Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Niemniej zdarza się, że pracownik nie wykorzystuje wszystkich przysługujących mu dni wolnych. Wtedy przechodzą na kolejny rok, stając się zaległym urlopem. Jak i kiedy go wykorzystać? Zobacz, czego musi dopilnować pracodawca. Co mu grozi za nieudzielenie zaległego urlopu w terminie?

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od m.in. okresu nauki i stażu pracy. Co do zasady, pracownicy pełnoetatowi mają 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym. Jeśli nie zdążą ich wykorzystać, te dni nie przepadają. Powiększają pulę urlopową w kolejnym roku, przy czym zaległy urlop należy wykorzystać do 30 września, a nie do 31 grudnia.

Przykład

Piotrowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni urlopu na żądanie. Pracownik nie wykorzystał 6 dni urlopu i 2 dni „enżetek” w 2022 roku. To oznacza, że przysługują mu 34 dni urlopu w 2023 roku, na co składa się:

• 22 dni bieżącego urlopu wypoczynkowego i 4 dni bieżącego urlopu na żądanie do wykorzystania do 31 grudnia 2023 roku,
• 8 dni zaległego urlopu wypoczynkowego (6 dni zaległego urlopu wypoczynkowego i 2 dni zaległego urlopu na żądanie, który przekształcił się w wypoczynkowy) do wykorzystania do 30 września 2023 roku.

Inne urlopy pracownicze, np. nowy urlop opiekuńczy, nie przechodzą na kolejny rok kalendarzowy.

Według art. 168 k.p. pracownik musi wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przykład

Dominika nie wykorzystała 5 dni urlopu wypoczynkowego w 2022 roku, więc pracodawca doliczy je do puli 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego Dominice w 2023 roku. Pracowniczka zyska aż 31 dni urlopu w 2023 roku, przy czym 5 zaległych dni powinna najpóźniej do 30 września.

Co ważne, pracodawca dopełni obowiązku, jeśli pierwszy dzień niewykorzystanego urlopu z poprzedniego roku wypadnie 30 września.

Przykład

5-dniowy zaległy urlop wypoczynkowy Dominiki może trwać od 29 września 2023 roku (piątku) do 5 października 2023 roku (czwartku), co daje 5 dni roboczych. Zgodnie z art. 154(2) § 1 urlopu udziela się w dniach pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika. Dominika pracuje od poniedziałku do piątku, więc pracodawca nie mógłby jej udzielić wolnego 30 września (w sobotę) i 1 października (w niedzielę). Aby obowiązek z art. 168 k.p. został spełniony, zaległy urlop Dominiki powinien rozpocząć się wcześniej.

Jak to w prawie pracy bywa, przepisy są różnie interpretowane. O ile przyjmuje się, że cały zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do 30 września, o tyle Państwowa Inspekcja Pracy ma inne zdanie w kwestii wykorzystania zaległego urlopu na żądanie. Na początku trzeba podkreślić, że niewykorzystany urlop na żądanie nie zwiększa puli „enżetek” w kolejnym roku kalendarzowym. Zaległe „enżetki” przekształcają się w zwykły urlop wypoczynkowy. Wątpliwości dotyczą terminu, w którym pracownik powinien wykorzystać dni zaległego urlopu, które pochodzą z puli urlopu na żądanie z zeszłego roku.

Pamiętasz Piotra z pierwszego przykładu? Nie wykorzystał 6 dni urlopu wypoczynkowego i 2 dni urlopu na żądanie w 2022 roku. Według pierwszej interpretacji przepisów powinien wykorzystać te 8 dni zaległego urlopu do 30 września 2023 roku. Zgodnie z odmiennym stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy, wyrażonym w pismach z 2008 roku (GPP-110-4560-170/08/PE) i z 2012 roku (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP), Piotr powinien wykorzystać 2 zaległe dni urlopu na żądanie z 2022 roku jako 2 dni zaległego urlopu wypoczynkowego do 31 grudnia 2023 roku, a nie do 30 września 2023 roku.

Którą interpretacją powinien kierować się pracodawca?

Rekomendujemy, aby pracownik wykorzystał cały zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września. Oczywiście można postąpić zgodnie ze stanowiskiem GIP i powołać się na wskazane pisma w przypadku kontroli. Niemniej warto pamiętać, że to jedna z interpretacji, a nie jedyna obowiązująca.

Po pierwsze – nie każdy pracodawca musi przygotować plan urlopów wypoczynkowych. Ten obowiązek nie dotyczy firm, w których nie działają zakładowe organizacje związkowe lub działają, ale zgadzają się, aby nie tworzyć planu urlopów. Po drugie – plan urlopów jest wiążący, ale przepisy umożliwiają jego zmienianie ze względu na przyczyny leżące po stronie pracodawcy lub pracownika.

Przykład

Lider zespołu zaplanował 7-dniowy urlop wypoczynkowy na grudzień 2022 roku. Niestety, kilku pracowników z jego teamu się pochorowało, co wywróciło do góry nogami całą organizację pracy. Pracodawca był zmuszony do odwołania urlopu lidera, który musiał przejąć część obowiązków podwładnych, aby wywiązać się z umowy z klientem. Pracownik nie zdążył wykorzystać urlopu wypoczynkowego w grudniu 2022 roku, więc 7 dni przeszło na kolejny rok, stając się zaległym urlopem.

Tworząc kwartalny, półroczny czy roczny plan urlopów, warto uwzględnić zaległy urlop wypoczynkowy w pierwszej kolejności, aby nie zostawiać jego wykorzystania na ostatnią chwilę. Jeżeli pracodawca tego nie dopilnuje, będzie mógł udzielić zaległego urlopu przed lub po zaplanowanym wolnym z bieżącej puli.

Przykład

Małgorzata ma 10 dni urlopu wypoczynkowego z 2022 roku do wykorzystania w 2023 roku. Już na początku stycznia złożyła wniosek o urlop od 13 lutego do 26 lutego, czyli w terminie ferii zimowych. Pracodawca Małgorzaty powinien przyznać jej 10 dni urlopu z zaległej puli. Dzięki temu rozwiązaniu uniknie stresowania się we wrześniu, kiedy mogłoby się okazać, że pracowniczka ma zaległy urlop, którego wykorzystanie kolidowałoby z nieprzewidzianymi okolicznościami.

Art. 168 k.p. nie precyzuje, czy udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego wymaga złożenia wniosku bądź wyrażenia zgody przez pracownika. Niemniej orzecznictwo – powstałe przed niżej wspomnianą ustawą covidową – dopuszcza wysłanie pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Chociażby w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 roku (sygn. akt II PK 313/07) możemy przeczytać, że „(...) z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”.

Pracodawca może wyznaczyć termin, w którym pracownik musi udać się na zaległy urlop, nawet jeśli nie planuje on żadnego wyjazdu w tym czasie. Wśród wyjątków znajdują się sytuacje losowe, które nie pozwalają na wykorzystanie zaległego urlopu w ustawowym terminie, np. choroba pracownika.

Warto jeszcze dodać, że pracodawca najpierw może przypominać pracownikowi o zaległym urlopie wypoczynkowym i konieczności wykorzystania w ustawowym terminie. Jeśli mimo takich sugestii pracownik nie uda się na urlop z własnej inicjatywy do 30 września, pracodawca może wyznaczyć termin wypoczynku, aby dopilnować ustawowego obowiązku.

Ustawa covidowa a przymusowe wykorzystanie zaległego urlopu

Stan zagrożenia epidemicznego przedłużono do 31 marca 2023 roku. To oznacza, że do tego dnia obowiązuje tzw. ustawa covidowa. Art. 15gc ustawy covidowej umożliwia pracodawcy wskazanie okresu, w którym pracownik musi wykorzystać urlop zaległy z poprzednich lat. Pracodawca może pominąć plan urlopów i nie potrzebuje zgody pracownika. Jedyne ograniczenie to wymiar takiego „nakazanego” urlopu – maksymalnie 30 dni.

Zgodnie z art. 282 § 1 ust. 2 k.p. pracodawca, który nie udzieli przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniży jego wymiar, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Oczywiście są wyjątki, które uniemożliwiają wykorzystanie zaległych dni urlopu w ustawowym terminie, np. długotrwała choroba pracownika czy urlop macierzyński. W sytuacji, w której pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu z powodu okoliczności niezależnych od pracodawcy, nie trzeba się obawiać kary.

Nie, ponieważ zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się dopiero po 3 latach liczonych od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jak to rozumieć w kontekście zaległego urlopu? Za dzień wymagalności roszczenia przyjmuje się 30 września. Od tej daty odlicza się 3 lata.

Przykład

Zbigniew nie zdążył wykorzystać zaległego urlopu z 2021 roku do 30 września 2022 roku, bo zachorował w terminie, w którym miał wyjechać na późne wakacje. Pracownik zachowa prawo do tych zaległych dni aż do 30 września 2025 roku. Dopiero wtedy miną 3 lata przedawnienia. Ten termin przesunąłby się, gdyby Zbyszek wykorzystywał urlop wychowawczy, który wstrzymuje początek biegu przedawnienia urlopu wypoczynkowego lub zawiesza rozpoczęty bieg zgodnie z art. 293(1) k.p.

Czy zaległy urlop wypoczynkowy przechodzi do nowego pracodawcy?

Nie, kiedy strony umowy o pracę rozwiązują ją lub stosunek pracy wygasa, pracodawca musi rozliczyć się z pracownikiem z urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu przed odejściem z pracy, np. w okresie wypowiedzenia, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Co prawda orzeczenia Sądu Najwyższego dopuszczają inne rozwiązanie – tzw. porozumienie trójstronne, które podpisuje pracownik ze starym i nowym pracodawcą, aby niewykorzystany urlop wypoczynkowy przeszedł do kolejnego miejsca pracy. Niemniej to porozumienie jest negowane przez ekspertów ds. prawa pracy, ponieważ nie regulują go aktualne przepisy.

Co się dzieje z zaległym urlopem, kiedy pracownik zostaje zwolniony dyscyplinarnie?

Zwolnienie dyscyplinarne ma natychmiastowy skutek. Pracownik nie ma prawa do okresu wypowiedzenia. Co za tym idzie, nie ma kiedy wykorzystać zaległego urlopu. Niemniej nie zostaje pozbawiony prawa do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – zarówno zaległy, jak i bieżący.

Pracownik pracował na pełny etat w 2022 roku, natomiast od 1 stycznia 2023 roku pracuje na pół etatu. Jak ta zmiana wpływa na zaległy urlop?

Obniżenie wymiaru czasu pracy nie wpływa na liczbę dni zaległego urlopu. Jedyne, co trzeba wziąć pod uwagę, to okres, w którym pracownik niepełnoetatowy będzie wykorzystywał zaległy urlop. Jeśli obejmuje 6 dni, to pracownik ma 48 godzin zaległego urlopu. Załóżmy, że pracuje przez 4 godziny dziennie, od poniedziałku do piątku, więc może wybrać zaległy urlop od 5 do 20 czerwca 2023 roku (12 dni roboczych × 4 godziny = 48 godzin).