Informacja o warunkach zatrudnienia – co się zmieni w 2023 roku?

Nowelizacja Kodeksu pracy, będąca efektem wdrożenia m.in. unijnej dyrektywy 2019/1152, rozszerzy informację o warunkach zatrudnienia i zmieni termin jej doręczenia pracownikom. Niestety, aktualnie nie wiadomo, kiedy zaprojektowane przepisy wejdą w życie. Niemniej już dzisiaj możesz sprawdzić, o co wzbogaci się informacja o warunkach zatrudnienia, i przygotować się do zmian. 

Aktualny art. 29 § 3 Kodeksu pracy przewiduje, że pracodawca przekazuje informację o warunkach zatrudnienia pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę. Informacja – wyłącznie na piśmie, nie elektroniczna – obejmuje: 

1. dobową i tygodniową normę czasu pracy, 
2. częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę, 
3. wymiar urlopu wypoczynkowego, 
4. długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, 
5. wskazanie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. 

Ponadto pracodawca, który nie musi ustalać regulaminu pracy, informuje pracownika również o: 

• porze nocnej, 
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, 
• sposobie potwierdzania przybycia do pracy i obecności w pracy, 
• metodzie usprawiedliwiania nieobecności. 

Pracodawca ma aż 1 miesiąc na przekazanie informacji o zmianach warunków zatrudnienia, układu zbiorowego pracy lub objęciu pracownika układem zbiorowym pracy. Gdyby rozwiązanie umowy wypadało przed upływem 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, dzień rozwiązania umowy staje się finalnym terminem. 

Nową informację o warunkach zatrudnienia opisuje art. 29 § 3 pkt 1 k.p. Według niego pracodawca będzie musiał poinformować pracownika w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy o: 

1. dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, 
2. dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, 
3. przerwach w pracy, 
4. dobowym i tygodniowym odpoczynku, 
5. zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią, 
6. w przypadku pracy zmianowej – zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę, 
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach przemieszczania się między nimi, 
8. składnikach wynagrodzenia, świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, które nie zostały określone w umowie o pracę, 
9. wymiarze płatnego urlopu, szczególnie o wymiarze urlopu wypoczynkowego, a jeśli nie można tego określić w terminie przekazywania informacji pracownikowi, to o zasadach ustalania i przyznawania wymiaru płatnego urlopu, 
10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogach formalnych, okresach wypowiedzenia i terminie odwołania się do sądu pracy. Jeśli pracodawca nie może określić okresów wypowiedzenia, kiedy przekazuje informację o warunkach zatrudnienia, musi podać, jak ustala się okresy wypowiedzenia, 
11. prawie pracownika do szkoleń, szczególnie o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy, o ile firma zapewnia szkolenia, 
12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, o ile pracownik jest nim objęty. Jeśli porozumienie zostało zawarte poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje, trzeba podać, jak się nazywają, 
13. terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłat wynagrodzenia, porze nocnej, sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, usprawiedliwiania nieobecności – jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy. 

Ustawodawca przewidział „uproszczoną” formę informacji o warunkach zatrudnienia. Według art. 29 § 31 k.p. pracodawca może po prostu wskazać pracownikowi przepisy prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych, które dotyczą warunków wymienionych w art. 29 § 3 pkt 1 lit. a-f, h-k oraz art. 29 pkt 2 k.p. Wyjątki są zaznaczone na żółto. 

Zgodnie z art. 29 § 3 pkt 2 k.p. pracodawca ma nieco więcej czasu, bo aż 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, na przekazanie: 

• nazwy instytucji zabezpieczenia społecznego, gdzie wpływają składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu umowy o pracę, 
• informacji o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, którą zapewnia pracodawca, 

chyba że to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego. Wtedy ten przepis nie obowiązuje. Oczywiście przeważnie należy wskazać ZUS. 

Nowe brzmienie art. 29 § 3 k.p. pozwala na przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia w formie papierowej lub elektronicznej. 

Strony umowy preferujące formę online'ową będą musiały dopilnować dwóch warunków. Zgodnie z nowym art. 29 § 34 k.p. pracodawca będzie mógł przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, które wymieniono w art. 29 § 3-33 k.p., w formie elektronicznej, o ile: 

• pracownik będzie mógł je wydrukować i przechowywać na własną rękę, 
• pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika. 

Według art. 291 § 51 k.p. te wymogi obowiązują także w przypadku informacji elektronicznej przekazywanej w związku z wyjazdem pracownika za granicę. 

Aktualny art. 291 § 1, który dotyczy umowy o pracę osoby kierowanej do pracy na co najmniej 1 miesiąc w państwie poza Unią Europejską, zostanie uchylony. Warunki zatrudnienia opisane w bieżącym art. 291 § 1-2 k.p. zostaną zmodyfikowane i „przeniesione” do nowego przepisu. 

Zaprojektowany art. 291 § 2 k.p. podaje, że zanim pracownik wyjedzie do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego na dłużej niż 4 kolejne tygodnie poza granice kraju, pracodawca musi mu przekazać dodatkowe informacje. Nie są one zależne od warunków omówionych w art. 29 § 3 k.p. 

Do tych uzupełniających informacji zalicza się: 

• miejsce wykonywania pracy lub zadań służbowych (jedno państwo lub kilka), 
• przewidywany okres wyjazdu, 
• walutę wynagrodzenia za ten okres (tylko ją można ją określić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy), 
• świadczenia pieniężne lub rzeczowe związanych z pracą lub zadaniami służbowymi wykonywanymi za granicą, o ile są przewidziane w prawie pracy lub umowie o pracę, 
• zapewnienie lub brak zapewnienia powrotu pracownika do kraju, 
• warunki powrotu pracownika do kraju, o ile pracodawca go zapewnia. 

Art. 291 § 2–4 i 51 k.p. obowiązują także w stosunkach pracy nawiązanych inaczej niż na podstawie umowy o pracę. 

Zgodnie z art. 25c ust. 1 k.p. pracownik wydelegowany do pracy na kolejne 4 tygodnie w innym państwie członkowskim musi otrzymać od pracodawcy informacje o: 

• wynagrodzeniu za pracę (zgodnie z prawem danego państwa członkowskiego, można wskazać odpowiednie regulacje obowiązujące w kraju), 
• dodatku z tytułu delegowania lub regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania (o ile takie świadczenia są przewidziane w m.in. prawie pracy) lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. 

Ponadto pracodawca musi przekazać pracownikowi link do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez dane państwo członkowskie. Chodzi o stronę zawierającą informację o warunkach zatrudnienia oddelegowanych pracowników. 

Podobnie jak w innych przypadkach, pracodawca przekazuje te informacje drogą elektroniczną lub papierową niezwłocznie, ale nie później niż w dniu, w którym zmiany zaczynają obowiązywać pracownika. 

Nowe przepisy wskazują kilka przypadków – i terminy – aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Według art. 29 § 33 k.p. pracodawca musi poinformować pracownika o: 

• zmianie warunków wskazanych w art. 29 § 3 k.p., 
• objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub porozumieniem zbiorowym. 

Trzeba to zrobić niezwłocznie, a najpóźniej w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika. 

Jedyny wyjątek dotyczy zmian warunków zatrudnienia wskutek zmian przepisów prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych, o ile pracodawca podał te przepisy w informacji, którą przekazał pracownikowi. Wtedy nie trzeba jej aktualizować.  

Zgodnie z art. 291 § 4 k.p. identyczny termin obowiązuje w przypadku informacji związanych z delegacją pracownika za granicę. 

Czy pracownicy, którzy zostali zatrudnieni przed dniem wejścia w życie przepisów o informacji o warunkach zatrudnienia, muszą otrzymać nowy dokument? 

Pracodawca powinien zaktualizować informacje o warunkach zatrudnienia, ale dopiero na wniosek pracowników, którzy mogą go złożyć w formie elektronicznej lub papierowej. Ustawa przewiduje aż 3 miesiące na uzupełnienie informacji (od dnia złożenia wniosku). 

O jakich innych obowiązkach informacyjnych muszą pamiętać pracodawcy? 

Nowelizacja Kodeksu pracy odświeży również brzmienie art. 942. Nowy przepis zobowiąże pracodawców do informowania pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu i wolnych stanowiskach pracy. To, jaką drogą pracodawca przekaże te informacje, jest zależne od sposobu przyjętego w danej firmie. Ponadto art. 29 § 32 k.p. stanowi, że pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o zmianie adresu siedziby w ciągu 7 dni. Jeśli pracodawca jest osobą fizyczną, która nie ma siedziby, będzie musiał podać nowy adres zamieszkania. Ustawa dopuszcza zarówno drogę elektroniczną, jak i papierową. 

Czy pracodawca może mieć jeden wzór informacji o zatrudnieniu? 

Tak, pracodawca może ujednolicić wzór informacji o warunkach zatrudnienia. Ważne, aby dane zawarte w dokumencie były zindywidualizowane, czyli dotyczące wybranego pracownika. Oczywiście przepisy nie wykluczają, że te same informacje mogą dotyczyć więcej niż jednego pracownika w firmie.