Jak rozliczać nadgodziny? Sprawdź, co należy się pracownikowi za godziny nadliczbowe

13% pracowników zdecydowało się na pracę w nadgodzinach, aby więcej zarobić – wynika z 49. edycji badania „Monitor Rynku Pracy”, przygotowanego przez Randstad. 17% osób w wieku od 18 do 29 lat zamierza brać dodatkowe godziny wskutek inflacji. O czym muszą pamiętać pracodawcy? W jakich przypadkach praca w godzinach nadliczbowych jest dozwolona? Jakie wynagrodzenie przysługuje pracownikowi z tytułu nadgodzin?

1. Jak Kodeks pracy definiuje nadgodziny?
2. Kiedy praca w godzinach nadliczbowych jest zgodna z prawem?
   1. Co wchodzi w zakres szczególnych potrzeb pracodawcy?
3. Jaką formę powinno mieć polecenie pracy w godzinach nadliczbowych?
4. Czy pracownik może odmówić nadgodzin?
   1. Komu nie można zlecić nadgodzin?
5. Ile czasu wolnego należy się za godziny nadliczbowe?
6. Jak ustalić wynagrodzenie z dodatkiem za godziny nadliczbowe?
7. Ile trzeba zapłacić pracownikowi za nadgodziny?
   1. Na czym polega ryczałt?
   2. Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe z kadrą kierowniczą i zarządzającą?
8. Ile wynosi maksymalna liczba nadgodzin w skali roku?
   1. Ile godzin nadliczbowych może przepracować niepełnoetatowiec?
9. FAQ

Czym są godziny nadliczbowe?

Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy godziny nadliczbowe powstają, kiedy pracownik wykonuje pracę:

• ponad obowiązujące go normy czasu pracy, np. 8 godzin na dobę i 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy,
• ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, np. 12-godzinny (w systemie równoważnego czasu pracy), 16-godzinny (m.in. przy dozorze urządzeń).

Art. 151 § 21 k.p. stanowi, że do nadgodzin nie zaliczamy czasu odpracowania zwolnienia od pracy. Pracownik może złożyć wniosek o takie zwolnienie, aby załatwić sprawy osobiste.

Kiedy nadgodziny są dopuszczalne?

Prawo (art. 151 § 1 k.p.) zezwala na nadgodziny w kilku sytuacjach:

• kiedy trzeba przeprowadzić akcję ratowniczą, aby ochronić życie, zdrowie ludzkie, mienie lub środowisko bądź usunąć awarię,
• kiedy pracodawca ma szczególne potrzeby.

O ile pierwszy przypadek jest precyzyjnie sformułowany, o tyle drugi może nastręczać problemów w interpretacji. Przepisy nie podają zamkniętego katalogu „szczególnych potrzeb pracodawcy”, bo każda wymaga indywidualnego rozważenia.

Uwaga – szczególne potrzeby pracodawcy nie uprawniają do zlecenia nadgodzin niektórym pracownikom. Tymi wyjątkami są zatrudnieni na stanowiskach charakteryzujących się przekroczeniami najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.

Co oznaczają „szczególne potrzeby pracodawcy”?

W uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z dnia 26 maja 2000 r. (sygn. akt I PKN 667/99) szczególne potrzeby pracodawcy są scharakteryzowane jako niecodzienne, specjalne i odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością.

Nadgodziny są rozwiązaniem doraźnym. Nie należy ich traktować jako stałego elementu w grafiku pracownika.

Pracę w godzinach nadliczbowych może wywołać niespodziewana absencja podwładnego, który np.:

• zachorował,
• miał wypadek,
• musiał zaopiekować się członkiem rodziny.

To sytuacje wyjątkowe, które występują nieregularnie i są nieprzewidywalne.

Oczywiście może się zdarzyć, że nadgodziny będą niezbędne do np. terminowego zakończenia projektu dla klienta, co można uznać za przewidywalną potrzebę. Z jednej strony – pracodawca przypuszcza, że zabraknie rąk do pracy, zwłaszcza jeśli co najmniej jeden pracownik udaje się na urlop w gorącym okresie. Z drugiej strony – to sytuacja przejściowa, a zatrudnienie nowych pracowników byłoby nieopłacalne, a może nawet niemożliwe ze względu np. na czas potrzebny do wdrożenia.

Jak zlecić pracę w godzinach nadliczbowych?

Pracodawca wydaje polecenie służbowe w dowolnej formie – zarówno pisemnej, jak i ustnej. Ponadto może uwzględnić odpowiedni zapis w regulaminie pracy, aby doprecyzować, kiedy można pracować w godzinach nadliczbowych. Akceptowalna jest także forma dorozumiana, która oznacza brak sprzeciwu pracodawcy wobec nadgodzin pracownika.

Czy nadgodziny są obowiązkiem pracownika?

O ile osoba opiekująca się dzieckiem poniżej 4. roku życia może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych (art. 178 § 2 k.p.), o tyle nadgodziny są obowiązkiem większości pracowników.

Niemniej można odmówić pracy w godzinach nadliczbowych, jeśli:

• jej warunki łamią przepisy BHP,
• jest sprzeczna z umową o pracę,
• zdrowie lub życie pracownika jest zagrożone,
• polecenie służbowe nie jest zgodne z prawem,
• kłóci się z zasadami współżycia społecznego.

Kto nie może pracować w godzinach nadliczbowych?

Już wiesz, że opiekunowie dzieci poniżej 4. roku życia mogą odmówić nadgodzin. Definitywny zakaz pracy w godzinach nadliczbowych obejmuje kobiety w ciąży i pracowników młodocianych.

Przed nadgodzinami są chronieni także niepełnosprawni, aczkolwiek:

• z wyjątkiem zatrudnionych przy pilnowaniu mienia,
• lekarz badający profilaktycznie pracowników lub lekarz opiekujący się osobą niepełnosprawną może wyrazić zgodę na jej pracę w godzinach nadliczbowych.

Pamiętaj też o pracownikach na stanowiskach, na których są przekraczane stężenia czynników szkodliwych dla zdrowia. W tym przypadku zakaz dotyczy nadgodzin związanych ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, ale nie akcji ratowniczych.

Czas wolny za godziny nadliczbowe

Wymiar czasu wolnego za nadgodziny jest zależny od strony, która zaproponuje ich odebranie „w naturze”. W obu przypadkach pracownik nie dostaje ani normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, ani dodatku.

1. Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika – art. 1512 § 1 Kodeksu pracy podaje, że czas wolny powinien równać się przepracowanym godzinom nadliczbowym. To oznacza, że jeśli pracownik ma 2 godziny do odbioru, dostanie 2 godziny wolnego.
2. Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika – według art. 1512 § 2 k.p. pracodawca, który nie otrzymał wniosku od pracownika, może mu udzielić czasu wolnego od pracy za nadgodziny, ale pod kilkoma warunkami.
   • Pracownik musi odebrać czas wolny do końca okresu rozliczeniowego.
   • Wymiar czasu wolnego jest o 50% wyższy od liczby nadgodzin. Jeżeli pracownik ma 2 godziny nadliczbowe do odbioru, dostanie 3 godziny wolnego.
   • Odbiór nadgodzin nie może poskutkować obniżeniem wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Jeśli pracownik nie otrzyma wolnego za nadgodziny, trzeba mu zapłacić. Za każdą godzinę pracy nadliczbowej przysługuje normalne wynagrodzenie i dodatek, którego wysokość określa art. 1511 § 1 ust. 1 i 2 Kodeksu pracy.

Podstawą naliczenia dodatku jest wynagrodzenie zasadnicze w stawce godzinowej lub miesięcznej. Jeżeli pracodawca nie wyodrębnił takiego składnika, bierze się pod uwagę 60% wynagrodzenia.

Czym jest „normalne wynagrodzenie”? Według Sądu Najwyższego to takie, które „pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat, a więc obejmujące również dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym” (sygn. akt I PK 156/11). To oznacza, że w zakres normalnego wynagrodzenia wchodzi wynagrodzenie zasadnicze z innymi stałymi składnikami, np. dodatkiem funkcyjnym czy stażowym.

Jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny?

Gabriela zarabia 7000 zł brutto, na co składa się wynagrodzenie zasadnicze (6200 zł) i dodatek funkcyjny (800 zł). Pracowniczka nie otrzymała czasu wolnego za 14 godzin nadliczbowych, z czego 10 wypadło w dni robocze, a 4 – w niedzielę w październiku 2022 roku. Jaka kwota należy się Gabrieli?

Najpierw obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny.

• Podstawa obliczeń to 7000 zł brutto.
• Dzielimy 7000 zł brutto przez 168 godzin (wymiar czasu pracy w październiku 2022 roku). Otrzymujemy 41,67 zł za godzinę.
• Mnożymy stawkę przez liczbę nadgodzin (41,67 zł × 14). Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe Gabrieli wynosi 583,38 zł.

Potem obliczamy dodatek za nadgodziny.

• Podstawa obliczeń to 6200 zł brutto (wynagrodzenie zasadnicze).
• Dzielimy 6200 zł brutto przez 168 godzin. Otrzymujemy 36,90 zł za godzinę.
• Mnożymy 100% stawki przez liczbę nadgodzin niedzielnych (36,90 zł × 4), co daje 147,60 zł.
• Mnożymy 50% stawki przez liczbę pozostałych nadgodzin (18,45 zł x 10), co daje 184,50 zł.
• Dodatek za godziny nadliczbowe Gabrieli wynosi 332,10 zł.

Dodajemy obie kwoty (583,38 zł + 332,10 zł). Gabriela powinna otrzymać 915,48 zł za nadgodziny.

Ryczałt za nadgodziny

Pracodawca ma prawo do rozliczania nadgodzin w inny sposób dla pracowników, którzy stale pracują poza zakładem pracy. W takiej sytuacji wynagrodzenie z dodatkiem można zastąpić ryczałtem, czyli stałą kwotą, której wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Nie każdy otrzyma zapłatę za godziny nadliczbowe

Art. 1514 § 1 k.p. podaje, że pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, którzy w razie konieczności pracują poza normalnymi godzinami pracy, nie dostają wynagrodzenia i dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Nie dotyczy to kierowników, którzy zrealizowali nadgodziny w niedzielę lub święto, ale nie otrzymali za nie dnia wolnego.

Kim są wspomniani kierownicy? Czy na pewno nie mogą domagać się wynagrodzenia za nadgodziny?

Warto zajrzeć do orzecznictwa. Z wyroków Sądu Najwyższego wynika, że:

• za kierownika w rozumieniu art. 1514 § 1 k.p nie uznaje się pracownika, który wykonuje pracę na równi z członkami kierowanego zespołu (sygn. akt II PK 221/10),
• kierownicy nie mogą być pozbawieni prawa do wynagrodzenia z dodatkiem za godziny nadliczbowe, jeśli realizują je przez wadliwą organizację pracy, która nie jest od nich zależna (sygn. akt III PK 22/04).

Limit nadgodzin

Art. 151 § 3 Kodeksu pracy podaje, że liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może być wyższa niż 150 godzin dla danego pracownika w roku kalendarzowym.

Uwaga – do limitu nie zalicza się nadgodzin powstałych wskutek prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Niemniej istnieje wyjątek. Art. 151 § 4 k.p. stanowi, że pracodawca może ustalić inną liczbę nadgodzin w roku kalendarzowym. Musi ją wpisać do układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy. Jeśli te dokumenty nie mają zastosowania, limit godzin nadliczbowych należy uwzględnić w umowie o pracę.

Limit nadgodzin a niepełny etat

Zgodnie z art. 151 § 5 k.p. pracodawca i pracownik zatrudniony na niepełny etat muszą ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin ponadwymiarowych. Limit powinien być wyższy od niepełnego wymiaru czasu pracy wskazanego w umowie i niższy od wymiaru czasu pracy na pełny etat.

Pracownik otrzyma dodatek za godziny ponadwymiarowe (równy dodatkowi za godziny nadliczbowe) dopiero po przekroczeniu umownej granicy. Wcześniej przysługuje mu wyłącznie normalne wynagrodzenie za nadgodziny. Limit może dotyczyć doby, tygodnia, miesiąca lub okresu rozliczeniowego.

Przykład

Anita pracuje na 1/2 etatu. Musi przepracować 92 godziny w marcu, w którym pełny wymiar czasu pracy wynosi 184 godziny. Zgodnie z umową o pracę Anita otrzyma dodatek za godziny ponadwymiarowe, kiedy przekroczy 100 godzin pracy w miesiącu. To oznacza, że za 8 godzin ponadwymiarowych w marcu otrzyma tylko normalne wynagrodzenie, a za kolejne – także dodatek.

Dodatkowe pytania o godziny nadliczbowe

Jak rozliczać niepełne nadgodziny?

Pracodawca musi zrekompensować pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych co do minuty. Jeśli podwładny przepracował np. 2 godziny i 45 minut, należy wpisać ten czas do ewidencji czasu pracy, nie zaokrąglając go do 3 godzin. Zakładając, że pracownikowi należy się np. 20 zł brutto dodatku za 1 godzinę nadliczbową w dzień roboczy, dodatek za 45 minut wyniósłby 20 zł × 75% = 15 zł. 1 kwadrans to 25% stawki godzinowej, 1 minuta to 1/60 stawki godzinowej.