Lista płac z PPK – jak i kiedy naliczać wpłaty do PPK?

Pracownicze Plany Kapitałowe umożliwiają oszczędzanie na bazie aż 3 źródeł: wpłat potrącanych z wynagrodzenia pracownika, wpłat finansowanych przez pracodawcę i dopłat rządowych. Jak obliczać wynagrodzenie osoby zatrudnionej, która chce dołączyć do PPK? Sprawdź, kiedy naliczać, pobierać i przelewać wpłaty do PPK oraz jak termin przekazania środków na rachunek uczestnika PPK wpływa na podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

1. Podstawa obliczania wpłat pracownika i pracodawcy do PPK
2. Roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych a PPK
3. Zasiłek macierzyński i urlop wychowawczy a wpłaty do PPK
4. Świadczenia niepieniężne a wpłaty do PPK
5. Wpłaty do PPK finansowane przez pracownika
6. Obniżenie wpłaty do PPK pokrywanej przez osobę zatrudnioną
7. Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę
8. Zróżnicowanie wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę dla poszczególnych osób zatrudnionych
9. Opodatkowanie i oskładkowanie wpłat do PPK pokrywanych przez podmiot zatrudniający
10. Wpłaty do PPK finansowane z budżetu państwa
11. Terminy naliczania, pobierania i dokonywania wpłat do PPK
12. Wpłaty do PPK z wynagrodzenia wypłaconego w miesiącu zawarcia umowy o prowadzenie PPK
13. Wpłaty do PPK z wynagrodzenia wypłaconego w miesiącu następującym po miesiącu zawarcia umowy o prowadzenie PPK
14. Obliczamy wynagrodzenie pracownika po naliczeniu i pobraniu pierwszych wpłat do PPK
15. Obliczamy wynagrodzenie pracownika po dokonaniu pierwszych wpłat do PPK
16. Dodatkowe pytania o wpłaty do PPK
    1. Limit wpłat do PPK w roku kalendarzowym
    2. Naliczone i pobrane wpłaty do PPK, ale brak przelania na rachunek PPK
    3. Naliczone, ale niepobrane i niedokonane wpłaty do PPK
    4. Wpłaty do PPK z wynagrodzenia wypłaconego w dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK
    5. Termin przekazania wpłat do PPK w sobotę lub dzień wolny od pracy
    6. Wpływ dodatkowych wpłat pracownika na dodatkowe wpłaty pracodawcy

 

Podstawowa lista płac w arkuszu kalkulacyjnym wymaga gromadzenia danych z różnych źródeł. Jeśli chcesz zaoszczędzić czas, zmniejszyć ryzyko błędów i zredukować koszt naliczania wynagrodzeń, sprawdź prowadzenie kadr i płac w SD Worx.

✅ Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa online upraszcza sporządzanie listy płac.
✅ Niezbędne dane są po pierwsze – przesyłane przez pracowników, po drugie – pobierane przez moduł płacowy z innych sekcji. W efekcie możesz zapomnieć o manualnym zbieraniu rozproszonych informacji i ich wysyłaniu e-mailem do biura rachunkowego, gdzie zostaną ręcznie przepisane do programu.
✅ Na dodatek masz całodobowy dostęp do danych kadrowo-płacowych – nie ograniczają Cię standardowe godziny pracy biura rachunkowego.

Co stanowi podstawę naliczenia wpłat do PPK?

Wpłaty podstawowe (obowiązkowe) i dodatkowe (dobrowolne) są obliczane na podstawie wynagrodzenia brutto osoby zatrudnionej. W tym przypadku „wynagrodzenie” to kwota określona w art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK, czyli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK.

Przychody, które nie wchodzą w skład tej podstawy, są wymienione w § 2 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Do wyjątków zalicza się także:

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• zasiłki z ubezpieczeń społecznych.

Roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe a wpłaty do PPK

Podmiot zatrudniający (np. pracodawca, zleceniodawca) nalicza wpłaty do PPK, nie przejmując się rocznym ograniczeniem podstawy wymiaru składek, które określono w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Co do zasady, składki emerytalne i rentowe nie są naliczane, kiedy roczna podstawa ich wymiaru przekroczy 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w danym roku kalendarzowym. To 6935 zł w 2023 roku, więc 30-krotność wynosi 208 050 zł.

Kiedy roczna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych będzie wyższa od 208 050 zł, nie trzeba będzie ich naliczać, ale w kwestii wpłat do PPK nic się nie zmieni. Dalej będą naliczane, pobierane i przekazywane na rachunek uczestnika PPK.

Zasiłek macierzyński i urlop wychowawczy a wpłaty do PPK

Wspomniany art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK podaje jeszcze jeden wyjątek. Otóż pracodawca nie nalicza, pobiera i odprowadza wpłat do PPK od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób, które:

1. przebywają na urlopie wychowawczym,
2. pobierają zasiłek macierzyński,
3. pobierają zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (dotyczy to np. pracowników wykorzystujących urlop ojcowski).

Świadczenia niepieniężne a wpłaty do PPK

Co do zasady, świadczenia niepieniężne stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, więc pracodawca powinien naliczać wpłaty do PPK od wartości tych świadczeń. Zaliczymy do nich np. pakiet medyczny finansowany w całości przez pracodawcę lub nieodpłatne udostępnianie mieszkania pracownikowi.

Do wyjątków należy sytuacja, w której pracownik nie otrzymał żadnego innego wynagrodzenia za dany miesiąc – tylko świadczenie niepieniężne. Wtedy pracodawca nalicza wyłącznie własne wpłaty do PPK.

Wpłaty finansowane przez pracownika

Zasadniczo wpłata podstawowa finansowana przez osobę zatrudnioną wynosi 2% wynagrodzenia, a wpłata dodatkowa – do 2%. To oznacza, że uczestnik PPK może odłożyć maksymalnie 4% z własnych środków na rachunku PPK – oprócz wpłat pracodawcy i dopłat od państwa. Zgodnie z art. 27 ust. 9 ustawy o PPK wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Co ważne, jedynie pierwsza deklaracja określająca wpłatę dodatkową obowiązuje od chwili jej złożenia. Jeżeli pracownik zmieni wysokość dobrowolnej wpłaty, pracodawca naliczy ją dopiero w miesiącu następującym po miesiącu, w którym pracownik złożył kolejną deklarację. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku rezygnacji z wpłaty dodatkowej lub obniżenia wpłaty podstawowej.

Przykład

Karol przystąpił do PPK w grudniu 2022 roku. 55-latek złożył wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, ponieważ tylko osoby w wieku od 18 do 54 lat są zapisywane „z automatu”, chyba że złożą rezygnację. Zadeklarował wpłatę dodatkową w wysokości 1%. Jednak w styczniu 2023 roku zmienił zdanie i podwyższył dobrowolną wpłatę do 2%. Pracodawca Karola będzie ją naliczał dopiero od lutego 2023 roku.

Obniżenie wpłaty do PPK finansowanej przez pracownika

Art. 27 ust. 2 ustawy o PPK podaje, że jeśli wynagrodzenie pracownika z różnych źródeł nie przekroczy 120% płacy minimalnej w danym miesiącu, osoba zatrudniona może obniżyć stopę procentową wpłaty podstawowej do maksymalnie 0,5%. 

120% najniższej krajowej to 4188 zł brutto od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku i 4320 zł brutto od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku. Ta sama kwota obowiązuje w przypadku osób zatrudnionych na niepełny etat. Nie przelicza się jej proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Przykład

Patrycja pracuje na pół etatu. Zarabia 4000 zł brutto, czyli mniej od 120% wynagrodzenia minimalnego. W związku z tym wpłata podstawowa finansowana przez Patrycję może wynosić od 0,5% do 2% wynagrodzenia, w tym przypadku – od 20 zł do 80 zł.

Podmiot zatrudniający musi poinformować pracowników o możliwości obniżenia obowiązkowej wpłaty do PPK. Zatrudniony składa deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej w miesiącu, w którym sumaryczne wynagrodzenie nie przekroczyło 4188 zł brutto lub 4320 zł brutto w zależności od terminu.

Chociaż w przypadku umów zleceń obowiązuje minimalna stawka godzinowa, zleceniobiorcy chcący uczestniczyć w PPK mogą obniżyć własne wpłaty do 0,5% na podstawie tego samego przepisu, co pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Przypominamy, że w rozumieniu ustawy o PPK zleceniobiorcy są „osobami zatrudnionymi”.

Wpłaty finansowane przez pracodawcę

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia, a wpłata dodatkowa – do 2,5%. To oznacza, że pracodawca może przelewać na rachunek uczestnika PPK do 4% wynagrodzenia, ale z własnych środków, czyli nie potrąca ich z wynagrodzenia pracownika. Wpłaty finansowane przez pracodawcę zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów firmy.

Przykład

Wynagrodzenie zasadnicze Ryszarda wynosi 8500 zł brutto. Gdyby pracodawca zdecydował się naliczać maksymalne wpłaty do PPK z własnych środków, przelewałby na rachunek PPK 340 zł co miesiąc (127,50 zł wpłaty podstawowej + 212,50 zł wpłaty dodatkowej). Jeżeli Ryszard chciałby odkładać 4% wpłat pracowniczych, oszczędzałby łącznie 680 zł w każdym miesiącu.

Jeśli pracodawca zechce zmienić wpłatę dodatkową lub z niej zrezygnować, będzie musiał zmienić umowę o zarządzanie PPK. Nowe ustalenia zaczną obowiązywać w kolejnym miesiącu.

Pracodawca nalicza wpłaty dodatkowe w różnej wysokości dla poszczególnych pracowników. Czy to zgodne z prawem?

Tak, art. 26 ust. 3 ustawy o PPK daje pracodawcy pewien „przywilej” w naliczaniu dobrowolnych wpłat. O ile wpłata podstawowa finansowana przez pracodawcę ma taką samą wartość dla wszystkich zatrudnionych, o tyle stopę procentową wpłaty dodatkowej można zróżnicować ze względu na długość okresu zatrudnienia.

Inny warunek, który musi spełnić uczestnik PPK, należy podać w regulaminie wynagrodzeń lub układzie zbiorowym pracy. Jeżeli w firmie nie funkcjonuje ani regulamin, ani układ zbiorowy, nie można przyjąć innego kryterium niż długość okresu zatrudnienia.

Oczywiście zróżnicowanie wpłat do PPK nie może naruszać zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Chociaż umowy zlecenia są regulowane przez Kodeks cywilny, a nie przez Kodeks pracy, podmiot zatrudniający nie może ustalić, że zleceniobiorcom należą się niższe wpłaty dodatkowe w porównaniu z wpłatami przyznanymi pracownikom pełnoetatowym, np. 1,5% zamiast 2,5%.

Wpłata finansowana przez pracodawcę a podatek dochodowy i składki ZUS

Co ważne na gruncie PPK, wpłaty podmiotu zatrudniającego nie zaliczają się do wynagrodzenia, na podstawie którego oblicza się wszystkie wpłaty do PPK (czyli podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Analogicznie nie uwzględnia się w ich podstawie do naliczenia pozostałych składek (chorobowej, wypadkowej, zdrowotnej, na FP, FGPŚ itd.).

Niemniej wpłaty finansowane przez pracodawcę stanowią opodatkowany przychód pracownika. Ten przychód powstaje, kiedy podmiot zatrudniający przekazuje wpłaty do instytucji finansowej.

Wpłaty finansowane z budżetu państwa

Oszczędności na koncie PPK nie składają się wyłącznie z wpłat pracownika i pracodawcy, których maksymalna łączna wartość wynosi 8% wynagrodzenia za każdy miesiąc. Na rachunek PPK wpływają także dopłaty z budżetu państwa:

• powitalna (jednorazowe 250 zł),
• roczna (240 zł co rok).

Aby je otrzymać, uczestnik PPK musi spełnić pewne warunki.

• Dopłata powitalna należy się za co najmniej 3 pełne miesiące uczestnictwa w PPK i przelanie wpłat do PPK za minimum 3 miesiące. Nowy pracownik może dołączyć do PPK najwcześniej po 14 dniach zatrudnienia. Jeśli odbywa 3-miesięczny okres próbny, otrzyma wpłatę powitalną dopiero po jego zakończeniu, o ile pracodawca dokona wpłat do PPK z 3 wynagrodzeń.
• Dopłatę roczną przyznaje się uczestnikom PPK, których łączne wpłaty wyniosły co najmniej 3,5% 6-krotności minimalnego wynagrodzenia w danym roku. Jeśli uczestnik PPK finansował wpłaty o wartości niższej niż 2%, musi zebrać minimum 25% wymienionej kwoty.

Kiedy pracodawca nalicza, pobiera i przekazuje pierwsze oraz kolejne wpłaty do PPK?

Podmiot zatrudniający musi naliczyć i pobrać wpłaty pracownika oraz naliczyć własne wpłaty w terminie wypłaty wynagrodzenia. Następnie przekazuje wpłaty na rachunek uczestnika PPK – najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu naliczenia i pobrania środków.

Wynagrodzenie wypłacone w miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK

Pierwsze wpłaty do PPK nalicza się i pobiera się od wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, nawet jeśli to wynagrodzenie za poprzedni miesiąc. Pracodawca wysyła pierwsze wpłaty na konto uczestnika PPK do 15. dnia miesiąca, który wypada po miesiącu naliczenia i pobrania wpłat.

Przykład

Pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK 1 czerwca 2023 roku i wypłacił wynagrodzenie 6 czerwca 2023 roku. Mimo że wynagrodzenie przysługuje za przepracowany maj, w którym pracownik nie był uczestnikiem PPK, pracodawca powinien naliczyć i pobrać wpłaty do PPK, które przekaże na rachunek uczestnika do 15 lipca. Tak samo należałoby postąpić w sytuacji, w której wynagrodzenie za czerwiec zostałoby wypłacone na koniec miesiąca.

Ustawa o PPK podaje jedynie ostateczny termin dokonywania wpłat. To oznacza, że pracodawca może przekazać środki na rachunek PPK nawet w dniu wypłaty wynagrodzenia.

Przykład

• 3 października 2022 roku – zleceniodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK
• 10 października 2022 roku – zleceniodawca wypłaca wynagrodzenie za wrzesień dla zleceniobiorcy
• do 15 listopada 2022 roku – zleceniodawca powinien przelać pierwsze wpłaty na rachunek PPK zleceniobiorcy
• 7 listopada 2022 roku – zleceniodawca przekazuje instytucji finansowej pierwsze wpłaty do PPK z wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia
• 10 listopada 2022 roku – zleceniodawca wypłaca wynagrodzenie za październik dla zleceniobiorcy i od razu przelewa wpłaty do PPK, mimo że mógłby to zrobić do 15 grudnia 2022 roku

Wynagrodzenie wypłacone w miesiącu następującym po miesiącu zawarcia umowy o prowadzenie PPK

Jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie z tzw. przesunięciem, od zawarcia umowy o prowadzeniu PPK do pierwszego wynagrodzenia, na podstawie którego zostaną naliczone wpłaty, może minąć nawet miesiąc.

Przykład

Umowa o prowadzenie PPK obowiązuje od 15 czerwca 2023 roku (po wypłacie wynagrodzenia za maj). Pracodawca obliczy i pobierze wpłaty dopiero z wynagrodzenia za czerwiec. Wypłaci je do 10 lipca 2023 roku. Ostateczny termin przelania wpłat na rachunek PPK to 16 sierpnia 2023 roku (15 sierpnia wypada dzień wolny ustawowo od pracy).

Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika po naliczeniu i pobraniu pierwszych wpłat do PPK?

Pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK 2 stycznia 2023 roku i wypłacił wynagrodzenie 9 stycznia 2023 roku. To oznacza, że powinien naliczyć i potrącić wpłaty do PPK finansowane przez pracownika, które przeleje włącznie z wpłatami finansowanymi przez siebie na rachunek PPK do 15 lutego 2023 roku. Nawiasem mówiąc – to niejedyny ważny termin w tym miesiącu! Już 28 lutego 2023 roku przestaną obowiązywać deklaracje o rezygnacji z PPK. Osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat, które chcą uniknąć autozapisu do PPK, powinny ponownie złożyć deklaracje – już od 1 marca 2023 roku.

Założyliśmy, że pracodawca przekaże środki do PPK dopiero w lutym. Dopiero wtedy wpłaty sfinansowane przez pracodawcę będą stanowić opodatkowany przychód pracownika. Z tego powodu obliczenia dotyczące wynagrodzenia wypłaconego w styczniu nie uwzględniają tej kwoty (90 zł wpłaty podstawowej + 60 zł wpłaty dodatkowej = 150 zł) w podstawie opodatkowania.

Wpłaty do PPK, które zostały obliczone i pobrane w styczniu, przekazano na rachunek uczestnika PPK 6 lutego 2023 roku. Pracownik otrzymał wynagrodzenie za styczeń 10 lutego 2023 roku. Ile wyniesie pensja, skoro wpłata finansowana przez pracodawcę stanowi opodatkowany przychód?

Czy suma wpłat do PPK i dopłat państwowych jest ograniczona?

Tak, art. 25a ust. 1 ustawy o PPK podaje maksymalny limit dopłat i wpłat do PPK w roku kalendarzowym. Wpłaty i dopłaty zostaną wstrzymane, jeśli uczestnik PPK zbierze na wszystkich rachunkach w danym roku kalendarzowym równowartość 50 000 USD w PLN. Tę kwotę przelicza się, uwzględniając średni kurs dolara amerykańskiego ogłoszony przez NBP w ostatnim dniu roboczym przed 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy. To oznacza, że aby obliczyć limit obowiązujący w 2023 roku, bierze się pod uwagę wspomniany kurs waluty z 30 grudnia 2022 roku (1 USD = 4,4018 zł), który wypadł w piątek, czyli dzień roboczy.

Pracodawca naliczył i pobrał wpłaty do PPK, ale nie przelał ich instytucji finansowej w ustawowym terminie. Czy może je przekazać w późniejszym okresie?

Tak, ponieważ w tym przypadku mamy do czynienia z wpłatami spóźnionymi. Można je przelać na rachunek uczestnika PPK po ustawowym terminie.

Pracodawca naliczył wpłaty do PPK, ale nie potrącił ich z wynagrodzenia i nie przelał na rachunek uczestnika w ustawowym terminie. Czy może pobrać podwójne wpłaty do PPK z kolejnego wynagrodzenia i przekazać je instytucji finansowej w następnym miesiącu?

Nie, ponieważ w tym przypadku mamy do czynienia z wpłatami zaległymi. Pracodawca nie może pobrać takiej wpłaty z kolejnego wynagrodzenia pracownika. Przepisy nie dopuszczają takiego działania, ponieważ pobranie co najmniej kilku wpłat do PPK z jednego wynagrodzenia mogłoby być niekorzystnym obciążeniem finansowym dla osoby zatrudnionej. Pracownik zostaje poszkodowany, więc należy mu się rekompensata na zasadach wynikających z art. 481 Kodeksu cywilnego, czyli odsetki za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego przez dłużnika. Pracodawca powinien naliczyć te odsetki od wpłat do PPK finansowanych przez obie strony umowy, pokryć z własnych środków i wpłacić na rachunek uczestnika.

Czy pracodawca powinien naliczyć i pobrać wpłaty do PPK z wynagrodzenia wypłaconego w dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK?

To zależy, czy najpierw wypłacił wynagrodzenie pracownikowi, czy najpierw zawarł umowę. Jeśli podpisał umowę, a potem wypłacił wynagrodzenie, od razu powinien naliczyć i pobrać wpłaty finansowane przez pracownika oraz naliczyć własne wpłaty.

15. dzień miesiąca wypada w dzień wolny od pracy lub sobotę. Czy to powoduje przesunięcie się terminu przekazania wpłat do PPK?

Tak, wtedy termin upływa najbliższego dnia, który nie jest ani dniem wolnym od pracy, ani sobotą. 15 kwietnia 2023 roku wypada w sobotę, więc pracodawcy mają czas na przelanie wpłat do PPK aż do 17 kwietnia (poniedziałku).

Pracownik chce przelewać dodatkowe wpłaty do PPK. Czy w takiej sytuacji pracodawca również powinien finansować dodatkowe wpłaty?

Nie, pracodawca może finansować jedynie wpłatę obowiązkową (1,5%). Dodatkowe wpłaty finansowane przez pracownika są niezależne od dobrowolnych wpłat podmiotu zatrudniającego. Niemniej przepisy wewnątrzzakładowe i umowa o zarządzanie PPK mogą stanowić, że pracodawca dostosowuje wysokość wpłaty dodatkowej z własnych środków do wpłaty dodatkowej finansowanej przez pracownika.