Koszt zatrudnienia pracownika w 2023 roku. Ile pracodawca zapłaci za umowę o pracę, umowę zlecenie i umowę o dzieło?

Na całkowity koszt zatrudnienia pracownika składa się wynagrodzenie brutto i składki ZUS finansowane przez pracodawcę. Ile zapłacisz za pracownika, z którym podpiszesz umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło? Jaki wzrost kosztów dla pracodawców oznacza dwukrotna podwyżka najniższej krajowej w 2023 roku?

Wynagrodzenie netto, brutto i „brutto brutto”

O ile pracownika na dowolnej umowie interesuje przede wszystkim wynagrodzenie netto, o tyle pracodawca musi oszacować całkowity koszt zatrudnienia, który jest wyższy od kwoty brutto podanej w umowie.

• Wynagrodzenie netto – kwota „na rękę” dla pracownika.
• Wynagrodzenie brutto – kwota przed potrąceniem zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS, które finansuje pracownik, ale nalicza i odprowadza pracodawca.
• Wynagrodzenie „brutto brutto” lub „superbrutto” – kwota obejmująca wynagrodzenie brutto i składki obciążające pracodawcę.

Od wynagrodzenia brutto nalicza się także inne zobowiązania, np. wpłaty podstawowe i dodatkowe do PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych).

W ramach obsługi kadr i płac Twojej firmy w SD Worx zyskasz wsparcie podczas zatrudniania nowych osób. Podpowiemy Ci, jak zoptymalizować koszty poszczególnych umów. Ponadto zyskasz dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online, która zgromadzi wszystkie dane o wynagrodzeniach w Twojej firmie.

Podstawą do obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne pracownika jest jego przychód, czyli m.in. wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za nadgodziny, ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Do podstawy wymiaru składek nie zalicza się m.in. wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i wypadkowego, świadczenia rehabilitacyjnego.

Dzięki pełnej obsłudze kadrowo-płacowej w SD Worx zyskujesz nie tylko profesjonalną opiekę specjalisty ds. kadr i płac, ale także dostęp do platformy online, która pozwala na całodobowe przeglądanie danych kadrowo-płacowych – zarówno przez pracodawcę, jak i pracowników.

Pracodawca otrzymuje listę płac (zawsze na czas!), a pracownik może wygenerować czytelny pasek płacowy jednym kliknięciem, co ogranicza liczbę pytań kierowanych do działu kadrowo-płacowego. Od razu widać, jakie potrącenia (i ewentualne nieobecności) wpłynęły na wysokość wynagrodzenia w danym miesiącu. System uwzględnia dane z umów i zaraportowane przez pracowników, co eliminuje czasochłonne zbieranie informacji, często rozproszonych w różnych miejscach.

Fragmenty paska płacowego wygenerowanego przez pracownika na platformie TribePerk

Składki ZUS obciążające pracodawcę i pracownika – podstawowe informacje

1. Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – maksymalna podstawa wymiaru tych składek za osobę ubezpieczoną jest ograniczona. Nie może być wyższa od trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, które wyniesie 6935 zł w 2023 roku.
   1. Jeśli przychód pracownika przekroczy 208 050 zł (6935 zł × 30) w 2023 roku, pracodawca nie będzie musiał odprowadzać za niego składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
   2. Pracownik zatrudniony w kilku zakładach pracy, które opłacają za niego składki na ubezpieczenia społeczne, musi poinformować pracodawców o przekroczeniu podstawy wymiaru.
2. Składka wypadkowa – jej stopa procentowa wynosi co najmniej 0,67% i nie więcej niż 3,33% wynagrodzenia brutto. Wartość jest uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Dla pracodawcy zatrudniającego maksymalnie 9 osób stawka wynosi 1,67% do 31 marca 2023 roku (końca roku składkowego).
3. Składka zdrowotna – jej podstawą wymiaru jest wynagrodzenie pomniejszone o składki społeczne potrącane pracownikowi (emerytalną, rentową i chorobową).
4. Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Pracy – nie trzeba ich opłacać w pewnych przypadkach, np. za co najmniej 55-letnie pracowniczki i co najmniej 60-letnich pracowników.

Ile pracodawca zapłaci za pracownika przy najniższej krajowej w 2023 roku?

Wynagrodzenie minimalne w 2023 wzrośnie dwukrotnie – 1 stycznia do 3490 zł brutto, 1 lipca do 3600 zł brutto. Ile pracodawca zapłaci za pracownika przy założeniu, że 3490 zł i 3600 zł to wynagrodzenia zasadnicze określone w stawce miesięcznej?

Jeśli pracodawca opłaca składkę wypadkową na poziomie 1,67%, całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w 2023 roku wyniesie:

• 4204,75 zł od 1 stycznia,
• 4337,28 zł od 1 lipca.

Składki ZUS, które odprowadza pracodawca od najniższej krajowej, przedstawia tabela. Uwzględniliśmy w obliczeniach minimalną i maksymalną wartość składki wypadkowej.

Czynniki, które wpływają na koszt umowy zlecenie dla pracodawcy, to:

• liczba źródeł przychodów zleceniobiorcy,
• zawarcie umowy zlecenie z własnym pracownikiem, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę,
• profil zleceniobiorcy, który może być np. emerytem, rencistą, uczniem, studentem czy przedsiębiorcą.

Niezależnie od tego, które składki ZUS musi opłacić zleceniodawca, musi dopilnować, aby minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorcy w 2023 roku wyniosła:

• 22,80 zł brutto od 1 stycznia,
• 23,50 zł brutto od 1 lipca.

Koszty pracodawcy z tytułu umowy zlecenia a liczba źródeł przychodu zleceniobiorcy

Jeśli podpiszesz umowę zlecenia z osobą, dla której będzie to jedyne źródło przychodu, opłacisz za nią składki społeczne (emerytalną, rentową, wypadkową), na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składka zdrowotna dla pracownika jest obowiązkowa, a chorobowa – dobrowolna.

Całkowity koszt umowy zlecenie na 6000 zł brutto – jedno źródło przychodu

Odprowadzanie składek z umowy zlecenia komplikuje się w sytuacji, w której zleceniobiorca ma kilka źródeł przychodu.

Załóżmy, że zleceniobiorca ma podpisane trzy umowy zlecenie, w tym jedną z Tobą. Pracodawcy muszą odprowadzać składki ZUS z tych umów bez wyjątku, chyba że łączny przychód zleceniobiorcy ze wszystkich tytułów do ubezpieczeń społecznych (czyli też np. umowy o pracę czy zasiłku macierzyńskiego!) w danym miesiącu osiągnie wynagrodzenie minimalne.

Jeżeli suma wynagrodzeń z tych trzech umów byłaby co najmniej równa najniższej krajowej, z czwartej umowy w tym samym miesiącu należałoby odprowadzić tylko składkę zdrowotną.

Gdyby druga umowa zlecenie opiewała na wynagrodzenie minimalne, zleceniobiorca mógłby ją wskazać jako główny tytuł do ubezpieczeń społecznych. Pierwsza i trzecia umowa nie byłyby w pełni oskładkowane.

W przypadku umowy zlecenia, od której nie są naliczane obowiązkowe składki społeczne, nie nalicza się także składek na FP i FGŚP. W efekcie całkowitym kosztem pracodawcy jest wynagrodzenie brutto.

Umowa zlecenia podpisana z pracownikiem, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę u zleceniodawcy, jest w pełni oskładkowana. W tym przypadku nie bierzemy pod uwagę zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych. Zleceniobiorca podlega także obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu i zdrowotnemu.

Jeśli Twój zleceniobiorca zarabia minimum najniższą krajową z tytułu umowy o pracę w innej firmie, Wasza umowa zlecenie nie będzie tak samo oskładkowana. W tej sytuacji obowiązkowa pozostaje tylko składka zdrowotna.

Ile kosztuje umowa zlecenie podpisana z emerytem lub rencistą?

Obliczanie kosztu umowy zlecenia podpisanej z emerytem lub rencistą niemal nie różni się od wyżej opisanych zasad. Niemal, ponieważ pracodawca nie opłaca składki na FP i FGŚP, jeśli zleceniobiorczyni ukończyła 55 lat, a zleceniobiorca – 60 lat.

Pamiętaj, że składka chorobowa finansowana przez emeryta lub rencistę jest opcjonalna, a zdrowotna – obowiązkowa.

Ile kosztuje umowa zlecenie podpisana z uczniem lub studentem?

Za uczniów i studentów przed 26. rokiem życia nie opłaca się składek ZUS i podatku dochodowego. Wynagrodzenie brutto jest równe wynagrodzeniu netto i całkowitemu kosztowi zleceniodawcy.

Umowa zlecenie będzie oskładkowana, jeśli zleceniobiorca będzie mieć podpisaną umowę o pracę z tym samym pracodawcą.

Jak precyzyjniej rozumieć „ucznia” i „studenta”, aby ZUS nie miał zastrzeżeń?

1. Kim jest uczeń? To osoba, która do 31 sierpnia każdego roku:
   • kontynuuje naukę w tej samej szkole,
   • skończyła szkołę i zaczyna naukę w innej od 1 września (początku roku szkolnego),
   • ukończyła szkołę, ale nie kontynuuje nauki.
2. Status ucznia do 30 września danego roku zyskuje osoba, która ukończyła szkołę średnią i ma zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe.
3. Kim jest student? To osoba przyjęta na studia, która je rozpocznie i nabędzie prawa studenta podczas ślubowania. Do tej grupy nie zaliczają się doktoranci i uczestnicy studiów podyplomowych.

Całkowity koszt pracodawcy z tytułu umowy o dzieło jest równy wynagrodzeniu brutto, ponieważ nie trzeba opłacać składek na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP. Ponadto osoba, z którą podpiszesz umowę, nie będzie objęta ubezpieczeniem zdrowotnym.

Mimo że zapowiedzi rządu wskazywały na obowiązkowe składki chorobowe, emerytalne, rentowe i wypadkowe od tzw. umów śmieciowych już od 1 marca 2023 roku, termin był wielokrotnie przesuwany. Przedsiębiorcy liczyli na oddalenie ozusowania umów zleceń i umów o dzieło do 1 stycznia 2024 roku. Z aktualnego KPO (Krajowego Planu Odbudowy) wynika, że pełne oskładkowanie umów zleceń będzie obowiązywać dopiero od 31 marca 2025 roku. Tak, tylko umów zleceń – ostatnia rewizja KPO wykluczyła umowy o dzieło spod obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne.