Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą?

Od 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika wzbogacą się o część E. W nowej, piątej sekcji pracodawcy będą przechowywać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika. Zmieni się także zawartość części B akt osobowych. Jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą po wejściu w życie nowych przepisów?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca musi: 

• prowadzić elektroniczną lub papierową dokumentację pracowniczą, w której zakres wchodzą akta osobowe pracowników oraz inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, 
• zapewnić dostępność, integralność, kompletność i poufność dokumentacji pracowniczej, 
• zadbać o warunki przechowywania dokumentów tak, aby nie groziło im ani uszkodzenie, ani zniszczenie, 
• przechowywać dokumentację pracowniczą nie tylko przez okres zatrudnienia, ale także przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub go rozwiązano, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. 

Kolejne wytyczne są opublikowane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Według § 2 rozporządzenia pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnych akt osobowych dla każdego pracownika. 

Wyręczymy Cię w prowadzeniu e-teczek pracowniczych w ramach pełnej obsługi kadr i płac. Ponadto zyskasz dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej SD Worx TribePerk, która przyspiesza naliczanie wynagrodzeń, ułatwia ewidencję czasu pracy i zarządzanie elektronicznymi wnioskami. 

Nowe brzmienie § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej stanowi, że akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D i E. 

1. Część A – obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz badaniami lekarskimi (okresowymi, kontrolnymi i wstępnymi). 
2. Część B – obejmuje dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika. 
3. Część C – obejmuje dokumenty i oświadczenia dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. 
4. Część D – obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową, którą ponosi ukarany pracownik, lub inną określoną przez odrębne przepisy, które przewidujące zatarcie kary po upływie pewnego czasu. 
5. Część E – obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika. 

Jak stanowi § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części A akt osobowych można wyróżnić 2 główne rodzaje dokumentów: 

• zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. 
• świadectwo pracy, 
• kwestionariusz osobowy, 
• świadectwo ukończenia szkoły wyższej, 
• certyfikat potwierdzający znajomość języka obcego na danym poziomie.  
• zgromadzone w związku z okresowymi, kontrolnymi i wstępnymi badaniami lekarskimi, w tym skierowania na badania i orzeczenia lekarskie. 

Część B akt osobowych pracownika jest najobszerniejszą. 

Zgodnie z § 3 pkt 2 lit a-v rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przechowywania w tej części: 

• oświadczeń lub dokumentów dotyczących danych osobowych (w związku z nawiązaniem stosunku pracy), 
• umowy o pracę (jeśli nie ma formy pisemnej, to potwierdzenia ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju i warunków), 
• zakresu obowiązków pracownika, o ile zostały dodatkowo określone w takiej formie, 
• dokumentów dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych, 
• potwierdzenia, że pracownik zapoznał się z regulaminem pracy lub obwieszczeniem, przepisami i zasadami bhp oraz zakresem informacji, które są objęte tajemnicą określoną w innych przepisach dotyczących rodzaju pracy, stanowiska czy funkcji, 
• potwierdzenia, że pracownik został poinformowany o warunkach zatrudnienia lub ich zmianie, monitoringu (celu, sposobie i zakresie), ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami oraz wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą oraz sposobie jej przeprowadzania (rozszerzenie obowiązujące od 21 marca 2023 roku), 
• potwierdzenia, że pracownik młodociany i jego przedstawiciel ustawowy otrzymali informację o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami, 
• dokumentów potwierdzające ukończenie szkolenia bhp, 
• oświadczeń dotyczących wypowiedzenia warunków pracy lub płacy bądź zmiany tych warunków w innym trybie, 
• dokumentów dotyczących powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzenie mienie włącznie z obowiązkiem wyliczenia się, 
• dokumentów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności przez pracownika, 
• dokumentów związanych z przyznaniem nagrody lub wyróżnienia pracownikowi, 
• dokumentów związanych z urlopami: macierzyńskim i na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, 
• dokumentów dotyczących łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego urlopu, 
• dokumentów dotyczących obniżenia wymiaru czasu pracy pracownikowi uprawnionemu do urlopu wychowawczego, 
• oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich, 
• dokumentów związanych z udzielaniem urlopu bezpłatnego, 
• skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich dotyczących okresowych, kontrolnych i wstępnych badań lekarskich (uwaga – zwróć uwagę na inną podstawę prawną niż w przypadku części A!), 
• umowy o zakazie konkurencji zawartej podczas stosunku pracy, 
• wniosków pracowniczych o poinformowanie PIP o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopii takich informacji, 
• dokumentów związanych ze współdziałaniem pracodawcy z zakładową organizacją związkową, która reprezentuje pracownika, lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy, które tego wymagają, 
• dokumentów dotyczących wykonywania pracy zdalnej (zmiana obowiązująca od 7 kwietnia 2023 roku; aktualnie w części B przechowuje się dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy). 

Uwaga – przepisy o pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku, ale pracodawcy, którzy wcześniej wdrożyli telepracę, mogą ją stosować do 7 października 2023 roku! 

§ 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej określa, że część C akt osobowych pracownika dotyczy: 

• oświadczeń związanych z rozwiązaniem umowy o pracę, 
• wniosków o uzupełnienie, sprostowanie lub wydanie świadectwa pracy, 
• dokumentów związanych z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, 
• kopii wydanego świadectwa pracy, 
• potwierdzenia, że pracodawca wykonał czynności związane z zajęciem wynagrodzenia wskutek prowadzonego postępowania egzekucyjnego, 
• umowy o zakazie konkurencji zawartej po ustaniu stosunku pracy, 
• skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich związanych z okresowymi badaniami, które są przeprowadzane w związku z pracą w warunkach narażających pracownika na substancje i czynniki rakotwórcze lub pyły zwłókniające. 

§ 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej podaje, że w części D akt osobowych pracownika przechowuje się: 

• odpis zawiadomienia o ukaraniu, 
• dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową ponoszoną przez pracownika, 
• dokumenty związane z inną odpowiedzialnością, którą ponosi pracownik i która jest określona w odrębnych przepisach przewidujących zatarcie kary po upływie pewnego czasu. 

Co do zasady, część D akt osobowych jest obowiązkowa w sytuacji, w której pracodawca nałoży na pracownika karę porządkową. To oznacza, że nie trzeba wyodrębniać części D „na wszelki wypadek”. Niemniej zwykle papierowe teczki akt osobowych i elektroniczne systemy kadrowe mają ją wydzieloną. Jeśli pracownik otrzyma karę, informację o niej można usunąć dopiero po roku nienagannej (!) pracy. 

Zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej część E akt osobowych będzie służyć do przechowywania informacji, które dotyczą: 

• przeprowadzonych przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracownika i kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, 
• przeprowadzonych przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego badań trzeźwości pracownika i badań obecności w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. 

Według § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych muszą być ponumerowane i ułożone chronologicznie. Na początku każdej części należy umieścić wykaz podsumowujący zgromadzone dokumenty. Co ważne, przepisy umożliwiają przechowywanie powiązanych tematycznie dokumentów z części A, B i C w wydzielonych sekcjach, którym przypisuje się numery A1, B1, C1 i kolejne. Oczywiście układa się je chronologicznie i numeruje. 

W części D gromadzi się informacje o różnych karach, co oznacza, że każdej z nich przyporządkowuje się wydzieloną część: D1, D2, D3 itd. Kiedy pracodawca usuwa odpis zawiadomienia o karze z akt osobowych, eliminuje całą część, która dotyczy danej kary, a następnie aktualizuje numery pozostałych części. 

Tak samo wydzielonym sekcjom w części E, dotyczącym poszczególnych kontroli lub badań, nadaje się numery E1 i kolejne. Jeśli pracodawca zamierza usunąć informację o kontroli bądź badaniu, musi zlikwidować daną część, a potem przyporządkować kolejnym następujące po sobie numery. 

Okres przechowywania akt osobowych pracownika został skrócony z 50 lat do 10 lat w 2019 roku. Ten okres odlicza się od końca roku kalendarzowego, w którym umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła. Niemniej dotyczy to osób zatrudnionych 1 stycznia 2019 roku i później. 

Co do zasady, w przypadku wcześniejszego zatrudnienia obowiązuje dłuższy okres, czyli 50 lat, które odlicza się od dnia ustania stosunku pracy. Istnieje jednak wyjątek. Jeśli pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, pracodawca może przechowywać jego dokumentację tylko przez 10 lat, o ile złożył oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA. W tym przypadku 10 lat odlicza się od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym złożono raport. 

Dodatkowe pytania o akta osobowe pracownika 

Jaka jest różnica między aktami osobowymi pracowników a dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą wymienia chociażby Kodeks pracy? 

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in. wnioski o urlopy wypoczynkowe, ewidencja czasu pracy czy listy płac. Pełny zakres jest podany w § 6 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Czy akta osobowe zawierają oryginalne dokumenty dostarczone przez pracownika, czy kopie? 

Zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca przechowujący akta osobowe w formie papierowej gromadzi kopie lub odpisy dokumentów, które dostarczyła osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub osoba zatrudniona. Co ważne, kopie i odpisy muszą być poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Tak potwierdza się zgodność kopii lub odpisu z oryginałem. 

Tak, obecni i byli pracownicy mogą złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej w całości bądź części. Pracodawca musi przygotować dokumenty w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku, który włącza się do części B akt osobowych aktualnie zatrudnionej osoby lub części C, jeśli został złożony po ustaniu zatrudnienia.