List intencyjny a umowa przedwstępna o pracę – czym się różnią? Czy warto zaproponować promesę zatrudnienia kandydatowi w procesie rekrutacji?

Rekrutacja zamknięta, preonboarding zapoczątkowany, a kandydat rezygnuje. I odwrotnie – wypowiedzenie złożone, urlop zaplanowany, a przyszły pracodawca się rozmyśla. Czy strony procesu rekrutacji mogą się zabezpieczyć przed takimi „niespodziankami”? O ile list intencyjny można potraktować jako obietnicę, której niedotrzymanie nie uprawnia żadnej ze stron do roszczenia odszkodowania, o tyle umowa przedwstępna o pracę jest wiążąca. Jej zerwanie może poskutkować nałożeniem kary na stronę, która nie wywiązała się z warunków opisanych w promesie zatrudnienia. Czym się różnią te dokumenty? Który jest skuteczniejszy?

 

Pracodawca i kandydat wyłoniony w procesie rekrutacyjnym podpisują list intencyjny, kiedy chcą się wzajemnie zapewnić, że podpiszą umowę o pracę w przyszłości, np. za kilka tygodni czy miesięcy. 

Treść listu wpływa na to, czy mamy do czynienia z jednostronnym, czy obustronnym oświadczeniem woli. W jednostronnym liście intencyjnym pracodawca oświadcza, że zatrudni daną osobę na wybrane stanowisko. Obustronne oświadczenie wyraża wolę pracodawcy i kandydata. 

To, która strona bardziej naciska na podpisanie listu intencyjnego, zależy od sytuacji. Z jednej strony – pracownik, który rozwiązał umowę o pracę z dotychczasowym pracodawcą, ale jest ograniczony 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, chce mieć pewność, że nie zostanie bez źródła dochodu za kwartał. Z drugiej strony – pracodawca, który wydał krocie na zrekrutowanie specjalisty, zamierza się upewnić, że wybrany kandydat nie przyjmie w międzyczasie oferty od innej firmy.

 

Niestety, nie. List intencyjny nie zapobiega odmowie zawarcia umowy o pracę przez jedną ze stron w ostatniej chwili. Ten dokument można traktować jako obietnicę, ale nie gwarancję.

Jeżeli pracodawca nie zatrudni kandydata wbrew listowi intencyjnemu, to niedoszły pracownik nie będzie mógł dochodzić roszczenia w sądzie pracy. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 2011 roku (sygn. akt V CSK 425/10). Wynika z niego, że list intencyjny, który zawiera oświadczenie woli obu stron, wyraża jedynie chęć zawarcia umowy po negocjacjach (w kontekście zatrudnienia – po zakończonej rekrutacji). Ten zamiar podpisania umowy nie jest tożsamy z finalną decyzją.

 

 

Pracodawca, któremu stuprocentowo zależy na kandydacie inicjującym podpisanie listu intencyjnego, może albo przystać na tę propozycję, albo zaproponować zawarcie umowy przedwstępnej o pracę. Ta umowa, w przeciwieństwie do listu, jest wiążąca. Na tyle, że strony mogą ustalić karę finansową za jej zerwanie. 

Wzór listu intencyjnego – minimum informacji, maksimum konkretów 

Pisząc list intencyjny, musisz zawrzeć w nim podstawowe informacje o przyszłym zatrudnieniu, ale w takiej ilości, aby treść dokumentu nie przypominała umowy przedwstępnej. Wystarczy, że list intencyjny będzie obejmować: 

• strony przyszłej umowy o pracę, 
• datę zawarcia umowy o pracę (opcjonalnie, postępowanie w przypadku jej braku wyjaśnia art. 389 § 2 Kodeksu cywilnego), 
• datę rozpoczęcia pracy (nie musi być precyzyjna, np. 1 sierpnia 2023 roku, można podać miesiąc i rok, np. sierpień 2023) 
• nazwę stanowiska, 
• wynagrodzenie zasadnicze (kwotę brutto z umowy, bez premii, benefitów, ekwiwalentów itp.). 

 

miejscowość, data 

List intencyjny dotyczący zawarcia stosunku pracy między (1) ....................................................................... a (2) ............................................................................................ 

Szanowny Panie/Szanowna Pani, 

w nawiązaniu do procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez (3) ........................................................................ na stanowisko (4) ............................................................... w (5) .................................................................... wyrażam chęć zatrudnienia Pana/Pani na podstawie umowy o pracę na poniższych warunkach: 

• data zawarcia umowy o pracę: sierpień 2023, 
• data rozpoczęcia pracy: sierpień 2023, 
• wynagrodzenie brutto: 7000 zł. 

 

Podpis pracodawcy 

Podpis kandydata z dopiskiem Akceptuję proponowane warunki zatrudnienia 

(1) Dane kandydata 

(2) Dane pracodawcy 

(3) Pracodawca, rekruter wewnętrzny bądź zewnętrzny, agencja zatrudnienia itp. 

(4) Stanowisko, które obejmie kandydat. 

(5) Nazwa przedsiębiorstwa. 

List intencyjny może zawierać również klauzulę, że strony nie odpowiadają finansowo za wycofanie się z planowanej współpracy.

 

 

Czym jest umowa przedwstępna o pracę?

Umowa przedwstępna o pracę, czyli promesa zatrudnienia, nie jest regulowana przez Kodeks pracy, tylko przez Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 389 § 1 k.c. umowa przedwstępna zobowiązuje jedną lub obie strony do zawarcia umowy oznaczonej (przyrzeczonej) i określa jej istotne postanowienia. W kontekście zatrudnienia umową przyrzeczoną jest umowa o pracę. 

Jeżeli umowa przedwstępna nie określa daty zawarcia umowy o pracę, to dalsze postępowanie zależy od inicjatywy podjętej stronę, która jest uprawniona do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. W omawianym przypadku może być to pracodawca, pracownik lub obie strony.

 

Jak wspomnieliśmy, umowa przedwstępna powinna zawierać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, czyli przyszłej umowy o pracę. Co to znaczy? Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 1-7 k.p. umowa o pracę określa: 

• strony umowy, 
• adres siedziby pracodawcy lub adres zamieszkania pracodawcy, który jest osobą fizyczną i nie ma siedziby, 
• rodzaj umowy, 
• datę zawarcia, 
• warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie (włącznie ze składnikami), wymiar czasu pracy, dzień rozpoczęcia pracy. 

W przypadku umowy o pracę na okres próbny podaje się również: 

• czas trwania lub dzień zakończenia, 
• postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika (o ile strony tak uzgodnią), 
• prawdopodobny okres zawarcia umowy o pracę na czas określony, 
• postanowienie o wydłużeniu umowy ze względu na rodzaj pracy.

List intencyjny zawierający wyżej wymienione elementy jest tak naprawdę umową przedwstępną, nawet jeśli nagłówek dokumentu podaje inaczej. Zwróć uwagę, że zaproponowany wzór listu intencyjnego nie określa m.in. zakresu obowiązków, miejsca wykonywania pracy, poszczególnych składników wynagrodzenia czy wymiaru czasu pracy. Można powiedzieć, że jego zawartość jest skąpa w porównaniu z treścią umowy przedwstępnej.

 

 

List intencyjny a umowa przedwstępna – różnice

 

Tak, umowa przedwstępna może określać prawo do nałożenia kary umownej na stronę, która odmówi zawarcia umowy przyrzeczonej (umowy o pracę). Co do zasady, kara powinna odzwierciedlać wartość szkody, którą poniesie pracodawca lub pracownik w wyniku zerwania promesy przez drugą stronę. Szkodą dla niezatrudnionego kandydata jest m.in. brak dochodu, dla porzuconego pracodawcy – konieczność wznowienia rekrutacji czy zakłócony tok pracy w firmie wskutek nieobsadzonego stanowiska. Jeżeli dojdzie do konfliktu, wysokość odszkodowania orzeknie sąd pracy.

Co ważne, o ile kandydat mógłby „zawalczyć” o obiecane zatrudnienie u niesłownego pracodawcy, o tyle pracodawca nie mógłby żądać przymusowego zatrudnienia osoby, która zerwała umowę przedwstępną. Niemniej trudno ukryć, że w obu przypadkach mamy do czynienia z popsutymi relacjami, więc trudno sobie wyobrazić, aby skonfliktowane strony miały podjąć udaną współpracę. Jedyne, co pozostaje, to roszczenie o odszkodowanie.