Wynagrodzenie chorobowe – jak wyznaczyć podstawę wymiaru i obliczyć świadczenie dla pracownika na umowie o pracę?

Niemal 12 dni – tyle trwało przeciętne zwolnienie lekarskie w 2021 roku. Krótko? Tak, ale jedna osoba może skorzystać z wielu zwolnień, co zaniża średnią. Pracownicy spędzili łącznie aż 239,9 mln dni na L4 w 2021 roku, otrzymując wynagrodzenie chorobowe od pracodawców lub zasiłek chorobowy z ZUS. Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe dla pracownika na L4? Sprawdź zasady uwzględniania składników wynagrodzenia w podstawie wymiaru chorobowego i jak postępować, kiedy pracownik był nieobecny w okresie poprzedzającym chorobę.

1. Komu przysługuje wynagrodzenie chorobowe?
2. Kiedy pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, a kiedy ZUS zasiłek?
3. Kiedy pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego?
4. Jak obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego?
5. Dzienny wymiar wynagrodzenia chorobowego
6. Jak określić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego dla pracownika, który nie przepracował 12 miesięcy w danej firmie?
7. Nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione pracownika a podstawa wynagrodzenia chorobowego
8. Składniki podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego
9. Jakie składniki pomija się w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego?
10. 80% czy 100% wynagrodzenia chorobowego?
11. Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe – podsumowanie
12. Dodatkowe pytania o wynagrodzenie chorobowe
    • Czy trzeba obliczać podstawę wymiaru za każdym razem?

Kto otrzymuje wynagrodzenie chorobowe?

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikom, którzy nie są zdolni do pracy z powodu:

1. choroby (również w okresie ciąży) lub odosobnienia wskutek choroby zakaźnej,
2. wypadku w drodze do pracy lub z pracy,
3. przebycia badań lekarskich obowiązujących osoby chcące zostać dawcami komórek, narządów, tkanek,
4. przebycia zabiegu pobrania komórek, narządów, tkanek.

Za ile dni pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie chorobowe?

Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Do tego limitu zalicza się także dni wolne od pracy, np. soboty, niedziele, święta.

Art. 92 § 4 k.p. wskazuje, że jeżeli łączna absencja chorobowa pracownika przekroczy 33 dni w roku kalendarzowym, wypłatę świadczenia przejmie ZUS, który będzie przelewał pracownikowi zasiłek chorobowy od 34. dnia niezdolności do pracy.

Oczywiście – istnieje pewien wyjątek.

Pracownicy, którzy ukończyli 50 lat, otrzymują wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy przez pierwsze 14 dni niezdolności do pracy z tytułu choroby, a od 15. dnia – zasiłek chorobowy z ZUS.

Uwaga – zgodnie z art. 92 § 5 k.p. to ograniczenie obowiązuje w przypadku niezdolności do pracy występującej po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50. rok życia.

 👉 W artykule Kto płaci za L4 pracownika – ZUS czy pracodawca? wyjaśniliśmy, kto wypłaca świadczenie chorobowe w różnych scenariuszach.

Kiedy pracownik uzyskuje prawo do wynagrodzenia chorobowego?

Prawo do wynagrodzenia chorobowego nabywa się po upłynięciu tzw. okresu wyczekiwania. To 30 nieprzerwanych dni, w których dana osoba podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu.

W okresie wyczekiwania uwzględnia się także poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, czyli np. zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w innej firmie, o ile przerwa między nimi nie była dłuższa niż 30 dni lub wynikała z:

1. urlopu bezpłatnego,
2. urlopu wychowawczego,
3. okresu odbywania czynnej służby wojskowej.

Okres wyczekiwania nie obowiązuje, jeśli pracownik:

• ma minimum 10 lat stażu pracy, podczas którego podlegał obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu,
• został zatrudniony w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu szkoły wyższej,
• był posłem lub senatorem i został zatrudniony w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji,
• jest niezdolny do pracy wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Jak wyznaczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego?

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby określa art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tzw. ustawy zasiłkowej). Podstawa wynagrodzenia chorobowego jest wyznaczana tak samo jak podstawa wymiaru zasiłku chorobowego.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych, które poprzedzają miesiąc powstania niezdolności do pracy. Od kwoty brutto odejmuje się sumę potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne (chorobowe, emerytalne, rentowe), czyli 13,71% finansowane przez pracownika. Z wysokością poszczególnych składek zapoznasz się w artykule o kosztach zatrudnienia pracownika.

Przykład

Średnie wynagrodzenie miesięczne Kornelii wynosi 5000 zł brutto.

5000 zł × 13,71% = 685,50 zł

5000 zł – 685,50 zł = 4314,50 zł

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego dla Kornelii to 4314,50 zł.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego za 1 dzień nieobecności

Aby obliczyć wynagrodzenie chorobowe za 1 dzień niezdolności do pracy, weź pod uwagę 1/30 podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (art. 36 ust. 4 ustawy zasiłkowej). Nie ma znaczenia, czy absencja wystąpiła w lutym, który ma 28 lub 29 dni, czy sierpniu, który ma 31 dni. Zawsze dzielisz podstawę wymiaru przez 30.

Przykład

Dzienny wymiar wynagrodzenia chorobowego dla Kornelii wynosi:

4314,50 zł : 30 = 143,82 zł

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego dla pracownika, który nie przepracował 12 miesięcy

Jeśli pracownik zachoruje, zanim upłynie 12 miesięcy zatrudnienia, jako podstawę przyjmij przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące ubezpieczenia (art. 36 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Przykład

Marek został zatrudniony 16 marca 2022 roku, zachorował 17 sierpnia 2022 roku. Obliczając podstawę wynagrodzenia chorobowego, pracodawca powinien wziąć pod uwagę 4 pełne miesiące – kwiecień, maj, czerwiec i lipiec.

Zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy zasiłkowej w przypadku choroby pracownika, która wystąpiła, zanim upłynął pełny miesiąc kalendarzowy zatrudnienia, jako podstawę uwzględnij wynagrodzenie za cały przepracowany miesiąc, oczywiście jeśli pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego.

Uwaga – art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej podaje aż 3 różne rozwiązania.

Przykład

Umowa o pracę, którą Sylwia miała z firmą A, została rozwiązana 8 września. Sylwia zawarła umowę o pracę z firmą B dopiero 1 października, ustalając stałe wynagrodzenie w wysokości 7000 zł brutto. Na szczęście przerwa między okresami zatrudnienia – tytułami do obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego – wyniosła mniej niż 30 dni, więc jeśli Sylwia zachorowałaby np. 19 października, miałaby prawo do wynagrodzenia chorobowego. Jego podstawą byłoby wynagrodzenie za cały przepracowany miesiąc, czyli 7000 zł brutto, a nie tylko za okres od 1 do 18 października.

Podstawa wynagrodzenia chorobowego a nieobecności pracownika w miesiącach poprzedzających niezdolność do pracy

Załóżmy, że chcemy wyznaczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego dla pracownika, który chorował także w ostatnich 12 miesiącach. Jak choroba i inne usprawiedliwione nieobecności wpływają na obliczenie średniego wynagrodzenia?

Musimy sprawdzić, czy okres usprawiedliwionych nieobecności przekroczył 50% wymiaru czasu pracy w danym miesiącu.

1. Jeśli tak – nie uwzględniaj wynagrodzenia z tego miesiąca w obliczeniach.
2. Jeśli nie – uwzględnij zwaloryzowane (uzupełnione) wynagrodzenie w obliczeniach. W tym celu podziel wypłacone wynagrodzenie przez liczbę przepracowanych dni, a następnie pomnóż przez liczbę dni wynikającą z rozkładu czasu pracy pracownika.

Co zrobić, jeśli usprawiedliwione nieobecności pracownika przekroczyły 50% wymiaru czasu pracy w każdym miesiącu, który uwzględnia się podstawie chorobowego? Zgodnie z art. 38 ust. 3 ustawy zasiłkowej należy wziąć te miesiące pod uwagę i obliczyć podstawę wynagrodzenia chorobowego według przepisów, które obowiązują w przypadku choroby w pierwszym miesiącu pracy (art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej

Jak oblicza się podstawę wynagrodzenia chorobowego w przypadku nieusprawiedliwionych nieobecności?

1. Jeżeli nieusprawiedliwiona nieobecność przekroczyła 50% wymiaru czasu pracy w danym miesiącu, uwzględnia się go w obliczeniach, ale nie uzupełnia się wynagrodzenia za dni nieuzasadnionej absencji.
2. Jeśli pracownik był nieobecny z przyczyn usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, uzupełnij wynagrodzenie za dany miesiąc, ale tylko częściowo, czyli za dni uzasadnionej absencji.

Uwaga – podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie może być niższa od aktualnej pensji minimalnej pomniejszonej o 13,71%. W takim przypadku należy uzupełnić wynagrodzenie – bez względu na brak usprawiedliwienia nieobecności.

Składniki podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego

W skład podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wchodzi:

1. wynagrodzenie zasadnicze,
2. wynagrodzenie urlopowe,
3. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
4. wynagrodzenie za pracę nocną,
5. dodatek funkcyjny,
6. dodatek stażowy,
7. premie i nagrody uzależnione od indywidualnych wyników.

Jeśli przepisy wewnątrzzakładowe stanowią, że składnik wynagrodzenia (np. premia) jest pomniejszany proporcjonalnie za nieobecność wskutek choroby, uwzględnia się go w podstawie wymiaru, ale nie w kwocie faktycznie wypłaconej, tylko po wcześniejszym uzupełnieniu.

Co w sytuacji, w której przepisy nakazują obniżenie składnika za okres choroby, ale nie proporcjonalnie, tylko kwotowo lub procentowo? Wtedy podstawa wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia realnie wypłaconą kwotę. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku, w którym przepisy wewnątrzzakładowe nie określają jednoznacznie sposobu redukcji zmiennych składników wynagrodzenia za okres choroby

Jakich składników wynagrodzenia nie uwzględnia się w podstawie chorobowego?

W zakres podstawy nie wchodzą te składniki, które są niezależne od oceny pracownika i przyznawane w całości pomimo absencji chorobowej, np.:

• ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
• dofinansowanie kosztu wynajmu mieszkania pracownika przez pracodawcę,
• nagroda za ukończenie szkoły (studiów) przez pracownika,
• nagroda z okazji ślubu lub urodzenia się dziecka pracownika,
• bony lub wypłaty w gotówce z okazji świąt.

Z podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wyklucza się także składniki uzależnione od wyników grupy pracowników lub całej firmy, np. premię prowizyjną, której wysokość jest uzależniona od łącznej wartości sprzedaży.

Ile procent wynagrodzenia należy się choremu pracownikowi – 80% czy 100%?

80% wynagrodzenia przysługuje pracownikom niezdolnym do pracy z tytułu choroby – również zakaźnej. Pracodawca może wypłacić wyższe świadczenie, które jest ujęte w przepisach wewnątrzzakładowych.

Przykład

Kornelia, dla której podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi 4314,50 zł, a dzienny wymiar – 143,82 zł, otrzymałaby 115,06 zł (143,82 zł × 80%) za każdy dzień niezdolności do pracy wskutek choroby.

100% wynagrodzenia otrzymują pracownicy, których niezdolność do pracy powstała wskutek:

• choroby w okresie ciąży,
• wypadku w drodze do pracy lub z powrotem,
• przeprowadzenia badań lekarskich w celu sprawdzenia, czy dana osoba może zostać dawcą komórek, narządów i tkanek,
• pobrania tych komórek, narządów i tkanek.

Przykład

Kornelii należałoby się 143,82 zł (100% dziennego wymiaru wynagrodzenia chorobowego) za każdy dzień nieobecności w pracy wskutek wypadku w drodze do biura lub choroby podczas ciąży.

Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe – podsumowanie

1. Ustal podstawę wynagrodzenia chorobowego.
2. Oblicz dzienny wymiar wynagrodzenia chorobowego.
3. Określ, jaki procent wynagrodzenia chorobowego przysługuje za każdy dzień nieobecności: 80% lub 100%.
4. Pomnóż otrzymaną stawkę przez liczbę dni niezdolności do pracy.

Usługa prowadzenia kadr i płac w SD Worx przyspiesza i upraszcza rozliczanie wynagrodzeń – w tym chorobowych. Platforma kadrowo-płacowa, do której masz całodobowy dostęp, jest zintegrowana z systemem ZUS. To oznacza, informacje o zwolnieniach lekarskich pracowników są automatycznie pobierane z PUE.

Nieobecność pojawia się w kalendarzu nieobecności i jest uwzględniana automatycznie w module płacowym, który pozwala na wygenerowanie listy płac kilkoma kliknięciami. 

Dodatkowe pytania o wynagrodzenie chorobowe

Czy podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego trzeba obliczać za każdym razem, kiedy pracownik zachoruje?

Nie, jeśli pracownik zachoruje kolejny raz, możesz przyjąć tę samą podstawę wynagrodzenia chorobowego do obliczeń, o ile między okresami chorób nie ma przerwy lub trwa krócej niż miesiąc kalendarzowy. To oznacza, że kiedy pracownik będzie nieobecny wskutek choroby od 12 do 16 stycznia, a potem od 5 do 7 lutego, nie trzeba obliczać podstawy wynagrodzenia chorobowego na nowo.