Korekta odpisu na ZFŚS na koniec roku kalendarzowego

Jednym z obowiązków pracodawcy na koniec roku kalendarzowego jest skorygowanie odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Wysokość odpisu na ZFŚS ustala się na podstawie planowanej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. To oznacza, że pracodawca musi oszacować, ile osób będzie zatrudniać, więc realna liczba może okazać się niższa lub wyższa. W efekcie odpis na ZFŚS wymaga korekty. Jak ją przeprowadzić?

Od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku pracodawcy uwzględniali przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 roku (4434,58 zł) jako podstawę naliczania odpisu na ZFŚS. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych odpis przelewa się na rachunek bankowy Funduszu do 30 września, aczkolwiek pracodawca musi odprowadzić aż 75% kwoty odpisu do 31 maja.

Można powiedzieć, że przepisy narzucają „płatności ratalne”. Co ważne, pracodawcy musieli naliczyć pozostałą część odpisu, płatną do 30 września, na podstawie nowej, podwyższonej kwoty bazowej. Nowelizacja ustawy okołobudżetowej „odmroziła” podstawę naliczania odpisu na ZFŚS. Od 1 lipca 2023 roku jest nią przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2021 roku, czyli 5104,90 zł.

To oznacza, że pracodawcy musieli naliczyć odpisy na ZFŚS z uwzględnieniem nowej bazy, aby pokryć różnicę między kwotą odprowadzoną w maju na rachunek bankowy ZFŚS a odpisem na podstawie nowej kwoty. Tę różnicę przelali na rachunek ZFŚS we wrześniu. Co ważne, w obliczeniach należało wziąć pod uwagę liczbę zatrudnionych przewidzianą w styczniu 2023 roku, a nie aktualną. Korekty odpisu na ZFŚS dokonuje się zwykle na koniec roku kalendarzowego. Liczba zatrudnionych może się zmienić w ciągu 3 miesięcy (października, listopada, grudnia). Oczywiście pracodawca mógłby skorygować odpis na ZFŚS w trakcie roku, ale gdyby liczba zatrudnionych zmieniła się w ciągu ostatniego kwartału, musiałby dokonać ponownej korekty na koniec roku.

Przykład

Wysokość odpisu na ZFŚS na jedną osobę zatrudnioną w „normalnych” warunkach pracy wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w okresie wskazanym przez przepisy. Kwota bazowa wynosiła 4434,58 zł w I półroczu 2023 roku, po czym podwyższono ją do 5104,90 zł. To oznacza, że odpis wynosił 1662,97 zł od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku, a potem wzrósł do 1914,34 zł. Pracodawca, który odprowadził 75% z 1662,97 zł do 31 maja 2023 roku, musiał przelać różnicę między tą kwotą a nową wysokością odpisu za jedną osobę zatrudnioną na rachunek ZFŚS do 30 września 2023 roku.

1662,97 zł × 75% = 1247,23 zł

1914,34 zł – 1247,23 zł = 667,11 zł

O ile rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS podaje, jak określić tę liczbę w danym roku kalendarzowym, o tyle nie precyzuje, jak ustalić ją w poszczególnych miesiącach. W praktyce stosuje się jedną z trzech metod statystycznych opisanych w objaśnieniach do formularza Z-03, czyli sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. To, jaką metodę wybierze pracodawca, zależy od sytuacji kadrowej w przedsiębiorstwie, która może być mniej lub bardziej stabilna.

• Metoda uproszczona – polega na zsumowaniu stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz podzielenia wyniku przez dwa. Przeznaczona dla przedsiębiorstw cechujących się stabilnym zatrudnieniem.
• Metoda średniej chronologicznej – w tym przypadku bierze się pod uwagę połowę (!) stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz cały stan zatrudnienia z 15. dnia miesiąca. Liczby sumuje się i dzieli przez dwa. Sprawdza się w przedsiębiorstwach, w których występuje rotacja pracowników, ale ogólna liczba osób zatrudnionych nie zmienia się diametralnie.
• Metoda średniej arytmetycznej – pracodawca bierze pod uwagę stan zatrudnienia z każdego dnia miesiąca i dzieli ich sumę przez liczbę dni w danym miesiącu. To najbardziej precyzyjna metoda, z której powinny korzystać przedsiębiorstwa charakteryzujące się małą stabilnością zatrudnienia.

Dzięki kalkulatorowi odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2023 roku możesz skorygować wysokość odpisu na ZFŚS na podstawie realnej liczby zatrudnionych w Twojej firmie w ciągu roku kalendarzowego. Co musisz zrobić?

1. Ustalić liczbę osób zatrudnionych w poszczególnych wymiarach czasu pracy w danych miesiącach, np. ile osób pracowało na pełny etat w styczniu, lutym, marcu itd., a ile na pół etatu czy ćwierć etatu. Na podstawie tych danych oblicza się rzeczywistą przeciętną liczbę osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Wyniki z każdego miesiąca sumuje się i dzieli przez 12, a potem porównuje z szacunkami z początku roku. Co ważne, tak samo postępuje pracodawca, który prowadził działalność gospodarczą przez niepełny rok kalendarzowy.
2. Uwzględnić liczbę osób zatrudnionych w szczególnych warunkach lub pracujących w szczególnym charakterze, również z podziałem na wymiar czasu pracy.
3. Określić liczbę pracowników młodocianych.
4. Podać liczbę osób, za które odprowadzano fakultatywny odpis, w tym osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności oraz emerytów i rencistów (byłych pracowników uprawnionych do skorzystania z Funduszu).

W efekcie uzyskasz ewentualną różnicę między wysokością odpisu odprowadzonego na rachunek bankowy ZFŚS do 30 września a wysokością odpisu należną za rzeczywistą przeciętną liczbę osób zatrudnionych w ciągu roku kalendarzowego.

W przypadku niedopłaty pracodawca przelewa określoną kwotę z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący i zmniejsza koszty uzyskania przychodu, do których zaliczono odpis. Opcjonalnie – może założyć, że nadpłacone środki pokryją częściowo odpisy w kolejnym roku, o ile utworzy ZFŚS. Jeżeli powstanie nadpłata, pracodawca musi uzupełnić środki na rachunku Funduszu w kolejnym roku.