Jak wystawić rachunek do umowy o dzieło? Sprawdź przepisy i pobierz wzór

Czy wiesz, że freelancerzy, z którymi współpracujesz na podstawie umów o dzieło, wcale nie mają obowiązku wystawiania rachunków? Możesz rozliczyć wykonawców dzieł tak samo jak zatrudnionych na umowę o pracę, czyli na liście płac. Jeżeli jednak wolisz wypłacać wynagrodzenia na podstawie rachunków, przygotowaliśmy dla Ciebie wzór i kilka praktycznych wskazówek.

Istnieją 3 rozwiązania.

1. Wykonawca dzieła wystawia rachunek, korzystając z ogólnodostępnego lub otrzymanego od zamawiającego wzoru. Rachunek w formie elektronicznej można zapisać w różnych formatach: PDF, DOCX czy XLSX.
2. Zamawiający dzieło wystawia rachunek w imieniu wykonawcy dzieła.
3. Nikt nie wystawia rachunku, ponieważ umowa o dzieło jest rozliczana na liście płac.

Jeśli strony umowy o dzieło uzgodnią, że rozliczą się na podstawie rachunku, umowa powinna precyzować, kto się tym zajmie. W przeciwnym razie wykonawca dzieła jest zobowiązany do wystawienia rachunku dopiero na żądanie zamawiającego.

1. Jeśli umowa stanowi, że wykonawca dzieła wystawi rachunek, powinien przesłać go zamawiającemu po wykonaniu i przekazaniu dzieła lub zakończeniu okresu, na który zawarto umowę o dzieło. Strony określają w umowie, ile czasu ma wykonawca na wystawienie rachunku, np. 7 dni.
2. Jeżeli w umowie pominięto zapis zobowiązujący wykonawcę dzieła do wystawienia rachunku, przedsiębiorca może go zażądać. Zamawiający powinien otrzymać rachunek w ciągu 7 dni od przekazania tej informacji wykonawcy dzieła.
3. Wykonawca nie musi wystawić rachunku dla zamawiającego, który zażądał go dopiero po 3 miesiącach od otrzymania dzieła.

Uwaga – jeśli strony umowy chcą się rozliczyć na podstawie rachunku w wersji elektronicznej, umowa o dzieło powinna stanowić, że zamawiający zgadza się na doręczenie rachunku pocztą elektroniczną.

O ile rachunek do umowy o dzieło nie ma odgórnie narzuconej formy, o tyle powinien zawierać pewne stałe elementy. 

§ 14 ust. 1 ​rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, podaje, że rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej: 

• dane odbiorcy i wykonawcy usługi (w tym przypadku dane zamawiającego dzieło i wykonawcy dzieła), 
• datę wystawienia i numer rachunku, 
• określenie wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe (w tym przypadku można dołączyć do rachunku protokół zdawczo-odbiorczy, który potwierdza wykonanie dzieła zgodnie z umową), 
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie. 

Co jeszcze warto uwzględnić na rachunku do umowy o dzieło? 

1. Numer i datę wystawienia umowy o dzieło, do której się odnosi. 
2. Wynagrodzenie brutto i netto. 
3. Koszty uzyskania przychodu. 
4. Podstawę opodatkowania. 
5. Zaliczkę na podatek dochodowy. 

Umowa o dzieło nie jest oskładkowana – chyba że pracodawca podpisał ją z osobą, którą zatrudnia na podstawie umowy o pracę. W tym przypadku należy odprowadzić wszystkie obowiązkowe składki ZUS. To oznacza, że rachunek do umowy o dzieło z własnym pracownikiem powinien zawierać pola na wpisanie składek (chorobowej, emerytalnej, rentowej, wypadkowej i zdrowotnej). Zajrzyj do artykułu o kosztach zatrudnienia pracownika, aby dowiedzieć się, jaką część składek finansuje zamawiający, a jaką – wykonawca dzieła.

Platforma kadrowo-płacowa SD Worx TribePerk zawiera generator rachunków do umów cywilnoprawnych – umów o dzieło i umów zlecenia. Wykonawca dzieła może zalogować się na własne konto, a następnie wygenerować rachunek zaledwie kilkoma kliknięciami, który będzie od razu dostępny dla zamawiającego. 

Wykonawca dzieła – tak samo jak osoby pracujące na podstawie innych umów – może pobrać czytelny pasek płacowy.

SD Worx TribePerk pozwala na szybkie przypisanie umowy o dzieło do wykonawcy – zarówno zdalnego freelancera, jak i pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, który będzie wykonywał dodatkowe zadania poza etatem.  

W pierwszym etapie określa się typ umowy, wynagrodzenie brutto i procent kosztów uzyskania przychodu.

W drugim etapie dodaje się numer umowy o dzieło, okres obowiązywania i opcjonalne załączniki, które można albo zaimportować z szablonów, albo wgrać z dysku.

I gotowe – dane z umów są automatycznie pobierane do modułu płacowego.

Nie, potwierdza to wcześniej wspomniane rozporządzenie, zwłaszcza jeśli strony umowy o dzieło stosują elektroniczne rachunki. Jedynym przypadkiem, w którym warto zadbać o podpis na rachunku, jest wypłata wynagrodzenia w gotówce. Pamiętaj też, że gdyby doszło do sporu między zamawiającym a wykonawcą dzieła, podpis na rachunku może świadczyć na korzyść jednej ze stron konfliktu.

W sytuacji, w której zamawiający i wykonawca posługują się wyłącznie papierowymi rachunkami, należy wystawić zaginiony lub zniszczony rachunek kolejny raz. Nowy egzemplarz powinien zawierać dopisek „duplikat” i datę ponownego wystawienia.