Znajduje się na nich kompletna lista składników wynagrodzenia każdego pracownika. Paski te zawierają takie informacje jak: podstawowe dane pracownika, dane o stosunku pracy, obowiązkowe opłaty, dodatki i potrącenia od wynagrodzenia.
Elektroniczne wnioski urlopowe
Elektroniczne wnioski urlopowe dają pracownikom możliwość szybkiego i prostego wnioskowania o urlop. Systemy te skutecznie zastępują formularze papierowe. Dzięki nim, osoby zatrudnione w firmie mogą w dowolnym momencie złożyć wniosek o urlop, bez konieczności wypełnienia formularzu i jego dostarczenia do działu kadr. Pracodawca może natomiast na bieżąco monitorować wnioski, zatwierdzać bądź je odrzucać. Elektroniczne wnioski ograniczają ryzyko pomyłek czy ich nieprawidłowego wykorzystania.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza
Każdy przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej. Co ważne, może to robić także w formie elektronicznej. Akta osobowe gromadzone cyfrowo znacznie przyśpieszają i ułatwiają pracę działu HR. Jeśli chodzi o przygotowywanie tzw. e-teczek konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego np. skanu każdego dokumentu oraz opatrzenie wersji cyfrowej dokumentów pracowniczych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną.
Powyższe narzędzia przyczyniają się do transparentności wynagrodzeń, ułatwiają i przyśpieszają pracę działu HR, wpływając korzystnie na funkcjonowanie całej firmy.
