System wynagrodzeń – jak wynagradzać pracowników, aby połączyć ich oczekiwania i cele firmy?

Co druga osoba zmienia pracę ze względu na niesatysfakcjonujące wynagrodzenie. Jednocześnie aż 56% pracodawców uważa, że kandydaci mają nierealistyczne oczekiwania finansowe – podaje „Raport płacowy 2024” Hays Poland. Czy można stworzyć system wynagrodzeń, który sprzyja pozyskiwaniu wartościowych CV, utrzymuje utalentowane osoby i wpisuje się w potrzeby organizacji? Sprawdź, na co uważać, układając strategię wynagradzania pracowników.

System wynagradzania określa warunki, które muszą spełnić pracownicy na poszczególnych stanowiskach, aby otrzymać określone wynagrodzenie zasadnicze i dobrowolne dodatki do wynagrodzenia, np. premię. Strategia wynagradzania musi być podporządkowana głównej strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Od niej zależą oczekiwania wobec pracowników, które wpływają na m.in. politykę podwyżek.

Niskie płace wpływają negatywnie zarówno na osoby zatrudnione, jak i kandydatów. Jeśli firma oferuje wynagrodzenia niższe od rynkowych, to utrudnia sobie pozyskanie nowych pracowników, a szczególnie tych utalentowanych, którzy mają wysokie standardy płacowe. W efekcie organizacja ponosi wyższe koszty długotrwałej rekrutacji. Co więcej, winduje ryzyko dobrowolnych odejść, które pociągają za sobą braki kadrowe (i związane z nimi godziny nadliczbowe), pochmurną atmosferę w zespołach i przejęcie know-how przez konkurencję. 

Niemal 1/3 firm zmienia system wynagrodzeń dopiero po wyraźnym niezadowoleniu pracowników 

Według raportu „Compensation Best Practices Report 2024” Payscale 27% organizacji przyznało, że nie inicjuje podwyżek dla osób, którzy mają zaniżone wynagrodzenia, dopóki nie usłyszą głosów niezadowolenia pracowników. Taka „strategia” sprzyja dobrowolnym odejściom, które generują kosztowne rekrutacje i spadające morale. 

Czy wynagrodzenia wyższe niż rynkowe są remedium na wszystkie bolączki organizacji? Nie, bo – paradoksalnie – sprzyjają utrzymywaniu tzw. „pracowników więźniów”. Można powiedzieć, że to osoby, które spoczęły na laurach. Z danych Kincentric wynika, że 61% „uwięzionych” otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż rynkowe. Skoro uznają, że trudno byłoby im znaleźć pracodawcę, który zaoferuje pożądaną kwotę, nie składają wypowiedzeń, mimo że są ogólnie niezadowoleni. Co prawda realizują swoje obowiązki, ale nie wykorzystują całego potencjału. Jednocześnie niemal 1/4 „więźniów” uważa, że... powinni zarabiać więcej. 

Co ważne, system motywacji pracowników nie może się opierać wyłącznie na pieniądzach. Istotną rolę odgrywają zarówno benefity pozapłacowe, jak i kultura organizacyjna firmy.

• System wynagradzania miesięczny – najpopularniejszy system czasowy, w którym pracownik otrzymuje tę samą kwotę za przepracowanie pełnego wymiaru czasu pracy w danym miesiącu, czyli od 152 do 184 godzin. 
• System wynagradzania godzinowy – pracownik otrzymuje wynagrodzenie odpowiadające liczbie przepracowanych godzin w danym miesiącu. Jeżeli wypłata okaże się niższa od wynagrodzenia minimalnego, pracodawca jest zobowiązany do wyrównania kwoty. 
• System wynagradzania akordowy – uzależnia wynagrodzenie od liczby wytworzonych produktów lub wykonanych czynności. 
• System wynagradzania prowizyjny – bazuje na efektach osiąganych przez pracownika, np. liczbie podpisanych umów z klientami. W tym przypadku również obowiązuje wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego.

Wynagrodzenie zasadnicze może być – ale nie musi – jednym składnikiem płacy otrzymywanej przez pracowników. Wśród dodatkowych składników płacowych wyróżniamy obligatoryjne, czyli wynikające z przepisów (np. dodatek za pracę w nadgodzinach), oraz dobrowolne, czyli przyznawane przez pracodawcę (np. premię uznaniową). Inna kategoryzacja obejmuje wynagrodzenie zmienne krótkoterminowe (np. wspomniane premie) i długoterminowe (np. udziały w zysku).

• Brak personalizacji. Dr Kazimierz Sedlak podkreśla, że tradycyjne systemy wynagradzania bazują przede wszystkim na wynagrodzeniu zasadniczym, które dopasowuje się do stanowiska, a nie do indywidualnych wyników pracy. System płacy zmiennej, w którym pracownicy otrzymują płacę podstawową i premię za efekty, pozwala na sprawiedliwe wynagrodzenie osób przynoszących największe korzyści organizacji. 
• Pracownicy nie potrafią wyjaśnić, co wpływa na wysokość wynagrodzenia. Dyrektywa o jawności wynagrodzeń zobowiąże pracodawców do stworzenia przejrzystej polityki płacowej z kryteriami, poziomami oraz progresjami wynagrodzeń. 
• Decyzje płacowe są podejmowane intuicyjnie, a nie na podstawie danych. Pracownicy, którzy nie mają żadnego obiektywnego punktu odniesienia, uważają, że system wynagrodzeń jest niesprawiedliwy. Pamiętaj, że regularne oceny pracownicze, które wpływają na podwyżki, powinny bazować na liczbach, a nie wyłącznie subiektywnych opiniach managerów. 
• Pracodawcy podnoszą wynagrodzenia wskutek presji płacowej. Niestety, rosnącym kosztom zatrudnienia pracowników, którzy uzasadniają podwyżki wyłącznie inflacją, nie towarzyszy ani wzrost produktywności, ani wzrost zysków firmy. To naraża przedsiębiorstwo na utratę płynności finansowej.

• Wskaźnik rotacji rośnie ze względu na dobrowolne wypowiadanie umów przez pracowników. W tej sytuacji przeanalizuj, jak wynagrodzenia osób, które się zwolniły, wypadają na tle wynagrodzeń w danym dziale, zwłaszcza na tych samych stanowiskach. Zaktualizuj również dane o wynagrodzeniach rynkowych. 
• Wynagrodzenia oferowane przez konkurencyjne firmy są wyższe, szczególnie na stanowiskach, na których brakuje wykwalifikowanych kandydatów. W tym przypadku wskaźnik CR (compa-ratio), który pokazuje stosunek wynagrodzenia w firmie do wynagrodzenia rynkowego (np. mediany na danym stanowisku), powinien wynosić między 1 a 1,5. 
• Automatyzacja procesów HR zmniejszyła nakłady pracy, podnosząc zyski firmy. Uwolnienie pracowników od monotonnych, powtarzalnych zadań ułatwia im realizację celów biznesowych firmy. To oznacza, że warto zmodyfikować system wynagrodzeń pod kątem premii regulaminowych. 
• Najlepsi kandydaci rezygnują z rekrutacji, kiedy poznają wynagrodzenie. To sygnalizuje, że oferowana płaca jest za niska w stosunku do konkurencyjnej. Ponadto zdarza się, że premia zależna od wyników, czyli zmienny składnik płacy, stanowi zbyt duży procent całego wynagrodzenia. Pracownicy mogą preferować mniej agresywne systemy premiowe. 
• Nowi pracownicy otrzymują wyższe wynagrodzenie od osób z dłuższym stażem pracy i większym doświadczeniem. Firmy nie są w stanie zwaloryzować wszystkich płac pod kątem inflacji. To jedna z przyczyn ukrywania widełek płacowych w ogłoszeniach. Niestety, jeśli pensje doświadczonych osób są niższe od rynkowych, istnieje ryzyko, że ci pierwsi odejdą z pracy.

Przeanalizuj wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach 

Jeśli analizujesz wynagrodzenia w rozbudowanym dziale, przyjrzyj się płacom osób, które nie tylko zajmują te same stanowiska, ale mają zbliżony staż, wykształcenie czy wyniki. Co do zasady, płace w jednolitej grupie pracowników powinny być zbliżone. Ewentualne rozbieżności w wynagrodzeniach osób, które wykonują tę samą pracę lub pracę o podobnej wartości, powinny wynikać z obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Pracownik, który regularnie inicjuje wdrażanie nowych narzędzi, aby zwiększyć efektywność pracy, i szkoli z nich współpracowników, może zarabiać więcej od osoby, która nie podejmuje działań w celu usprawnienia pracy zespołu. 

Uporządkuj opisy i wartość stanowisk 

Struktura wynagrodzeń powinna odzwierciedlać wartość wnoszoną przez pracownika na danym stanowisku w firmie. W tym celu należy przeprowadzić proces wartościowania pracy. W uproszczeniu – polega on na ocenie stanowisk pod względem kryteriów. Każdemu kryterium odpowiada pewna liczba punktów. Im więcej punktów zbierze dane stanowisko, tym ważniejsze będzie w strukturze organizacyjnej firmy. Co istotne, należy wziąć pod uwagę takie kompetencje pracownika, które mają największy wpływ na cele biznesowe przedsiębiorstwa. 

Opis stanowiska wykracza poza zakres obowiązków w informacji o warunkach zatrudnienia, którą dołącza się do umowy o pracę. Warto w nim uwzględnić m.in. preferowane wykształcenie, doświadczenie, znajomość programów oraz inne wymogi, które powinien spełniać idealny kandydat. 

Sprawdź wynagrodzenie rynkowe 

Raport „Compensation Best Practices Report 2024” Payscale podaje, że 45% organizacji czerpie wiedzę z raportów płacowych. To wiarygodne publikacje, które powstają na podstawie danych przekazywanych przez działy HR firm. Informacje, które analizujesz, powinny pochodzić z przedsiębiorstw prosperujących w tej samej branży i zatrudniających podobną liczbę osób. Oczywiście uczestnicy badań stanowią wycinek rynku, więc aż 56% firm wykorzystuje od 2 do 4 źródeł. Co istotne, niektóre raporty płacowe są tworzone przez agencje rekrutacyjne, które biorą pod uwagę stawki oferowane kandydatom przez klientów. 

Pamiętaj, że pracodawcy odmiennie opisują zakresy obowiązków na poszczególnych posadach. Co zrobić, jeśli niektóre stanowiska w Twojej organizacji łączą co najmniej dwie specjalizacje? Przemyśl, jaki procent zadań pochodzi z tych obszarów. Następnie oblicz proporcjonalnie wynagrodzenia rynkowe, np. 30% z kwoty przypisanej stanowisku A i 70% kwoty optymalnej dla stanowiska B. 

Ustal widełki płacowe 

System wynagrodzeń powinien określać, ile wynosi płaca podstawowa dla osoby, która: 

• spełnia wymogi dla kandydata na dane stanowisko (100% wynagrodzenia bazowego), 
• musi się podszkolić, aby zostać samodzielnym specjalistą (np. 85% wynagrodzenia bazowego), 
• ma kompetencje wykraczające poza wymogi na danym stanowisku (np. 115% wynagrodzenia bazowego). 

Dzięki takiemu rozwiązaniu uzyskujesz minimalną i maksymalną płacę na danym stanowisku. 

Zaprojektuj system premii i podwyżek 

Częstotliwość wypłacania premii i jej stosunek do wynagrodzenia zasadniczego wpływa na zaangażowanie pracowników w osiąganiu celów krótkoterminowych i długoterminowych. 

Analizując aktualny system wynagrodzeń, zwróć uwagę również na: 

• dopasowanie wysokości podwyżki do oceny pracowniczej i konkurencyjności wynagrodzenia, 
• stosunek premii do płacy podstawowej u konkurencji, 
• warunki przyznawania podwyżek wyższych niż bazowe, np. dla pracowników HiPo (High Potential), czyli z wysokim potencjałem, 
• warunki wykluczające pracowników z podwyżek, np. niska ocena okresowa, 
• częstotliwość i sposób mierzenia dążenia do celów przez pracowników. 

Odśwież ofertę benefitów 

Rozszerzony pakiet opieki medycznej, służbowy samochód i praca elastyczna – tak wygląda TOP 3 świadczeń pozapłacowych z perspektywy pracowników według „Raportu płacowego 2024” Hays Poland. Tymczasem firmy wskazują, że najatrakcyjniejsze benefity to... karta sportowa, integracje i podstawowy pakiet opieki medycznej. Rozminięcie się potrzeb pracowników z realną ofertą świadczeń pozafinansowych sprawia, że firmy ponoszą zbędne koszty niewykorzystywanych benefitów, a zatrudnieni nie są usatysfakcjonowani. 

Aktualizacja systemu wynagradzania sprzyja odświeżeniu oferty benefitów. W tym celu przeprowadź badanie potrzeb pracowniczych, w którym zapytasz: 

• jakie cele powinny realizować benefity, np. oszczędzać czas, wspierać zdrowy styl życia, ułatwiać opiekę nad zwierzęciem czy zabezpieczać finansowo pracownika i/lub jego rodzinę, 
• jakie benefity są pożądane przez pracowników, np. dodatkowe płatne dni urlopu, praca zdalna, ustalanie godzin pracy z przełożonymi, 
• czy produkty lub usługi dostępne w ramach benefitów są satysfakcjonującej jakości. 

Ponadto zwróć uwagę na: 

• liczbę pracowników, która może skorzystać z danego benefitu ze względu np. na sytuację rodzinną (dzieci), lokalizację (zamieszkanie w dużym mieście) czy formę pracy (dojeżdżanie do biura), 
• wykorzystywanie benefitów przez pracowników, dla których zostały utworzone, 
• koszty świadczeń pozapłacowych. 

Przeszkol managerów z komunikacji wynagrodzeń 

Czy odświeżony system wynagradzania to połowa sukcesu? Można tak powiedzieć, bo liczy się forma przekazania informacji o nowej siatce płac pracownikom. Payscale podaje, że tylko połowa firm szkoli managerów z komunikacji wynagrodzeń. Ponadto niewiele przedsiębiorstw tworzy Total Reward Statement, czyli spersonalizowany raport o łącznych korzyściach z pracy dla każdej zatrudnionej osoby. Co ważne, tego dokumentu nie można zastąpić elektronicznym paskiem płacowym, który przedstawia, jak zostało naliczone wynagrodzenie za dany miesiąc.