Optymalizacja kosztów w MŚP

Biznesowi, niezależnie od jego wielkości, zależy na rozwoju i coraz lepszych wynikach finansowych. Dlaczego więc nie wykorzystać w małych i średnich przedsiębiorstwach praktyk, które pozwalają największym rynkowym graczom walczyć o pozycję lidera na rynku? Jedną z nich jest optymalizacja kosztów w obszarze HR, którą także firmy sektora MŚP powinny przeprowadzić, by zwiększać swoją konkurencyjność i rosnąć.

Czym właściwie jest optymalizacja?

Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że proces optymalizacji kosztów w firmie nie polega wyłącznie na redukcji kosztów, ale przede wszystkim na ich racjonalizacji. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą maksymalizować zyski i poprawiać konkurencyjność swojego biznesu. Korzyści, które płyną z optymalizacji to m.in. zwiększenie rentowności, poprawa efektywności operacyjnej, czy też lepsze zarządzanie ryzykiem. Metodami realizacji tego planu są np. automatyzacja procesów czy też outsourcing usług. Właściwie przeprowadzona optymalizacja kosztów nie tylko wspiera rozwój przedsiębiorstwa, ale również zapewnia jego stabilność i odporność na trudności ekonomiczne.

Badania, prowadzone m.in. przez EY pokazują, że coraz więcej polskich firm podąża za globalnymi trendami i decyduje się na outsourcing procesów kadrowo-płacowych i księgowych. Dzięki temu swoją energię i zasoby mogą kierować na zadania związane z realizacją celów biznesowych. Z kolei eksperci należącego do rodziny SD Worx Poland TribePerk zwracają uwagę, że przedsiębiorstwa z sektora MŚP decydują się na outsourcing głównie ze względu na wysokie koszty utrzymania wewnętrznych działów kadr i płac, w tym sprzętu, oprogramowania i szkoleń, które w przypadku outsourcingu są pokrywane przez zewnętrzne firmy. Wybierając outsourcing w celu optymalizacji kosztów jednocześnie zwiększają wydajność swoich pracowników.

W jaki sposób outsourcing HR pomaga zoptymalizować koszty w MŚP?

Oto kilka przykładów na to, jak outsourcing HR może wpłynąć na optymalizację kosztów w Twojej małej lub średniej firmie:

• Redukuje koszty operacyjne – eliminując potrzeby utrzymania wewnętrznego działu HR pozbywasz się kosztów zatrudnienia specjalistów ds. kadr i płac, a tym samym kosztu szkoleń dla tych osób, czy też zapewnienia im przestrzeni biurowej i narzędzi do pracy. Wszystkie obowiązki tych stanowisk są przejęte przez zewnętrznego dostawcę usług. Dzięki outsourcingowi MŚP nie muszą inwestować w kosztowne i nowoczesne systemy do obsługi kadr i płac, za to mogą korzystać z nowoczesnych technologii dostarczanych przez zewnętrznego partnera.
• Zmniejsza ryzyko błędów i kar – pomyłki w naliczaniu wynagrodzeń i składek mogą być dla Twojej firmy bardzo kosztowne. Przekazanie tych zadań firmie zewnętrznej jest swego rodzaju gwarancją uniknięcia błędów, ponieważ automatyzacja procesów i ciągła aktualizacja zgodności z przepisami minimalizuje ryzyko pomyłek. Co więcej, w przypadku ewentualnych błędów to dostawca usług ponosi odpowiedzialność, a to ogranicza ryzyko finansowe dla Twojej firmy.
• Pozwala na skalowalność kosztów – wiele małych firm z czasem zmienia się w średnie i zatrudnia coraz więcej pracowników. W takiej sytuacji Twoja firma musiałaby liczyć się ze wzrostem kosztów związanym z zatrudnieniem również dodatkowych osób obsługujących listę płac i sprawy kadrowe oraz dodatkowymi kosztami. Dlatego warto już dziś rozważyć wdrożenie outsourcingu rozwiązań, które rozwijają się wraz firmą, ale nie generują przy tym dodatkowych kosztów i opłat.
• Zapewnia przejrzystość i kontrolę kosztów – decydując się na outsourcing Twoja firma zyskuje stabilność kosztów, czyli stałe opłaty za usługi. Pozwoli Ci to uniknąć nieoczekiwanych wydatków i łatwiej zarządzać budżetem swojego przedsiębiorstwa.

Outsourcing kadr i płac będzie atrakcyjnym rozwiązaniem dla MŚP, które chcą zoptymalizować swoje koszty, zyskać dostęp do ekspertów oraz nowoczesnych narzędzi, a jednocześnie ograniczyć ryzyko błędów i skupić się na strategicznych celach biznesowych.