Rezygnacja z ZFŚS – kiedy pracodawca nie musi utworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

O ile ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych obliguje niektórych pracodawców do utworzenia Funduszu, o tyle nie zakazuje rezygnacji z ZFŚS w trakcie roku kalendarzowego. Procedura zależy od m.in. liczby osób zatrudnionych i podlegania pracodawcy pod obowiązek utworzenia układu zbiorowego pracy czy regulaminu wynagradzania.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych jest on obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. To oznacza, że pracodawca, który będzie zatrudniał 1 stycznia 2024 roku 45 osób na pełny etat i 10 osób na pół etatu, spełni ustawowe kryterium. Przepis obliguje pracodawcę do przeliczenia stanu zatrudnienia na pełne etaty, dlatego 10 pracowników na pół etatu liczymy jako 5 pracowników na pełny etat.

Według art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS zakładowa organizacja związkowa decyduje o utworzeniu Funduszu u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. ZFFŚ jest dobrowolny u pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeśli nie zdecydują się na jego utworzenie, mogą wypłacać świadczenie urlopowe, ale nie muszą.

Pracodawca, który nie utworzy ZFŚS i nie będzie wypłacać świadczeń urlopowych, musi powiadomić o tym pracowników. To, jak dostarczy im tę informację, zależy od sposobu przyjętego w danej firmie. Co do zasady, takie postanowienie uwzględnia się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Pracodawca, który nie musi ich utworzyć, może poinformować pracowników w inny sposób, np. za pomocą systemu kadrowo-płacowego, platformy do wewnętrznej komunikacji czy ogłoszenia na czacie służbowym.

Chociaż pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku kalendarzowego, musi utworzyć ZFŚS, to zachowuje prawo do zrezygnowania z Funduszu w trakcie roku. Niemniej zlikwidowanie ZFŚS nie zależy wyłącznie od woli pracodawcy.

Zanim wdroży stosowne postanowienia w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania, musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników w sytuacji, w której nie działa żaden związek zawodowy w firmie. Rezygnacja z ZFŚS wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od ogłoszenia nowego regulaminu wynagradzania lub w dniu zarejestrowania nowego układu zbiorowego pracy. Również pracodawca, który utworzył ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej, potrzebuje jej zgody, aby zrezygnować z Funduszu.

Jedynie pracodawca, który utworzył Fundusz dobrowolnie, może z niego zrezygnować na mocy samodzielnej decyzji. Co ważne, musi poinformować pracowników o rezygnacji z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do końca stycznia danego roku kalendarzowego. Zgodnie ze wzorem informacji o rezygnacji z ZFŚS, które podało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 23 stycznia 2017 roku, pracodawca musi także określić, czy będzie wypłacał świadczenia urlopowe, czy nie.

Jak już wspomnieliśmy, pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i mniej niż 50 pracowników (ogólnie), jest zwolniony z obowiązku utworzenia ZFŚS i regulaminu wynagradzania. Jeżeli dobrowolnie utworzy ZFŚS, może z niego zrezygnować, o ile przekaże odpowiednią informację pracownikom do końca stycznia 2024 roku.

„Na podstawie art. 3 ust. 3a Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U.2023.998 z późn. zm.) informuję, że nie tworzę Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz nie wypłacam świadczeń urlopowych, o których mowa w ustawie o ZFŚS, w 2024 roku”.

„W [nazwa przedsiębiorstwa] w [miejscowość, w której znajduje się siedziba] nie będzie tworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2024 roku. Postanowienie w sprawie rezygnacji z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania treści aneksu [numer aneksu] z [data utworzenia aneksu] do regulaminu wynagradzania do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w [nazwa przedsiębiorstwa]”.