Jak uporządkować dokumenty pracownicze? Można to zrobić na dwa sposoby: używając do tego celu co najmniej kilkunastu segregatorów, które zajmują tak cenne miejsce w naszym biurze, albo wykorzystując możliwości, jakie oferują szeroko rozumiana cyfryzacja i zaawansowane narzędzia informatyczne.
Dokumentacja pracownicza - gdzie ją przechowywać?
Pozornie odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta: w miejscu do tego przeznaczonym. Najczęściej jest to szafka lub regał, w których można pomieścić dokumentację maksymalnie kilkudziesięciu pracowników. Niestety wraz z upływem czasu miejsca jest coraz mniej, gdyż:
- zatrudnia się nowych pracowników,
- doświadczeni pracownicy podnoszą swoje kwalifikacje,
- firma się powiększa i zwiększa zatrudnienie.
Każdy doświadczony pracownik działu HR wie, że powyższe sytuacje (i wiele innych) mogą prowadzić do katastrofy. Problemem jest nie tylko miejsce, ale i zagubiona dokumentacja, której jest coraz więcej i więcej.
Jak rozwiązać ten problem, z którym nadal musi borykać się wiele firm w Polsce? Jedynym skutecznym rozwiązaniem jest cyfrowa archiwizacja dokumentów kadrowo-płacowych, dzięki której pracownik działu może szybko odnaleźć wybrany dokument, edytować go lub uzupełnić o resztę dokumentacji.
Jakie korzyści niesie ze sobą dostęp do cyfrowej dokumentacji?
Zapisując na dysku (a coraz częściej w chmurze) elektroniczne akta osobowe, nie tylko oszczędzamy przestrzeń, ale też usprawniamy ich obieg pomiędzy działami firmy. Doskonale widać to zwłaszcza na przykładzie wielooddziałowego przedsiębiorstwa, w którym zachodzi potrzeba transferu dokumentów z lokalizacji A do lokalizacji B. Załóżmy, że tym dokumentem jest świadectwo pracy.
Rola biurowego archiwum w obrocie dokumentami
W praktyce proces ten wygląda następująco:
- pracownik HR przeszukuje oryginały dokumentów pracowniczych,
- dokument jest kserowany lub skanowany,
- następnie cyfrową kopię dokumentu wysyła się pocztą elektroniczną,
- wysłanie dokumentu tradycyjną pocztą.
Jak widać, procedura ta jest nie tylko czasochłonna, ale też generuje dodatkowe i niepotrzebne koszty. Biurowe archiwum nie jest tak wydajne, jak np. cyfrowa baza danych. Co gorsza, istnieje ryzyko, że dane nie dotrą do odbiorcy, a papiery (wysłane tradycyjną pocztą) pojawią się w biurze docelowym dopiero po kilku dniach.
Cyfrowa archiwizacja, czyli jak przyspieszyć obrót dokumentami?
Nowoczesne, szybkie i wydajne oprogramowanie dla HR, które korzysta z technologii chmury, to remedium na wolny obrót dokumentami pracowniczymi. Dzięki niemu można uzyskać porządek w dokumentach, dzięki:
- stworzeniu cyfrowej kopii każdego z nich,
- nadanie poszczególnym dokumentom sygnatur umożliwiających ich identyfikację,
- zdefiniowaniu poziomów dostępu do dokumentacji,
- współdzieleniu plików i pracy w grupie w czasie rzeczywistym.
