Co należy się pracownikowi za nadgodziny – wolne czy pieniądze? Co prawda Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do naliczenia wynagrodzenia z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, ale to tylko jedna z opcji. Możesz udzielić pracownikowi np. dnia wolnego za nadgodziny – na wniosek osoby zatrudnionej lub bez – co wykluczy wypłacenie dodatku. To, która strona inicjuje odbiór nadgodzin, wpływa na wymiar czasu wolnego.
Zgodnie z art. 1512 § 1-2 k.p. pracodawca może udzielić pracownikowi czasu wolnego za przepracowane nadgodziny – albo z własnej inicjatywy, albo na pisemny wniosek osoby zatrudnionej. Art. 1512 § 3 k.p. doprecyzowuje, że wtedy pracownikowi nie należy się dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Otrzymuje tylko „normalne” wynagrodzenie. W związku z tym pracodawca i pracownik powinni ustalić ewentualny odbiór nadgodzin przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły te godziny nadliczbowe.
To, jak strona inicjująca odbiór nadgodzin wpływa na wymiar czasu wolnego i wynagrodzenie, wyjaśniliśmy w tabeli.
| Odbiór nadgodzin z inicjatywy pracodawcy | Odbiór nadgodzin z inicjatywy pracownika | |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | 1512 § 2 Kodeksu pracy | 1512 § 1 Kodeksu pracy |
| Wymiar czasu wolnego | 150% godzin nadliczbowych | 100% godzin nadliczbowych |
| Moment odbioru nadgodzin | W tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe | W tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe, lub kolejnym na wniosek pracownika |
| Wynagrodzenie w okresie rozliczeniowym, w którym pracownik odbiera czas wolny za nadgodziny | Pracodawca nie może obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy | Pracodawca obniża wynagrodzenie o kwotę, którą otrzymałby pracownik, gdyby pracował w udzielonym czasie wolnym |
| Prawo do dodatku za nadgodziny | Nie | Nie |
| Prawo do wynagrodzenia za nadgodziny (bez dodatku) | Tak | Tak |
| Prawo do dodatku za nadgodziny nocne | Tak | Tak |
| Wymagana zgoda drugiej strony | Nie | Tak, pracownik składa pisemny wniosek |
Nie, to prawo pracownika, a nie obowiązek. Co ważne, art. 1512 § 1 k.p. stanowi, że pracodawca może udzielić czasu wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika, ale nie musi. Jeżeli odrzuci wniosek, nie musi uzasadniać odmowy. W tej sytuacji mamy do czynienia z ustaleniem terminu odbioru nadgodzin przez obie strony.
Tak, ponieważ art. 1512 § 1 k.p. przewiduje udzielenie czasu wolnego za nadgodziny z inicjatywy pracodawcy, ale nie wspomina o uzgodnieniu terminu z pracownikiem. Co istotne, to rozwiązanie jest korzystne dla pracownika, bo zyskuje o 50% więcej czasu wolnego w porównaniu z odbiorem nadgodzin na własny wniosek. Ponadto pracodawca nie obniży wynagrodzenia w miesiącu, w którym pracownik wykorzysta czas wolny za godziny nadliczbowe z inicjatywy przełożonego.
SD Worx przejmie obsługę kadr i płac w Twojej firmie, aby nie tylko rzetelnie i terminowo rozliczać pracowników, ale także zautomatyzować kluczowe procesy kadrowo-płacowe. Przekonasz się, ile czasu (i pieniędzy) możesz teraz tracić!
Zdarza się, że typowy pracownik pełnoetatowy, który pracuje od poniedziałku do piątku, musi wykonać pracę w dniu wolnym, np. w sobotę. Przyczyną może być konieczność usunięcia awarii w zakładzie pracy czy szczególne potrzeby pracodawcy. Zgodnie z art. 1513 k.p. pracodawca musi udzielić pracownikowi dnia wolnego za pracę w sobotę – nawet jeśli dana osoba przepracowała tylko 2 godziny, to należy się jej cały dzień wolny. Pracodawca uzgadnia termin odbioru czasu wolnego z pracownikiem. Co ważne, ma na to czas do końca okresu rozliczeniowego. Kiedy nie będzie to możliwe, trzeba wypłacić wynagrodzenie za pracę w sobotę według art. 1511 § 2 k.p., ponieważ dojdzie do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
W przypadku, w którym pracownik przepracuje np. 12 godzin w sobotę, co daje 8 „standardowych” godzin i 4 godziny nadliczbowe, pojawiają się wątpliwości. Jak to rozliczyć? Istnieje kilka rozwiązań.
Co ważne, pracodawca nie może swobodnie decydować, czy udzieli dnia wolnego za pracę w sobotę, czy wypłaci wynagrodzenie z dodatkiem. Drugie rozwiązanie jest możliwe wyłącznie w sytuacji, w której pracownik nie zdążył odebrać czasu wolnego za pracę w dniu wolnym w tym samym okresie rozliczeniowym, np. ze względu na zwolnienie lekarskie.
To, jak zakwalifikujesz godziny nadliczbowe pracownika w okresie rozliczeniowym, wpłynie zarówno na wysokość wynagrodzenia, jak i rozliczenia podatkowo-składkowe.
Nie, nie możesz udzielić pracownikowi czas wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, do której nie doszło. Jeśli osoba zatrudniona potrzebuje kilku godzin lub całego dnia wolnego i nie chce wykorzystywać urlopu wypoczynkowego (lub zużyła już cały przysługujący jej wymiar), może złożyć wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Zgodnie z art. 151 § 21 k.p. czasu odpracowania tego zwolnienia nie rozlicza się jako nadgodzin.
Hanna pracuje na etacie w standardowych godzinach – od 9:00 do 17:00, od poniedziałku do piątku. Niestety, w związku z problemami na etapie przygotowań do budowy domu musiała poświęcić więcej czasu na sprawy urzędowe i formalności z podwykonawcami. Pracowniczka złożyła wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych, w którym określiła, że potrzebuje czasu wolnego od 9:00 do 12:00 w poniedziałek, czwartek i piątek. Hanna zadeklarowała, że odpracuje 9 godzin w tym samym miesiącu, zostając o 1 godzinę dłużej przez 9 dni roboczych. W przeciwnym razie pracodawca nie wypłaciłby jej wynagrodzenia za ten czas. Co ważne, odpracowywane godziny nie zostały rozliczone jako godziny nadliczbowe – Hannie nie należał się dodatek.
Tak, nadgodziny w delegacji są objęte tymi samymi przepisami, co nadgodziny w stałym miejscu wykonywania pracy. Jedyne, co czym musisz pamiętać, to oddzielenie godzin nadliczbowych w podróży służbowej, podczas których pracownik wykonuje pracę, od godzin poświęconych na przejazd, w czasie którego pracownik nie świadczy pracy. W pierwszym przypadku trzeba albo wypłacić dodatek za nadgodziny, albo udzielić czasu wolnego pracownikowi. W drugim przypadku – nie należy się wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny.
Przykład
Emil, lider działu marketingu, otrzymał polecenie służbowe, aby pojechać do oddziału firmy w innym mieście, aby przeprowadzić szkolenie dla nowo zatrudnionych osób i pomóc w realizacji projektu dla klienta. Pracownik dojechał na miejsce o 10:00 i pracował aż do 20:00. Podróż powrotna dobiegła końca ok. 23:00.
Emil pracuje zwykle od 10:00 do 18:00, co oznacza, że pracodawca powinien albo wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem za 2 godziny nadliczbowe, albo udzielić czasu wolnego. 6 godzin spędzonych w porannej i wieczornej podróży, która odbyła się poza godzinami pracy Emila, nie zalicza się do nadgodzin.
Wyjątkiem byłaby sytuacja, w której Emil pracowałby zdalnie od 7:00 do 10:00 i od 20:00 do 23:00 w pociągu (dla uproszczenia pomijamy czas potrzebny na dotarcie na dworzec itp.). Wtedy pracodawca musiałby uwzględnić w ewidencji czasu pracy kolejne 6 nadgodzin. Za podróż służbową trwającą od 7:00 do 23:00, czyli 16 godzin, należy się 100% diety krajowej, czyli 45 zł.
Ważne: Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje wyższa dieta krajowa za podróży służbową
Czy wiesz, że delegacja krajowa nie musi trwać minimum 24 godzin, aby pracownik otrzymał 100% diety krajowej? Oprócz tego należy mu się m.in. opłacenie noclegu i podróży środkami komunikacji miejscowej – w formie ryczałtu lub zwrotu realnych kosztów poniesionych przez pracownika.
Art. 1512 § 2 k.p. zakazuje pracodawcy, który udziela czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika, obniżenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik odbiera godziny nadliczbowe. Nie ma znaczenia, że pracodawca wcześniej wypłacił wynagrodzenie za te nadgodziny, oczywiście bez dodatku, który jest wykluczony w przypadku odbioru godzin nadliczbowych.
Pracownik na pełnym etacie powinien przepracować 168 godzin w lipcu, 176 godzin w sierpniu i 168 godzin we wrześniu w 2023 roku. Okres rozliczeniowy obejmuje 3 miesiące, co oznacza, że pracodawca może udzielić czasu wolnego pracownikowi za nadgodziny przepracowane w lipcu, sierpniu i wrześniu do końca września. Jeżeli założymy, że pracownik przepracował 10 godzin nadliczbowych w lipcu i 16 godzin nadliczbowych w sierpniu, to pracodawca powinien udzielić 39 godzin wolnego we wrześniu. W efekcie pracownik przepracuje 129 godzin zamiast 168 godzin, ale wynagrodzenie za wrzesień nie zostanie pomniejszone.
Taka zasada nie obowiązuje w przypadku odbioru nadgodzin na wniosek pracownika według art. 1512 § 1 k.p. W tym scenariuszu osoba zatrudniona otrzyma wyższe wynagrodzenie w miesiącu, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe, i niższe wynagrodzenie w miesiącu odbioru nadgodzin. Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy wynagrodzenie przysługuje tylko wówczas, gdy odrębne przepisy tak stanowią. Z tą interpretacją zgadza się GIP (Główny Inspektorat Pracy) w piśmie nr GNP-367-4560/05/PE, który podaje, że nie istnieje przepis gwarantujący zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony za nadgodziny na wniosek pracownika.
Pracownik złożył wniosek o odbiór 10 nadgodzin z lipca i 16 nadgodzin z sierpnia we wrześniu. Jeżeli pracodawca zaakceptuje wniosek, wypłaci wynagrodzenie za wrzesień pomniejszone o kwotę należną za 26 godzin. Pracownik otrzymał wyższe wynagrodzenie za lipiec i sierpień (oczywiście bez dodatku za godziny nadliczbowe), co zostanie niejako wyrównane niższym wynagrodzeniem za wrzesień.
Jeżeli pełnoetatowy pracownik zarabia najniższą krajową lub niewiele więcej, to zmniejszenie wynagrodzenia za miesiąc, w którym odebrał godziny nadliczbowe na własny wniosek, mogłoby spowodować, że wynagrodzenie byłoby niższe od minimalnego. W takim przypadku pracodawca musiałby wypłacić co najmniej najniższą krajową.
Okres rozliczeniowy, system czasu pracy, a nawet wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika wpływa na maksymalną liczbę nadgodzin, którą może przepracować w krótkim lub dłuższym okresie.
Zgodnie z art. 1518 § 1 k.p. pracownik, który wykonuje pracę w porze nocnej, otrzymuje dodatek do wynagrodzenia. Za każdą taką godzinę pracy, w tym nadliczbową, należy się 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia. Co ważne, ten dodatek jest niezależny od dodatku za nadgodziny. Pracownik, który odbierze czas wolny za wszystkie godziny nadliczbowe, w tym nocne, nie straci prawa do dodatku za wykonaną pracę w nocy.
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów – jak budować środowisko pracy w oparciu o inteligentne narzędzia.
Sprawdź zalety i wady pracy hybrydowej z perspektywy pracodawcy i pracownika. Poznaj najnowsze raporty i dowiedz się, jak wdrożyć ten model!
Czy Kodeks pracy określa sytuacje, w których nie trzeba wypłacać ekwiwalentu pracownikowi? Sprawdź wyjątki i współczynnik urlopowy w 2023 roku – na pełny i niepełny etat.