Od czego zacząć zapewnianie zgodności listy płac?

Dla każdego, kto ma podstawowe pojęcie o działaniu listy płac, jasne jest, że nie zajdzie się daleko bez postawienia na pierwszym miejscu zgodności prowadzonych działań z przepisami prawa pracy. Jej brak zwykle oznacza poważne konsekwencje prawne i finansowe, w tym wysokie grzywny, ryzyko audytów i procesów sądowych, a co najgorsze: trwałe naruszenie reputacji firmy. Może to doprowadzić do ograniczenia potencjału sprzedaży, a Ty – ignorując przepisy - ryzykujesz też relacje z klientami i podważasz zaufanie pracowników. Aby tego uniknąć, konieczne jest wdrożenie planu zgodności z przepisami płacowymi, który zapewni, że zawsze będziesz zabezpieczony przed ryzykiem.  

Prowadzenie dokumentacji jest najważniejsze  

Pierwszą rzeczą, od której należy zacząć, podobnie jak w przypadku każdego rodzaju zgodności z przepisami podatkowymi lub prawnymi, jest prowadzenie skrupulatnej, dokładnej, kompletnej i łatwej do weryfikacji dokumentacji. W przypadku listy płac powinna ona obejmować szczegóły dotyczące przepracowanych godzin, stawek wynagrodzenia i odliczeń podatkowych dla każdego pracownika, wraz ze wszystkimi istotnymi danymi osobowymi i rachunkowymi. Żadna strategia płacowa nie może zostać zrealizowana bez wdrożenia tego rodzaju podstawowej dokumentacji. Odpowiednie obsługiwanie jej wymaga specjalisty ds. zgodności z przepisami płacowymi.   

Wybór wsparcia w zakresie listy płac  

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zatrudnić specjalistę, czy zlecić zadania zewnętrznemu dostawcy, upewnij się, że szukasz osób zajmujących się płacami z udokumentowaną wiedzą i doświadczeniem w utrzymywaniu zgodności prawnej w złożonych środowiskach biznesowych. Dla wielu firm, zwłaszcza małych i średnich, łatwiej jest całkowicie zlecić zgodność z przepisami płacowymi na zewnątrz. Wiele oprogramowania płacowego typu SaaS potrafi nawet dostosować się do zmian legislacyjnych w miarę jak się pojawiają.  

Co ujawniają dane 

Podczas gdy trzy czwarte europejskich pracodawców korzysta z zewnętrznego doradztwa prawnego w zakresie polityki kadrowej, warto zauważyć, że aż 25 proc. organizacji w ogóle tego nie robi, nawet w zakresie zarządzania płacami. Prawdopodobnie nie wynika to z ignorowania tej kwestii – zwłaszcza, że w przypadku firm zatrudniających ponad 2 500 pracowników odsetek ten wzrasta do 36%. Im większa firma, tym bardziej złożone staje się zapewnienie zgodności z przepisami płacowymi, co oznacza, że wiedza specjalistyczna, której potrzebujesz, powinna rosnąć i stawać się coraz bardziej dostosowana dla unikalnego działania Twojej organizacji. Łatwiej jest tworzyć tego rodzaju spersonalizowaną bazę wiedzy we własnym zakresie.     

Alarmujące jest to, że tylko 55 proc. respondentów naszego badania twierdzi, że ich firma może szybko wdrożyć zmiany prawne w obliczeniach płacowych. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy zarządzają zgodnością płac wewnętrznie, czy zewnętrznie. W przypadku zarządzania złożonością legislacyjną na arenie międzynarodowej, rzeczywistość prawna różni się w zależności od kraju, w którym prowadzimy działalność lub zatrudniamy, co znacząco wpływa na wdrażanie zmian prawnych. Kraje takie jak Francja, Belgia, region DACH i Chorwacja są doskonałymi przykładami zróżnicowanego krajobrazu zawiłości prawnych. Obowiązują w nich złożone przepisy podatkowe z licznymi wyjątkami i zbiorowymi układami pracy. W tych regionach, jak i w wielu innych, napotkamy wyjątkowe przeszkody w zarządzaniu płacami. Różnorodność ta pokazuje znaczenie dostosowania strategii zgodności z przepisami prawa do specyficznych wymagań danej jurysdykcji. 

Ostatecznie odpowiedzialność za zgodność z przepisami spoczywa wyłącznie na Twojej organizacji, bez względu na to, z jakim dostawcą lub ekspertem współpracujesz. Jeśli proces współpracy jest powolny, istnieje ryzyko wystąpienia niezgodności z przepisami. Co jest w takim razie najważniejsze? Upewnij się, że zawsze utrzymujesz zgodność z prawem, także wtedy, gdy nie ma konieczności wprowadzania żadnych zmian. Zapewnienie zgodności oznacza ciągłe poszukiwanie sposobów na zwiększenie wydajności procesu, nawet jeśli oznacza to całkowitą zmianę dostawców lub sposobów pracy.