Chociaż większość ludzi wie, z czym wiąże się pojęcie outsourcingu, nadal istnieje wiele niejasności co do tego, co dokładnie obejmuje. Wynika to z tego, że na przestrzeni lat outsourcing stał się terminem zbiorczym dla szerokiej gamy możliwych rozwiązań w zakresie wsparcia ze strony podmiotów trzecich. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że w przypadku outsourcingu, to Ty decydujesz. Od Ciebie zależy, które działania zostaną zlecone na zewnątrz i w jaki sposób należy to zrobić. Na przykład, outsourcing może być tymczasowy lub strukturalny, w biurze lub poza nim. W tym materiale wyjaśniamy, jakie są główne rodzaje outsourcingu, które mogą być stosowane na poziomie lokalnym lub międzynarodowym.
Opcja 1: Zarządzanie płacami
W ramach zarządzania listą płac zewnętrzny specjalista zarządza funkcjami wynagrodzeń w Twojej firmie. Dostawca zobowiązuje się umownie świadczyć jedną lub więcej usług z zakresu HR lub wynagrodzeń zgodnie z określonymi poziomami usług i ilościami pracy. Ponadto ponosi on ryzyko i odpowiedzialność, w tym za przetwarzanie, zgodność, skalowalność oraz całą skomplikowaną i czasochłonną pracę administracyjną związaną z tym procesem.
Przykładowy scenariusz:
W miarę jak firma rozwija się na wielu lokalizacjach i terytoriach, utrzymanie wewnętrznego zespołu ds. wynagrodzeń przestaje być opłacalne, nawet gdy używane jest funkcjonalne oprogramowanie typu SaaS do obsługi wynagrodzeń. Zarządzanie różnymi rodzajami umów w różnych strefach czasowych sprawia, że procesy wynagrodzeń stają się zbyt skomplikowane dla zespołu ds. wynagrodzeń i zwiększa się ryzyko problemów z bezpieczeństwem i zgodnością. Czas zlecić obsługę wynagrodzeń zewnętrznemu specjaliście.
Opcja 2: Kompleksowe usługi płacowe
Kompleksowe usługi płacowe wyprzedzają Twoje potrzeby: powierzacie swojemu partnerowi ds. outsourcingu pełną odpowiedzialność za wasze wynagrodzenia. Oznacza to, że będzie on również bezpośrednio odpowiadał na pytania Twoich pracowników.
Przykładowy scenariusz:
Chcesz zadbać o politykę dot. rekrutacji i awansu w swojej firmie, dzięki całkowitemu outsourcingowi. Na szczęście jest to możliwe. Twój partner HR przejmie naliczanie płac, zautomatyzuje i zoptymalizuje to, co możliwe oraz pomoże Ci w opracowaniu strategii, a także dostarczy potrzebne raporty.
Ten rodzaj outsourcingu poza siedzibą firmy nie musi być odczuwalny dla Twoich pracowników. Dobre przygotowanie czyni cuda. Jasno zakomunikuj swojemu zespołowi, co i dlaczego zlecasz na zewnątrz. Wymień również kontakty, z którymi Twoi pracownicy mogą się od tej pory kontaktować. Przejrzystość jest kluczem. Na początku współpracy Twój partner HR może zorganizować kilka sesji informacyjnych i warsztatów dla pracowników, aby proaktywnie rozwiać wszelkie wątpliwości.
Opcja 3: Wsparcie na miejscu
Jeśli Twoim głównym celem jest zapewnienie swojemu zespołowi większego wsparcia w określonych okresach, możesz polegać na usługach specjalistów ds. płac i personelu administracyjnego Twojego partnera HR, którzy powinni być dobrze zorientowani we wszystkich obszarach HR. Zapewnią oni nie tylko obsługę, której potrzebujesz, ale także zaoferują dodatkową wiedzę. Mogą oni pomóc Ci podczas oczekiwanych lub nieoczekiwanych szczytów obciążenia pracą, dzięki czemu nie będziesz musiał zmieniać swoich celów i harmonogramu.
Przykładowy scenariusz:
Osoba odpowiedzialna za wynagrodzenia jest na urlopie macierzyńskim, a inny pracownik HR nagle zachorował. Co teraz? Możesz po prostu dodać do swojego zespołu specjalistę ds. płac na dwa dni w tygodniu. A kiedy wszystko wróci do normy, możesz zrezygnować z dodatkowego wsparcia. Dodatkowy bonus: następnym razem możesz poprosić o pomoc te same osoby, które znają już Twoją organizację.
Chociaż wiele firm uważa, że ten rodzaj outsourcingu działa tylko jako środek tymczasowy, jest to również cenna opcja dla bardziej strukturalnej współpracy. Na przykład, jeśli doświadczasz powtarzających się szczytów obciążenia pracą - na przykład pod koniec roku lub w okresie wakacyjnym - zawsze możesz zlecić pewne zadania pracownikom zewnętrznym.
Opcja 4: Optymalizacja płac i procesów
Lista płac wiąże się z ścisłymi zasadami i stałymi obliczeniami, dlatego powinna być jednym z najbardziej ustandaryzowanych procesów HR. Oznacza to, że listę płac łatwiej jest zautomatyzować niż np. proces rekrutacji. Niemniej jednak wydaje się, że wiele działów HR nadal (częściowo) polega na procesach manualnych, co prowadzi do straty cennego czasu. Twój partner ds. HR może pomóc to naprawić, dokonując przeglądu Twoich płac i procesów.
Przykładowy scenariusz:
Wiesz, że Twoje wynagrodzenia i związane z nimi procesy mogłyby być znacznie bardziej efektywne, ale trudno jest ci dokładnie określić, co wymaga zmiany. Dlatego wnioskujesz o przegląd wynagrodzeń u partnera ds. HR, aby dokładnie ocenić Twoich pracowników, wiedzę, systemy i procesy. Przegląd ujawnia obszary, które można poprawić. Po nim następuje bardziej szczegółowy audyt listy płac.
Dokładna analiza procesów płacowych jest zawsze bardzo pouczającym i cennym ćwiczeniem. Daje jasny obraz tego, co kryje się pod powierzchnią złożonej comiesięcznej procedury. Dzięki inwentaryzacji i dokumentacji tych procesów inne osoby mogą szybko przejąć obowiązki w przypadku niespodziewanej nieobecności Twojego personelu płacowego. To z kolei gwarantuje ciągłość tego ważnego procesu.
