Opieka nad dzieckiem – ile dni i kiedy przysługuje pracownikowi? Jakie są skutki dla pracodawcy?

Pracownicy opiekujący się dziećmi, które nie skończyły 14 lat, mają prawo do płatnego zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem. Chociaż pracownik nie wykonuje pracy przez maksymalnie 2 dni lub 16 godzin, otrzymuje wynagrodzenie od pracodawcy. Co ważne, uzasadnieniem tej opieki nie musi być wcale choroba dziecka – w tej sytuacji pracujący rodzic otrzymałby L4 i zasiłek opiekuńczy z ZUS. Co przedsiębiorca musi wiedzieć o opiece nad dzieckiem? Czym różni się to zwolnienie od pracy od nowego urlopu opiekuńczego?

Według art. 188 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wychowującemu co najmniej 1 dziecko w wieku do 14 lat należy się zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin lub 2 dni w ciągu roku kalendarzowego. Ostatnim dniem, w którym można wykorzystać opiekę, jest dzień poprzedzający 14. urodziny dziecka. Za ten okres pracodawca wypłaca wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 188 § 2 k.p. pracownik określa w pierwszym wniosku, w którym wymiarze – dziennym lub godzinowym – chce korzystać z opieki. Wniosek może mieć formę elektroniczną lub papierową. Chociaż ten wybór nie podlega zmianie w ciągu roku, pracownik może wykorzystać jednorazowo np. 8 godzin opieki, czyli 1 dzień roboczy w przypadku standardowego zatrudnienia na pełny etat.

Co ważne, to zwolnienie polega na zajęciu się zdrowym dzieckiem, które np. zostałoby bez opieki z powodu hospitalizowania babci dotychczas zajmującej się wnuczkiem czy zamknięcia przedszkola ze względu na awarię ogrzewania zimą. Takie uzasadnienie można, aczkolwiek nie trzeba, zawrzeć we wniosku. W przypadku choroby dziecka pracownik powinien otrzymać zwolnienie lekarskie i zasiłek opiekuńczy z ZUS.

„Pracownik wychowujący dziecko” oznacza nie tylko rodzica mieszkającego z dzieckiem pod jednym dachem, ale także rodzica po rozwodzie, który co prawda nie mieszka z dzieckiem, ale uczestniczy w jego wychowaniu. Opieka nie przysługuje pracownikom pozbawionym władzy rodzicielskim i tym, którzy nie utrzymują żadnych kontaktów z dzieckiem. Ze zwolnienia mogą skorzystać także np. opiekunowie adoptowanych dzieci.

Co się zmieniło w opiece nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy w 2023 roku?

Nowelizacja Kodeksu pracy obowiązująca od 26 kwietnia 2023 roku:

1. zmieniła art. 188 § 2 k.p. – ustawodawca doprecyzował, że pracownik może złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek,
2. dodała art. 188 § 4 k.p. – według niego art. 188 § 1 i 3 k.p. w zakresie opieki w wymiarze godzinowym stosuje się do pracownika, którego dobowa norma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin i wynika z odrębnych przepisów, np. dla osób niepełnosprawnych.

Wdrożenie dyrektyw unijnych poskutkowało też stworzeniem art. 1881 Kodeksu pracy – o elastycznej organizacji pracy dla pracowników wychowujących dziecko do ukończenia 8. roku życia.

Czy zarówno matka, jak i ojciec dziecka mają prawo do opieki nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy?

Tak, ale art. 1891 Kodeksu pracy uniemożliwia kumulowanie uprawnień związanych z rodzicielstwem. To oznacza, że jeśli oboje rodzice lub opiekunowie są zatrudnieni, tylko np. matka dziecka lub ojciec dziecka mogą skorzystać z opieki.

Niemniej istnieje pewne rozwiązanie, które nie jest wykluczone przez przepisy.

Otóż rodzice na pełnym etacie, którym przysługują łącznie 2 dni lub 16 godzin opieki, mogą podzielić ten wymiar między siebie. W takim przypadku wniosek o opiekę nad dzieckiem powinien zawierać oświadczenie pracownika o liczbie godzin zwolnienia, które wykorzysta drugi rodzic, zwłaszcza jeśli pracuje w innej firmie. Co ważne, dni lub godziny opieki matki i ojca nad dzieckiem nie powinny wypadać w tym samym terminie.

Ile opieki nad dzieckiem należy się pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na pół etatu?

Pracownikowi na 1/2 etatu należy się 2 dni lub 8 godzin opieki nad dzieckiem. Zgodnie z art. 188 § 3 tylko wymiar godzinowy oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Niepełną godzinę zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Przepisy nie przewidują udzielenia np. 30 minut czy 45 minut opieki na dziecko. To, czy osoba wychowująca dziecko chce wykorzystywać opiekę w wymiarze dziennym, czy godzinowym, określa w pierwszym wniosku w danym roku kalendarzowym.

*1 dzień opieki nad dzieckiem odpowiada liczbie godzin do przepracowania w danym dniu według rozkładu czasu pracy, który obowiązuje pracownika.

**Opieka nad dzieckiem w wymiarze godzinowym po zaokrągleniu wyniku do pełnej godziny w górę zgodnie z art. 188 § 3 Kodeksu pracy.

Jeśli rodzic zatrudniony na 1/2 etatu zdecyduje, że chce wykorzystać opiekę nad dzieckiem w wymiarze dziennym, rozkład czasu pracy nie będzie miał znaczenia. Pracownik wykorzysta 1 dzień opieki niezależnie od tego, czy danego dnia roboczego miałby pracować 4 godziny, czy 6 godzin. Jeżeli rodzic woli wymiar godzinowy, może wykorzystywać nawet po 1 godzinie opieki nad dzieckiem w wybranych dniach, co pokazuje poniższa tabela.

*1 dzień opieki nad dzieckiem dla pracownika na pół etatu równa się liczbie godzin do przepracowania w danym dniu. Jak widać, raz mogą być to 4 godziny, a innym razem – 8 godzin.

Ile godzin opieki nad dzieckiem przysługuje pracownikowi, który zmienia wymiar czasu pracy w ciągu roku kalendarzowego?

Przepisy nie podają wprost, jak należy postąpić w takim przypadku.

Niemniej ze względu na art. 188 § 3 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do przeliczania wymiaru godzinowego opieki nad dzieckiem tak, aby był proporcjonalny do wymiaru czasu pracy, przyjmuje się, że trzeba zmniejszyć lub zwiększyć wymiar zwolnienia po zmianie wymiaru czasu pracy.

Załóżmy, że pracownik pracował od 1 stycznia do 30 czerwca na 1/2 etatu. Od 1 lipca do 31 grudnia – na 3/4 etatu.

1. Półetatowcowi należy się 8 godzin opieki nad dzieckiem w ciągu roku kalendarzowego. Osobie zatrudnionej na 3/4 etatu – 12 godzin.
2. Pracownik wykorzystał 6 godzin z 8 godzin opieki od 1 stycznia do 30 czerwca.
3. Od 1 lipca przysługuje mu 12 godzin opieki. Pracodawca powinien je pomniejszyć o 6 wykorzystanych godzin.
4. To oznacza, że pracownik może wykorzystać 6 godzin zwolnienia na dziecko po zwiększeniu wymiaru czasu pracy do końca roku kalendarzowego.

Gdyby pracownik zredukował etat z 3/4 do 1/2, wymiar opieki nad dzieckiem zmniejszyłby się z 12 godzin do 8 godzin. Jeśli rodzic wykorzystałby 8 godzin zwolnienia, pracując na 3/4 etatu, po zmianie na 1/2 etatu nie przysługiwałaby mu już opieka.

Przepisy nie podają, kiedy pracownik musi złożyć wniosek o opiekę. Przyjmuje się, że powinien to zrobić najpóźniej w dniu zwolnienia od pracy, zwłaszcza jeśli bezpośrednio przed tym dniem był nieobecny ze względu na urlop wypoczynkowy czy zwolnienie lekarskie. Co istotne, trzeba poczekać na decyzję pracodawcy, a nie tylko zakomunikować, że w danym dniu wykorzystuje się opiekę. Kodeks pracy nie przewiduje takiej „samodecyzyjności”.

W teorii – tak. Przepis nie stanowi, że pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika czy udzielić zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem. Dla porównania – art. 1481 § 3 Kodeksu pracy, który dotyczy zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, podaje, że „Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 1, na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia”.

W praktyce – pracodawca nie powinien odrzucać wniosku pracownika o opiekę nad dzieckiem, jeśli nie ma ku temu solidnej przesłanki. Powodem przemawiającym za odmową udzielenia opieki może być np. brak możliwości zorganizowania zastępstwa za pracownika i konieczność zamknięcia sklepu, co spowodowałoby stratę finansową dla pracodawcy.

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, wprowadziła 5-dniowy urlop opiekuńczy. Z tego uprawnienia mogą korzystać nie tylko pracownicy wychowujący dzieci, ale także ci, którzy z poważnych względów medycznych muszą się zaopiekować członkiem rodziny, np. małżonką, lub osobą, z którą mieszkają, np. partnerką. Nowy urlop opiekuńczy różni się od dotychczasowej opieki nad dzieckiem m.in. wymiarem, uzasadnieniem wniosku i terminem jego złożenia.

Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu w firmie A i 1/2 etatu w firmie B. Ile dni opieki nad dzieckiem mu przysługuje?

Jeśli pracownik wychowujący dziecko pracuje w co najmniej dwóch różnych firmach, ma prawo do opieki nad dzieckiem z tytułu każdej umowy o pracę.

W tym przypadku pracownikowi przysługują:

• 4 dni opieki nad dzieckiem (2 dni w firmie A i 2 dni w firmie B, udzielane zgodnie z rozkładem czasu pracy, bez względu na liczbę godzin pracy w danym dniu roboczym) lub
• 16 godzin opieki nad dzieckiem (8 godzin w firmie A i 8 godzin w firmie B, ponieważ zwolnienie w wymiarze godzinowym przelicza się proporcjonalnie do niepełnego wymiaru czasu pracy).

Pierwszy dzień zatrudnienia na pełny etat wypadł 1 grudnia. Jaki wymiar opieki nad dzieckiem przysługuje pracownikowi, który wcześniej albo nie pracował na podstawie umowy o pracę, albo nie skorzystał z tego uprawnienia?

W tym przypadku nie ma znaczenia ani fakt, że pozostał tylko 1 miesiąc do końca roku kalendarzowego, ani okres zatrudnienia w danej firmie. Pracownikowi należą się 2 dni lub 16 godzin zwolnienia na zdrowe dziecko – w zależności od tego, który wymiar określi w pierwszym wniosku. Jeśli nowy pracownik nie wykorzysta opieki, jej wymiar nie przejdzie na kolejny rok.

Czy rodzic powinien oświadczyć pracodawcy już na początku zatrudnienia, czy będzie korzystał z opieki nad dzieckiem?

Nie, pracodawca nie może wymagać takiej deklaracji. Na mocy obowiązujących przepisów pracownik składa wniosek o opiekę, dopiero kiedy jej potrzebuje.