Umowa zlecenie z własnym pracownikiem – jak rozliczyć składki ZUS i świadczenie chorobowe?

Umowa o pracę nie wyklucza równoległego zawarcia ani kolejnej umowy o pracę, ani umowy cywilnoprawnej z tą samą osobą, zwłaszcza gdy zamierzasz jej przekazać zadania wykraczające poza obowiązki na etacie. Jeśli chcesz podpisać umowę zlecenie z własnym pracownikiem, musisz pamiętać, że takiego zleceniobiorcę traktuje się jak pracownika do celów ubezpieczeń społecznych. Dowiedz się, jak nalicza się składki ZUS, wynagrodzenie chorobowe czy wpłaty do PPK w tej sytuacji. 

Usługi, które będzie świadczył Twój pracownik w ramach umowy zlecenia, muszą wykraczać poza jego obowiązki wynikające z umowy o pracę. Ponadto umowa zlecenie nie może mieć cech charakterystycznych dla umowy o pracę, które wymienia art. 22 § 1 Kodeksu pracy, czyli: 

• zobowiązywać zleceniobiorcy do wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy, czyli np. bieżącego wykonywania poleceń służbowych, 
• umożliwiać pracodawcy wskazanie miejsca i czasu świadczenia usług, czyli np. od 8:00 do 16:00 w dni robocze w biurze firmy. 

Oczywiście niektóre usługi, np. sprzątania, są świadczone w określonym miejscu i czasie (np. między 20:00 a 23:00, po zamknięciu biura), ale ten fakt nie oznacza, że taka umowa zlecenia stanowi obejście przepisów o umowie o pracę. 

Załóżmy, że zatrudniasz office managerkę, która interesuje się social mediami i planuje przebranżowienie. W związku z tym szkoli się po godzinach pracy. Przyszło Ci do głowy, że ambitna pracowniczka mogłaby spróbować ożywić Waszą stronę firmową na LinkedInie i zachęcić pracowników do prowadzenia własnych kont w ramach employee brandingu. Uzgodniliście, że podpiszecie umowę zlecenie, w ramach której pracowniczka będzie zarządzać kanałami przedsiębiorstwa w social mediach i przeprowadzi szkolenie z podstaw obsługi LinkedIna dla współpracowników. Co prawda szkolenie odbędzie się we wspólnie ustalonym terminie w siedzibie firmy, ale pracodawca nie wnika, kiedy pracowniczka stworzy materiały dla uczestników i ile czasu zajmie jej przygotowanie się do warsztatów. 

Co ważne, umowa zlecenie z własnym pracownikiem nie może służyć do wypłaty różnych dodatków do wynagrodzenia. Jeżeli osoba zatrudniona na etacie pracuje w godzinach nadliczbowych ze względu na zbyt duże obciążenie zadaniami, to trzeba jej wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny, a nie zawierać umowę cywilnoprawną, aby rozliczyć nadprogramową pracę. Ponadto musisz wyjaśnić, skąd wynikają godziny nadliczbowe. Nie można dopuścić do sytuacji, w której występują regularnie ze względu np. na braki kadrowe, niekompetencje współpracowników czy nieefektywne zarządzanie zespołem. 

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 30 czerwca 2000 roku (sygn. akt UKN 523/99) pracodawca, który zatrudnia pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych poza normalnym czasem pracy, aby wykonywali prace tego samego rodzaju, co objęte umowami o pracę, próbuje obejść przepisy o nadgodzinach i dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne. 

Pracownik, który odnosi wrażenie, że realizuje obowiązki wynikające z umowy o pracę, kiedy świadczy usługi w ramach umowy zlecenia, może się zgłosić do sądu pracy. 

Ponadto umowa zlecenia nie może zastępować umowy o pracę – nawet na niepełny etat. Gdyby office managerka z powyższego przykładu pracowała na 1/2 etatu, pracodawca nie mógłby oczekiwać, że będzie świadczyć usługi w ramach umowy zlecenia, przebywając w biurze przez kolejne 4 godziny dziennie. Tak samo nie mógłby żądać, aby wykonywała obowiązki office managerki w ramach umowy zlecenia. Jeśli 1/2 etatu okazałaby się niewystarczająca, strony powinny podpisać aneks do umowy o pracę, który zwiększyłby wymiar czasu pracy do 2/3 etatu, 3/4 etatu czy pełnego etatu. 

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zleceniobiorca, który podpisał umowę zlecenie z aktualnym pracodawcą lub z innym, ale wykonuje pracę na rzecz tego pierwszego, jest uważany za pracownika do celów ubezpieczeń społecznych. Ten sam przepis dotyczy umowy agencyjnej, umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia zgodnie z Kodeksem cywilnym. 

To oznacza, że umowa zlecenie zawarta z własnym pracownikiem jest objęta obligatoryjnymi składkami ZUS. Zleceniobiorca (pracownik) i zleceniodawca (pracodawca) opłacają te same składki, co w przypadku umowy o pracę, czyli na ubezpieczenie chorobowe, emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne. Składki na FP (Fundusz Pracy) i FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) również są obowiązkowe. Wynagrodzenie z umowy o pracę i wynagrodzenie z umowy zlecenia wskazuje się łącznie na formularzu ZUS RCA. Właściwy kod ubezpieczenia to wyłącznie 01 10. Pracodawca (zleceniodawca) nie powinien zgłaszać pracownika (zleceniobiorcy) do ubezpieczeń z kodem 04 11 w oddzielnym raporcie. 

W tym przypadku nie kierujemy się zasadami dotyczącymi tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych. Nie ma znaczenia, czy pracownik uzyskuje co najmniej wynagrodzenie minimalne z umowy o pracę, czy nie. Ten aspekt rozważamy, kiedy zleceniobiorca podpisze umowę zlecenie z inną firmą i nie świadczy usług dla pracodawcy. Jeżeli uzyskuje minimum najniższą krajową z tytułu umowy o pracę, czyli 3600 zł brutto do 31 grudnia 2023 roku, to zleceniodawca nie opłaca obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu umowy zlecenia. 

Emeryt, uczeń, student, przedsiębiorca – jak rozliczyć umowy zlecenia z tymi osobami? 

Studiowanie, pobieranie emerytury, a nawet prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej przez zleceniobiorcę wpływa na zasady odprowadzania składek ZUS z tytułu umowy zlecenia. 

Sprawdź, jakie składki ZUS odprowadzać z umowy zlecenia w różnych scenariuszach 

Tak, ale umowę zlecenie z własną pracowniczką na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym rozlicza się na innych zasadach niż wspomniane. 

Taka osoba podlega obligatoryjnie ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z tytułu pobieranego zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego. To oznacza, że umowa zlecenie nie stanowi dla zleceniobiorczyni obowiązkowego tytułu do ubezpieczenia emerytalnego i ubezpieczenia rentowego. Tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowa. Zgodnie z art. 9 ust. 1c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracowniczka (zleceniobiorczyni) może zgłosić się do tych ubezpieczeń dobrowolnie. Wtedy pracodawca (zleceniodawca) odprowadzi składkę emerytalną i rentową od wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia. 

Co istotne, tak samo rozlicza się umowę zlecenie zawartą z własnym pracownikiem, który przebywa na urlopie bezpłatnym. 

Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenie zawartej z własnym pracownikiem uwzględnia się w kwocie faktycznie wypłaconej w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. Nie stosuje się zasady uzupełniania. 

Co ważne, ZUS zmodyfikował interpretację ustawy zasiłkowej w zakresie dotyczącym obliczania zasiłków chorobowych dla pracowników, którzy zarabiają również na podstawie umów zleceń zawieranych z własnymi pracodawcami. W najnowszym komentarzu do ustawy zasiłkowej, zaktualizowanym 24 sierpnia 2023 roku, pojawił się nowy punkt 316 (s. 108/141). Ponadto 6 września 2023 roku ZUS opublikował oficjalną informację o zmianie w podstawie świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Co się zmieniło w porównaniu z komentarzem obowiązującym od kwietnia 2022 roku? 

Zgodnie z komentarzem ZUS do ustawy zasiłkowej z kwietnia 2022 roku wynagrodzenie z umowy zlecenia uwzględniało się w podstawie zasiłku chorobowego, gdy świadczenie za niezdolność do pracy przysługiwało w okresie obowiązywania umowy cywilnoprawnej. 

To oznacza, że jeśli umowa zlecenie obowiązywała od 1 stycznia do 31 marca, a pracownik (zleceniobiorca) zachorował we wrześniu, to pracodawca (zleceniodawca) nie mógł uwzględnić tych wynagrodzeń w podstawie wymiaru zasiłku, mimo że wypłacił je w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc niezdolności do pracy. 

Ogólna zasada ustalania podstawy wymiaru zasiłku się nie zmieniła 

Do podstawy zasiłkowej nie zaliczymy wynagrodzenia z umowy zlecenia, która zaczęła obowiązywać dopiero w miesiącu nieobecności chorobowej. Według art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniu pieniężnym z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które pracodawca wypłacił za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym pracownik był niezdolny do pracy. 

Jeżeli między kolejnymi umowami zlecenia zawieranymi z pracownikiem wystąpiły odstępy, ale wypadły w dni ustawowo wolne od pracy, to przyjmowało się, że umowy obowiązywały bez żadnej przerwy. W efekcie można je było zaliczyć do podstawy wymiaru zasiłku, oczywiście o ile ostatnia obowiązywała w okresie choroby. W przypadku, w którym umowa zlecenie rozwiązywała się w czasie niezdolności do pracy, podstawa wymiaru zasiłku za okres nieobecności po zakończeniu umowy zlecenia nie obejmowała wynagrodzenia z jej tytułu. 

9 i 10 kwietnia 2023 roku to dni ustawowo wolne od pracy. To oznacza, że nie bierzemy pod uwagę tej przerwy między pierwszą a drugą umową zleceniem. 

12 i 13 sierpnia 2023 roku to weekend, 14 sierpnia – poniedziałek, 15 sierpnia – dzień ustawowo wolny od pracy. Między drugą a trzecią umową zleceniem wystąpiła kilkudniowa przerwa. 

Według poprzedniej interpretacji ZUS pracodawca uwzględniłby w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego wynagrodzenie wyłącznie z trzeciej umowy zlecenia. Wziąłby pod uwagę także pierwsze dwie umowy, gdyby przerwa między drugą a trzecią wypadła tylko np. 15 sierpnia. Wtedy zostałyby potraktowane jako jedna nieprzerwana umowa na gruncie ustawy zasiłkowej. 

Gdyby trzecia umowa zlecenie zakończyła się 10 października, to świadczenie chorobowe za okres od 11 do 15 października należałoby obliczyć bez uwzględnienia wynagrodzenia z umowy zlecenia w podstawie zasiłkowej. 

Jeżeli strony podpisałyby czwartą umowę zlecenie, np. od 1 do 31 maja 2023 roku, wynagrodzenie z jej tytułu nie zostałoby uwzględnione w podstawie zasiłkowej. O ile okres jej obowiązywania pokrywałby się z drugą umową, o tyle zakończyłaby się przed okresem niezdolności do pracy i nie miałaby „kontynuatorki”, czyli np. umowy zlecenia obowiązującej od 1 czerwca do 31 października. 

Zgodnie z najnowszym komentarzem ZUS do ustawy zasiłkowej pracodawca z powyższego przykładu uwzględniłby w podstawie zasiłku chorobowego wynagrodzenia z trzech lub czterech umów zleceń, biorąc pod uwagę 12 miesięcy kalendarzowych przed miesiącem, w którym wystąpiła niezdolność do pracy. Aktualnie nie ma znaczenia, czy umowa zlecenie obowiązuje w okresie zwolnienia lekarskiego, czy nie. Nie zwracamy uwagi również na ewentualne przerwy między kolejnymi umowami zleceniami zawieranymi między pracownikiem a pracodawcą oraz zakończenie umowy zlecenia w trakcie zwolnienia lekarskiego. 

Pracownik, który podpisał umowę zlecenie ze swoim pracodawcą, nie może wybrać tylko jednego przychodu, od którego będą odprowadzane dobrowolne i obowiązkowe wpłaty do PPK. Suma wynagrodzeń z umowy o pracę i umowy zlecenia zawartych z tym samym podmiotem zatrudniającym stanowi podstawę do obliczenia wpłat do PPK. Pracownik (zleceniobiorca) nie może także zadecydować, że fakultatywne wpłaty do PPK z własnych środków będą wynosić np. 2% od wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę i 1% od wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia. W obu przypadkach będą zastosowane te same stawki procentowe. 

Tak, ponieważ przepisy o odpoczynku dobowym i tygodniowym nie mają zastosowania w przypadku umów cywilnoprawnych. Pracodawca (zleceniodawca) nie wnika, w jakich godzinach i w jakich dniach pracownik (zleceniobiorca) świadczy usługi w ramach umowy zlecenia. 

O ile wymiar czasu pracy nie jest ograniczony, o tyle strony umowy zlecenia powinny się rozliczać na podstawie raportu godzinowego przygotowanego przez zleceniobiorcę. To na tyle istotne, że stawka godzinowa, którą otrzymamy z podzielenia wynagrodzenia przez liczbę przepracowanych godzin na zleceniu, musi wynosić co najmniej 23,50 zł brutto. W przeciwnym razie zleceniodawca musi wyrównać niższą kwotę do minimalnej stawki godzinowej.