Czym się różni wypowiedzenie zmieniające od porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy?

Pracodawca, który chce obniżyć wysokość wynagrodzenia, zredukować wymiar czasu pracy lub zmienić stanowisko pracownika, może mu wręczyć wypowiedzenie warunków pracy i płacy, czyli tzw. wypowiedzenie zmieniające. Jeśli pracownik odrzuci nowe warunki zatrudnienia, umowa rozwiąże się, kiedy upłynie okres wypowiedzenia wskazany w dokumencie. Wyjaśniamy, kiedy można zastosować wypowiedzenie zmieniające, a kiedy nie. Czym się różni od porozumienia zmieniającego? 

Wypowiedzenie warunków pracy i płacy realizuje jeden z dwóch celów, które scharakteryzowano m.in. w postanowieniu Sądu Najwyższego z 23 marca 2001 roku (sygn. akt III PSK 42/21). 

1. Główny – przeobraża stosunek pracy, czyli zmienia warunki zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy i za zgodą pracownika. 
2. Wtórny – rozwiązuje umowę o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jeśli pracownik nie przyjmie nowych warunków, które zaproponował pracodawca. 

Pracodawca, który składa pracownikowi wypowiedzenie warunków pracy i płacy, proponuje mu nowe warunki zatrudnienia, dotyczące np.: 

• wynagrodzenia zasadniczego, 
• wymiaru czasu pracy, 
• stanowiska, 
• zakresu obowiązków, 
• miejsca wykonywania pracy. 

W tym przypadku celem pracodawcy powinna być kontynuacja zatrudnienia na nowych warunkach, nie zwolnienie pracownika. To oznacza, że nie można postawić znaku równości między wypowiedzeniem zmieniającym a wypowiedzeniem umowy o pracę na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. 

Jeśli pracownik nie zgodzi się na zmiany, umowa o pracę rozwiąże się, kiedy upłynie okres wypowiedzenia wynikający z art. 36 Kodeksu pracy. Pracownik, który się zgodzi na nowe warunki, będzie kontynuował zatrudnienie. Zmiany wejdą w życie po upływie okresu wypowiedzenia w piśmie wypowiadającym. 

To, w jakim terminie pracownik powinien złożyć ewentualne oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków, które zaproponował pracodawca, zależy od pouczenia w wypowiedzeniu zmieniającym. 

Szef musi poinformować pracownika, że jeśli nie odrzuci zaproponowanych warunków, zanim upłynie połowa okresu wypowiedzenia, pracodawca uzna, że pracownik zgadza się na zmiany. Jeżeli wymówienie nie zawiera tej adnotacji, pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków do końca okresu wypowiedzenia. 

Co istotne, aby ustalić, kiedy wypada połowa okresu wypowiedzenia, bierzemy pod uwagę okres od dnia następującego po dniu, w którym pracodawca złożył pismo wypowiadające, do dnia rozwiązania umowy. 

Co ważne, o ile wypowiedzenie zmieniające musi mieć formę pisemną (art. 42 § 2 k.p.), o tyle oświadczenie pracownika o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków – nie. Art. 42 § 3 k.p. nie precyzuje sposobu, w który pracownik powinien się odnieść do wypowiedzenia. W uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 24 maja 2001 roku (sygn. akt I PKN 405/00) możemy przeczytać, że: 

(...) w tym zakresie, poprzez art. 300 Kodeksu pracy, znajdują zastosowanie ogólne reguły dotyczące składania oświadczeń woli określone w art. 60 Kodeksu cywilnego. 

Wspomniany art. 60 Kodeksu cywilnego dotyczy formy oświadczenia woli. Przepis stanowi, że wolę osoby (tutaj – pracownika) dokonującej czynności prawnej (tutaj – oświadcza, że nie przyjmuje zmiany warunków) może wyrazić każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, także w postaci elektronicznej. Niemniej warto złożyć takie oświadczenie w formie pisemnej – aby mieć dowód. 

Jeśli pracownik złoży oświadczenie po upływie ustawowego terminu, będzie nieskuteczne. To oznacza, że zatrudnienie będzie kontynuowane, ale na nowych warunkach, chyba że pracownik złoży wypowiedzenie umowy o pracę (art. 30 § 1 pkt 2 k.p.) lub zainicjuje rozwiązanie umowy o prace na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.). 

Nie, pracodawca nie może zmienić umowy o pracę na czas nieokreślony na umowę o pracę na czas określony za pomocą wypowiedzenia zmieniającego. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale z 28 kwietnia 1994 roku (sygn. akt I PZP 52/93). SN podkreślił w uzasadnieniu uchwały, że nie można używać zamiennie pojęć „warunki umowy” i „rodzaj umowy o pracę”. 

Należy odróżnić prawo pracodawcy do jednostronnego wypowiedzenia zmieniającego (...) od wszelkich dodatkowych dwustronnych porozumień stron umowy co do przekształcenia jej rodzaju na warunkach obustronnie uzgodnionych. (...) Zmiana umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony na umowę terminową w następstwie wypowiedzenia zmieniającego dokonanego przez pracodawcę jest świetle przepisów Kodeksu pracy niedopuszczalna. 

Gdyby takie rozwiązanie było możliwe, pracownicy traciliby prawo do odprawy pieniężnej (rozwiązanie umowy nie wynikałoby z przyczyny dotyczącej pracodawcy), a zatrudnienie na umowie na czas nieokreślony stałoby się mniej stabilne. 

Co istotne, takiej zmiany można dokonać za pomocą porozumienia zmieniającego. 

Tak, ponieważ przepisy o wypowiedzeniu zmieniającym dotyczą każdej umowy o pracę, w tym na okres próbny. 

Pamiętajmy jednak, że po pierwsze – umowę na okres próbny podpisuje się na maksymalnie 3 miesiące, po drugie – okres wypowiedzenia wynosi od zaledwie 3 dni do 2 tygodni. To sprawia, że bardziej opłaca się zaproponować pracownikowi nowe warunki zatrudnienia w umowie na czas określony po zakończeniu okresu próbnego niż wypowiadać warunki umowy na okres próbny, która lada moment się rozwiąże. 

Gdyby potrzeby pracodawcy były wyjątkowo naglące, mógłby się powołać na art. 42 § 4 Kodeksu pracy, o ile spełniłby wszystkie warunki. 

Pamiętaj też, że dzięki nowemu art. 25 § 3 Kodeksu pracy, który obowiązuje od 26 kwietnia 2023 roku, pracodawca może zawrzeć kolejną umowę na okres próbny z tym samym pracownikiem, który będzie wykonywał inny rodzaj pracy. 

Pracownicy w wieku przedemerytalnym są objęci ochroną przed wypowiedzeniem na podstawie art. 39 Kodeksu pracy. Według niego pracodawca nie może rozwiązać umowy z pracownikiem, który osiągnie wiek emerytalny w ciągu 4 lat, a okres zatrudnienia pozwala mu uzyskać prawo do emerytury z osiągnięciem tego wieku. 

Natomiast istnieją 3 sytuacje, które sprawiają, że pracodawca może złożyć wypowiedzenie warunków pracy i płacy takiemu pracownikowi. Podaje je art. 43 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy. 

1. Pracodawca wprowadził nowe zasady wynagradzania wszystkich pracowników lub grupy pracowników, do której należy chroniony pracownik. 
2. Lekarz stwierdził utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy przez pracownika. 
3. Pracownik utracił uprawnienia konieczne do wykonywania dotychczasowej pracy, ale nie z własnej winy. 

Według art. 42 § 4 Kodeksu pracy pracodawca nie musi złożyć wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy, kiedy chce powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie, o ile: 

• potrzeby pracodawcy uzasadniają zmianę obowiązków pracownika, 
• nowe warunki będą obowiązywać maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym, 
• wynagrodzenie pracownika nie obniży się, 
• inne obowiązki odpowiadają kwalifikacjom pracownika. 

Czy pracodawca musi złożyć wypowiedzenie zmieniające, aby pracownik dostał podwyżkę? 

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 października 2003 roku (sygn. akt I PK 512/02) zmiana wynagrodzenia, która jest korzystna dla pracownika, wymaga jego zgody – wyraźnej (np. podpisania wypowiedzenia zmieniającego) lub dorozumianej (np. braku sprzeciwu wobec propozycji szefa). Zwykle pracodawca, który podnosi wynagrodzenie zasadnicze pracownika, nie wręcza mu wypowiedzenia zmieniającego. Wystarczy, że strony podpisują aneks do umowy o pracę, który ma charakter porozumienia zmieniającego. 

Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym oświadczeniem woli pracodawcy, a porozumienie zmieniające – obustronnym oświadczeniem woli pracodawcy i pracownika. Co istotne, pracodawca może najpierw zaproponować pracownikowi podpisanie porozumienia zmieniającego. Dopiero kiedy się nie zgodzi, szef może złożyć wypowiedzenie zmieniające. 

Nie, tylko pracodawca może złożyć wypowiedzenie warunków pracy i płacy. 

Co ważne, nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, umożliwia pracownikowi złożenie wniosku o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki zatrudnienia. Mają do tego prawo osoby zatrudnione przez co najmniej 6 miesięcy u danego pracodawcy. Elektroniczny lub papierowy wniosek składa się raz w roku kalendarzowym. Tym sposobem pracownik może ubiegać się o np. zmianę umowy o pracę na czas określony na umowę o pracę na czas nieokreślony czy zwiększenie 1/2 etatu do pełnego etatu. Pracodawca może odrzucić wniosek, ale musi uzasadnić odmowę. 

Czy wypowiedzenie zmieniające stosuje się tylko w przypadku zmian niekorzystnych dla pracownika? 

W teorii – nie. Art. 42 Kodeksu pracy stosuje się w przypadku i pozytywnych, i negatywnych zmian warunków pracy i płacy. W praktyce – pracownik dostaje wypowiedzenie zmieniające, kiedy pracodawca chce zmienić warunki zatrudnienia na takie, które są mniej opłacalne dla pracownika pod kątem finansów, struktury firmy czy rozwoju zawodowego. Potwierdzenie tej praktyki znajdziemy w uzasadnieniu postanowienia Sądu Najwyższego z 23 marca 2021 roku (sygn. akt III PSK 42/21): „Zmiana powinna być (...) niekorzystna dla pracownika, gdyż poprawa warunków pracy i płacy nie wymaga zastosowania trybu wypowiedzenia”. 

Chociaż między definicjami słownikowymi „aneksu” i „porozumienia” nie można postawić znaku równości, a Kodeks pracy nie zawiera terminów „aneks” i „porozumienie zmieniające”, te pojęcia funkcjonują zamiennie w języku potocznym. Strony umowy o pracę, które podpisują aneks, tak naprawdę zawierają porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia. Kluczowa jest zawartość dokumentu, a nie nagłówek. 

Tak, ale podobnie jak w przypadku wycofania wypowiedzenia umowy o pracę, pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika, do którego wcześniej dotarło wypowiedzenie warunków pracy i płacy. 

Niekoniecznie. Kiedy pracownik awansuje na stanowisko kierownicze, strony mogą podpisać porozumienie zmieniające/aneks do umowy. Jeśli pracodawca degraduje pracownika ze względu np. na niekompetencję zagrażającą dobrym relacjom z klientami, musi mu wręczyć wypowiedzenie zmieniające, w którym wskaże niższe stanowisko w organizacji. Z kolei np. zmiana nazwy stanowiska ze „Starszy specjalista ds. kadr i płac” na „Senior Payroll Specialist” nie wymaga zawierania porozumienia czy złożenia wypowiedzenia, zwłaszcza jeśli inne warunki zatrudnienia się nie zmieniają. 

Nie, w tym przypadku stosuje się art. 41 Kodeksu pracy. Wypowiedzenia zmieniającego nie można wysłać również pracownikowi na urlopie wypoczynkowym, urlopie macierzyńskim czy podczas innej usprawiedliwionej nieobecności. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca przeprowadza zwolnienia grupowe. 

Tak, ponieważ według art. 42 § 1 Kodeksu pracy przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę (które można nazwać dla odróżnienia definitywnym) stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia zmieniającego. To oznacza, że pracodawca musi pamiętać o m.in. art. 38 § 1 k.p., który zobowiązuje go do skonsultowania zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika. W przypadku wypowiedzenia zmieniającego pracodawca powinien przekazać związkom zawodowym przyczynę zmiany warunków zatrudnienia i opisać, co zamierza zaproponować pracownikowi. Związek może zgłosić zastrzeżenia, ale wynik konsultacji nie jest wiążący dla pracodawcy.