Nawet drobne błędy w naliczaniu płac mogą mieć poważne konsekwencje – od kar prawnych po utratę zaufania pracowników. W całej Europie firmy zarządzają naliczaniem płac na różne sposoby. Niektóre polegają na własnych systemach, technologiach i wiedzy. Inne wolą częściowo lub całkowicie zlecić proces płacowy na zewnątrz. Chociaż jedno podejście może być skuteczniejsze od drugiego w zależności od kraju, w którym działasz, to jednak niezależnie od formy popełniane są podobne błędy. Oto 5 najczęstszych błędów w procesie naliczania wynagrodzeń i sposoby na ich uniknięcie.
Częstym błędem w procesie naliczania płac jest brak kompletnej i dokładnej dokumentacji pracowniczej. Może to skutkować błędną klasyfikacją pracowników, nieprawidłowym obliczaniem wynagrodzeń, nadgodzin i świadczeń oraz błędami w potrącaniu podatków. Aby tego uniknąć, kluczowe jest ustanowienie dobrze zorganizowanego systemu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym dokładnej klasyfikacji pracowników, godzin pracy i świadczeń.
Podstawowe rozwiązanie HR jest cennym narzędziem do prowadzenia dokumentacji na najwyższym poziomie, ponieważ zapewnia scentralizowane repozytorium danych pracowników i automatyzuje wiele zadań związanych z naliczaniem płac. Zgodnie z Indeksem Payroll Proficiency 2023 od SD Worx, jest to szczególnie istotne w krajach takich jak Hiszpania, Norwegia i Polska, gdzie technologia jest postrzegana jako główny czynnik zwiększający wydajność procesu naliczania płac.
Naliczanie płac obejmuje szeroki zestaw danych. W związku z tym ryzyko błędnego obliczenia wynagrodzenia – i przypadkowego zawyżenia lub zaniżenia wynagrodzenia pracowników – jest zawsze możliwe, zwłaszcza jeśli dane wprowadzane są ręcznie. Co więcej, różne terminy wypłat dla pracowników i terminy podatkowe tylko utrudniają proces i zwiększają ryzyko potencjalnych błędów.
Automatyzacja procesów płacowych pomaga wyeliminować ryzyko błędów i zapewnić terminowe oraz dokładne płatności. Jak pokazują dane z Indeksu Payroll Proficiency 2023, partnerskie podejście w relacji z doświadczonym partnerem płacowym jest powszechną praktyką w krajach takich jak Belgia, Norwegia i Hiszpania. Tamtejsze firmy uważają outsourcing za ważny czynnik zwiększający ich biegłość w zakresie naliczania płac.
Pracodawcy są odpowiedzialni za zgłaszanie wszystkich form podlegających opodatkowaniu wynagrodzenia pracowników, w tym premii, możliwości zakupienia akcji i innych świadczeń pozapłacowych. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karami prawnymi. Dlatego tak ważne jest kompleksowe zrozumienie podlegających opodatkowaniu świadczeń i upewnienie się, że wszystkie formy są prawidłowo zgłaszane.
Technologia – taka jak zintegrowane podstawowe rozwiązanie HR lub systemy oprogramowania do zarządzania pracownikami, talentami i naliczaniem płac – wspiera dokładność w obszarze zgłaszania wynagrodzeń podlegających opodatkowaniu. Skorzystanie z wiedzy podatkowej zewnętrznego partnera, jest warte rozważenia, zwłaszcza w krajach, w których nagrody są postrzegane jako ważny czynnik utrudniający zwiększenie biegłości w zakresie naliczania płac. Według Indeksu Payroll Proficiency 2023 problem ten najczęściej występuje w Danii, Belgii i Francji.
Dane płacowe są cennym celem dla cyberprzestępców, a ich naruszenie może mieć poważne konsekwencje. Obejmują one utratę poufnych informacji o pracownikach, kary prawne i utratę reputacji. Aby zmniejszyć ryzyko, należy wdrożyć solidne środki cyberbezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, zapory i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Regularne monitorowanie i aktualizowanie środków zapobiegawczych ma również kluczowe znaczenie, aby nadążyć za stale zmieniającymi się zagrożeniami.
Czy zapobieganie naruszeniom danych brzmi dla Ciebie jak praca dla eksperta? W takim razie rozważ pracę z technologiami opartymi na chmurze lub outsourcing zarządzania płacami. Może to być szczególnie interesujące w krajach takich jak Dania, Francja i Belgia. Tam zarządzanie danymi płacowymi już samo w sobie jest skomplikowane ze względu na złożoność zespołów, utrudniającą biegłość w zakresie naliczania płac.
Przepisy dotyczące naliczania płac stale się zmieniają, więc firmy i organizacje w różnych branżach, niezależnie od wielkości powinny śledzić najnowsze regulacje. W przeciwnym razie może dojść do nieprawidłowych obliczeń płacowych lub niemożności dostarczenia pracownikom dokładnych informacji na temat ich wypłat i odliczeń podatkowych. Aby uniknąć takich sytuacji, warto trzymać rękę na pulsie i regularnie uczestniczyć w szkoleniach i warsztatach, subskrybując odpowiednie biuletyny i publikacje lub współpracując z zewnętrznymi ekspertami.
Chcesz mieć całkowity spokój i pewność, że proces naliczania płac jest zgodny z obowiązującymi regulacjami? Najlepszym rozwiązaniem może być skorzystanie z outsourcingu i zlecenie partnerowi ds. naliczania płac śledzenia na bieżąco przepisów. Jest to przydatne rozwiązanie, szczególnie w krajach o złożonych i dynamicznych przepisach prawa pracy i płac – takich jak Niemcy, Austria, Szwajcaria, Belgia i Francja.
Nie da się ukryć, że im większa biegłość w naliczaniu płac, tym większy potencjał na wyłapanie potencjalnych błędów. Chcesz dowiedzieć się, co najbardziej wpływa na biegłość naliczania płac w Twoim i innych krajach?
SAP SuccessFactors to elastyczne rozwiązanie HR, które dzięki wsparciu SD Worx wspiera rozwój firm każdej wielkości, optymalizując procesy kadrowo-płacowe.
Jawność wynagrodzeń: Jakie przepisy ją egzekwują? Jakie korzyści z niej płyną?
Dowiedz się, dlaczego coraz więcej firm wybiera outsourcing kadrowo-płacowy oraz jakie korzyści i wyzwania niesie to rozwiązanie dla organizacji.