Jawność wynagrodzeń – od kiedy w Polsce? Czy unijna dyrektywa wyeliminuje lukę płacową?

24 kwietnia 2023 roku Rada Unii Europejskiej przyjęła nowe przepisy o przejrzystości wynagrodzeń. Chociaż głównym celem tzw. dyrektywy o transparentności płac jest zmniejszenie luki płacowej między kobietami i mężczyznami, która aktualnie sięga kilkunastu procent w państwach członkowskich Unii Europejskiej, regulacje mają zmienić także m.in. podejście pracodawców do struktur płacowych, sposób powiadamiania kandydatów o zarobkach przed rozmowami kwalifikacyjnymi i dostęp pracowników do informacji o wynagrodzeniach w firmach.

Luka płacowa, czyli dysproporcja w zarobkach kobiet i mężczyzn

O ile prawo do równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn, którzy wykonują tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości, zapisano w traktacie rzymskim zawartym niemal 70 lat temu, o tyle luka płacowa – i na szczeblu krajowym, i europejskim – wciąż stanowi problem. Chociaż prawo mające na celu redukcję nierówności płac istnieje od dawna, nie jest dostatecznie egzekwowane.

Według dyrektywy o równości i przejrzystości płac maksymalna różnica średniego wynagrodzenia między kobietami i mężczyznami powinna wynosić mniej niż 5% w danej kategorii pracowników. Tymczasem uzasadnienie wniosku dotyczącego dyrektywy podaje, że aktualna luka płacowa w UE wynosi ok. 14%. To odbija się negatywnie na długoterminowej jakości życia kobiet, zwiększa ryzyko ich ubóstwa i wspiera zróżnicowanie emerytur, które oscyluje na poziomie 33% w UE.

Od kiedy dyrektywa o równości i przejrzystości wynagrodzeń będzie obowiązywać w Polsce?

Art. 34 ust. 1 dyrektywy w sprawie jawności wynagrodzeń podaje, że państwa członkowskie muszą wprowadzić w życie przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne, które są niezbędne do wykonania dyrektywy, do 7 czerwca 2026 roku. Nowe regulacje będą obejmować zarówno sektor prywatny, jak i publiczny. Będą musiały się do nich dostosować także organizacje pozarządowe, o ile są pracodawcami.

Transparentność i jawność wynagrodzeń – co wchodzi w ich skład?

Art. 3 ust. 1 lit. a dyrektywy definiuje „wynagrodzenie” jako zwykłą podstawową lub minimalną płacę godzinową bądź płacę miesięczną oraz inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, które otrzymuje pracownik bezpośrednio lub pośrednio od swojego pracodawcy. Dyrektywa wspomina o dodatkowych składnikach, do których można zaliczyć m.in. premię, świadczenia chorobowe czy dodatek za godziny nadliczbowe.

Jakie zmiany wprowadzi dyrektywa o jawności wynagrodzeń?

Nowe unijne regulacje udostępnią osobom zatrudnionym informacje, które pomogą im wykrywać dyskryminację płacową pod kątem płci i bronić prawa do równego wynagrodzenia. Ponadto wesprą kandydatów w procesie rekrutacji, którzy chcą znać chociażby minimalne zarobki u potencjalnego pracodawcy, zanim udadzą się na rozmowę kwalifikacyjną. Dyrektywa zmieni również podejście pracodawców do klasyfikowania stanowisk i struktury systemu płac.

Równość płac, czyli dalsza walka z dyskryminacją płacową ze względu na płeć

Art. 4 dyrektywy o jawności wynagrodzeń dotyczy równego wynagrodzenia dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę i pracę o tej samej wartości. Pracodawcy muszą stworzyć przejrzyste struktury płacowe, kierując się obiektywnymi i neutralnymi pod względem płci kryteriami, w tym:

• wymogami związanymi z wykształceniem,
• wymogami szkoleniowymi i zawodowymi,
• umiejętnościami,
• wysiłkiem wkładanym w pracę i odpowiedzialnością za nią,
• wykonywaną pracą,
• charakterem realizowanych zadań.

Na ich podstawie będzie można ocenić, czy:

• pracownicy wykonujący tę samą pracę lub pracę o podobnej wartości znajdują się w porównywalnej sytuacji,
• poszczególnym kategoriom stanowisk przyporządkowano odpowiednie wynagrodzenia.

Zasada równości wynagrodzeń nie oznacza, że wszyscy pracownicy muszą otrzymywać takie samo wynagrodzenie – oznacza ona, że wszelkie różnice w wynagrodzeniach muszą opierać się na obiektywnych kryteriach niezwiązanych z płcią.

Odpowiedzialność za ustanowienie narzędzi lub metod oceny i porównywania wartości pracy oraz jasnych kryteriów na szczeblu krajowym spadnie na państwa członkowskie.

Co ważne, porównując sytuacje pracowników, nie trzeba się ograniczać do porównywania wynagrodzeń kobiet i mężczyzn pracujących w tej samej organizacji, w tym samym czasie. Uzasadnienie dyrektywy wspomina o tzw. hipotetycznym komparatorze innej płci, który ma zastosowanie, kiedy nie można porównać, czy dany pracownik jest traktowany mniej korzystnie w porównaniu z rzeczywistym współpracownikiem. Ustalając, czy doszło do dyskryminacji płacowej, można powołać się także na informacje statystyczne.

👉 Już dziś możesz zapewnić swoim pracownikom dostęp do elektronicznych pasków wynagrodzeń. Dzięki czytelnym, indywidualnym paskom każda osoba zatrudniona dowiaduje się, jakie składniki wpływają na wysokość jej wynagrodzenia.

Przejrzystość wynagrodzeń przed zatrudnieniem, czyli… widełki płacowe w ogłoszeniach o pracy?

Według art. 5 ust. 1 lit. a dyrektywy o transparentności wynagrodzeń osoby, które biorą udział w rekrutacji, mają prawo do otrzymania informacji o początkowym poziomie wynagrodzenia lub przedziale wynagrodzenia na danym stanowisku. Przyszły pracodawca musi ustalić tę płacę, bazując na kryteriach, które są obiektywne i neutralne pod względem płci.

Co ważne, początkowe wynagrodzenie lub widełki płacowe mogą być opublikowane w ogłoszeniu o pracy, ale nie muszą.

Dyrektywa zobowiązuje pracodawcę do przekazania tych informacji przed rozmową kwalifikacyjną. Dzięki temu kandydat ma szansę podjąć świadome i przejrzyste negocjacje dotyczące wynagrodzenia. To oznacza, że kwotę/kwoty można podać np. podczas rozmowy telefonicznej czy e-mailowo.

Uwaga – nie ma znaczenia, czy kandydat zapyta o zarobki, czy nie. Każdy musi otrzymać te dane.

Nawiasem mówiąc, art. 5 ust. 1 lit. b dyrektywy o jawności płac uprawnia kandydata do poznania przepisów układu zbiorowego w firmie, które dotyczą interesującego go stanowiska.

Zakaz pytania kandydatów o wynagrodzenie w poprzednich firmach

Art. 5 ust. 2 dyrektywy 2023/970 zabrania pracodawcom pytania osób, które biorą udział w procesie rekrutacyjnym, o ich aktualne wynagrodzenie i wcześniejsze zarobki. Co prawda już dziś osoby rekrutujące nie powinny zadawać takich pytań (podobnie jak o sytuację rodzinną, np. posiadanie dzieci).

Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu dyrektywy, ten przepis ma zapobiegać utrwalaniu się dyskryminacji płacowej i uprzedzeniom na etapie zmieniania pracy. Kandydaci mają zyskać prawo do uczciwych negocjacji w sprawie wynagrodzeń – także poza widełkami wskazanymi przez pracodawcę.

Przejrzysta polityka płacowa

Na podstawie art. 6 dyrektywy o transparentności wynagrodzeń pracodawcy muszą stworzyć przejrzystą politykę płacową. Pracownicy uzyskają dostęp do kryteriów – oczywiście obiektywnych i neutralnych pod względem płci – którymi kieruje się firma, aby określić wynagrodzenia dla poszczególnych zatrudnionych, poziomy oraz progresje wynagrodzeń.

Co ważne, art. 6 ust. 2 dyrektywy upoważnia państwa członkowskie do zwolnienia pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 50 osób, z obowiązku dotyczącego progresji wynagrodzeń. Uzasadnienie podaje, że elastyczne podejście do realizacji tego przepisu w niektórych przypadkach ma chronić mikro- i małe przedsiębiorstwa przed nadmiarowymi obciążeniami.

Prawo do informacji o indywidualnym i średnim wynagrodzeniu w odniesieniu do innych pracowników

Art. 7 dyrektywy o zwiększeniu transparentności wynagrodzeń ułatwia pracownikom ustalanie, czy nie są ofiarami dyskryminacji płacowej.

Osoby zatrudnione mogą wystąpić do pracodawcy o informację dotyczącą ich indywidualnych wynagrodzeń i średnich wynagrodzeń (z podziałem na płeć) w odniesieniu do pracowników, którzy wykonują tę samą pracę bądź inną, ale o zbliżonej wartości. Gdyby pracodawca udzielił niedokładnych lub niekompletnych informacji w ciągu dwóch miesięcy, pytający mają prawo drążyć temat, aż otrzymają merytoryczną odpowiedź. Co więcej, pracodawcy muszą co roku przypominać zatrudnionym o tym prawie i krokach, które mogą podjąć.

Ponadto dyrektywa zakazuje wprowadzania klauzuli poufności dotyczącej wynagrodzenia do umów. Pracownicy mogą ujawniać informacje o swoich płacach, szczególnie w celu egzekwowania zasady równości wynagrodzeń. Warto podkreślić, że już dzisiaj pracodawcy nie mogą zabronić osobom zatrudnionym rozmów o zarobkach. Niemniej pracownicy wciąż są ostrzegani przed zdradzaniem „tajemnicy przedsiębiorstwa”… koleżankom i kolegom z tej samej firmy.

👉 Dzięki platformie kadrowo-płacowej automatyzującej naliczanie wynagrodzeń pracodawcy mogą m.in. pobierać raporty dotyczące płac w firmie.

Dostępność informacji dla osób z niepełnosprawnościami

Informacje, które pracodawcy będą przekazywać kandydatom w procesach rekrutacyjnym i osobom zatrudnionym, muszą mieć format przystępny dla osób z niepełnosprawnościami i uwzględniający ich szczególne potrzeby.

Sprawozdania w zakresie luki płacowej między kobietami a mężczyznami

Art. 9 dyrektywy zobowiązuje pracodawców do przygotowywania sprawozdań na temat luki płacowej ze względu na płeć. Raportowane różnice dotyczą nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale również składników uzupełniających i zmiennych. Firmy muszą określić także odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia, czyli np. w 25% najlepiej zarabiających i 25% najmniej zarabiających osób.

Te przepisy są obligatoryjne dla przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 100 pracowników, przy czym skala zatrudnienia wpływa na pierwszy termin przekazania sprawozdania i częstotliwość kolejnych.

Pracodawcy, którzy podlegają wyżej opisanej sprawozdawczości, muszą przeprowadzić z przedstawicielami pracowników ocenę wynagrodzeń, jeśli:

• różnica średniego poziomu płac między kobietami a mężczyznami wynosi minimum 5% w jakiejkolwiek kategorii pracowników,
• nie są w stanie uzasadnić tej różnicy, powołując się na kryteria, które są obiektywne i neutralne pod względem płci,
• nie zaradzili nieuzasadnionej luce płacowej w ciągu 6 miesięcy od dnia złożenia sprawozdania.

Po etapie takiej analizy pracodawca musi zadziałać tak, aby wykluczyć bezpośrednią lub pośrednią dyskryminację płacową ze względu na płeć.

Ochrona pracowników w ramach zwalczania dyskryminacji płacowej

Dyrektywa nadaje pracownikom, którzy uważają się za pokrzywdzonych wskutek dyskryminacji płacowej, prawo do:

• postępowania sądowego, aby mogli wyegzekwować prawa i obowiązki związane z zasadą równości wynagrodzeń, także po ustaniu stosunku pracy,
• roszczenia i uzyskania odszkodowania lub zadośćuczynienia, które obejmują nie tylko zaległe wynagrodzenie (w tym premie i świadczenia rzeczowe), ale także utracone szanse czy odsetki za zwłokę.

Co ważne, dyrektywa przenosi ciężar dowodu na pracodawców.

To oznacza, że jeśli pracownik przedstawi argumenty w sądzie, które pozwalają domniemywać, że wystąpiła bezpośrednia lub pośrednia dyskryminacja płacowa, to pracodawca jako pozwany będzie musiał udowodnić, że tak nie było. Przepisy krajowe nie mogą wyznaczyć górnej granicy odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Różnice w wynagrodzeniach pracowników nie zawsze klasyfikuje się jako dyskryminację płacową

Z orzecznictwa wynika, że niewielkie różnice w wysokości wynagrodzenia, które otrzymują pracownicy wykonujący tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości, są dopuszczalne, o ile pracodawca może je obiektywnie uargumentować, np. efektami pracy, ilością realizowanych obowiązków czy skalą odpowiedzialności za wykonywane zadania.

Warto podkreślić, że dyrektywa o transparentności płac wcale nie nakazuje ujednolicenia wynagrodzeń osób na tych samych stanowiskach w firmie. To, czemu się sprzeciwia, to przede wszystkim nierówne traktowanie ze względu na płeć podczas ustalania wynagrodzeń.

Jak możemy przeczytać w sekcji Q&A na stronie Komisji Europejskiej, pracodawcy mogą w różny sposób wynagradzać pracowników wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości, o ile różnice wynikają z kryteriów, które są:

• obiektywne,
• neutralne pod względem płci,
• wolne od uprzedzeń.

W takie kryteria wpisują się chociażby osiągnięcia i kompetencje pracowników.

👉 Pracodawca ma sporą swobodę w przyznawaniu premii uznaniowej. Pracownicy nie muszą spełnić warunków opisanych w akcie wewnątrzzakładowym, aby ją otrzymać.

Jawność wynagrodzeń – fakty i mity

Jawność wynagrodzeń stała się topowym zagadnieniem – dla przedsiębiorców, specjalistów ds. kadr i płac oraz wszystkich zatrudnionych na podstawie umowy o pracę – w ciągu kilku ostatnich miesięcy.

Niestety, rozgorączkowane media, przekazując pośpiesznie informacje i nie stroniąc od clickbaitowych tytułów, sprawiły, że niektóre zapisy dyrektywy uległy przekształceniu. W efekcie i przedsiębiorcy, i pracownicy dowiadywali się, że nowe przepisy narzucą np. obowiązkowe widełki płacowe w ogłoszeniach o pracy…. co nie jest prawdą.

Mit – firmy będą musiały podawać realistyczne widełki płacowe w ogłoszeniach o pracy

Prawda – firmy będą musiały informować kandydatów o początkowym poziomie wynagrodzenia lub przedziale wynagrodzenia w ogłoszeniu o pracy lub w inny sposób przed rozmową kwalifikacyjną, nawet jeśli kandydat nie zapyta o wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 dyrektywy o jawności wynagrodzeń pracodawca może podać widełki płacowe w ogłoszeniu o pracy, ale nie musi. Akceptowalne rozwiązanie to np. poinformowanie kandydata o dolnej granicy płacy (nie mylić z minimalnym wynagrodzeniem!) podczas rozmowy telefonicznej lub e-mailowo przed rozmową kwalifikacyjną.

Mit – pracodawca będzie musiał udostępnić pracownikom listę wynagrodzeń innych zatrudnionych

Prawda – pracownicy będą mogli wystąpić o informacje o ich indywidualnym wynagrodzeniu i średnim wynagrodzeniu (w podziale na płeć) pracowników, którzy wykonują tę samą pracę lub inną, ale o tej samej wartości.

O ile dyrektywa o jawności płac przewiduje, że pracodawca nie zakaże pracownikom ujawniania informacji o ich wynagrodzeniu, zwłaszcza w celu egzekwowania zasady równości, o tyle wcale nie nakazuje ujawniania wynagrodzeń wszystkich pracowników w firmie.

Co więcej, art. 12 ust. 3 dyrektywy pozwala państwom członkowskim na ograniczenie dostępu do informacji ujawnianych na podstawie art. 7, 9 i 10. Gdyby istniało ryzyko, że podanie tych informacji ujawni bezpośrednio albo pośrednio wynagrodzenie współpracownika łatwego do zidentyfikowania, dostęp do danych mogą mieć wyłącznie przedstawiciele pracowników, inspektorat pracy lub organ ds. równości.

👉 Elektroniczna lista płac w formie wieloosobowej (grupowej) zawiera wynagrodzenia wszystkich pracowników, ale jest dostępna wyłącznie dla specjalistów kadrowo-płacowych i pracodawcy.

Mit – kobiety i mężczyźni będą mieli wyrównywane wynagrodzenia bez względu na różnice w m.in. doświadczeniu, efektach pracy, ilości obowiązków czy zdobytych kwalifikacjach

Prawda – pracodawcy muszą tak zaprojektować struktury wynagrodzeń, aby można było ocenić, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Te kryteria mogą dotyczyć m.in. warunków pracy, zakresu odpowiedzialności, umiejętności, wysiłku oraz innych czynników. W kryteriach nie należy pomijać umiejętności miękkich.

Pracodawcy będą mogli różnicować wynagrodzenia, kierując się kryteriami, które są obiektywne i neutralne pod względem płci.