Bony świąteczne dla pracowników – jak rozliczyć składki ZUS i podatek dochodowy?

Co do zasady, świadczenia pieniężne i rzeczowe, które otrzymują Twoi pracownicy, stanowią przychód, od którego trzeba odprowadzić składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy. Czy pracodawca jest do tego zobowiązany w każdym przypadku? Sprawdź, jak źródło finansowania bonów świątecznych dla pracowników wpływa na rozliczenia podatkowo-składkowe. Wyjaśniamy, na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy, aby nie ryzykować oskładkowaniem bonów towarowych czy usługowych po kontroli ZUS.

Zacznijmy od tego, że opodatkowanie premii świątecznej dla pracowników zależy od źródła, z którego została sfinansowana.

Pracodawca, który wypłaca premię na święta ze środków obrotowych firmy, musi naliczyć podatek dochodowy na zasadach ogólnych, czyli według stawki 12% w I progu podatkowym lub stawki 32% w II progu podatkowym. Przepisy zwalniają z tego obowiązku pracodawcę, który pobiera środki zgromadzone w ramach ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych), aby wręczyć pracownikom premie z okazji świąt.

Co istotne, nieopodatkowane premie z ZFŚS są limitowane. Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ogranicza zwolnienie podatkowe dla świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS do 1000 zł w roku podatkowym. Oczywiście to kwota przypadająca na każdego pracownika. Uwaga – pracodawcy mogą liczyć na dwukrotnie większą korzyść do 31 grudnia 2023 roku. Art. 52l pkt 3 ustawy o pdof podwyższył limit z 1000 zł do 2000 zł w tym okresie.

Niestety, wspomniany art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof stanowi również, że premie świąteczne w formie bonów, talonów i znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi nie są rzeczowymi świadczeniami zwolnionymi z podatku. To oznacza, że pracodawca musi odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od wartości bonu świątecznego.

W związku z tym premia świąteczna z ZFŚS, wypłacona jako dodatek do wynagrodzenia za listopad, jest opłacalniejsza pod kątem podatkowym. Pracodawca nie odprowadzi zaliczki na podatek dochodowy, więc pracownik otrzyma wyższą premię netto.

Uwaga

Świadczenia pieniężne i rzeczowe finansowane ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS należy wypłacać z uwzględnieniem kryterium socjalnego. To oznacza, że pracodawca powinien zróżnicować wartość bonów świątecznych ze względu na sytuację materialną, rodzinną i życiową pracownika. Ponadto regulamin ZFŚS musi zawierać postanowienie o pomocy materialnej w formie bonów towarowych lub usługowych w okresie świąt Bożego Narodzenia czy Wielkanocy. Bony finansowane ze środków obrotowych firmy nie są uzależnione od sytuacji życiowej pracowników. Każda osoba zatrudniona może otrzymać bony towarowe i/lub usługowe o tej samej wartości.

Na tle składek ZUS nie ma znaczenia, czy pracodawca wypłaci pracownikom premię świąteczną w formie dodatku do wynagrodzenia, czy w formie bonów towarowych lub usługowych. Bony świąteczne sfinansowane ze środków obrotowych firmy są ozusowane, natomiast bony pokryte ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS – zwolnione ze składek ZUS.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie wliczają się do podstawy wymiaru tych składek. Nie obowiązuje żaden limit w skali roku.

Warto też dodać, że art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne ustala się za pomocą przepisów określających podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (oczywiście z pewnymi zastrzeżeniami). Wobec tego bony towarowe i usługowe sfinansowane z ZFŚS są zwolnione również ze składki zdrowotnej.

Uwaga

Gdyby kontrola w firmie wykazała, że pracodawca przydzielił bony na święta, nie bazując na kryterium socjalnym, ZUS mógłby go zobowiązać do oskładkowania wartości świadczeń rzeczowych i odprowadzenia składek włącznie z odsetkami. Jeśli część bonów jest finansowana w ramach ZFŚS, a część ze środków obrotowych firmy, zwolnienie ze składek ma zastosowanie tylko do kwoty pokrytej ze środków funduszowych.

Co ważne, pracodawcy, u których nie funkcjonuje ZFŚS, mogą przekazać pracownikom świąteczne bony towarowe i nie odprowadzić składek ZUS od ich wartości. W jaki sposób? Wystarczy utworzyć fundusz na cele socjalno-bytowe.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego świadczenia wypłacane z funduszu socjalno-bytowego, który utworzono na podstawie układu zbiorowego pracy (!), nie są ozusowane. Zwolnienie ze składek ZUS obowiązuje do kwoty nieprzekraczającej rocznie odpisu podstawowego. Określa go art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku podstawą obliczenia odpisu jest 5104,90 zł. 37,5% z 5104,90 zł daje odpis podstawowy w wysokości 1914,34 zł na 1 osobę zatrudnioną.

To oznacza, że pracodawca nie odprowadzi składek na ubezpieczenia od wartości bonu podarunkowego sfinansowanego z funduszu na cele socjalno-bytowe, o ile wartość świadczenia zmieści się w rocznym limicie 1914,34 zł.

Czy bony świąteczne finansowane przysługują pracownikom nieobecnym w firmie w czasie świąt?

To, czy pracownicy na zwolnieniach lekarskich, urlopach macierzyńskich i pokrewnych czy urlopach bezpłatnych otrzymają bony świąteczne, zależy od postanowień w regulaminie ZFŚS. Nieobecni pracownicy również podlegają kryteriom socjalnym. Jeżeli pracodawca finansuje vouchery z własnych środków, decyduje, czy przyzna je wszystkim pracownikom, czy nie. W tym przypadku bony świąteczne mają charakter uznaniowy, więc osoby zatrudnione nie mogą dochodzić roszczeń z tytułu ich pominięcia.