Grupa Veolia w Polsce digitalizuje procesy kadrowe we współpracy z SD Worx SAP Solutions Poland

Wdrożenie obejmowało rozwiązanie SAP HCM S/4HANA Private Cloud, SuccessFactors Employee Central i SuccessFactors Learning, do samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej, administrację personalną oraz czasu pracy, płac, budżetowania oraz implementację szeregu rozwiązań autorskich SD Worx rozszerzających standardowe funkcjonalności SAP.

– Naszym priorytetem było znalezienie rozwiązania, które zoptymalizuje procesy kadrowo-płacowe oraz zarządzanie czasem pracy we wszystkich jednostkach naszej grupy. Dążyliśmy do implementacji narzędzi dostępnych zarówno dla kadry zarządzającej, jak i wszystkich pracowników, umożliwiających uproszczenie i ujednolicenie procesów HR w firmie. Ze względu na złożoność naszej struktury operacyjnej, poszukiwaliśmy wiarygodnego i doświadczonego partnera. Po dokładnej analizie rynku zdecydowaliśmy się na współpracę z SD Worx SAP Solutions Poland, które spełniło nasze wysokie wymagania – mówi Aneta Przybysz, dyrektor HR Grupy Veolia w Polsce. 

- Jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia wyznaczyliśmy jego cele strategiczne. Obejmowały one całkowitą cyfryzację i ustandaryzowanie procesów HR we wszystkich spółkach. W skład tego procesu wchodziło ustandaryzowanie składników płacowych oraz systemu przyznawania premii i nagród, ujednolicenie systemów czasu pracy, obsługi ZFŚS i benefitów, a także optymalizacja procesów związanych z medycyną pracy oraz planowaniem i budżetowaniem kosztów pracy. Zależało nam również na standaryzacji słownika stanowisk – mówi Gabriela Wróbel, dyrektor Departamentu Wynagrodzeń i Świadczeń Pracowniczych w Veolii Energia Polska.

Kolejnymi etapami projektu były: integracja danych oraz informacji HR w oparciu o system SAP HR, efektywne wykorzystanie danych pracowniczych dla optymalizacji procesów podejmowania decyzji, automatyzacja obiegu dokumentów oraz wdrożenie samoobsługi pracowników i menedżerów.

— W ramach przygotowań do wdrożenia projektu dla Grupy Veolia w Polsce przeprowadziliśmy warsztaty analityczne, których wynikiem było określenie zakresu funkcjonalnego, produktów SAP i SD Worx niezbędnych do realizacji potrzeb i procesów klienta, harmonogramu i budżetu. Podążając za naszą rekomendacją Veolia zdecydowała się na wykorzystanie SAP HCM S/4HANA Private Cloud Edition (jako naturalnej konsekwencji wcześniejszej decyzji o wyborze systemu ERP S/4 HANA), SuccessFactors Employee Central oraz Learning oraz aż 13 autorskich produktów SD Worx, w tym m.in. SD Worx Time Management Platform oraz rozwiązania SD Worx eTeczka. Jako ciekawostkę podam, że w ramach wdrożenia zmigrowaliśmy do nowej eTeczki ponad 1 mln dokumentów klienta – mówi Tomasz Franielczyk, kierownik zespołu, kierownik projektu z SD Worx SAP Solutions Poland. Efekty prac były widoczne natychmiast. Procesy HR, które przed implementacją naszych rozwiązań były realizowane w poszczególnych spółkach w Grupie Veolia w Polsce odmiennie, zostały uporządkowane i ujednolicone, co wpłynęło na ich usprawnienie i podniosło jakość raportowania w całej grupie – dodaje Tomasz Franielczyk.

W efekcie wdrożenia pracownicy działu HR zaczęli również korzystać z narzędzia SD Worx Reporter, przeznaczonego do raportowania. Po wdrożeniu nowego systemu wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenie w tym samym terminie, a algorytmy składników płacowych zostały ustandaryzowane i zredukowane w 85 proc. Prowadzony jest także monitoring kosztów pracy, a formularze i wnioski w procesach HR są w pełni zdigitalizowane. Wszystkie wnioski mogą być samodzielnie obsługiwane przez menedżerów i pracowników. Zautomatyzowano również proces nadawania dostępów i tworzenia służbowych skrzynek pocztowych oraz planowania i ewidencjonowania czasu pracy, wraz z listą obecności – obecnie obsługiwany jest za pomocą jednego narzędzia. Zintegrowano też procesy podpisu elektronicznego, a ścieżki szkoleniowe mogą być aktualnie współtworzone przez zainteresowanych pracowników. Każdy z pracowników może korzystać również z portalu HR oraz wersji mobilnych narzędzi.

– Dużym wyzwaniem, z którym się mierzyliśmy jeszcze w fazie testów akceptacyjnych, było przeprowadzenie szeroko zakrojonych szkoleń dla wszystkich pracowników – docelowych użytkowników systemu. Ze względu na konieczność odseparowania procesu szkoleniowego od głównego nurtu projektowego niezbędne było uruchomienie odrębnego środowiska tylko dla celów szkoleniowych. Każdy pracownik mógł zalogować się do systemu szkoleniowego, zapoznać się z nim i przetrenować dostępny zakres funkcjonalny. Szkolenia okazały się dużym sukcesem i umożliwiły płynne przejście na nowe rozwiązanie – mówi Tomasz Franielczyk, lider zespołu, kierownik projektu z SD Worx SAP Solutions Poland.

Projekt rozpoczął się w styczniu 2023 r., a start produkcyjny – mimo jego złożoności – nastąpił zgodnie z planem już w marcu 2024 r. Jest to pierwsza współpraca między Veolią i SD Worx SAP Solutions Poland. Przeprowadzona przez SD Worx SAP Solutions implementacja systemu jest częścią długookresowej strategii cyfryzacji i ujednolicenia procesów HR w ramach wszystkich 18 spółek Grupy Veolia w Polsce. Wdrożeniem zostało objętych blisko 5000 pracowników.

 

O VEOLII

AMBICJĄ VEOLII jest stać się wzorcową firmą w zakresie transformacji ekologicznej. Zatrudniając prawie 218 000 pracowników na pięciu kontynentach, Grupa projektuje i wdraża użyteczne, praktyczne rozwiązania w zakresie zarządzania wodą, odpadami i energią, które pomagają radykalnie zmienić świat. Poprzez swoje trzy uzupełniające się działania, Veolia przyczynia się do rozwoju dostępu do zasobów naturalnych, ich ochrony i odnawiania. W 2023 r. grupa Veolia zapewniała wodę pitną dla 113 milionów ludzi, obsłużyła 103 milionów osób w zakresie usług kanalizacyjnych, wyprodukowała 42 TWh energii i przetworzyła 63 miliony ton odpadów. Veolia Environnement (Paris Euronext: VIE) osiągnęła skonsolidowany przychód w wysokości 45,3 mld euro w 2023 roku. www.veolia.com 

GRUPA VEOLIA W POLSCE od ponad 25 lat jest niezawodnym partnerem przemysłu i polskich miast, znajdujących się w procesie ekologicznej transformacji. Opierając się na wiedzy i międzynarodowym doświadczeniu, oferuje innowacyjne usługi środowiskowe i rozwiązania bazujące na wyzwalaniu synergii i maksymalizacji korzyści wynikających z wdrażania idei gospodarki cyrkularnej. Działając w trzech sektorach – energii, wody i odpadów, zajmuje się m.in. produkcją oraz dostarczaniem ciepła, realizacją usług ciepłowniczych dla ok. 3 mln klientów, obrotem oraz sprzedażą energii, a także przesyłem oraz oczyszczaniem wody. Stale inwestując w rozbudowę i modernizację swojej infrastruktury, rozwija również nowoczesne usługi związane m.in. z poprawą efektywności energetycznej oraz Total Waste Management przyczyniając się do zrównoważonego rozwoju całego kraju.

Veolia w Polsce zatrudnia ponad 4,6 tys. pracowników, których misją jest "Odnawianie zasobów świata". Prowadzi działalność w 123 miejscowościach, w 58 miastach zarządza sieciami ciepłowniczymi. Działa poprzez spółki operacyjne: Veolia Energia Polska (holding), Veolia Energia Warszawa, Veolia Energia Łódź, Veolia Energia Poznań, Veolia Term, Veolia Energy Contracting Poland, Veolia Industry Polska, Veolia EKOZEC, Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Tarnowskich Górach oraz ich spółki zależne. www.veolia.pl