Zaliczka na podatek od wynagrodzenia pracownika – jak ją obliczyć?

Wysokość zaliczki na podatek dochodowy, którą nalicza się od wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło, zależy od kilku czynników, w tym dochodów uzyskanych przez pracownika od początku roku kalendarzowego, kosztów uzyskania przychodu czy kwoty zmniejszającej podatek. Co więcej, niektórzy zatrudnieni mogą korzystać ze zwolnienia z PIT.

Wysokość podatku dochodowego od wynagrodzenia pracownika (podatnika) zależy przede wszystkim od sumy dochodów uzyskanych od danego pracodawcy (płatnika) od początku roku kalendarzowego i podstawy opodatkowania.

Dopóki łączny dochód pracownika nie przekroczy 120 000 zł, czyli I progu podatkowego, pobierasz 12% zaliczki od comiesięcznego wynagrodzenia. Za miesiąc, w którym suma dochodów uzyskanych przez pracownika od początku roku kalendarzowego przekroczy 120 000 zł, naliczasz:

• 12% zaliczki od części dochodu, która zmieściła się w limicie 120 000 zł,
• 32% zaliczki od pozostałej kwoty, czyli nadwyżki ponad 120 000 zł.

W tej sytuacji pracownik wpada w II próg podatkowy. Zaliczki na podatek dochodowy w kolejnych miesiącach wynoszą wyłącznie 32% od dochodu.

👉 Obsługa kadrowo-płacowa firm w TribePerk bazuje na zautomatyzowanej platformie kadrowo-płacowej online, która przyspiesza naliczanie wynagrodzeń dzięki zintegrowanym modułom. Twoi pracownicy mogą samodzielnie raportować godziny pracy, wysyłać elektroniczne wnioski urlopowe czy generować paski płacowe, a Ty masz dostęp do danych kadrowo-płacowych w chmurze – z dowolnego miejsca, o dowolnej porze.

Jeśli pracownik skorzysta z preferencyjnego opodatkowania dochodów, czyli rozliczy się wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko, nie zapłaci 32% podatku dochodowego od nadwyżki ponad 120 000 zł. Szczegóły rozliczenia są zależne od wysokości dochodów podatnika, małżonka i dziecka.

👉 Sprawdź, jak wypełnić PIT-2 krok po kroku.

Aby obliczyć podstawę opodatkowania, musisz pomniejszyć wynagrodzenie brutto z ewentualnymi dodatkami pieniężnymi o:

• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (łącznie 13,71%),
• koszty uzyskania przychodów (podstawowe – 250 zł lub podwyższone – 300 zł). Uwaga – pracownik może złożyć oświadczenie o rezygnacji z naliczania kosztów uzyskania przychodów na formularzu PIT-2 lub w inny sposób obowiązujący u danego pracodawcy, np. poprzez system kadrowo-płacowy.

Jeśli pracownik jest uczestnikiem PPK, to osiąga przychód z tytułu wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez pracodawcę (maksymalnie 4%). W takim przypadku podstawa opodatkowania na liście płac z PPK musi zawierać wpłatę obowiązkową i dobrowolną. To minimalnie podwyższa zaliczkę na podatek dochodowy i obniża wynagrodzenie netto pracownika.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika obejmuje m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
• premie,
• wartość pieniężną świadczeń niepieniężnych.

Na potrzeby obliczeń założymy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 7000 zł brutto.

Pracodawca nalicza i potrąca z wynagrodzenia składki ZUS, które finansuje pracownik, czyli:

• składkę na ubezpieczenie emerytalne (9,76%),
• składkę na ubezpieczenie chorobowe (2,45%),
• składkę na ubezpieczenie rentowe (1,5%).

To daje łącznie 13,71% od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W naszym przypadku tę wartość należy odjąć od wynagrodzenia zasadniczego, czyli 7000 zł.

683,20 zł + 171,50 zł + 105 zł = 959,70 zł

7000 zł – 959,70 zł = 6040,30 zł

Pracownicze koszty uzyskania przychodów wynoszą:

• 250 zł w przypadku pracowników mieszkających tam, gdzie znajduje się zakład pracy,
• 300 zł w przypadku pracowników zamiejscowych, zarówno dojeżdżających z innej miejscowości do firmy, jak i pracujących zdalnie z domu.

W omawianym przypadku zakładamy, że pracownikowi należą się podwyższone koszty uzyskania przychodów, czyli 300 zł.

Wynagrodzenie zasadnicze (7000 zł) pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne pokryte przez pracownika (959,70 zł) i koszty uzyskania przychodu (300 zł).

7000 zł – 959,70 zł – 300 zł = 5740,30 zł

Tę kwotę należy zaokrąglić, co daje 5740 zł.

Jak już wspomnieliśmy, zaliczka na podatek dochodowy wynosi 12% lub 32% w zależności od progu podatkowego.

5740 zł × 12% = 688,80 zł

Roczna kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł, co daje maksymalnie 300 zł miesięcznie do odliczenia od zaliczki na podatek dochodowy. Jeśli pracownik zarabia na podstawie co najmniej dwóch umów podpisanych z tą samą firmą lub różnymi firmami, może złożyć oświadczenie, na podstawie którego płatnik bądź płatnicy zastosują inne kwoty zmniejszające podatek, np. po 150 zł w przypadku umowy o pracę i umowy zlecenia, co da razem 300 zł miesięcznie.

688,80 zł – 300 zł = 388,80 zł

Co ważne, jeśli dana osoba uzyskuje dochody z własnej działalności gospodarczej i co najmniej jednej umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, może skorzystać z podwójnej kwoty zmniejszającej podatek, czyli 600 zł miesięcznie. O ile to atrakcyjne rozwiązanie, o tyle po złożeniu rozliczenia rocznego może się okazać, że przedsiębiorca musi uiścić dopłatę do podatku.

Zgodnie z art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej zarówno podstawę opodatkowania, jak i zaliczkę na podatek dochodowy zaokrągla się do pełnych złotych. Jeśli końcówka wynosi mniej niż 50 groszy, trzeba ją pominąć. Końcówki wynoszące co najmniej 50 groszy zaokrągla się w górę.

To oznacza, że w naszym przykładzie zaliczka na podatek dochodowy, którą należy przelać do urzędu skarbowego, wynosi 389 zł.

Zleceniobiorca może korzystać ze zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, które pomniejszają podstawę opodatkowania. Standardowe koszty uzyskania przychodów z tytułu umowy zlecenia wynoszą 20%, a podwyższone – 50%. Te drugie są nazywane autorskimi kosztami uzyskania przychodu, ponieważ przysługują zleceniobiorcom wykonującym działalność twórczą i przenoszących prawa autorskie na zleceniodawców.

Aby obliczyć, ile wynoszą koszty uzyskania przychodu zleceniobiorcy, musisz:

• odjąć od wynagrodzenia brutto sumę składek na ubezpieczenia społeczne pokrywane przez zleceniobiorcę (o ile są opłacane),
• pomnożyć otrzymaną kwotę razy 20% lub 50%.

Na potrzeby obliczeń założymy, że zleceniobiorca, który ma więcej niż 26 lat, opłaca składki emerytalne i rentowe oraz przystąpił do ubezpieczenia chorobowego. Przysługują mu autorskie koszty uzyskania przychodu (50%). Ponadto złożył oświadczenie o stosowanie 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł). Wynagrodzenie brutto z tytułu umowy zlecenia wynosi 7000 zł.

7000 zł × 9,76% = 683,20 zł składki emerytalnej

7000 zł × 2,45% = 171,50 zł składki chorobowej

7000 zł × 1,5% = 105 zł składki rentowej

7000 zł – 683,20 zł – 171,50 zł – 105 zł = 6040,30 zł

6040,30 zł × 50% = 3020,15 zł

Aby obliczyć podstawę opodatkowania, od wynagrodzenia brutto odejmujemy sumę składek na ubezpieczenia społeczne i autorskie koszty uzyskania przychodu.

7000 zł – 959,70 zł – 3020,15 zł = 3020,15 zł

Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu wynosi 3020 zł.

3020 zł × 12% = 362,40 zł

Zaliczkę na podatek dochodowy z tytułu umowy zlecenia pomniejszamy o kwotę zmniejszającą podatek.

362,40 zł – 300 zł = 62,40 zł

Po kolejnym zaokrągleniu okazuje się, że zleceniodawca musi odprowadzić 62 zł do urzędu skarbowego.

👉 Pobierz wzór rachunku do umowy zlecenie i dowiedz się, jak go wygenerować na platformie kadrowo-płacowej online.

Umowa o dzieło jest w pełni oskładkowana, jeśli przedsiębiorca podpisze ją z własnym pracownikiem. W innych sytuacjach nie nalicza się żadnych składek ZUS.

Podobnie jak w przypadku umowy zlecenia, można zastosować albo podstawowe (20%), albo autorskie (50%) koszty uzyskania przychodów. Ponadto osoba wykonująca dzieło może zgłosić, że chce zastosować kwotę zmniejszającą podatek: 100 zł, 150 zł lub 300 zł. Nieco inne zasady dotyczą obliczania zaliczki na podatek dochodowy od umowy o dzieło do 200 zł brutto.

W naszym przykładzie założymy, że to jedyna umowa, którą podpisał podatnik, więc korzysta z 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Wynagrodzenie brutto (7000 zł) i autorskie koszty uzyskania przychodu (50%) pozostawiamy bez zmian.

7000 zł × 50% = 3500 zł

3500 zł × 12% = 420 zł

420 zł – 300 zł = 120 zł podatku dochodowego

👉 Pobierz wzór rachunku do umowy o dzieło i zobacz, jak go wypełnić.

Pracodawca nie nalicza zaliczki na podatek dochodowy, jeśli pracownik:

• złożył wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy, ponieważ przewiduje, że jego dochody opodatkowane na zasadach ogólnych nie przekroczą 30 000 zł w danym roku podatkowym,
• nie ukończył 26 lat, więc korzysta z ulgi dla młodych (zerowego PIT-u dla młodych),
• przeniósł miejsce zamieszkania do Polski, więc przysługuje mu ulga na powrót,
• wychowuje minimum 4 dzieci, więc należy mu się ulga dla rodzin 4+,
• nie dostaje emerytury, mimo że ma status emeryta, więc jest uprawniony do ulgi dla pracujących seniorów.

Co ważne, roczny limit przychodów, które nie są objęte podatkiem z tytułu wymienionych ulg, wynosi 85 528 zł. Obowiązuje także pracowników mających prawo do zwolnienia z podatku z co najmniej dwóch tytułów jednocześnie – limit nie rośnie proporcjonalnie do liczby ulg.