Umowa zlecenie – kiedy można ją podpisać? Najważniejsze informacje dla zleceniodawców

Chociaż umowa zlecenie kojarzy się z wygodną formą dorabiania dla uczniów i studentów, podpisują ją także osoby zatrudnione na pełny etat, które chcą osiągać dodatkowe przychody po godzinach. Czy wiesz, że szeroko pojęty profil zleceniobiorcy wpływa na sposób rozliczenia umowy zlecenia z urzędem skarbowym i ZUS? Wyjaśniamy, co musi wiedzieć każdy zleceniodawca o umowie zlecenie.

Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna regulowana przez art. 734-751 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do wykonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (zleceniodawcy). Zleceniodawcą może być przedsiębiorczyni prowadząca lokalną kawiarnię, a zleceniobiorcą – studentka, która nabywa pierwsze doświadczenia w obsłudze klientów.

Umowę zlecenie nazywamy umową starannego działania. Liczy się przede wszystkim rzetelne zrealizowanie zleconej czynności, a nie efekt. To jeden z aspektów odróżniających umowę zlecenie od umowy o dzieło, czyli umowy rezultatu. W jej przypadku skupiamy się na zamówionym dziele.

Jak zawrzeć umowę zlecenie?

Chociaż umowa zlecenie nie musi mieć formy pisemnej, lepiej udokumentować warunki tak, aby ani zleceniodawca, ani zleceniobiorca nie znalazł się w niekorzystnej sytuacji w przypadku konfliktu. Warto, aby umowa zlecenie stanowiła, że wszelkie modyfikacje wprowadza się w formie pisemnej pod rygorem nieważności. To oznacza, że rozszerzenie zakresu zleconych czynności czy zmiana wysokości wynagrodzenia wymaga podpisania aneksu do umowy przez obie strony. Wtedy nowe ustalenia w innej formie, np. ustnej, nie będą wiążące.

Umowa zlecenie powinna zawierać:

• dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
• miejscowość i datę zawarcia umowy,
• opis zlecenia,
• termin wykonania usługi w przypadku umowy na czas określony lub informację o obowiązywaniu umowy zlecenie przez czas nieokreślony,
• obowiązki zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy, np. dostarczenie sprzętu niezbędnego do wykonania zlecenia,
• obowiązki zleceniobiorcy wobec zleceniodawcy, np. zwrot sprzętu po wykonaniu zlecenia,
• wynagrodzenie,
• okres wypowiedzenia (opcjonalnie),
• zakaz wypowiedzenia umowy zlecenie przez zleceniobiorcę bez ważnych powodów (opcjonalnie),
• zakaz przekazania zleconych czynności osobom trzecim (opcjonalnie),
• obowiązek wprowadzania zmian do umowy zlecenia wyłącznie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności (opcjonalnie).

Co ważne, brak określonego wynagrodzenia w umowie zleceniu nie oznacza, że zleceniobiorca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia usługi. Zgodnie z art. 735 § 1 k.c. za wykonane zlecenie należy się wynagrodzenie, zwłaszcza jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że zleceniobiorca zgodził się na bezpłatną realizację. Co zrobić, kiedy nie istnieje odgórna taryfa, a strony nie uzgodniły, ile zarobi zleceniobiorca? Art. 735 § 2 k.c. dookreśla, że wynagrodzenie odpowiada wykonanej pracy.

Umowy zlecenia, z pewnymi wyjątkami, są objęte minimalną stawką godzinową, która wynosi 23,50 zł brutto do 31 grudnia 2023 roku. To oznacza, że zleceniodawca powinien rozliczyć się ze zleceniobiorcą na podstawie raportu z godzinami. Jeśli zleceniodawca podzieli wynagrodzenie brutto przez liczbę godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę i okaże się, że stawka godzinowa wynosi mniej niż 23,50 zł brutto, to będzie musiał wyrównać wynagrodzenie tak, aby zleceniobiorca otrzymał co najmniej minimalną stawkę godzinową.

Wynagrodzenie netto za 1 godzinę z tytułu umowy zlecenia może wynosić od ok. 16 zł do 23,50 zł w zależności od m.in.:

• innych źródeł przychodu zleceniobiorcy, (np. umowy o pracę, umowy zlecenie, emerytury),
• wysokości przychodu z innego źródła (inaczej rozliczymy zleceniobiorcę, który zarabia co najmniej minimalne wynagrodzenie na podstawie innej umowy zlecenia, a inaczej osobę, która osiąga mniej niż najniższą krajową z innej umowy zlecenia),
• dodatkowych czynników (np. statusu ucznia, studenta, emeryta czy rencisty),
• przystąpienia do PPK i wysokości wpłat,
• kosztów uzyskania przychodu (standardowych – 20%, autorskich – 50%),
• przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego,
• złożenia deklaracji PIT-2 (np. ze stosowaniem kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek dochodowy),
• zwolnień podatkowych (np. ulgi dla młodych).

Kiedy i jak zleceniobiorca może przekazać zlecenie osobie trzeciej?

Art. 738 § 1 k.c. dopuszcza 3 sytuacje, w których zleceniobiorca może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej.

1. Zapis w umowie zleceniu – zleceniodawca może umieścić postanowienie w umowie zleceniu, które umożliwi zleceniobiorcy wskazanie zastępcy wyłącznie w szczególnej sytuacji. Jeżeli zlecającemu zależy, aby daną czynnością zajmował się tylko zleceniobiorca wybrany ze względu na odpowiednie doświadczenie czy kwalifikacje, może zabronić przekazania zlecenia osobie trzeciej.
2. Zwyczaj – czyli postępowanie przyjęte w danej społeczności.
3. Okoliczności – zwłaszcza niezależne od zleceniobiorcy, np. choroba.

O ile zleceniobiorca nie musi uzyskać zgody zleceniodawcy na wskazanie zastępcy, o tyle musi powiadomić dającego zlecenie o swoim wyborze, np. e-mailem, w którym poda imię, nazwisko i miejsce zamieszkania zastępcy. Dzięki temu zachowa pisemny dowód. Zgodnie z art. 738 § 1 k.c. zleceniobiorca odpowiada wyłącznie za brak należytej staranności w wyborze zastępcy, jeśli powiadomi o nim zleceniodawcę. W przeciwnym razie jest odpowiedzialny za czynności zastępcy jak za swoje własne. To oznacza, że powstaje odpowiedzialność solidarna, więc zleceniodawca może domagać się naprawy szkód od obu osób.

Przykład

Emilia podpisała umowę zlecenie na okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2023 roku. Niestety, już na początku współpracy doszło do wypadku, w którym syn Emilii złamał nogę. Zleceniobiorczyni uznała, że nie będzie w stanie zajmować się zleceniem co najmniej do 20 sierpnia. Na szczęście zleceniodawca nie zabronił wskazania zastępcy w tak kryzysowej sytuacji. Zleceniobiorczyni powiadomiła go, kto będzie wykonywał zadania przez prawie 3 tygodnie sierpnia. Ponadto wyjaśniła – chociaż nie musiała – dlaczego jej znajoma jest idealną kandydatką na zastępstwo, co uspokoiło zleceniodawcę.

Gdyby koleżanka nie wywiązywała się starannie z obowiązków, Emilia nie odpowiadałaby za jej błędy, a tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępczyni. Gdyby Emilia przekazała zlecenie koleżance wbrew woli lub bez wiedzy zleceniodawcy, byłaby odpowiedzialna za zarówno za brak efektów, jak i uszkodzenie lub utratę mienia należącego do zleceniodawcy, np. laptopa.

Umowa zlecenie a składki ZUS

Jeżeli podpiszesz umowę zlecenie z osobą, która nie ma innego źródła przychodu, to odprowadzisz obowiązkowe składki na:

• ubezpieczenia społeczne (emerytalne – 9,76%, rentowe – 6,5% i wypadkowe – od 0,67% do 3,33% z własnych środków; emerytalne – 9,76%, rentowe – 1,5% ze środków zleceniobiorcy),
• ubezpieczenie zdrowotne (9% ze środków zleceniobiorcy),
• Fundusz Pracy (2,45% z własnych środków),
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1% z własnych środków).

Ponadto zleceniobiorca zdecyduje, czy chce przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (2,45% ze środków zleceniobiorcy), dzięki któremu zyska płatne zwolnienie lekarskie. Jedynymi wyjątkami są uczniowie i studenci, którzy nie ukończyli 26. roku życia. Nie są objęci składkami ZUS, więc nie mogą się zgłosić do ubezpieczenia chorobowego.

Co ważne, okres wyczekiwania wynosi aż 90 dni. To oznacza, że muszą minąć 3 miesiące obowiązywania umowy, aby zleceniobiorca otrzymał zasiłek chorobowy za okres niezdolności do wykonywania zlecenia.

Co ważne, KPO (Krajowy Plan Odbudowy) zakłada, że wszystkie umowy zlecenia będą objęte obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne. Źródło i wysokość przychodów zleceniobiorców z innych źródeł nie będą miały znaczenia. Oczywiście uczniowie i studenci, którym będzie przysługiwać ulga dla młodych, będą korzystać z zasady „brutto = netto”. W ich przypadku umowy zlecenia nie będą ozusowane. Te zmiany mają wejść w życie najpóźniej 31 marca 2025 roku. Ostatnia rewizja reformy A4.7 KPO wykluczyła umowy o dzieło z pełnego ozusowania. Te dalej pozostaną typowymi „śmieciówkami”.

Zaliczkę na podatek dochodowy od umowy zlecenia, którą podpiszesz z osobą bez innego zatrudnienia, obliczysz w następujący sposób:

1. Ustal wysokość składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków zleceniobiorcy (emerytalne, rentowe – obowiązkowe; chorobowe – dobrowolne), o ile im podlega. To daje 13,71% od wynagrodzenia brutto (np. 5000 zł – 13,71% = 4314,50 zł).
2. Określ koszty uzyskania przychodów (standardowe – 20%, autorskie – 50%). Pomniejsz wynagrodzenie brutto o składki na ubezpieczenia społeczne (np. 5000 zł – 13,71% = 5000 zł – 685,50 zł = 4314,50 zł). Pomnóż tę kwotę razy wybrany procent (np. 4314,50 zł × 20% = 862,90 zł).
3. Oblicz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawą jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne (np. 4314,50 zł × 9% = 388,31 zł).
4. Wyznacz podstawę opodatkowania. Odejmij od wynagrodzenia brutto składki na ubezpieczenia społeczne i koszty uzyskania przychodów (np. 5000 zł – 685,50 zł – 862,90 zł = 3451, 60 zł). Zaokrąglij podstawę opodatkowania do pełnych złotych (np. 3452 zł).
5. Ustal zaliczkę na podatek dochodowy (np. 3452 zł × 12% = 414,24 zł w pierwszym progu podatkowym).
6. Zaokrąglij zaliczkę na podatek dochodowy do pełnych złotych (np. 414 zł).
7. Zredukuj zaliczkę o kwotę zmniejszającą podatek, o ile zleceniobiorca złożył oświadczenie na formularzu PIT-2 lub w inny, przyjęty u zleceniodawcy sposób (np. 414 zł – 300 zł = 114 zł).
8. Przelej zaliczkę do urzędu skarbowego.