Czas pracy i obecność: Rozwiązywanie złożonego procesu płacowego

Upływający czas

Współcześnie pracownicy są coraz bardziej elastyczni – pracują o różnych porach, z różnych miejsc i według elastycznych harmonogramów. W wielu branżach praca od 9 do 17 stała się odległym wspomnieniem. To sprawia, że trudniej jest śledzić czas pracy i obecności, w tym czas przepracowany, nadgodziny, urlopy wypoczynkowe i chorobowe.  

Z drugiej strony, dane dotyczące czasu pracy i obecności są nadal niezbędne do podejmowania decyzji biznesowych. Pomagają m.in. w prognozowaniu sprzedaży, zapotrzebowania na personel, czy liczby godzin dostępnych dla pracowników.  

Jak więc utrzymać bezbłędną ewidencję czasu pracy w tak dynamicznym środowisku biznesowym? Najlepszą szansą na sukces jest zastosowanie odpowiedniej technologii HR. Nasza rada: zwróć uwagę na 5 kluczowych funkcji. 

 

#1 Samoobsługowy portal dla menedżerów i pracowników 

Posiadanie samoobsługowego serwisu internetowego może znacznie zmniejszyć obciążenie administracyjne zespołu HR. Pracownicy będą mogli nie tylko samodzielnie zarządzać czasem pracy, nieobecnościami i nadgodzinami, ale będą także w stanie naprawiać nieprawidłowości. Liczba błędów do skorygowania przez menedżerów zmniejszy się, a oni sami uzyskają dostęp do podglądu w czasie rzeczywistym wydajności zespołu i kosztów. Z drugiej strony, pracownicy mogą korzystać z portalu samoobsługowego, aby sprawdzać własne salda nadgodzin i urlopów, a także planować zadania dla całego zespołu. 

#2 Integracja z oprogramowaniem płacowym 

Prawidłowe naliczanie płac zależy od wiarygodności danych i prawidłowego ich przetwarzania. Dlatego też coraz więcej firm odchodzi od ręcznego eksportowania danych, ponieważ jest to czasochłonne i podatne na błędy. W miejsce tego kluczowa stała się automatyzacja – w ramach której system rejestracji czasu pracy z łatwością może zostać zintegrowany z oprogramowaniem płacowym. Dzięki temu wynagrodzenia pracowników będą sprawdzane na bieżąco, co minimalizuje potrzebę dokonywania złożonych procesów płacowych, takich jak korekty z mocą wsteczną.  

#3 Przyjazny dla użytkownika interfejs 

Rejestrowanie czasu pracy nie jest najprzyjemniejszym procesem płacowym. Dlatego warto zdecydować się na nowoczesną technologię śledzenia czasu pracy, zgodną z najnowszymi standardami użyteczności i UX. W rezultacie użytkownik otrzymuje łatwe do zrozumienia interfejsy, proste polecenia, ergonomiczny wygląd, minimalną liczbę kliknięć itd. Warto upewnić się, że wybrane oprogramowanie jest dopasowane do wielkości firmy, branży i profilu działalności. 

#4 Kompatybilność z urządzeniami mobilnymi 

Wielu pracowników jest w ciągłym ruchu lub pracuje w różnych lokalizacjach, więc potrzebny jest kompatybilny ze wszystkimi typami urządzeń mobilnych system, z którego można korzystać z dowolnego miejsca. Dzięki temu pracownicy będą mogli rejestrować czas i obecność w trakcie pracy, czyli to, co nie jest możliwe korzystając z mniej zaawansowanego systemu, pozwalającego na użytkowanie tylko w określonych godzinach i miejscach. Co więcej, system mobilny wysyła do pracowników proaktywne powiadomienia, gdy na przykład zapomną o stawieniu się w pracy lub zbliżają się do rozpoczęcia czasu nadgodzin. Tak zintegrowany system kontroli zwiększa dokładność rejestracji czasu pracy. 

#5 Raportowanie i analiza 

Rejestracja czasu pracy nie jest celem samym w sobie, a jedynie środkiem do podejmowania mądrzejszych i bardziej świadomych decyzji biznesowych. Aby to zilustrować, można użyć raportów do prognozowania przyszłych zatrudnień albo wykrywania przyczyn wysokiego salda nadgodzin lub anomalii w obecnościach. Możliwe jest, m.in. monitorowanie częstotliwości i czasu trwania nieobecności, podziału urlopów, kosztów pracy, alokacji czasu czy różnic między działami. Podsumowując, przed zainwestowaniem w system oprogramowania polecamy dokładnie rozważyć funkcje raportowania i analizy czasu pracy.