W biznesowej układance strategii, produktów i zysków jest jeden dział, który stanowi fundament każdej firmy. To dział HR, czyli klucz do tworzenia wyjątkowej kultury organizacyjnej, rekrutowania najlepszych talentów i wspierania rozwoju pracowników. Jednak tworzenie prężnie działającego działu HR od podstaw może być równie ekscytujące, co pełne wyzwań. Największym z nich są obsługa oraz prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej. Wymagają one bowiem nie tylko precyzji i znajomości przepisów, ale również elastyczności i ciągłego doskonalenia procesów. Jakie więc narzędzia wybrać, by w prężnie rozwijającej się organizacji proces ten przebiegał sprawnie?
Gdy liczby stają się wyzwaniem
Międzynarodowy rozwój firmy dla działu HR oznacza jedno: coraz więcej pracowników i rozproszone zespoły, z których każdy działa w innych warunkach prawnych. Efektywna obsługa wynagrodzeń oraz ewidencja czasu pracy stają się głównymi wyzwaniami, z którymi musi poradzić sobie zespół HR. Liczne pytania od pracowników dotyczące m.in. urlopów, ich rozliczania czy zgłaszania pojedynczych absencji generują dodatkową pracę. Rozwiązaniem może być obsługa kadrowa prowadzona w pliku Excel umieszonym w chmurze. Ale czy najlepszym?
Choć jest to rozwiązanie cyfrowe, ma pewne ograniczenia. Dostęp do arkusza Excel musi być bowiem ograniczony do autoryzowanych osób: wybranych specjalistów działu HR, pracownika i jego bezpośredniego przełożonego. Procedura ta wymaga więc stworzenia indywidualnego folderu dla każdej osoby, przyznawania odpowiednich uprawnień, wprowadzania danych oraz ich aktualizacji. Dodatkowo dział HR musi kontrolować zgodność danych ze stanem faktycznym. Obsługa staje się więc coraz bardziej czasochłonna i zamiast uwalniać czas specjalistów ds. płac, generuje ich większe zaangażowanie.
Intuicyjne rozwiązanie cyfrowe
Obsługa płacowo-kadrowa nie musi być obciążająca. Alternatywą dla tradycyjnych rozwiązań kadrowych są cyfrowe narzędzia umożliwiające szybsze, bardziej precyzyjne i spersonalizowane podejście do zarządzania personelem. Odpowiednio skonfigurowany system automatyzuje procesy wewnętrzne ograniczając konieczność manualnego wykonywania pracy i umożliwiając wykorzystanie nowych narzędzi, takich jak elektroniczna rejestracja czasu pracy. Dobre rozwiązanie technologiczne, które jest elastyczne i modułowe, pozwala organizacji na płynne dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych i ewoluujących potrzeb pracowników. Pomaga także w efektywnym zarządzaniu rozproszonymi, międzynarodowymi zespołami, dając menedżerom wgląd w plany pracowników niezależenie od miejsca pracy.
O tym, z jakimi wyzwaniami i szansami wiąże się budowanie działu HR w firmie od podstaw, mówiła podczas konferencji „Kongres Kadry” Paulina Zasempa, HR Manager People Country Lead – Poland and CEE w SD Worx Poland. Jej wystąpienie możesz obejrzeć tu.
