Jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego?

Płatny urlop wypoczynkowy przysługuje każdej osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Sprawdź, jak określić, ile dni urlopu przysługuje Twoim pracownikom – w zależności od stażu pracy, okresu nauki, wymiaru etatu czy zmiany zatrudnienia w trakcie miesiąca. Dowiedz się, jakie specyficzne przepisy obowiązują osoby, które podejmują pierwszą pracę w życiu.

Co do zasady, urlop wypoczynkowy nie przysługuje osobom pracującym na podstawie umowy zlecenie. Kodeks cywilny reguluje tę umowę cywilnoprawną, a nie Kodeks pracy. więc zleceniobiorcy nie przysługują uprawnienia pracownicze, w tym urlop.

Niemniej zleceniobiorca może zwrócić się do sądu pracy, aby ustalić, czy umowa zlecenie jest pozorna ze względu na cechy umowy o pracę. Jej warunki wymienia art. 22 k.p., to m.in. wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i godzinach, które wyznaczy. Art. 22 § 12 k.p. stanowi, że umowa zlecenie nie może zastępować umowy o pracę. Jeżeli sąd pracy uzna, że umowa jest cywilnoprawną tylko z nazwy, bo ma cechy stosunku pracy, zleceniobiorca mógłby się domagać nie tylko dni wolnych, ale także ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Co prawda umowa zlecenie może swobodnie ustalać, kiedy zleceniobiorcy przysługują dni wolne od wykonywania zlecenia, ale strony powinny unikać używania słowa „urlop”. Oczywiście wpisanie „urlopu” do umowy cywilnoprawnej nie daje zleceniobiorcy podstawy do zakwestionowania umowy zlecenia. Niemniej jeśli wystąpią inne argumenty za uznaniem UZ za UoP, ten szczegół przemówi na korzyść zleceniobiorcy.

Nowe brzmienie art. 29 § 1 k.p. zobowiąże pracodawcę do uwzględnienia wielu nowych informacji w umowie o pracę. Jedną z „nowości” jest – o ile strony umowy tak uzgodnią – postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.

Z kolei znowelizowany art. 29 § 3 k.p. stanowi, że informacja o warunkach zatrudnienia musi obejmować wymiar płatnego urlopu (w tym wypoczynkowego), który przysługuje pracownikowi. Jeśli pracodawca nie może określić tego wymiaru do dnia przekazania informacji nowo zatrudnionej osobie, musi spisać zasady ustalania i przyznawania urlopu w tym dokumencie.

Informacja powinna podawać przepisy prawa pracy, które odnoszą się do sytuacji danego pracownika. To oznacza, że jeśli danej osobie przysługuje 20 dni urlopu, powołujesz się na art. 154 § 1 pkt 1 k.p., 26 dni – 154 § 1 pkt 2 k.p. Jeżeli wymiar urlopu wypoczynkowego zmieni się w ciągu roku, pracownik powinien dostać kolejną informację – elektroniczną lub pisemną.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy, do którego wlicza się okres nauki – w szkole lub na uczelni.

Pracownikowi należy się:

• 20 dni urlopu, jeśli pracuje krócej niż 10 lat (art. 154 § 1 pkt 1 k.p.),
• 26 dni urlopu, jeśli pracuje co najmniej 10 lat (art. 154 § 1 pkt 2 k.p.).

Pamiętaj również, że staż pracy, na podstawie którego wylicza się wymiar urlopu, obejmuje okresy poprzedniego zatrudnienia. Przerwy w zatrudnieniu i sposób, w który rozwiązano umowę, nie wpływają na liczbę dni urlopu w nowej pracy (art. 1541 § 1 k.p.).

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na podstawie dwóch lub więcej umów o pracę, każdy nowy pracodawca uwzględnia wcześniejsze okresy zatrudnienia (art. 1541 § 2 k.p.).

Przykład

Paweł pracuje na 1/2 etatu w firmie A od 2 listopada 2020 roku. 1 kwietnia 2022 roku rozpoczął pracę w firmie B, w której zatrudnił się na 1/4 etatu. Drugi pracodawca musiał uwzględnić ukończenie szkoły wyższej przez Pawła, co dało 8 lat stażu pracy, oraz okres zatrudnienia od 2 listopada 2020 roku do 31 marca 2022 roku w firmie A. Na początku kwietnia pracownikowi przysługiwało 20 dni urlopu wypoczynkowego na cały rok, ponieważ brakowało mu kilku miesięcy do 10 lat stażu pracy (8 lat za studia i 2 lat za zatrudnienie).

Art. 155 § 1 pkt 1-6 k.p. podają okresy nauki wliczane do stażu pracy. Co ważne, nie sumują się. W obliczeniach uwzględnia się ukończenie szkoły lub uczelni, które pozwala wliczyć najwięcej lat do stażu pracy.

• Pracownik, który ukończył średnią szkołę ogólnokształcącą i szkołę wyższą, nie zyskuje aż 12 lat stażu pracy, tylko 8 lat – za okres studiów. Musi przepracować jeszcze 2 lata, aby mieć prawo do 26 dni urlopu.
• Jeśli pracownik ukończył liceum i szkołę policealną, ma 6 lat stażu pracy, a nie 10 lat. Ma prawo do 20 dni urlopu, a po 4 latach pracy – do 26 dni.

Ile urlopu należy się osobie, która jednocześnie pracuje i się uczy?

Zgodnie z art. 155 § 2 k.p. pracodawca powinien sprawdzić, które rozwiązanie jest korzystniejsze dla pracownika:

1. uwzględnienie okresu zatrudnienia, w którym pracownik uczył się w szkole lub na uczelni, w stażu pracy,
2. uwzględnienie okresu nauki w stażu pracy (po odebraniu dyplomu, świadectwa lub innego zaświadczenia o ukończeniu szkoły lub studiów!).

Jeżeli pracownik ukończył szkołę wyższą i pracował podczas 2-letnich studiów magisterskich, pracodawca powinien wziąć pod uwagę nie 2-letni okres zatrudnienia, ale okres nauki, ponieważ odpowiada aż 8 latom stażu pracy. Gdyby student zatrudnił się na umowę o pracę już podczas II roku studiów, pracodawca wziąłby pod uwagę okres nauki w liceum, który odpowiada 4 latom stażu pracy

Zgodnie z art. 154 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy wymiar urlopu oblicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu, biorąc za podstawę 20 lub 26 dni. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. O ile pracodawca może przyznać pracownikowi więcej płatnych dni wolnych, o tyle wymiar urlopu, który obliczy na podstawie art. 154 § 1 i § 2, nie może przekraczać 20 lub 26 dni.

Jeśli umowa o pracę, którą podpisał z Tobą nowo zatrudniony, jest jego pierwszą UoP w życiu, pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w specyficzny sposób. Te przepisy obowiązują tylko w roku kalendarzowym, w którym została podjęta pierwsza praca. Wymiar urlopu wypoczynkowego nalicza się proporcjonalnie i z dołu. Kiedy minie miesiąc pracy, pracownik może wykorzystać 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku.

Przykład

1 lutego 2023 roku Karolina rozpocznie pierwszą pracę w życiu. To oznacza, że dopiero 28 lutego zyska prawo do 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego, który przysługuje jej po przepracowaniu roku. Pracowniczka ukończyła szkołę wyższą, więc jej staż pracy wynosi 8 lat. Należy jej się 20 dni urlopu w skali całego roku. To oznacza, że po miesiącu pracy będzie miała prawo do 1,66 dnia urlopu. Co prawda przepisy nie przewidują zaokrąglania niepełnych dni urlopu wypoczynkowego w górę do pełnych w pierwszej pracy w życiu, aczkolwiek pracodawca może tak zrobić. Takie stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy (GPP-110-4560-41-1/10/PE/RP, pismo z 5 lipca 2010 roku). Ważne, aby roczny wymiar urlopu nie wykroczył poza ustawowy. Wtedy Karolina zyskałaby 2 dni urlopu za luty 2023 roku.

Przykład

18 lipca 2022 roku Sebastian podjął pierwszą pracę. 17 czerwca uzyska prawo do 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego, który należy mu się po przepracowaniu roku, czyli do 1/12 z 20 dni. To daje maksymalnie 2 dni urlopu do wykorzystania – w zależności od tego, czy pracodawca zaokrągli niepełne dni urlopu w górę do pełnych, czy nie.

Zgodnie z art. 1551 § 1 pracownik, który zmienia zatrudnienie w ciągu roku, ma prawo do urlopu:

• u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym (chyba że zdążył wykorzystać tę liczbę dni lub większą, zanim rozwiązano umowę),
• u kolejnego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do końca roku kalendarzowego lub krótszego okresu zatrudnienia (chyba że nowy pracodawca musi pomniejszyć wymiar urlopu ze względu na większą liczbę dni wolnych wykorzystanych w poprzedniej firmie).

Przykład

Dagmara złożyła wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który skończył się 31 lipca 2022 roku, i zaczęła nową pracę 1 sierpnia 2022 roku. Wymiar urlopu wypoczynkowego Dagmary wynosi 26 dni. Pracowniczce przysługiwało 16 dni urlopu w dotychczasowej firmie (26 dni × 7/12 = 15,17 dnia, czyli 16 dni po zaokrągleniu niepełnego dnia do pełnego), ale zanim wypowiedziała umowę, zdążyła wykorzystać 18 dni urlopu. Wymiar urlopu u nowego pracodawcy wyniósłby 11 dni (26 dni × 5/12 = 10,83 dnia, czyli 11 dni po zaokrągleniu niepełnego dnia do pełnego). Niemniej Dagmara wykorzystała aż 18 dni wolnych we wcześniejszej pracy, co oznacza, że zostało jej 8 dni urlopu do końca roku. 

Zgodnie z art. 1552a § 2 k.p. niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę – do pełnego miesiąca.

Przykład – zmiana zatrudnienia w ciągu miesiąca

Jeśli Dagmara odeszłaby z firmy 12 lipca 2022 roku i już 13 lipca 2022 roku zaczęłaby pracę u kolejnego pracodawcy, tylko pierwszy zaokrągliłby niepełny miesiąc pracy w górę do pełnego miesiąca, aby obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego (art. 1552a § 3 k.p.).

To oznacza, że dotychczasowy pracodawca wziąłby pod uwagę 7 miesięcy (za okres od 1 stycznia do 12 lipca 2022 roku, z zaokrągleniem do pełnego miesiąca), a kolejny – 5 miesięcy (za okres od 13 lipca do 31 grudnia, bez zaokrąglania w górę do pełnego miesiąca).

Przykład – odejście z nowej pracy przed upływem miesiąca

Klaudiusz zaczął pracę w nowej firmie 3 października 2022 roku, ale już 17 października 2022 roku rozwiązał umowę za porozumieniem stron. Przysługuje mu 26 dni urlopu na cały rok. W tym przypadku pracodawca powinien zaokrąglić najpierw niepełny miesiąc pracy w górę, a potem – niepełne dni urlopu w górę. To oznacza, że Klaudiuszowi należałyby się 2 dni urlopu za okres przepracowany w październiku (26 × 1/12 = 1,66, czyli 2 dni po zaokrągleniu) – wypłacone w ekwiwalencie lub zwrócone w naturze.

Czy pracodawca może przyznać pracownikowi więcej dni urlopu wypoczynkowego?

Tak, Kodeks pracy nie zakazuje wydłużenia urlopu wypoczynkowego pracownikowi. Wystarczy, że pracodawca uwzględni odpowiednie zapisy w aktach wewnątrzzakładowych. „Kodeksowe” 20 lub 26 dni urlopu dla pełnoetatowca to minimum. Zwiększając liczbę płatnych dni wolnych, trzeba pamiętać, aby określić zasady ich przyznawania i unikać sytuacji, w której tylko wybrane osoby zyskują taki przywilej. Tą drogą łatwo narazić się na dyskryminację.

Czy zwolnienie lekarskie zmniejsza wymiar urlopu?

Nie, zwolnienie lekarskie nie zmniejsza liczby dni urlopowych, nawet gdyby pracownik nie przepracował ani jednego dnia z powodu choroby w ciągu roku. Jedyne wyjątki, które podaje art. 1552 § 1 pkt 1-6 k.p., to urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, pełnienie służby wojskowej lub zastępczej, odbywanie ćwiczeń wojskowych, tymczasowe aresztowanie, odbywanie kary pozbawienia wolności i nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy. Wymienione przerwy w zatrudnieniu muszą trwać co najmniej 1 miesiąc, aby zredukowały proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Co ważne, liczy się suma poszczególnych okresów, np. kilka urlopów bezpłatnych, a nie tylko 1 nieprzerwany miesiąc nieobecności.

Jak obniżenie wymiaru czasu pracy wpływa na wymiar urlopu?

Jeżeli wymiar czasu pracy pracownika zmniejszy się w ciągu roku kalendarzowego, trzeba skorygować wymiar urlopu wypoczynkowego. Załóżmy, że pracownik zatrudniony na pełny etat przejdzie na pół etatu we wrześniu. W tym przypadku należy obliczyć oddzielnie wymiar urlopu za okres od stycznia do sierpnia i od września do grudnia. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę.

Jak urlop bezpłatny wpływa na urlop wypoczynkowy?

Jeśli pracownik uda się na urlop bezpłatny na 1 miesiąc lub łączny okres wszystkich urlopów bezpłatnych wyniesie co najmniej 1 miesiąc, to proporcjonalnie zmniejszy się liczba dni urlopu wypoczynkowego w tym roku. Gdyby pracownik wykorzystał cały urlop wypoczynkowy przed urlopem bezpłatnym, pracodawca nie miałby jak pomniejszyć tego wymiaru.