Dlaczego właściwa implementacja jest kluczowa
Pierwszymi wyzwaniami, które często pojawiają się, gdy projekt zaczyna schodzić z kursu, są budżet i harmonogram. Wzrost budżetu może mieć wiele konsekwencji. Po pierwsze, może zabraknąć środków na realizację planowanego zakresu projektu, co wymusza jego ograniczenie. Po drugie, redukcja zakresu może sprawić, że projekt nie osiągnie swojej misji i celów. Po trzecie, przekroczenie budżetu może obniżyć zwrot z inwestycji (ROI) projektu.
Projekty, które przeciągają się w czasie, mogą negatywnie wpływać na członków zespołu projektowego. Może pojawić się stres i zmęczenie projektem, co w niektórych przypadkach prowadzi do odejścia pracowników zarówno po stronie klienta, jak i partnera wdrożeniowego – często po to, by uniknąć dalszego uczestnictwa w projekcie.
Brak silnego zarządzania projektem (lub zarządzania programem w przypadku większych inicjatyw) zarówno po stronie klienta, jak i partnera wdrożeniowego, może prowadzić do trudności w doprowadzeniu projektu do końca. Brak realizacji kluczowych zadań oraz niekontrolowane rozszerzanie zakresu (tzw. scope creep) to tylko niektóre z czynników, które mogą powodować przekroczenie budżetu i harmonogramu. Ponieważ projekt składa się z wielu elementów i angażuje liczne osoby, niezwykle ważne jest, aby po obu stronach – klienta i partnera wdrożeniowego – znalazła się osoba zdolna do zarządzania tymi aspektami.
Kolejnym wyzwaniem jest brak stosowania zasad przewodnich lub najlepszych praktyk w projekcie. Zasady przewodnie stanowią ramy strategiczne, które określają wytyczne dotyczące działań i zachowań w projekcie. Są one sposobem na zapewnienie, że decyzje podejmowane w ramach projektu są zgodne z jego ogólnymi celami. Na przykład jedną z zasad przewodnich może być podejmowanie decyzji z naciskiem na optymalizację procesów.
Jakie są sprawdzone triki i porady?
Spójrzmy na kilka kwestii, które warto mieć na uwadze przy udanej implementacji SAP SuccessFactors.
-
Zdefiniuj jasne cele biznesowe
Ważne jest, aby określić cele biznesowe dla projektu, aby nadać mu wyraźny kierunek. Cele te powinny opierać się na zrozumieniu potrzeb organizacji oraz tego, co chce osiągnąć dzięki projektowi. Cele te staną się częścią karty projektu i pomogą ukształtować kryteria sukcesu (więcej o tym później).
Cele biznesowe różnią się w zależności od firmy, ale mogą obejmować takie cele jak poprawa doświadczeń pracowników, zwiększenie retencji pracowników czy zmniejszenie błędów w przetwarzaniu wynagrodzeń.
-
Silne zarządzanie i nadzór projektu
Jak wspomniano wcześniej, silne zarządzanie projektem jest niezbędne, aby utrzymać projekt na właściwym torze. Ponadto silny nadzór zapewnia kontrolę nad projektem przez kluczowych interesariuszy, z których niektórzy mogą nie być zaangażowani w codzienne działania projektowe. Warto stworzyć strukturę zarządzania, która obejmuje:
- Zarządzanie projektem
- Interesariuszy
- Określa aspekty zarządzania, takie jak komitet sterujący i ścieżki eskalacji.
Choć to oczywiste, warto również powołać dedykowany zespół projektowy z jasno określonymi rolami i odpowiedzialnościami, co ułatwi realizację projektu i zapewni, że zadania będą realizowane przez odpowiednie osoby.
-
Zdefiniuj kryteria sukcesu
Aby projekt zmierzał ku sukcesowi, ważne jest określenie, co oznacza sukces. Realizuje się to poprzez Kryteria Sukcesu.
Jakie cele są mierzalne dla sukcesu Twojej organizacji?
Jakie wskaźniki wydajności (KPI) możesz wykorzystać do oceny sukcesu?
Podczas gdy takie wskaźniki jak koszt w porównaniu do budżetu są mierzalnymi wskaźnikami sukcesu, często to kryteria związane z adopcją, efektywnością i ROI są tymi, które mogą pokazać, czy projekt faktycznie osiągnął swoje cele.
Pamiętaj, że uruchomienie systemu nie jest oznaką sukcesu projektu!
-
Wykorzystaj najlepsze praktyki konfiguracji
SAP oferuje zawartość najlepszych praktyk dla każdej aplikacji SAP SuccessFactors, co zapewnia zestaw standardowych procesów, konfiguracji i innych zasobów, które pozwolą Ci szybko zacząć z podstawowym rozwiązaniem. Oznacza to, że nie musisz zaczynać od zera ani wyobrażać sobie, jak powinny wyglądać przyszłe wymagania biznesowe i systemowe bez kontekstu SAP SuccessFactors i jego możliwości.
Ogólnie zaleca się stosowanie standardowych procesów, gdzie to możliwe, oraz przyjęcie najlepszych praktyk bez nadmiernej personalizacji procesów. Ułatwi to optymalizację procesów i ich dopasowanie do systemu. Należy unikać zbyt wielu dostosowań, choć zawsze będzie potrzeba dopasowania systemu do unikalnych potrzeb. Pamiętaj jednak, że Twoje potrzeby mogą nie być tak wyjątkowe, jak Ci się wydaje!
Jeśli planujesz zmiany procesów, narzędzia takie jak SAP Signavio mogą pomóc w projektowaniu i mapowaniu procesów.
-
Skup się na jakości danych i migracji
Migracja danych to ważny element wdrożenia HR i wynagrodzeń, a także innych modułów, w zależności od danych, które chcesz przenieść do nowego rozwiązania. Migracja danych staje się bardziej skomplikowana, gdy rozważysz przenoszenie danych historycznych, takich jak wyniki wynagrodzeń czy historia wprowadzania czasu.
Dobrze zdefiniowana strategia migracji danych i plan migracji są kluczowe, aby ta część projektu przebiegła pomyślnie, bez opóźnień czy zakłóceń. Strategia powinna określać, jakie dane mają być migrowane, ile danych (np. jaką historię chcesz zachować) oraz z jakich systemów. Plan migracji danych określi, co należy zrobić, w tym:
- Oczyszczanie danych
- Transformację danych
- Migrację
- Walidację
- Testowanie migracji
Nie można zlekceważyć znaczenia czystych danych. Twoje procesy biznesowe – szczególnie te krytyczne, jak wynagrodzenia – zależą od posiadania wiarygodnych i dokładnych danych. Możliwości sztucznej inteligencji skierowane do pracowników, które opierają się na tych danych, nie będą dostarczać dokładnych wyników, jeśli dane będą błędne. Najprawdopodobniej w Twoim obecnym systemie znajduje się pewna ilość niepoprawnych danych, które należy oczyścić. Zwykle dopiero po czasie dowiadujemy się, jak poważne są błędy w danych. Zaleca się rozpoczęcie przeglądu i oczyszczania danych przed rozpoczęciem projektu wdrożeniowego. W niektórych przypadkach dobrym punktem wyjścia jest jedynie identyfikacja danych do poprawy, aby na wczesnym etapie ocenić zakres prac.
-
Przygotuj się na integracje
Kolejnym dużym i potencjalnie skomplikowanym obszarem implementacji są integracje. Bez odpowiedniego przygotowania, ten obszar może zagrozić powodzeniu projektu, nawet jeśli wszystkie inne części są realizowane zgodnie z harmonogramem i budżetem.
Nawet przed rozpoczęciem projektu, warto stworzyć inwentaryzację integracji (jeśli jeszcze jej nie masz) lub zaktualizować istniejącą, aby upewnić się, że jest aktualna i pełna. Ważną czynnością, którą należy wykonać przed rozpoczęciem projektu, jest skontaktowanie się z dostawcami zewnętrznymi, z którymi Twój nowy system będzie integrowany, aby poinformować ich o projekcie i zacząć planowanie ich wsparcia w trakcie realizacji projektu. Wiele firm zewnętrznych potrzebuje długiego czasu, aby przygotować zasoby do wsparcia projektu integracyjnego. Dla nowej integracji, dostawcy muszą dostarczyć specyfikacje integracji, które Ty i Twój zespół wdrożeniowy będziecie wykorzystywać w trakcie projektu.
Jeśli zamierzasz migrować dane z SAP ERP HCM do SAP SuccessFactors Employee Central przy użyciu Infoportera, warto sprawdzić, czy Twój system SAP ERP HCM spełnia minimalne wymagania dla dodatku SAP SuccessFactors Employee Central Integration to SAP Business Suite. Wymagania te można znaleźć tutaj. Ważne jest, aby zrobić to wcześniej, ponieważ niektóre komponenty mogą wymagać aktualizacji, co wiąże się z dodatkowymi wysiłkami przy aktualizacji i testach regresyjnych. Jeśli dodatek nie może być użyty, można opracować alternatywny plan migracji danych, który wymaga więcej czasu i wysiłku, dlatego warto przygotować się na dodatkowe koszty i prace.
-
Zarządzanie zmianą i adopcja użytkowników
Zarządzanie zmianą to jeden z najważniejszych elementów wdrożenia oprogramowania. Ludzie są z natury oporni na zmiany, dlatego zarządzanie zmianą odgrywa kluczową rolę w sukcesie projektu.
Zarządzanie zmianą obejmuje szereg działań, rezultatów i dyscyplin, w tym, ale nie tylko:
- Plany zaangażowania interesariuszy
- Plany komunikacji
- Szkolenia i wsparcie
- Cykl testów akceptacyjnych (UAT)
- i wiele innych.
Zaleca się opracowanie kompleksowego planu zarządzania zmianą, obejmującego powyższe aspekty. Plany komunikacji i szkoleniowe są istotnymi elementami tego planu. Narzędzia takie jak SAP WalkMe mogą dodatkowo wspierać adopcję nowego systemu i procesów.
UAT powinien być traktowany jako skuteczne narzędzie zarządzania zmianą, które pozwoli użytkownikom zrozumieć i zapoznać się z nowym rozwiązaniem przed jego wdrożeniem.
-
Przeprowadź dokładne testy
Testowanie jest kluczowym elementem każdego projektu. Działające rozwiązanie bez błędów jest ważne, ponieważ musisz polegać na systemie nie tylko do realizacji jego zadań, ale także by nie tworzyć problemów dla pracowników i użytkowników. Jeśli ktoś napotka trudności w realizacji procesu lub proces nie zadziała (np. przy wypłacie wynagrodzeń), może to wpłynąć negatywnie na morale pracowników i postrzeganie firmy. W skrajnych przypadkach negatywne efekty problemów z rozwiązaniem mogą prowadzić do rezygnacji pracowników.
Plan testowania powinien obejmować:
- Wszystkie rodzaje testów
- Użytkowników zaangażowanych w testowanie
- Kryteria zakończenia poszczególnych faz testów
- Scenariusze testowe
Testowanie powinno odbywać się w wielu fazach, a scenariusze testowe powinny uwzględniać zgodność regionalną.
W przypadku wynagrodzeń, powinny zostać przeprowadzone co najmniej dwa cykle testów równoległych, choć w niektórych przypadkach zaleca się trzy cykle.
-
Zapewnij wsparcie po wdrożeniu i ciągłe doskonalenie
Uruchomienie systemu to nie koniec, ale dopiero początek transformacji HR. Dlatego ważne jest, aby już teraz zaplanować, co będziesz robić po uruchomieniu nowego systemu. Wsparcie po wdrożeniu nie polega tylko na utrzymaniu systemu, ale również na ciągłym doskonaleniu i zarządzaniu półrocznymi aktualizacjami SAP SuccessFactors. Jeśli dopiero zaczynasz pracę z oprogramowaniem w chmurze, sposób, w jaki SAP SuccessFactors wdraża nowe wersje dwa razy do roku, może być nowością dla Twojej organizacji, dlatego warto odpowiednio się do tego przygotować.
Udane wdrożenie SAP SuccessFactors to nie tylko technologia; to także ludzie i procesy, które ją napędzają. Skupiając się na dokładnym planowaniu, skutecznej komunikacji i ciągłym szkoleniu, organizacje mogą zapewnić płynniejszą transformację i maksymalizować swój ROI.
Pamiętaj, że transformacja HR to proces ciągły, a wykorzystanie odpowiednich strategii pomoże osiągnąć długoterminowy sukces i elastyczność w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym. Przyjmij zmiany i pozwól, aby Twój nowy system HRIS dał Twoim pracownikom narzędzia do osiągania nowych wyżyn.
