Praca zdalna okazjonalna – co musi wiedzieć pracodawca o nieregularnym home office?

 

Chociaż nie znamy jeszcze daty, prawdopodobnie wiosną 2023 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy o pracy zdalnej. O ile nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawców sporo obowiązków, m.in. przygotowanie obszernej dokumentacji i zwrot kosztów pracy zdalnej, o tyle jedno z rozwiązań pozwala na ograniczenie tych formalności i wydatków. To okazjonalna praca zdalna, czyli sporadyczny home office. Na czym polega? Czy pracodawca musi zaakceptować wniosek pracownika?

 

Okazjonalną pracę zdalną w maksymalnym wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym wprowadzi art. 6733 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik będzie chciał sporadycznie pracować w trybie home office, będzie musiał złożyć wniosek – elektroniczny lub papierowy. Pracodawca może go odrzucić, nie podając uzasadnienia.

Zgodnie z art. 6733 § 2 k.p. w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będzie stosować się art. 6719-6724 k.p. i art. 6731 § 3 k.p.

 

Nowelizacja Kodeksu pracy nie precyzuje, w jakich sytuacjach pracownik może wnioskować o okazjonalną pracę zdalną. Z jednej strony – to oznacza, że pracodawca będzie mógł z pracownikami swobodnie uzgadniać „okazje”, w których będzie przysługiwać sporadyczny home office. Z drugiej strony – pracownik nie ma obowiązku uzasadnienia, zwłaszcza drobiazgowego, wniosku o pracę zdalną. Niemniej może przekazać taką informację pracodawcy, co może zwiększyć szansę na pozytywne rozpatrzenie wniosku.

Okazjonalna praca zdalna – przykładowe sytuacje

Uzasadnienie projektu podkreśla, że okazjonalna praca zdalna jest incydentalna. Przysługuje wyłącznie w okolicznościach szczególnych, za którymi stoi wyłącznie interes pracownika.

Projektodawca podał 2 przykłady potrzeb pracownika w uzasadnieniu:

1. opiekę nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny,
2. wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych.

Ponadto pracownik będzie mógł skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej, kiedy:

1. będzie miał problemy z poruszaniem się, np. wskutek skręconej kostki, ale nie będą wpływać na jakość wykonywanej pracy,
2. niezależne okoliczności uniemożliwią mu punktualne dotarcie do pracy, np. roboty drogowe na trasie czy trudne warunki atmosferyczne,
3. będzie musiał zaopiekować się chorym zwierzęciem domowym, wymagającym np. podawania leków o określonych porach,
4. będzie oczekiwał na ważną przesyłkę kurierską, której nie może odebrać w miejscu pracy ze względu np. na gabaryty paczki,
5. samochód, motocykl czy rower, którym dojeżdża do pracy, będzie w naprawie, więc praca zdalna pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze stracone na podróż komunikacją miejską,
6. prace naprawcze lub remontowe w mieszkaniu pracownika nie mogą się odbyć poza godzinami pracy, a wymagają jego obecności, oczywiście biernej, która pozwala na zwykłą pracę.

Podsumowując, pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną w różnych przypadkach, ale za każdym razem powinien wykonywać pracę bez przeszkód. Jeżeli chore dziecko wymaga opieki, przez którą pracownik nie może realizować swoich obowiązków w normalnym trybie, rodzic powinien skorzystać z innych możliwości, np. zwolnienia lekarskiego na dziecko czy nowego urlopu opiekuńczego.

 

O ile każdy pracownik może złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, o tyle pracodawca nie musi go zaakceptować, zwłaszcza jeśli organizacja pracy lub rodzaj pracy nie pozwala na jej wykonywanie w trybie home office. Co ważne, pracodawca może odmówić pracownikowi okazjonalnej pracy zdalnej i nie musi przedstawiać żadnego argumentu przeciw.

Jak powinien postąpić pracodawca, gdy wniosek o sporadyczny home office złoży pracownik, któremu na podstawie art. 6719 § 6 k.p. nie można odmówić pracy zdalnej, chyba że jest to niemożliwe ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy?

Po pierwsze – zauważ, że wspomniany przepis dotyczy regularnej pracy zdalnej, którą wykonuje się przez cały wymiar czasu pracy lub część, czyli hybrydowo.

Po drugie – art. 6733 § 2 k.p. wyklucza stosowanie art. 6719 § 6 k.p. w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, mimo że jest to forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, jak możemy przeczytać w uzasadnieniu projektu.

Na tej podstawie można zająć stanowisko, że wniosek np. pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia o okazjonalny home office nie jest wiążący dla pracodawcy, który może go odrzucić z powodów innych niż organizacja bądź rodzaj pracy.

 

Nowelizacja Kodeksu pracy nie podaje terminu, w którym pracownik powinien złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, aby został rozpatrzony przez pracodawcę. Czy zatem można przyjąć, że pracownik może zgłosić chęć pracy z domu nawet tuż przed rozpoczęciem pracy – jak w przypadku urlopu na żądanie?

Tak naprawdę im później pracownik złoży wniosek o okazjonalną pracę zdalną, tym mniejsze będzie mieć szanse na zatwierdzenie go przez przełożonego. Istnieje ryzyko, że obie strony umowy o pracę nie zdążą zrealizować obligatoryjnych formalności, jeśli nie zadbali o nie wcześniej.

Ponadto pracodawca mógłby odrzucić nagły wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną ze względu na brak zabezpieczeń czy problemy techniczne. Łatwo sobie wyobrazić sytuację, w której pracownik ubiega się o home office w środę, wysyłając wniosek po godzinach pracy we wtorek. Narzędzia pracy są w biurze, a prywatny sprzęt pracownika nie ma ani niezbędnych programów, ani skonfigurowanego klienta VPN.

Czy pracodawca może określić termin składania wniosków o okazjonalną pracę zdalną w przepisach wewnątrzzakładowych?

Pracodawca może określić w wewnętrznych regulacjach, z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni składać wnioski o sporadyczny home office, np. co najmniej 2-dniowym. Dzięki temu rozwiązaniu obie strony mogą zadbać o sfinalizowanie ustawowych wymogów.

Przeciwnicy tego rozwiązania podkreślają, że przepisy wewnątrzzakładowe nie mogą narzucać pracownikom mniej korzystnych rozwiązań w porównaniu do tych, które zawarto w nowelizacji Kodeksu pracy.

Obowiązki pracodawcy i pracownika przed wykorzystaniem okazjonalnej pracy zdalnej

• Art. 6718 k.p. podaje, że pracownik wskazuje miejsce wykonywania pracy zdalnej, ale musi je każdorazowo uzgadniać z pracodawcą. Co prawda pracownik może przekazać pracodawcy adresy, pod którymi chciałby pracować zdalnie, ale to nie zmienia faktu, że musi go informować o każdej zmianie lokalizacji. Nie może ich swobodnie wybierać – nawet z zamkniętej listy.
• Art. 6726 § 1 k.p. zobowiązuje pracodawcę do określenia procedury ochrony danych osobowych i przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia. Zgodnie z art. 6726 § 2 k.p. pracownik musi potwierdzić, że zapoznał się z tymi procedurami i będzie ich przestrzegał.
• Art. 6731 § 7 k.p. stanowi, że pracownik musi złożyć oświadczenie o bezpiecznych i higienicznych warunkach na stanowisku pracy zdalnej.
• Art. 6731 § 6 k.p. zobowiązuje pracownika do złożenia oświadczenia, w którym potwierdza, że zapoznał się dokumentami przygotowanymi przez pracodawcę (oceną ryzyka zawodowego oraz informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej) oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

 

Według art. 6733 § 3 k.p. pracodawca będzie ustalał z pracownikiem zasady:

1. kontroli wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej,
2. kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
3. kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych).

 

Czy pracodawca może ustalić maksymalny limit okazjonalnej pracy zdalnej w miesiącu?

Tak, pracodawca może uwzględnić taką informację w przepisach wewnątrzzakładowych. Niemniej warto pamiętać, że wniosek o okazjonalny home office można odrzucić, nie podając uzasadnienia. Dzięki temu pracodawcy nie muszą się martwić, że okazjonalna praca zdalna pracowników będzie się niekorzystnie pokrywać lub limit roczny zostanie wykorzystany w prawie miesiąc.

Czy dni okazjonalnej pracy zdalnej można przeliczać na godziny?

Z jednej strony – Kodeks pracy nie zabrania przeliczania 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej na godziny i zezwalania na home office przez np. pół dnia pracy. Z drugiej strony – zdaniem ekspertów ds. prawa pracy z PCS | Littler takie rozwiązanie stworzyłoby problemy organizacyjne i prawne. Jeśli pracownik uległby wypadkowi, przemieszczając się między biurem a domem, w którym miał kontynuować pracę w trybie home office, taki wypadek mógłby zostać zakwalifikowany jako wypadek przy pracy. Ponadto taki system utrudniłby chociażby obliczanie ekwiwalentu, który oblicza się najczęściej za pełne dni. Lepiej przyjąć, że 1 dzień okazjonalnej pracy zdalnej to 1 dzień pracy, niezależnie od wymiaru czasu pracy pracownika.

Czy niewykorzystane dni okazjonalnej pracy zdalnej przejdą na kolejny rok?

Nie, jeśli pracownik nie wykorzysta 24 dni home office w danym roku kalendarzowym, wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie zwiększy się w kolejnym roku. Niewykorzystane dni nie staną się zaległymi jak w przypadku urlopu wypoczynkowego.