Jak skorygować źle naliczone wynagrodzenie? Zasady korekty listy płac

Drobna pomyłka w przepisywaniu nieobecności pracowników do programu kadrowo-płacowego, nagłe zachorowanie pracownika po wypłacie wynagrodzenia na koniec miesiąca czy przeoczenie rocznego ograniczenia składek ZUS – to tylko kilka przyczyn źle naliczonego wynagrodzenia. Wyjaśniamy, co zrobić, kiedy pracodawca wypłacił za duże lub za małe wynagrodzenie pracownikowi. Czy osoba zatrudniona może odmówić zwrotu nadpłaty? Jak wyrównać zaniżone wynagrodzenie?

Kto odpowiada za źle naliczone wynagrodzenie?

Niezależnie od tego, kto jest odpowiedzialny za sprawy kadrowo-płacowe pracowników, to pracodawca odpowiada za (nie)poprawne rozliczanie wynagrodzeń. Jeżeli przedsiębiorca współpracuje z zewnętrznymi specjalistami ds. kadr i płac, np. biurem rachunkowym, którzy przygotowali błędne listy płac, to ma prawo żądać naprawienia szkód z ich ubezpieczenia OC. W przypadku, w którym błąd popełnił wewnętrzny specjalista ds. kadr i płac, pracodawca może go pociągnąć do odpowiedzialności materialnej za nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych (art. 114 Kodeksu pracy).

Pamiętaj, że usługi kadrowo-płacowe są świadczone na podstawie dokumentów otrzymywanych od klientów. Jeżeli komunikacja między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym bazuje na e-mailach z setkami załączników, które są importowane z różnych źródeł, łatwo o błąd po obu stronach. To ryzyko eliminuje zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa TribePerk, która tworzy wspólną przestrzeń dla specjalistów ds. kadr i płac, pracodawców oraz pracowników.

Zgodnie z art. 300 k.p. w sprawach dotyczących stosunku pracy, których nie normują przepisy prawa pracy, stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, o ile nie są z nimi sprzeczne. Pracodawca, który chce odzyskać nadpłacone wynagrodzenie, powinien się powołać na art. 405 Kodeksu cywilnego. Ten przepis definiuje bezpodstawne wzbogacenie się. Zgodnie z nim osoba, która bez podstawy prawnej uzyskała korzyść majątkową kosztem innej osoby (tutaj: pracownik kosztem pracodawcy), musi zwrócić tę korzyść w naturze. Gdy jest to niemożliwe, jest zobowiązana do zwrotu jej wartości. Proste? Niestety, niekoniecznie.

Kiedy pracodawca może żądać zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia od pracownika?

Art. 409 k.c. doprecyzowuje kluczową kwestię. Wspomniany zwrot nie jest obowiązkowy w sytuacji, w której dana osoba (pracownik) zużyła lub utraciła korzyść (nadpłacone wynagrodzenie) tak, że nie jest już wzbogacona (np. wydała pieniądze na naprawę samochodu, który nie miał autocasco).

Trzeba pamiętać, że pracownik wcale nie musi być świadomy błędu pracodawcy. Zdarza się, że nadpłacone wynagrodzenie jest uznawane za spodziewany dodatek do wynagrodzenia, np. premię lub wczasy pod gruszą. Wtedy pracownik ma prawo wydać „nadprogramowe” pieniądze – nie musi ani dopytywać, skąd się wzięła wyższa kwota, ani liczyć się z obowiązkiem jej zwrotu. Oczywiście można się spierać, czy pracownik, który zarabia np. 6000 zł brutto i otrzymuje premie na poziomie 500 zł brutto, nie powinien się zdziwić premią w wysokości 5000 zł brutto i zgłosić wątpliwości pracodawcy.

Wyjątkiem opisanym w art. 409 k.c. jest sytuacja, w której ta osoba na etapie rozporządzania korzyścią wiedziała o konieczności zwrotu, np. pracodawca wykrył błąd w dniu wypłaty wynagrodzenia, jeszcze zanim zostało zaksięgowane na koncie pracownika, i od razu go poinformował o błędnej nadpłacie. Nawet jeśli świadomy pomyłki (!) pracownik błyskawicznie wyda dodatkowe pieniądze, pracodawca będzie mógł żądać ich zwrotu.

Kodeks pracy umożliwia pracownikowi wgląd w m.in. regulamin wynagradzania, ewidencję czasu pracy czy paski wynagrodzenia. Czy wiesz, że niektóre biura rachunkowe naliczają dodatkowe opłaty za paski płacowe? Dzięki TribePerk Twoi pracownicy mogą je samodzielnie generować!

Art. 87 § 1 pkt 1-4 k.p. wymienia potrącenia z wynagrodzenia za pracę, które nie wymagają zgody pracownika. Należą do nich:

1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych lub pokrycie innych należności niż te świadczenia,
2. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
3. kary pieniężne z art. 108 k.p.

Ponadto art. 87 § 7 k.p. stanowi, że pracodawca może pomniejszyć wynagrodzenie pracownika o kwotę otrzymaną w poprzednim terminie za okres nieobecności, za który nie należy się wynagrodzenie. Z taką sytuacją mielibyśmy do czynienia, kiedy już 29 sierpnia pracownik otrzymałby wynagrodzenie za cały sierpień, a 30 i 31 sierpnia nie przyszedłby do pracy i nie usprawiedliwiłby tych nieobecności. Wówczas pracodawca obniżyłby wynagrodzenie za wrzesień o wynagrodzenie za 2 dni nieusprawiedliwionej absencji. Zdarza się również, że pracodawca obniża kolejne wynagrodzenie pracownika, który otrzymał pełne wynagrodzenie za ostatni miesiąc, zanim otrzymał zwolnienie lekarskie obejmujące kilka ostatnich dni tego miesiąca.

Przykład

Termin wypłaty wynagrodzenia ustalono na 28. dzień każdego miesiąca. To oznacza, że pracownicy otrzymują pensje na 2-3 dni przed końcem miesiąca kalendarzowego (z wyjątkiem lutego w roku nieprzestępnym;)). Załóżmy, że pracownik otrzyma wynagrodzenie 27 października 2023 roku (28 października 2023 roku to sobota). Z powodu pogarszającego się samopoczucia uda się do lekarza po pracy i dostanie zwolnienie lekarskie na okres od 28 października do 5 listopada. W tej sytuacji pracodawca obniży wynagrodzenie za listopad. Pomniejszy je o nadpłaconą kwotę za okres od 28 do 31 października. Gdyby pracownik przebywał przez prawie cały listopad na L4, za co należałoby mu się wynagrodzenie chorobowe (do 33 dni niezdolności do pracy), pracodawca również miałby prawo do odliczenia nadpłaconej kwoty bez zgody pracownika.

W innych przypadkach pracodawca nie może samowolnie odliczyć nadpłaty z kolejnego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 91 § 1 k.p. musi uzyskać zgodę pracownika na potrącenie innych należności z wynagrodzenia.

Te same zasady stosuje się w przypadku błędnie wypłaconych świadczeń, np. ekwiwalentu za zaległy urlop wypoczynkowy pracownikowi, który wykorzystał go w okresie wypowiedzenia. Jeśli osoba zatrudniona – lub były już pracownik – odmówi zwrotu nadpłaty po otrzymaniu pisemnej prośby, to pracodawcy pozostaje wkroczenie na ścieżkę sądową. Potwierdza to pismo GIP z 1 lipca 2009 roku (GPP-110-4560-43/09/PE/RP).

We wniosku o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia przez pracownika należy podać:

• datę i miejscowość złożenia wniosku,
• dane pracownika i pracodawcy,
• kwotę nadpłaty,
• przyczynę nadpłaty,
• termin zwrotu nadpłaconej kwoty (lub terminy w przypadku zwrotu w ratach),
• sposób płatności, np. przelewem na wskazany rachunek bankowy (w przypadku zwrotu w gotówce obie strony powinny zachować potwierdzenie odbioru środków),
• podstawę prawną (opcjonalnie).

Tak, outsourcing kadrowo-płacowy, szczególnie oparty na automatyzacji jak w TribePerk, opłaca się pod wieloma kątami – finansowym, organizacyjnym czy technologicznym. Pamiętaj, żeby sprawdzić, czy dostawca usług kadrowo-płacowych ma ubezpieczenie OC zawodowe.

Pracownik, który zauważy, że otrzymał zaniżone wynagrodzenie, powinien zgłosić się do osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowo-płacowe. Zdarza się, że niższa kwota wynagrodzenia wynika z innych przyczyn niż pomyłka w obliczeniach, np. ze zwolnienia lekarskiego w ubiegłym miesiącu, których pracownik nie wziął pod uwagę. Za okres niezdolności do pracy wskutek choroby należy się 80% podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

Za wynagrodzeniem niższym niż w poprzednim miesiącu może stać również m.in.:

• koszt nowego benefitu podzielony między pracodawcę a pracownika,
• przystąpienie pracownika do PPK i związane z tym dobrowolne oraz obowiązkowe wpłaty,
• potrącenie kary pieniężnej za nieusprawiedliwioną nieobecność,
• skorzystanie ze zwolnienia z powodu siły wyższej, za które należy się 50% wynagrodzenia.

Jeżeli doszło do błędu, wskutek którego pracownik otrzymał zaniżone wynagrodzenie, to nie powinien czekać na przelew z brakującą kwotą przez cały miesiąc. Pracodawca powinien uregulować niedopłatę jak najszybciej – najlepiej w polubowny sposób, czyli na prośbę pracownika. W przeciwnym razie musi liczyć się z otrzymaniem wezwania do zapłaty, a nawet kontroli ze strony PIP lub skierowania sprawy do sądu pracy w skrajnym przypadku. Wszystko zależy od wysokości niedopłaty i postępowania pracodawcy. Im częściej zdarzają się błędy na listach płac, przez które pracownicy są poszkodowani, tym większe ryzyko ingerencji PIP czy postępowania sądowego.

Niedopłata wynagrodzenia a podatek dochodowy i składki ZUS

Pracodawca, który zaniżył wynagrodzenie, jest zobowiązany doliczyć odsetki za zwłokę do niedopłaty. O ile odsetki są zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o tyle brakująca część wynagrodzenia oczywiście jest opodatkowana i oskładkowana.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o pdof przychód powstaje w chwili otrzymania lub postawienia do dyspozycji pieniędzy, wartości pieniężnych, wartości świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń. W związku z tym pracodawca, który wypłaci np. brakującą kwotę wynagrodzenia z sierpnia dopiero w październiku, nie będzie musiał korygować listy płac, ani dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Korekta dokumentów rozliczeniowych w przypadku niezdolności do pracy

Nie każde zaniżone lub zawyżone wynagrodzenie wymaga sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych dla ZUS. W przypadku, w którym pracownik otrzyma wynagrodzenie za cały przepracowany miesiąc, zanim uda się na zwolnienie lekarskie pod koniec tego miesiąca, nie trzeba przeprowadzać korekt. Jak wspomnieliśmy, pracodawca rozliczy tę nadpłatę w kolejnym miesiącu.

Co innego, gdy np. świadczenie chorobowe zostało wypłacone, zanim niezdolność do pracy została uznana za spowodowaną wypadkiem przy pracy. W takim przypadku pracodawca musi:

• wypłacić pracownikowi różnicę między świadczeniem chorobowym a zasiłkiem chorobowym z ubezpieczenia wypadkowego,
• skorygować dokumenty rozliczeniowe dla ZUS (imienne raporty ZUS RSA i ZUS RCA oraz deklarację zbiorczą ZUS DRA).

Nadpłacone wynagrodzenie a składki ZUS i podatek dochodowy

Art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że płatnik (pracodawca), który otrzymał od podatnika (pracownika) zwrot nienależycie pobranego świadczenia (nadpłaconą kwotę), musi pomniejszyć dochód pracownika o kwotę zwrotu i pobraną zaliczkę na podatek dochodowy.

Nadpłacone wynagrodzenie spowodowało również odprowadzenie zawyżonych składek ZUS.

W związku z tym pracodawca musi:

• złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych do ZUS,
• doliczyć nadpłacone składki społeczne do podstawy opodatkowania,
• zwrócić pracownikowi nadpłaconą składkę zdrowotną.

Jak możemy przeczytać w piśmie Izby Skarbowej z 16 czerwca 2008 roku (IPPB2/415-419/08-4/MG), kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenie społeczne, którą podatnikowi zwróci ZUS za pośrednictwem płatnika, stanowi opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Co ważne, kwota zwrotu nie zalicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona w skali roku – zarówno dla osób ubezpieczonych obowiązkowo, jak i dobrowolnie. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek jest równe 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Ta kwota wynosi 6935 zł, co daje tzw. limit 30-krotności równy 208 050 zł. Art. 19 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie są pobierane od nadwyżki ponad limit.

Zdarza się, że płatnicy odprowadzają składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od nadwyżki ponad limit 30-krotności. Taki problem może powstać, kiedy np. osoba zatrudniona na podstawie kilku umów o pracę i umów zleceń nie poinformuje płatników na czas o przekroczeniu rocznego ograniczenia.

Według art. 19 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnicy, którzy popełnili błąd, muszą zastosować się do art. 24 ust. 6a-8 tej samej ustawy. Datą stwierdzenia nienależnie opłaconych składek jest data otrzymania przez ZUS imiennego raportu korygującego (ZUS RCA) i deklaracji rozliczeniowej korygującej (ZUS DRA). Płatnik, który nie ma do uregulowania zaległych lub bieżących należności z tytułu składek, może złożyć wniosek o zwrot nadpłaty.

Pracownikowi należy się zwrot składek potrąconych z jego wynagrodzenia (osoba zatrudniona pokrywa 9,76% składki emerytalnej i 1,5% składki rentowej). Nadpłatę zwracaną pracownikowi pomniejsza się o zaliczkę na podatek dochodowy i składkę zdrowotną.

O ile opłacenie składek emerytalno-rentowych od nadwyżki ponad limit 30-krotności generuje ich nadpłatę, o tyle jednocześnie powstaje niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne i niedopłata zaliczki na podatek dochodowy. Dzieje się tak, ponieważ odprowadzenie „nadprogramowych” składek emerytalno-rentowych skutkuje obniżoną podstawą wymiaru składki zdrowotnej i podatku dochodowego.