Nieustandaryzowane procesy, brak integracji między narzędziami HR, luki w strategii paperless, pomijanie automatyzacji powtarzalnych zadań – to jedne z problemów w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w sektorze MŚP. Jak podaje raport „HR TECH CHANGER 2024”, 36% przedsiębiorstw nie używa nowoczesnych technologii, mimo że aż 80% managerów postrzega transformację cyfrową jako fundament budowania przewagi konkurencyjnej, wzrostu efektywności i skalowania organizacji. Usługi HR w chmurze odpowiadają na potrzeby przedsiębiorców zmagających się z m.in. wysokimi kosztami operacyjnymi i czasochłonnymi obowiązkami. Jak systemy HR oparte na technologii chmurowej usprawniają biznesy?
Na czym polega HR w chmurze?
Oprogramowanie HR w chmurze stanowi przeciwieństwo tradycyjnych programów, które były – a nawet jeszcze są – instalowane na pojedynczych stacjonarnych stanowiskach w firmie. Platformy online do zarządzania zasobami ludzkimi centralizują rozproszone informacje oraz gwarantują dostęp do nich z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, ułatwiając komunikację w organizacjach rozproszonych. Co więcej, listy płac w chmurze pozwalają na osiągnięcie wyższej wydajności w dziale kadrowo-płacowym i ograniczenie błędów w naliczaniu wynagrodzeń dzięki automatyzacji przetwarzania danych w czasie rzeczywistym.
SD Worx InnovaHR Poland wpisuje się w rosnące potrzeby skalujących się organizacji. To rozbudowany system kadrowo-płacowy w chmurze z możliwością elastycznego rozszerzania o kolejne moduły, np. oprogramowanie do zarządzania talentami. Kolejność wdrażania funkcjonalności w SD Worx InnovaHR Poland w firmie jest dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa.
Najważniejsze zalety wdrożeń HR w chmurze w sektorze MŚP
Oprogramowanie HR w chmurze holistycznie wspiera biznesy. Ogranicza zbędne koszty z perspektywy pracodawcy, ułatwia komunikację wewnętrzną – szczególnie w organizacji rozproszonej – i odciąża pracowników z zadań, które można zautomatyzować. Co więcej, technologia chmurowa ułatwia wdrożenie strategii paperless, zwłaszcza w zakresie zarządzania wnioskami urlopowymi i prowadzenia akt pracowniczych.
Centralizacja danych pracowników
Przepisy umożliwiają przechowywanie akt osobowych pracowników jednocześnie w cyfrowej i papierowej wersji, ale podział teczek na elektroniczne oraz tekturowe nie sprzyja wygodnemu prowadzeniu dokumentacji – szczególnie jeśli zmiany w zatrudnieniach wymagają jej częstej aktualizacji. Oprogramowanie HR w chmurze stanowi fundament przyszłości dokumentacji pracowniczej, ponieważ:
- zapobiega rozproszeniu danych w różnych źródłach,
- przyspiesza wyszukiwanie informacji,
- zwiększa ich bezpieczeństwo (zwłaszcza jeśli tradycyjne akta są przechowywane w pomieszczeniu, do którego z łatwością mogą zyskać dostęp niepożądane osoby, nie mając kluczy czy identyfikatorów),
- oszczędza przestrzeń, co przekłada się na ograniczenie wydatków na utrzymanie biura,
- pozwala na szybkie udostępnianie dokumentów online,
- umożliwia integrację teczek z innymi częściami systemu, np. modułem do naliczania wynagrodzeń.
Platforma HR w chmurze automatyzuje czasochłonne, powtarzalne procesy
Wyobraź sobie, że dzięki automatyzacji czynności operacyjnych możesz usprawnić komunikację wewnętrzną w organizacji – pracownicy mogą otrzymywać powiadomienia o okresowych badaniach lekarskich, managerowie – o kończących się umowach, a kadry – o powrocie pracownika po dłuższej nieobecności. SD Worx Reminder automatyzuje dystrybucję dokumentów oraz informacji oraz generuje powiadomienia (e-mailowe i SMS-owe) w zależności od danych zapisanych w systemie SAP. Użytkownicy systemu mogą swobodnie ustalać treść powiadomień dla poszczególnych grup odbiorców oraz konfigurować termin wysyłek i załączniki.
Oprogramowanie HR w chmurze optymalizuje także jedną z najbardziej czasochłonnych czynności w obsłudze kadrowo-płacowej w MŚP, czyli przygotowywanie pasków płacowych. Dzięki SD Worx ePaski pracownicy otrzymują elektroniczne zestawienie składników wynagrodzenia za dany miesiąc. Co ważne, odcinki wypłat są zabezpieczone indywidualnym hasłem pracownika, a administratorzy mają dostęp do wirtualnego archiwum wysłanych dokumentów.
Optymalizacja kosztów operacyjnych
Główny koszt oprogramowania HR w chmurze stanowi subskrypcja, w ramach której otrzymujesz m.in. gwarancję zgodności platformy z aktualnym stanem prawnym, bezpłatne aktualizacje systemu i pełną obsługę kadrowo-płacową pracowników. Nie ponosisz żadnych wydatków na rozwój infrastruktury IT i utrzymanie zaplecza technologicznego.
Co więcej, ograniczasz także koszty związane z czasochłonnym, ręcznym przetwarzaniem danych. Automatyzacja najważniejszych procesów sprawia, że zespół nie marnuje roboczogodzin na proste, powtarzalne czynności – nawet osoby na stanowiskach juniorskich mogą się rozwijać w strategicznych wyzwaniach HR, w których człowiek jest niezastąpiony.
Czy HR w chmurze ma wady? Obawy przedsiębiorców wobec technologii chmurowej
Jak wskazuje raport „Chmura 2030. Jak wykorzystać potencjał technologii chmurowej i przyspieszyć wzrost w Polsce” McKinsey & Company, główne problemy firm we wdrażaniu oprogramowania w chmurze dotyczą obciążeń braku świadomości, deficytu kompetencji, niepewności regulacyjnych, obaw o bezpieczeństwo i obciążeń finansowych.
Chociaż te czynniki ograniczają adaptację technologii chmurowej w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, outsourcing HR ułatwia przedsiębiorcom przezwyciężenie wyzwań na tle bezpieczeństwa, finansów czy prawa. Pamiętaj, że czołowi dostawcy usług chmurowych zabezpieczają infrastrukturę przed niepożądanym dostępem osób trzecich, szyfrują dane i tworzą kopie zapasowe.
Obawiasz się utraty danych pracowników lub generowania błędów podczas testowania lub rozwijania narzędzi HR w chmurze? SD Worx Replicator umożliwia stworzenie realistycznego środowiska testowego poprzez skopiowanie danych – z możliwością ich zanonimizowania – z systemu produkcyjnego do rozwojowego lub testowego. Dzięki temu rozwiązaniu testy są miarodajne, a profesjonalne wsparcie w migracji danych chroni Cię przed ich utratą.
Jeżeli Twoje główne wątpliwości wobec outsourcingu usług płacowych dotyczą utrzymania ciągłości procesów – szczególnie w okresach skomplikowanych zmian w prawie – wybierz partnera, który ma wieloletnie doświadczenie w rozliczaniu pracowników w różnych branżach. SD Worx obsługuje 90 tys. organizacji na całym świecie, przygotowując listy płac oraz realizując inne obowiązki pracodawców dla prawie 6 mln pracowników miesięcznie. To możliwe dzięki połączeniu technologii w chmurze i zespołu ekspertów ds. kadrowo-płacowych. Zyskujesz dostęp do nowoczesnego oprogramowania z gwarancją aktualizacji, zgodności z przepisami i elastycznego skalowania wobec potrzeb organizacji.
