Miejsce wykonywania pracy zdalnej – jak ustalić z pracodawcą i zmienić?

Już od 7 kwietnia 2023 roku będą obowiązywać nowe przepisy o pracy zdalnej. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników pracujących wyłącznie w trybie home office, czy hybrydowo, musisz uzgodnić z nimi miejsca wykonywania pracy zdalnej. O ile pracownik wskazuje, gdzie chciałby pracować zdalnie – nie musi bowiem w swoim mieszkaniu – o tyle zaproponowany adres podlega akceptacji pracodawcy. Czy nowelizacja Kodeksu pracy wymusi podpisywanie aneksów do umów o pracę? 

Zgodnie z art. 6718 Kodeksu pracy pracownik pracuje zdalnie we wskazanym przez siebie miejscu i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod własnym adresem zamieszkania. 

To oznacza, że jeśli pracownik chce zmienić miejsce wykonywania pracy zdalnej, musi zgłosić pracodawcy nowy adres i poczekać na zgodę. Przepis uniemożliwia swobodne zmienianie lokalizacji przez pracownika zdalnego. 

Nie, pracownik może wskazać miejsce wykonywania pracy zdalnej drogą elektroniczną lub papierową. W pierwszym przypadku można wysłać SMS-a, napisać wiadomość na czacie służbowym czy zgłosić adres poprzez platformę kadrowo-płacową, która pozwala na elektroniczny obieg wniosków. 

Pracownik może wykonywać pracę zdalną na polecenie pracodawcy w specyficznych przypadkach. Art. 6719 § 3 pkt 1 i 2 k.p. podaje, że to możliwe, kiedy: 

• trwa stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego lub epidemii,  
• nie minęło więcej niż 3 miesiące od zniesienia jednego z wymienionych stanów, 
• pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu jej wykonywania ze względu na działanie siły wyższej. 

W tych sytuacjach obowiązuje szczególny warunek. Bezpośrednio przed poleceniem pracy zdalnej pracodawca musi otrzymać od pracownika oświadczenie potwierdzające, że ma on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca nie jest zobowiązany do sprawdzenia, czy miejsce, w którym pracownik będzie pracować zdalnie, rzeczywiście się do niej nadaje. Gdyby warunki lokalowe i techniczne zmieniły się na niekorzystne, pracownik powinien niezwłocznie zgłosić to pracodawcy, aby ten jak najszybciej wycofał polecenie pracy zdalnej. 

Zapytaliśmy ekspertów ds. prawa pracy, czy pracodawca będzie odpowiadał za brak zapewnienia odpowiednich warunków do pracy zdalnej. Dowiedzieliśmy się m.in., że przerzucenie obowiązków związanych z bhp na pracodawcę, które normalnie realizuje w zakładzie pracy, byłoby zarówno nieuzasadnione, jak i niemożliwe do wdrożenia. 

Zgodnie z art. 6731 § 8 k.p. pracownik uwzględnia wymagania ergonomii w organizacji stanowiska pracy zdalnej. Ponadto zanim pracownik zostanie dopuszczony do wykonywania pracy zdalnej, musi potwierdzić w elektronicznym lub papierowym oświadczeniu, że: 

1. zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego, 
2. przeczytał informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, 
3. zobowiązuje się do przestrzegania tych dokumentów, 
4. stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez niego i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. 

O ile przepisy nie zobowiązują pracodawcy do sprawdzenia, czy oświadczenia pracownika dotyczące stanowiska, na którym pracuje w trybie home office, są zgodne z prawdą, o tyle dają mu prawo do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej – także w zakresie bhp. Jeżeli pracodawca stwierdzi uchybienia pod tym kątem, ma dwa rozwiązania. 

1. Wymaga od pracownika usunięcia uchybień w wyznaczonym terminie, czyli pozwala mu dalej pracować zdalnie. Pracodawca może tak postąpić, jeśli uchybienia nie zagrażają zdrowiu lub życiu pracownika. 
2. Natychmiast wycofuje zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika i wyznacza termin powrotu do biura. 

Dodatkowe pytania o miejsce wykonywania pracy zdalnej 

Pracownik pracuje zdalnie tylko okazjonalnie. Czy musi ustalać miejsce wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą? 

Tak, ponieważ art. 6718 Kodeksu pracy nie został wyłączony w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej. 

Pracownik został zatrudniony przed nowelizacją Kodeksu pracy. Czy uzgodnienie miejsca wykonywania pracy zdalnej wymaga podpisania aneksu do umowy? 

Nie trzeba podpisywać aneksu. Z art. 6719 § 2 k.p. wynika, że do uzgodnienia miejsca wykonywania pracy dochodzi z inicjatywy pracodawcy lub na elektroniczny lub papierowy wniosek pracownika. W tym przypadku nie stosuje się art. 29 § 4 k.p. dotyczącego zmiany warunków umowy o pracę w formie pisemnej. 

Teoretycznie – tak, Kodeks pracy wskazuje adres zamieszkania pracownika tylko jako jedno z miejsc wykonywania pracy zdalnej. W praktyce – pracodawca powinien przemyśleć zaakceptowanie takiego miejsca, ponieważ praca przy kawiarnianym stoliku sprzyja m.in. utracie sprzętu wskutek kradzieży czy podsłuchaniu rozmowy z klientem firmy. W związku z tymi ryzykami pracodawca może odmówić pracy zdalnej w miejscu publicznym. 

Pracownik będzie pracował wyłącznie zdalnie, co zostało uzgodnione podczas zawierania umowy o pracę. Jak określić miejsce wykonywania pracy zdalnej? 

Nowy pracownik wskazuje miejsce wykonywania pracy zdalnej, np. adres zamieszkania, które zostaje zaakceptowane przez pracodawcę i wpisane do umowy. Oczywiście pracownik może zmienić w późniejszym okresie to miejsce. Wystarczy, że złoży wniosek, a pracodawca wyrazi zgodę. Co kluczowe, w tym przypadku pracodawca nie może wycofać zgody na home office i zobowiązać pracownika do pracy w siedzibie firmy. W tym celu byłoby konieczne np. podpisanie porozumienia zmieniającego. 

Już w trakcie zatrudnienia strony umowy o pracę uzgodniły, że pracownik będzie pracował zdalnie. Po kilku tygodniach home office okazało się, że pracownik – mimo wskazania dogodnego miejsca wykonywania pracy zdalnej – woli jednak pracować w towarzystwie innych osób. Czy w tej sytuacji może wrócić do biura? 

Tak, pracownik może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia pracy. Innymi słowy, pracownik stwierdza, że nie chce już pracować z domu, i ustala z pracodawcą, kiedy może wrócić do biura. Według przepisów zorganizowanie tego powrotu nie powinno zająć więcej niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli strony się nie dogadają, pracownik powinien wrócić do biura w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku przez pracodawcę (oczywiście jeśli rozkład przewiduje pracę w tym dniu). Pracodawca nie może odmówić pracownikowi powrotu do biura. 

Co do zasady, nie ma żadnych przeciwwskazań, natomiast praca zdalna za granicą rodzi konsekwencje w postaci podlegania np. przepisom podatkowym w danym państwie. Ze względu na dodatkowe komplikacje – w tym także ewentualną różnicę czasu – pracodawca może się nie zgodzić, aby pracownik pracował zdalnie z zagranicy.