Umowa o dzieło z własnym pracownikiem – kiedy można ją podpisać? Jak ją rozliczyć?

Jeżeli podpiszesz umowę o dzieło z własnym pracownikiem, rozliczysz ją inaczej niż umowę cywilnoprawną zawartą z osobą, z którą nie łączy Cię umowa o pracę. Sprawdź, jak rozliczyć umowę o dzieło na gruncie podatkowym i składkowym. Czy musisz poprosić pracownika – wykonawcę dzieła – o wystawienie rachunku?

Pracodawca, który chce podpisać umowę o dzieło z własnym pracownikiem, musi wziąć pod uwagę, czy przedmiot umowy cywilnoprawnej mieści się w zakresie obowiązków wynikających z umowy o pracę. Jeżeli tak, pracownik powinien „wykonać dzieło” w ramach stosunku pracy. Gdyby się okazało, że termin skończenia pilnego zadania wymusza pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawca musi wypłacić pracownikowi wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny. Zadanie, które wykracza poza obowiązki z tytułu umowy o pracę, można zrealizować w ramach umowy o dzieło.

Ani Kodeks cywilny, ani Kodeks pracy nie ograniczają maksymalnej liczby umów cywilnoprawnych, czyli m.in. umów o dzieło i umów zlecenie, które można zawrzeć z jednym pracownikiem. Niemniej pracodawca musi pamiętać, że różne czynniki, w tym wartość dzieła oraz inne źródła przychodów wykonawcy, wpływają na rozliczenia podatkowo-składkowe.

Tak, pracownik (wykonawca) decyduje, kiedy zajmie się dziełem. Nie musi raportować pracodawcy (zamawiającemu), ile czasu zajęło mu wykonanie dzieła oraz w jakich dniach i godzinach nad nim pracował. W tym kontekście nie stosuje się przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym.

Zgodnie z Kodeksem pracy osoba zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy może przepracować maksymalnie 13 godzin w ciągu doby pracowniczej (8 godzin na etacie i 5 godzin nadliczbowych). Jeśli pracownik pełnoetatowy poświęci aż 7 godzin na wykonanie dzieła po pracy, to nie dojdzie do naruszenia przepisów o odpoczynku dobowym. Kodeks pracy nie reguluje umów cywilnoprawnych, a pracodawca nie musi wnikać, kiedy pracownik wykonuje dzieło.

Umowa o dzieło z własnym pracownikiem a podatek dochodowy

Zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło oblicza się bez pracowniczych kosztów uzyskania przychodu, które wynoszą 250 zł lub 300 zł miesięcznie bądź 4500 zł lub 5400 zł rocznie w zależności od miejsca zamieszkania pracownika i liczby podpisanych przez niego umów o pracę. W przypadku umowy o dzieło stosujemy koszty uzyskania przychodu w standardowej wysokości (20%) lub podwyższonej (50%), jeśli w grę wchodzi przekazanie praw autorskich. Wtedy mówimy o tzw. autorskich kosztach uzyskania przychodu, które są ograniczone do 120 000 zł w skali roku.

Co istotne, jeśli podatnik (pracownik) korzysta ze zwolnienia podatkowego, np. ulgi dla młodych, to suma przychodów zwolnionych z opodatkowania i autorskich kosztów uzyskania przychodu nie może wykroczyć poza I próg podatkowy, czyli 120 000 zł.

W przypadku osoby, z którą masz podpisaną umowę o pracę i umowę o dzieło, limit obejmuje nieopodatkowany przychód z pierwszej umowy i autorskie koszty uzyskania przychodów z obu umów (o ile w obu przypadkach wykonywano pracę twórczą). To oznacza, że maksymalna wysokość autorskich kosztów uzyskania przychodów dla studenta korzystającego z ulgi dla młodych wyniesie 34 472 zł (120 000 zł – 85 528 zł).

Umowa o dzieło z własnym pracownikiem a składki ZUS

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoba wykonująca pracę na podstawie umowy o dzieło, którą zawarła z własnym pracodawcą lub w ramach której działa na rzecz własnego pracodawcy, jest uważana za pracownika dla celów ubezpieczeń społecznych.

To oznacza, że umowa o dzieło z własnym pracownikiem jest objęta obowiązkowymi składkami ZUS. W tym przypadku nie obowiązuje reguła dotycząca tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych. Wysokość wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę nie wpływa na obowiązek odprowadzenia składek z umowy o dzieło. Zamawiający dzieło i wykonawca dzieło opłacają te same składki, co pracodawca i pracownik. W zależności od tego, ile wynosi składka na ubezpieczenie wypadkowe, koszt umowy o dzieło będzie równy wynagrodzeniu brutto podwyższonemu o ok. 20%.

Nie, art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zwalnia pracodawców ze zgłaszania umów o dzieło zawartych z własnymi pracownikami do ZUS. Zamawiający nie jest objęty tym obowiązkiem, jeśli podpisuje umowę o dzieło z wykonawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy. To oznacza, że pracodawca, który zleci wykonanie dzieła byłemu pracownikowi, musi zgłosić umowę na formularzu ZUS RUD do ZUS. Stosunek pracy zakończył się w ostatnim dniu zatrudnienia. 

Co istotne, ten sam artykuł podaje jeszcze jeden wyjątek. Jeśli wykonawca dzieła podpisze umowę z innym przedsiębiorstwem niż własny pracodawca, ale będzie wykonywał dzieło dla niego, to tej umowy również nie należy zgłaszać do ZUS.

Czy pracodawca musi wystawić rachunek do umowy o dzieło z własnym pracownikiem?

Nie, umowę o dzieło można rozliczyć na liście płac, zwłaszcza że wykonawca dzieła, który zawarł umowę z własnym pracodawcą, jest traktowany jak pracownik dla celów ubezpieczeń społecznych. Wynagrodzenie z umowy o pracę i wynagrodzenie z umowy o dzieło sumuje się, a następnie oblicza obligatoryjne składki ZUS. Wyjątkiem jest składka na ubezpieczenie zdrowotne. Oblicza się ją osobno, ale następnie dodaje się obie kwoty i wykazuje sumę w jednym raporcie ZUS RCA. Również zaliczkę na podatek dochodowy ustala się oddzielnie od dochodu z tytułu umowy o pracę i dochodu z tytułu umowy o dzieło. 

Pracownik (wykonawca dzieła), który chce wiedzieć, co złożyło się na zarobek za dany miesiąc, może zobaczyć pasek płacowy z rozpisanymi składnikami i potrąceniami. Pracodawca (zamawiający dzieło) nie musi rozpisywać wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło na rachunku.