Outsourcing płac w nowej normie: plusy i minusy

 

1. Zgodność listy płac z przepisami 

Zgodność z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń stała się bardzo skomplikowana w ostatnich paru latach - i pewnie nie widzieliśmy jeszcze końca tych zmian. Rozszerzanie działalności na nowe terytoria oznacza konieczność radzenia sobie z przepisami i niuansami krajowymi dotyczącymi kluczowych elementów wynagrodzeń, takich jak podatki, świadczenia oraz premie. Problemy wynikają z braku lokalnej wiedzy lub braku eksperta, który mógłby doradzić w kwestii najlepszych praktyk i być w kontakcie w przypadku zmian w prawie lokalnym. Kluczem do pozbycia się tych wszystkich (w tym międzynarodowych) kłopotów ze zgodnością z przepisami może być zlecenie tych kwestii odpowiedniej firmie.

2. Ekonomiczna modernizacja technologiczna 

Jeśli Twoja obsługa wynagrodzeń wciąż zależy od rozproszonych, lokalnych systemów płacowych, to słowa "cyfrowa" i "transformacja" prawdopodobnie pojawiają się w twojej głowie codziennie. Outsourcing może być mile widzianą skróconą drogą do ogromnych ilości danych, narzędzi nowej generacji i ogromnej wiedzy - z korzyściami zarówno dla działu HR, jak i pracowników.

Dla działu kadr: zdecentralizowane zespoły HR korzystają z rozwiązań opartych na chmurze do zarządzania danymi płacowymi, co zapewnia lepszą widoczność danych. Ponadto integracja płac z innymi modułami HR może zwiększyć efektywność i zmniejszyć błędy. Na przykład aktualizacje takie jak awanse, redukcje zatrudnienia lub zwolnienia są automatycznie udostępniane w płacach.

Dla pracowników: pracownicy hybrydowi mogą uzyskiwać dostęp do danych płacowych lub elektronicznych pasków wynagrodzeń poprzez samoobsługowe aplikacje twojego dostawcy, które powinny również zapewniać doświadczenie użytkownika na poziomie konsumenta. Dzięki tym samym narzędziom mogą łatwo rejestrować czas i obecność, który automatycznie przepływa do modułu płac - co prowadzi do terminowych i prawidłowych płatności, bez względu na różne sytuacje kryzysowe.

3. Gwarantowana ciągłość 

Wiedza z zakresu kadr i płac często koncentruje się w głowach kilku osób. Oczywistym ryzykiem jest sytuacja, kiedy kluczowy pracownik ds. płac odchodzi, pozostawia za sobą dużą próżnię, która staje się coraz trudniejsza do zapełnienia. I bez względu na to, jak dobrze zarządzasz swoim zespołem, Twoi najważniejsi pracownicy również mogą zachorować, wyjechać na wakacje, zostać rodzicami lub przejść do innej firmy. Poprzez outsourcing określonych zadań związanych z płacami, proaktywnie oszczędzisz sobie wiele bólów głowy. Twój partner wyznaczy eksperta dla Twojego zespołu HR i zawsze będzie miał dostępne zastępstwa, aby zapewnić ci ciągłość działania.

4. Obniżenie kosztów w trudnych czasach

Pewnie się spodziewałeś, że koszty będą jedną z potencjalnych wad. Przedstawiamy tu po krótce, jak outsourcing płac pomaga zaoszczędzić pieniądze:

• Niweluje koszty wynagrodzeń dla wewnętrznych urzędników ds. płac 
• Ogranicza koszty szkoleń, by być na bieżąco z przepisami prawa i regulacjami
• Minimalizuje kosztowną infrastrukturę IT i/lub licencje na systemy do naliczania płac 
• Eliminuje koszty związane z błędami ludzkimi i naruszeniami bezpieczeństwa danych. 

W wyniku pogorszenia koniunktury gospodarczej – które według niektórych źródeł dopiero się zaczęło – wielu przedsiębiorców szuka sposobów na ograniczenie działalności innej niż podstawowa, lecz także chcą usprawnić swoją kluczową działalność, taką jak naliczanie płac. Płacenie miesięcznej, przejrzystej opłaty partnerowi płacowemu, zamiast tworzenia i utrzymywania rozbudowanego wewnętrznego ekosystemu płac, zdecydowanie pasuje do tego profilu.

 

1. Odważny krok z nowym partnerem 

Jeśli Ty lub Twoi współpracownicy nie macie dużego doświadczenia z konkretnym partnerem outsourcingowym, wybór takiej firmy jest zawsze pewnym ryzykiem. Być może Twój partner nigdy nie zajmował się pewnymi aspektami Twojej listy płac, takimi jak tworzenie związków zawodowych lub dodatek rowerowy. Innym, potencjalnym ryzykiem może być brak poprawnej integracji oprogramowania płacowego partnera z Twoimi systemami, brak pełnego bezpieczeństwa Twoich wrażliwych danych, korekty błędów zajmujące dużo czasu, bankructwo partnera, i wiele innych. Rozsądne badania i sprawdzenie partnera są zatem niezbędne. Ta lista kontrolna dla partnerów ds. płac może być dobrym początkiem.

2. Dodatkowe usługi

Niektórzy partnerzy ds. płac oferują dodatkowe usługi i przekonują firmy do podpisania umowy, oferując połączenie wielu usług. Inni potencjalni partnerzy oferują tylko strukturalny outsourcing procesów biznesowych i mogą namówić Cię do zlecenia zadań związanych z płacami, które wolałbyś zachować wewnątrz firmy, takich jak udzielanie odpowiedzi na pytania kolegów z pracy. Dlatego ważne jest, żebyś dokładnie zdefiniował, czego szukasz, aby być przygotowanym na różne triki sprzedażowe. I przede wszystkim pamiętaj, że istnieje wiele rodzajów outsourcingu, a profesjonalna firma zawsze powinna Ci zapewnić komfort zlecenia "małych" zadań i przekazywania większych obowiązków w razie potrzeby.

3. Brak gromadzenia wiedzy wewnątrz firmy

Zwrócenie się do kogoś innego o specjalistyczną wiedzę dotyczącą płac automatycznie oznacza, że Twój zespół HR straci kontakt z tym, jak to się robi. Innymi słowy, jeśli zdecydujesz się zakończyć współpracę z partnerem ds. outsourcingu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz potrzebować dodatkowego szkolenia, aby nadrobić zaległości. Z drugiej strony, jeśli Twój partner okaże się dobrym wyborem, zyskasz dostęp do większej wiedzy specjalistycznej, niż mógłbyś kiedykolwiek zgromadzić samodzielnie. Krótko mówiąc, będziesz korzystać z nieskończonych możliwości prawnych, nie martwiąc się karami za nieprzestrzeganie przepisów. Podsumowując, odpowiedni research jest tutaj kluczowy. A na zakończenie, mamy również wskazówkę: zatrudnij partnera płacowego, który na wszelki wypadek, w przejrzysty sposób dokumentuje swój sposób pracy.