Dodatki do wynagrodzenia – które są obowiązkowe, a które dobrowolne?

Wynagrodzenie zasadnicze, czyli kwota brutto uwzględniona w umowie o pracę, to główny składnik pensji, ale nie jedyny. Osobom, które pracują w godzinach nadliczbowych, osiągają nadzwyczajne wyniki na tle współpracowników bądź nie mogą wykonywać dotychczasowych zadań ze względu na zdrowie, przysługują dodatki pieniężne. Sprawdź, które dodatki do wynagrodzenia za pracę są obowiązkowe, a które dobrowolnie przydziela pracodawca.

Obligatoryjne dodatki do wynagrodzenia wypłaca się pracownikom, którzy spełnią warunki określone w poszczególnych przepisach prawa pracy. W niektórych przypadkach pracodawca może uprościć obliczenia kadrowo-płacowe. Wystarczy, że określi ryczałt, czyli stałą stawkę wypłacaną pracownikom za pracę w nocy czy niedzielę. Jak możesz się spodziewać, to rozwiązanie ma i zalety, i wady.

Czy osoby zatrudnione w Twojej firmie pracują w godzinach nadliczbowych? Jeśli tak, powinny otrzymać nie tylko „normalne” wynagrodzenie, ale także dodatek. Wynosi on 50% lub 100% wynagrodzenia w zależności pory dnia lub dnia tygodnia, w którym wypadły nadgodziny.

Dodatek wynosi 100% wynagrodzenia za pracę w przypadku nadgodzin:

• nocnych,
• niedzielnych i świątecznych, chyba że niedziele i święta są dla pracownika dniami pracy według obowiązującego go rozkładu,
• w dniu wolnym od pracy, którego pracodawca udzielił w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w inne dni wynosi 50% wynagrodzenia za pracę.

Co ważne, przepisy przewidują prostsze rozwiązanie dla pracodawców, którzy zatrudniają osoby pracujące na stałe poza zakładem pracy, np. zdalnie. Jeżeli pracodawca dopuszcza ryzyko, że pracownicy przepracują nie więcej niż np. 15 godzin nadliczbowych w dni robocze w miesiącu, może ustalić wynagrodzenie ryczałtowe za nadgodziny. To stała stawka, dzięki której unika się obliczania dodatku dla każdego pracownika z osobna.

Uwaga – ryczałt wypłaca się pracownikom, nawet jeśli nie przepracują ani jednej nadgodziny w danym miesiącu. Prawo dopuszcza jedynie obniżenie ryczałtu za okres, w którym osoby zatrudnione są niezdolne do pracy, np. wskutek choroby. Gdyby okazało się, że pracownicy przepracowali więcej nadgodzin, pracodawca musiałby wyrównać ryczałt do ustawowego dodatku.

Jeżeli pracownicy wykonują pracę w nocy, powinni otrzymać tzw. dodatek nocny. Jego wysokość – w przeciwieństwie do dodatku za nadgodziny – jest uzależniona od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dodatek za godzinę pracę w nocy wynosi 20% stawki godzinowej, która wynika z najniższej krajowej. Uwaga – nie myl tej wartości z minimalną stawką godzinową, która wynosi 23,50 zł od 1 lipca 2023 roku.

Aby obliczyć kwotę, na której bazuje dodatek nocny, musisz podzielić minimalne wynagrodzenie, czyli 3600 zł brutto od 1 lipca 2023 roku, przez liczbę godzin pracy w danym miesiącu, np. 168 w lipcu. To oznacza, że dodatek za pracę w nocy w lipcu 2023 roku wynosi 4,29 zł brutto. Gdybyśmy – błędnie – wzięli pod uwagę minimalną stawkę godzinową, otrzymalibyśmy 4,70 zł brutto. Co prawda pracodawca może uwzględnić wyższy dodatek nocny w przepisach wewnątrzzakładowych, ale powinien zrobić to świadomie.

O ile pracownik powinien odebrać dzień wolny za pracę w niedzielę i święto, o tyle nie zawsze jest to możliwe, nawet do końca okresu rozliczeniowego, który trwa np. 3 miesiące.

W takim przypadku pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem za godziny przepracowane w niedzielę lub dni ustawowo wolne od pracy. Dodatek za niedzielną i świąteczną pracę równa się dodatkowi za pracę w godzinach nadliczbowych w te dni, czyli wynosi 100% wynagrodzenia za każdą przepracowaną godzinę.

Co ważne, według PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) i ministerstwa pracodawca powinien wypłacić oba dodatki za pracę w niedzielę i święta:

1. dodatek wynikający z art. 15111 k.p., czyli za pracę niedzielną i świąteczną,
2. dodatek wynikający z art. 1511 k.p. czyli za przekroczenie normy średniotygodniowej.

Odmienne stanowisko znajdziemy w orzecznictwie. Z uchwały Sądu Najwyższego z 15 lutego 2006 roku (sygn. akt II PZP 11/05) wynika, że jeśli pracodawca nie udzieli pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto, wypłaci tylko jeden dodatek przewidziany w art. 15111 § 2 lub § 3 k.p.

Dodatek wyrównawczy to różnica między wynagrodzeniem, które otrzymuje pracownik przeniesiony do innej pracy, a wynagrodzeniem, które otrzymywał przed tą zmianą.

Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 1-3 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania m.in. odszkodowań dodatek wyrównawczy należy się osobie zatrudnionej, która:

• jest w ciąży lub karmi dziecko piersią (według art. 179 § 4 k.p. dodatek wyrównawczy w tej sytuacji należy się nie tylko za przeniesienie do innej pracy, ale również za zmianę warunków pracy na dotychczasowym stanowisku lub skrócenie czasu pracy),
• ma objawy sugerujące powstawanie choroby zawodowej (zgodnie z art. 230 § 1 k.p. pracodawca musi wziąć pod uwagę orzeczenie lekarskie i przenieść tę osobę do pracy, w której nie będzie narażona na szkodliwy czynnik),
• nie może wykonywać dotychczasowej pracy wskutek choroby zawodowej lub wypadku przy pracy (zgodnie z art. 231 k.p. taka osoba nie jest niezdolna do pracy w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z FUS; może pracować, ale na innym stanowisku).

Dodatek wyrównawczy wypłaca się przez:

• cały okres ciąży lub karmienia piersią,
• maksymalnie 6 miesięcy dla pracownika, który nie może pracować na dotychczasowym stanowisku ze względu na objawy sugerujące powstawanie choroby zawodowej (art. 230 § 2 k.p.), chorobę zawodową lub wypadek przy pracy (art. 231 k.p. odsyłający do art. 230 § 2 k.p.).

Oprócz typowych dodatków do wynagrodzenia, np. funkcyjnego i stażowego, wspominamy także inne dobrowolne składniki wynagrodzenia, np. premie, które mają charakter roszczeniowy lub uznaniowy.

Premia regulaminowa jest jednym z dobrowolnych składników wynagrodzenia, ale ma charakter roszczeniowy. To znaczy, że jeśli pracownik spełni kryteria uwzględnione w przepisach wewnątrzzakładowych, np. przedłuży abonamenty dla 300 klientów w ciągu miesiąca, a nie dostanie premii, będzie mógł jej zażądać od pracodawcy, a nawet zwrócić się do sądu pracy.

Niektórzy pracodawcy wdrażają premię regulaminową jako tzw. premię motywacyjną. Wypłacają ją pracownikom wyróżniającym się najwyższą skutecznością w np. sprzedaży produktów, zawieraniu umów z nowymi klientami czy realizowaniu kampanii promocyjnych dla klientów, które wygenerowały wysoki przychód. Oczywiście osiągnięcia, za które pracodawca przyznaje premię motywacyjną, powinny być sprecyzowane w akcie wewnętrznym.

Regulamin premiowania może stanowić, że pracownik otrzyma premię motywacyjną za dany miesiąc pracy i w określonej wysokości, jeśli:

• podpisze 10 umów z nowymi klientami (bez względu na ich wartość lub o minimalnej wartości),
• sprzeda 150 pakietów produktowych lub usługowych,
• wygeneruje 500 000 zł przychodu w kampanii w mediach społecznościowych dla klienta firmy.

Premię uznaniową – w przeciwieństwie do premii regulaminowej – pracodawcy przyznają dość swobodnie. Nie muszą się bowiem kierować ścisłymi kryteriami z regulaminu wynagradzania. To oznacza, że pracownik, który nie otrzyma takiej premii… zwykle nie może jej żądać. Zwykle, bo pracodawca musi uważać, aby np. nie pominąć osób wspierających – nie tylko słowem, ale też pracą – managerki, która zrealizowała wymagający projekt dla klienta firmy. W takiej sytuacji mamy do czynienia z wysiłkiem całego zespołu. Nawet jeśli wkład współpracowników w udany projekt jest zróżnicowany pod wieloma względami, pracodawca powinien docenić wszystkich, przy czym może ustalić różne kwoty nagrody.

Dodatek funkcyjny jest obowiązkowy w budżetówce i dobrowolny w sektorze prywatnym. Przysługuje pracownikom, którzy ponoszą największą odpowiedzialność w przedsiębiorstwie, np. na stanowiskach kierowniczych. Co istotne, jeśli pracodawca przyzna osobie zatrudnionej dodatek funkcyjny, musi go wypłacać jako stały składnik wynagrodzenia, np. 15% wynagrodzenia zasadniczego z umowy o pracę. Nie dopuszcza się wypłacenia dodatku raz na jakiś czas, np. raz na kwartał.

Gdyby okazało się, że awansowany pracownik nie wywiązuje się z obowiązków na wyższym stanowisku, pracodawca mógłby go zdegradować i odebrać dodatek funkcyjny za pomocą wypowiedzenia warunków płacy i pracy.

Dodatek stażowy (tzw. dodatek za wysługę lat) – podobnie jak dodatek funkcyjny – wypłaca się obowiązkowo pracownikom w budżetówce, którzy przepracowali liczbę lat określoną w przepisach. Pracodawcy w sektorze prywatnym mogą wypłacać dodatki stażowe, ale nie muszą.

O ile obowiązkowy dodatek za wysługę lat nie przekracza 20% wynagrodzenia zasadniczego (po 20 latach pracy!), o tyle dobrowolny dodatek stażowy w przedsiębiorstwie prywatnym może wynosić np. 10% wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach pracy i rosnąć stopniowo z każdym kolejnym rokiem. Pracodawca ustala zasady wypłacania dodatku w przepisach wewnątrzzakładowych.

Jeśli pracownik zajmuje stanowisko, na którym naraża się na czynniki szkodliwe dla zdrowia, np. pyły, nadmierny hałas czy wysoką temperaturę, może liczyć na dobrowolny dodatek do wynagrodzenia – za pracę w szkodliwych warunkach. Co prawda przepisy nie regulują takiego dodatku, ale pracodawca może go uwzględnić w akcie wewnątrzzakładowym i uzależnić jego wysokość od np. rodzaju zagrażających pracownikowi czynników, stopnia ich natężenia czy liczby godzin przepracowanych w takich warunkach.

Osoby zatrudnione na umowę o pracę, które pracują o różnych porach, mogą liczyć na dobrowolny dodatek zmianowy (i obowiązkowy dodatek za pracę w nocy!).

Pracodawcy określają zasady wypłaty dodatku za pracę zmianową w przepisach wewnątrzzakładowych. Mogą postanowić, że taki dodatek należy się osobom pracującym na II i III zmianę, a zajmowane stanowisko wpływa na jego wysokość. Co istotne, praca zmianowa nie musi odbywać się w warunkach szkodliwych dla zdrowia. Wystarczy sam fakt, że praca raz dniem, raz nocą jest uciążliwa. Ponadto wpływa negatywnie np. na samopoczucie pracownika, więc pracodawca usiłuje zrekompensować finansowo te niedogodności.

Niektóre fakultatywne dodatki do wynagrodzenia mogą przysługiwać pracownikom, którzy mają tytuł naukowy, znają rzadki język obcy czy ukończyli specjalistyczne kursy.

Jeśli te wyróżniki wpływają korzystnie na efektywność i jakość wykonywanej pracy lub sprawiają, że dana osoba jest jednym z niewielu specjalistów na rynku, pracodawca może jej przyznać dodatek za szczególne umiejętności. Przepisy wewnętrzne powinny określać, jakie kryteria musi spełnić pracownik, aby nabyć prawo do takiego dodatku – jednorazowego lub comiesięcznego, określonego kwotowo lub procentowo.

Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną, którą reguluje Kodeks cywilny, więc zleceniobiorcy nie przysługują dodatki do wynagrodzenia wynikające z Kodeksu pracy i poszczególnych rozporządzeń.

Z jednej strony – przepisy nie zakazują wypłacenia zleceniobiorcy wyższej kwoty niż wynagrodzenie określone w umowie. Strony umowy zlecenia mogą podpisać aneks, w którym wyjaśnią, skąd wynika dodatek.

Z drugiej strony – nawet jeśli umowa zlecenie nie zastępuje umowy o pracę (co jest niezgodne z prawem według art. 22 § 12 Kodeksu pracy), zleceniodawca powinien unikać w jej treści pojęć, które są charakterystyczne dla stosunku pracy. Zamiast „premii” lepiej ująć w umowie „dodatkowe wynagrodzenie” czy „bonus”. O tych problematycznych postanowieniach musi pamiętać również zleceniodawca, który chce przyznać zleceniobiorcy „urlop wypoczynkowy”.