Czy outsourcować listę płac, czy obsługiwać ją wewnętrznie?

Outsourcing płac jest często promowany jako idealne rozwiązanie dla firm każdej wielkości.  
Z pewnością jest to kusząca propozycja. Świat płac jest tak złożony, że można by pomyśleć, iż lepiej zostawić wszystko w rękach eksperta, niezależnie od tego, czy jest to dostawca usług płacowych, czy po prostu inteligentnie wyglądające oprogramowanie.  

Dlaczego warto outsourcować listę płac?  

Oczywiście zaufanie ekspertom i technologii niesie ze sobą wiele korzyści. Minimalizacja błędów płacowych i oszczędność czasu zespołu ds. HR to tylko jedna z nich. Jednak odpowiedni dostawca usług płacowych lub oprogramowania powinien oferować znacznie więcej niż tylko wydajność operacyjną i zgodność przeprowadzanych procesów z przepisami. Korzystanie z zewnętrznego wsparcia umożliwia również podjęcie istotnego kroku, jakim jest proaktywne zwiększanie zaawansowania listy płac w Twojej firmie. Oznacza to wprowadzenie różnych typów umów z pracownikami oraz opcji wynagrodzenia, które zaspokajają szybko rosnące w różnych branżach zapotrzebowanie na elastyczną pracę.  

W wielu organizacjach zaufanie to nie przychodzi jednak łatwo. Niechęć do outsourcingu płac często wynika z obawy przed utratą kontroli nad procesami płacowymi. Kojarzy się to z ryzykiem braku możliwości szybkiej interwencji, jeśli coś pójdzie nie tak oraz przeświadczeniem, że może wiązać się ona z ukrytymi kosztami i dodatkowymi opłatami na rzecz usługodawcy.  

Dlaczego warto procesować listę płac we własnym zakresie?  

Prowadzenie listy płac w całości we własnym zakresie zapewnia korzyści w postaci ściślejszej kontroli i większej elastyczności. Zatrudnieni w firmie menedżerowie ds. płac mogą dostosować proces do własnych preferencji, jednocześnie zapewniając pracownikom usługi dostosowane do ich potrzeb. Łatwiejsze może być również szybkie wprowadzanie zmian, niezależnie od tego, czy chodzi o uregulowanie nieprawidłowej wypłaty, czy wdrożenie nowych zasad płatności. Być może najważniejsze jest jednak to, że wewnętrzne zarządzanie płacami umożliwia budowanie bazy wiedzy specjalistycznej, która rośnie wraz z firmą w perspektywie długoterminowej. Tworząc ścieżki kariery dla ekspertów ds. płac, inwestujesz również w doświadczenie pracowników. 

Co ujawniają dane  

Nasze badania pokazują, że choć 93 proc. europejskich firm częściowo zarządza płacami wewnętrznie, to tylko 46 proc. twierdzi, że ich pracownicy są aktywnie zaangażowani w zadania i podprocesy związane z obsługą listy płac. W przypadku większych organizacji, zatrudniających ponad 2 500 pracowników, liczba ta wzrasta do 54 proc.. Jeśli wzrost jest jednym z filarów organizacji, to ważne jest rozwijanie wewnątrz organizacji wiedzy specjalistycznej na temat listy płac. Dzięki niej, mamy możliwość szybkiego przejęcia bezpośredniej kontroli nad listą płac, jeśli tego potrzebujemy. 

Nic więc dziwnego, że większość europejskich pracodawców wybiera połączenie wewnętrznej i zewnętrznej obsługi płac. Chodzi o znalezienie równowagi między tymi dwoma rozwiązaniami, spełniającymi unikalne potrzeby firmy i odważne modyfikowanie jej w razie potrzeby. Odpowiedni partner w zakresie outsourcingu płac nie powinien zdejmować całej pracy z Twoich barków ani pozwalać Ci przyglądać się z boku jego pracy. Zamiast tego powinien współpracować z Twoim zespołem, hojnie dzieląc się wiedzą i umożliwiając mu rozwijanie jego kompetencji z zakresu płac.