Jak zostać specjalistą ds. kadr i płac? Zarobki, obowiązki, wykształcenie

Chociaż specjaliści ds. kadr i płac odpowiadają za „twardy” obszar HR, czyli przede wszystkim rozliczenia pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowego, to pracodawcy oczekują od kandydatów również umiejętności z zakresu „miękkiego” HR-u. Dowiedz się, jakich obowiązków i zarobków możesz się spodziewać jako specjalista ds. kadr i płac. Sprawdziliśmy, ile wynoszą przeciętne wynagrodzenia na tym stanowisku w dużych miastach w Polsce.

Na specjaliście ds. kadr i płac spoczywa realizacja szeroko pojętych obowiązków pracodawcy, które wynikają z prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy podatkowego. O ile dział kadrowo-płacowy przygotowuje listy płac, o tyle pracodawca może się zajmować terminową wypłatą wynagrodzeń dla pracowników, chyba że udostępni innej osobie wewnątrz organizacji dane niezbędne do zlecania przelewów.

Obowiązki specjalisty ds. kadr i płac obejmują:

• tworzenie listy płac, w tym rozliczanie wynagrodzeń za okres choroby, urlopu oraz innych nieobecności, benefitów czy PPK,
• rozliczanie pracowników tymczasowych oraz cudzoziemców,
• nadzorowanie poprawności aktów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu wynagradzania,
• naliczanie dobrowolnych i obligatoryjnych dodatków do wynagrodzeń,
• uczestnictwo w kształtowaniu systemu wynagrodzeń,
• dokonywanie potrąceń na podstawie tytułów wykonawczych,
• sporządzanie dokumentacji dla urzędu skarbowego, ZUS, GUS, PFRON,
• przygotowywanie rozliczeń podatkowych,
• zgłaszanie pracowników i członków rodzin pracowników do ZUS oraz wyrejestrowywanie z ZUS,
• udział w kontrolach PIP oraz innych,
• przygotowywanie wzorów umów o pracę, umów zleceń, umów o dzieło oraz rachunków do umów cywilnoprawnych,
• prowadzenie akt osobowych pracowników, w tym zarządzanie dokumentami związanymi z pracą zdalną,
• monitorowanie ewidencji czasu pracy,
• weryfikowanie, czy pracownicy w danym systemie czasu pracy nie przekraczają norm i czy mają zapewniony przepisowy odpoczynek,
• kontrolę ważnych dat, np. terminów badań medycyny pracy i szkoleń BHP, kończących się umów czy przekroczenia 26. roku życia przez pracownika,
• przygotowywanie dokumentów niezbędnych na różnych etapach cyklu życia pracownika w organizacji, np. umowy przedwstępnej, skierowań na badania medycyny pracy, aneksów do umowy o pracę, wypowiedzenia umowy o pracę,
• wsparcie pracowników w procesie onboardingu, np. w kwestii zasad składania wniosków urlopowych,
• sporządzanie dokumentów na życzenie pracowników, np. pasków płacowych czy zaświadczeń o zatrudnieniu dla banków,
• udostępnianie pracownikom ich danych kadrowo-płacowych, np. ewidencji czasu pracy,
• przygotowywanie raportów i analiz kadrowo-płacowych na wewnętrzne potrzeby,
• monitorowanie wskaźników HR związanych z kadrami i płacami,
• prowadzenie kasy zapomogowo-pożyczkowej,
• wspieranie działu HR, np. w zakresie optymalizacji i standaryzowania procesów zarządzania zasobami ludzkimi.

Wymogi pracodawcy różnią się w zależności od m.in. branży, lokalizacji i wielkości przedsiębiorstwa. Pracodawcy oczekują przeważnie od 2 do 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku. Co do zasady, specjalista ds. kadr i płac powinien:

• poruszać się biegle w zagadnieniach kadrowo-płacowych, które bazują na m.in. prawie pracy, ubezpieczeń społecznych, podatkowym,
• potrafić złożyć wnioski o interpretacje indywidualne do ZUS i KIS (Krajowej Informacji Skarbowej) oraz odszukać interpretacje, które ułatwią podjęcie decyzji w skomplikowanej sprawie kadrowo-płacowej,
• obsługiwać systemy kadrowo-płacowe oraz inne narzędzia HR używane do rozliczania pracowników w organizacji, w tym Excela,
• potrafić odszukać orzeczenia sądowe związane z prawem pracy,
• umieć wyjaśnić pracownikom nawet zawiłe zagadnienia tak, aby nie mieli wątpliwości, skąd wynika wysokość wynagrodzeń lub wymiary urlopów,
• bezwzględnie dotrzymywać terminów wynikających z przepisów,
• być na bieżąco ze zmianami w prawie i trendami w branży,
• czytać publikacje branżowe, zarówno online, jak i papierowe,
• uczestniczyć w konferencjach i webinarach poszerzających wiedzę,
• znać język angielski na poziomie B1/B2 lub wyższym oraz inny język obcy wymagany w danym środowisku pracy.

Ponadto ogłoszenia o pracy na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac podają, że osoby aplikujące powinny:

• mieć wykształcenie wyższe, preferowane ekonomiczne, finansowe lub związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, aczkolwiek niektórym pracodawcom wystarczy wykształcenie średnie, szczególnie w przypadku osób mających kilkuletnie doświadczenie w pracy i ukończone kursy kadrowo-płacowe,
• cechować się analitycznym, skrupulatnym myśleniem,
• wyróżniać się proaktywną postawą, która sprzyja wdrażaniu korzystnych zmian w organizacji,
•  
• chcieć stale poszerzać wiedzę w zakresie kadr i płac oraz tematyki ściśle związanej z rozliczaniem pracowników, np. jawnością i równością płac,
• mieć doświadczenie w danej branży (np. budowlanej, produkcyjnej, transportowej) i/lub organizacji z pracownikami rozproszonymi w różnych lokalizacjach,
• zachowywać dyskrecję w związku z dostępem do danych wrażliwych,

Sporadyczne ogłoszenia podkreślają, że mile widziane jest doświadczenie w miękkim HR, które może przełożyć się na m.in. łatwe budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji ze współpracownikami.

Specjalista ds. kadr i płac zarabia od 9000 do 11 000 zł brutto miesięcznie według 13. edycji „Raportu płacowego” Antal. Publikacja podaje, że wynagrodzenie kierownika ds. kadr i płac waha się od 14 000 do 18 000 zł brutto, a kierownika ds. wynagrodzeń i benefitów – od 15 000 do 20 000 zł brutto. Przeciętne stawki na stanowisku specjalisty ds. wynagrodzeń i benefitów są nieco niższe (od 10 000 do 12 000 zł brutto).

„Raport płacowy 2024” Hays Poland prezentuje podobne stawki dla:

• kierownika ds. kadr i płac – od 14 000 do 18 000 zł brutto, najczęściej – 16 000 zł,
• specjalisty ds. kadr i płac – od 8000 do 11 000 zł brutto, najczęściej – 9000 zł,
• specjalisty ds. benefitów i wynagrodzeń – od 8000 do 13 000 zł brutto, najczęściej – 10 500 zł,
• specjalisty ds. płac (w dziale finansowym) – od 7500 do 9500 zł brutto, najczęściej – 8500 zł,
• młodszego specjalisty ds. płac (w dziale finansowym) – od 5000 do 6500 zł brutto, najczęściej – 6000 zł.

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Wrocław i Dolny Śląsk” Devire

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Poznań i Wielkopolska” Devire

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Katowice i Górny Śląsk” Devire

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Gdańsk i Polska Północna” Devire

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Kraków i Małopolska” Devire

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Warszawa i Polska Centralna” Devire

To zależy zarówno od organizacji czasu pracy, jak i stopnia digitalizacji procesów kadrowo-płacowych.

Jeśli firma nie wykorzystuje elektronicznego obiegu dokumentów, tylko bazuje głównie na papierowej dokumentacji, pracownik musi być obecny w biurze, aby mieć stały dostęp do akt. Przedsiębiorstwa, które używają nowoczesnych systemów kadrowo-płacowych, umożliwiają całkowicie lub częściowo zdalną pracę specjalistom ds. kadr i płac. Oczywiście pracodawca może zastrzec, że okres wdrożenia wymaga codziennej obecności w siedzibie firmy.