Odwołanie z urlopu – czy pracodawca może ściągnąć pracownika?

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego – kiedy pracodawca może ściągnąć pracownika z urlopu?

Czy pracodawca może ściągnąć pracownika z urlopu? Tak, ale tylko w wyjątkowej sytuacji. Zgodnie z art. 167 § 1 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, jeżeli jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu.

Odwołanie urlopu przez pracodawcę nie może więc służyć po prostu do rozwiązania problemu kadrowego, który był znany wcześniej. Pracodawca musi mieć rzeczywisty, nieprzewidziany powód, dla którego obecność konkretnego pracownika w pracy stała się niezbędna.

Warto też odróżnić odwołanie pracownika z urlopu, który już się rozpoczął, od przesunięcia urlopu przed jego rozpoczęciem. W drugim przypadku zastosowanie może mieć art. 164 § 2 Kodeksu pracy.

Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego?

Art. 167 § 1 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy na odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko wtedy, gdy jego obecność w zakładzie jest wymagana przez okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu.

Oznacza to, że cofnięcie urlopu przez pracodawcę nie może być decyzją podejmowaną dowolnie. Musi istnieć konkretna, nieprzewidziana wcześniej sytuacja, która uzasadnia wcześniejszy powrót pracownika.

Przykładowo może chodzić o:

nagłą nieobecność osoby, która miała zastępować urlopowicza, jeżeli jej obecność okazała się niezbędna,
nieprzewidziany kryzys w projekcie, którego rozwiązanie wymaga udziału konkretnego pracownika,
awarię lub inną sytuację wymagającą specjalistycznej wiedzy pracownika,
nagłe zdarzenie, którego skutków nie można usunąć przy wykorzystaniu innych dostępnych pracowników lub rozwiązań.

Samo stwierdzenie, że „pracownik jest potrzebny w firmie”, nie wystarczy. Odwołanie z urlopu jest wyjątkiem od zasady korzystania z urlopu wypoczynkowego i powinno być interpretowane ściśle. Państwowa Inspekcja Pracy również wskazuje, że odwołanie ma charakter wyjątkowy i musi wynikać z okoliczności, których nie można było przewidzieć przed rozpoczęciem urlopu.

Czy pracodawca może ściągnąć pracownika z urlopu z powodu braków kadrowych?

Nie każdy brak pracownika będzie uzasadniał jego odwołanie z urlopu.

Jeżeli pracodawca już przed rozpoczęciem urlopu wiedział, że w danym okresie wystąpią braki kadrowe, trudno uznać je za okoliczność nieprzewidzianą w chwili rozpoczęcia urlopu.

Inaczej może być w przypadku nagłej choroby osoby zastępującej urlopowicza albo nieprzewidzianego zdarzenia, którego nie można było wcześniej racjonalnie uwzględnić w organizacji pracy.

Dlatego przed odwołaniem pracownika warto odpowiedzieć na dwa pytania:

Czy sytuacji wymagającej obecności pracownika nie można było przewidzieć, gdy rozpoczynał urlop?
Czy rzeczywiście obecność tego konkretnego pracownika jest niezbędna?

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest negatywna, decyzja o odwołaniu pracownika z urlopu może być problematyczna.

W jaki sposób pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Kodeks pracy nie przewiduje szczególnej formy, w jakiej pracodawca musi dokonać odwołania pracownika z urlopu. Kluczowe jest jednak to, aby pracownik mógł zapoznać się z jednoznacznym oświadczeniem pracodawcy.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16. Sprawa dotyczyła m.in. próby odwołania pracownika z urlopu za pomocą rozmowy telefonicznej oraz wiadomości elektronicznych. Sąd zwrócił uwagę, że samo przekazanie informacji o tym, że pracownik jest potrzebny w pracy, nie musi być równoznaczne z jednoznacznym odwołaniem z urlopu.

Pracodawca powinien więc jasno zakomunikować pracownikowi, że:

zostaje odwołany z urlopu,
urlop zostaje przerwany,
ma stawić się w pracy,
powinien wrócić w określonym, realnym terminie.

Odwołanie może zostać przekazane np. telefonicznie, SMS-em lub e-mailem, pod warunkiem że pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Takie stanowisko potwierdza również PIP.

Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu SMS-em?

Tak. Przepisy nie wymagają, aby odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego miało formę pisemną.

SMS może być więc sposobem przekazania decyzji pracodawcy. Istotne jest jednak, aby komunikat był jednoznaczny i aby pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

Samo wysłanie wiadomości nie zawsze wystarczy. Jeżeli pracodawca nie będzie w stanie wykazać, że pracownik mógł zapoznać się z oświadczeniem o odwołaniu z urlopu, skuteczność takiego odwołania może być kwestionowana.

Czy pracownik musi odebrać telefon od pracodawcy podczas urlopu?

Co do zasady pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym nie ma obowiązku stale monitorować telefonu ani służbowej skrzynki e-mailowej.

PIP wskazuje, że pracownik korzystający z urlopu nie musi regularnie sprawdzać służbowej poczty ani odbierać telefonów służbowych. Sam fakt posiadania telefonu służbowego nie oznacza więc obowiązku pozostawania w stałej gotowości do kontaktu z pracodawcą.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca nigdy nie może skontaktować się z pracownikiem. Jeżeli wystąpią przesłanki z art. 167 § 1 k.p., może dojść do odwołania pracownika z urlopu.

Dlatego pracownik nie powinien być traktowany jako osoba stale pozostająca do dyspozycji pracodawcy tylko dlatego, że podczas urlopu ma przy sobie telefon.

Czy pracodawca może ściągnąć pracownika z urlopu na kilka godzin?

Tak, przepisy nie uzależniają możliwości odwołania pracownika z urlopu od tego, ile czasu pozostało do końca urlopu.

Odwołanie z urlopu na kilka godzin może więc być możliwe, jeżeli rzeczywiście wystąpiły nieprzewidziane okoliczności wymagające obecności pracownika w pracy.

W takiej sytuacji urlop zostaje przerwany, a niewykorzystana część urlopu powinna zostać udzielona pracownikowi w późniejszym terminie.

Nie należy jednak utożsamiać każdej prośby o wykonanie krótkiego zadania podczas urlopu z formalnym odwołaniem z urlopu. Jeżeli pracodawca oczekuje od pracownika wykonywania pracy w czasie urlopu, sytuację należy oceniać indywidualnie. PIP wskazuje, że podejmowanie obowiązków służbowych podczas urlopu może prowadzić do uznania, że urlop został faktycznie zakłócony lub przerwany.

Czym skutkuje odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Niewykorzystana część urlopu nie przepada. Pracownik powinien wykorzystać ją w późniejszym terminie.

Warto podkreślić, że ekwiwalent za przerwany urlop nie jest standardową konsekwencją odwołania z urlopu. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop jest co do zasady związany z ustaniem stosunku pracy. Jeżeli zatrudnienie nadal trwa, niewykorzystana część urlopu powinna zostać wykorzystana w późniejszym terminie.

Odwołanie pracownika z urlopu oznacza więc przede wszystkim:

obowiązek powrotu do pracy,
zachowanie prawa do niewykorzystanej części urlopu,
obowiązek pracodawcy zwrotu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem.

Jakie koszty zwraca pracodawca osobie, którą odwołał z urlopu wypoczynkowego?

Kodeks pracy nie zawiera zamkniętej listy wydatków podlegających zwrotowi. Art. 167 § 2 k.p. mówi o kosztach poniesionych przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

W praktyce mogą to być np.:

koszty niewykorzystanego noclegu, których pracownik nie może odzyskać od hotelu lub właściciela obiektu,
koszty podróży powrotnej do miejsca zamieszkania lub pracy,
koszty związane z koniecznością zmiany wcześniej zarezerwowanego transportu,
inne udokumentowane i bezzwrotne wydatki pozostające w bezpośrednim związku z wcześniejszym powrotem.

PIP wskazuje jako przykłady m.in. niepodlegające zwrotowi koszty pobytu w hotelu, ośrodku wczasowym lub kwaterze prywatnej oraz koszty podróży powrotnej.

Czy pracodawca zwraca cały koszt wakacji?

Nie. Zasadą jest zwrot kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, a nie automatyczne pokrycie wszystkich wydatków związanych z całym wyjazdem.

Jeżeli np. pracownik wykorzystał już część pobytu i nie może odzyskać pieniędzy za niewykorzystane noclegi, znaczenie będzie miało to, jaka część kosztu faktycznie przepadła wskutek decyzji pracodawcy.

Pracownik powinien zachować dokumenty potwierdzające poniesione wydatki oraz zasady anulowania rezerwacji. Ułatwi to ustalenie wysokości należnego zwrotu.

Jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik, który chce otrzymać zwrot kosztów?

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu dokumentów, które pracownik musi przedstawić pracodawcy.

W praktyce warto jednak zachować:

faktury i rachunki za noclegi,
bilety lotnicze, kolejowe lub autobusowe,
potwierdzenia rezerwacji,
informacje o zasadach anulowania rezerwacji,
potwierdzenia wysokości bezzwrotnej części opłat,
korespondencję z przewoźnikiem, hotelem lub organizatorem wyjazdu.

Dokumentacja powinna przede wszystkim umożliwić ustalenie, jaki koszt rzeczywiście poniósł pracownik i czy pozostaje on w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu.

Jeżeli część pieniędzy została pracownikowi zwrócona przez hotel, przewoźnika lub organizatora wyjazdu, przy ustalaniu kwoty zwrotu od pracodawcy należy uwzględnić otrzymaną rekompensatę.

Czy pracodawca zwraca koszty urlopu rodziny pracownika?

Może się zdarzyć, że odwołanie pracownika z urlopu powoduje również koszty związane z przerwaniem wypoczynku przez jego rodzinę.

PIP wskazuje, że w doktrynie prawa pracy jako koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika mogą być traktowane również bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez jego rodzinę, jeżeli w wyniku decyzji pracodawcy rodzina została zmuszona do przerwania wypoczynku.

Nie oznacza to jednak, że każdy koszt poniesiony przez członków rodziny automatycznie podlega zwrotowi. Znaczenie ma przede wszystkim bezpośredni związek wydatku z odwołaniem pracownika oraz możliwość jego udokumentowania.

Przykładowo, jeżeli pracownik podróżował z małoletnimi dziećmi i ze względu na jego odwołanie rodzina również musiała wrócić wcześniej, możliwe jest powstanie kosztów związanych z niewykorzystanym pobytem czy zmianą transportu. Każdy taki przypadek powinien być jednak oceniany indywidualnie.

Czy pracodawca zwraca koszty związane z przesunięciem urlopu?

Takie sytuacje należy odróżnić od odwołania pracownika z już rozpoczętego urlopu.

Jeżeli urlop jeszcze się nie rozpoczął, zastosowanie może mieć art. 164 § 2 Kodeksu pracy. Przepis pozwala na przesunięcie terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Jest to więc inna sytuacja niż odwołanie urlopu przez pracodawcę na podstawie art. 167 k.p.

Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu poniósł już udokumentowane, bezzwrotne koszty związane z planowanym wypoczynkiem, np. opłacił hotel lub bilety, kwestia ich zwrotu może być oceniana przez pryzmat analogicznego zastosowania art. 167 § 2 k.p. PIP wskazuje, że w praktyce przyjmuje się możliwość dochodzenia takich udokumentowanych kosztów.

Odwołanie urlopu przed jego rozpoczęciem a przesunięcie terminu urlopu

W praktyce często mówi się o anulowaniu zaakceptowanego urlopu albo „cofnięciu urlopu przez pracodawcę”. Z punktu widzenia przepisów warto jednak posługiwać się precyzyjniejszymi określeniami.

Urlop jeszcze się nie rozpoczął

Jeżeli pracownik ma rozpocząć urlop za kilka dni, pracodawca może – w określonych okolicznościach – przesunąć termin urlopu na podstawie art. 164 § 2 k.p.

Warunkiem są szczególne potrzeby pracodawcy oraz sytuacja, w której nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Urlop już trwa

Jeżeli pracownik rozpoczął już urlop, zastosowanie ma art. 167 § 1 k.p. Pracodawca może go odwołać tylko wtedy, gdy wystąpiły nieprzewidziane wcześniej okoliczności wymagające jego obecności w pracy.

Dlatego frazy takie jak „odwołanie urlopu przed jego rozpoczęciem”, „anulowanie zaakceptowanego urlopu” czy „cofnięcie urlopu przez pracodawcę” opisują w praktyce kilka różnych sytuacji prawnych. Warto ustalić przede wszystkim, czy urlop już się rozpoczął.

Czy pracownik może anulować zaakceptowany urlop?

Tak, pracownik może wystąpić do pracodawcy o zmianę terminu wcześniej ustalonego urlopu. Nie oznacza to jednak, że może jednostronnie „anulować” urlop w każdym przypadku.

Jeżeli pracownik chce zrezygnować z zaplanowanego urlopu lub zmienić jego termin, powinien uzgodnić to z pracodawcą. W praktyce może zostać złożony wniosek o anulowanie urlopu lub wniosek o zmianę jego terminu, zgodnie z procedurą obowiązującą w danej firmie.

Samo złożenie takiego wniosku nie oznacza automatycznie, że urlop został anulowany. Pracownik nie powinien samodzielnie zakładać, że po wysłaniu wniosku może stawić się w pracy zamiast korzystać z wcześniej ustalonego urlopu.

Jeżeli w firmie funkcjonuje elektroniczny obieg wniosków urlopowych, warto zadbać o jednoznaczne oznaczenie statusu wniosku oraz potwierdzenie decyzji pracodawcy.

Z jakiego powodu można przesunąć urlop wypoczynkowy przed jego rozpoczęciem?

Załóżmy, że firma ustaliła termin dwutygodniowego urlopu pracownika. Tuż przed jego rozpoczęciem okazuje się jednak, że nieobecność tej osoby spowoduje poważne zakłócenia toku pracy, a sytuacji nie można rozwiązać w inny sposób.

W takim przypadku pracodawca może rozważyć przesunięcie terminu urlopu na podstawie art. 164 § 2 Kodeksu pracy.

Nie wystarczy jednak sama wygoda organizacyjna pracodawcy. Przepis wymaga szczególnych potrzeb pracodawcy, a nieobecność pracownika musi powodować poważne zakłócenia toku pracy.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o zasadach przesuwania i odmawiania urlopu wypoczynkowego, sprawdź nasz artykuł: kiedy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego.

Czy pracownik może się nie zgodzić na odwołanie z urlopu wypoczynkowego?

Jeżeli odwołanie z urlopu zostało dokonane zgodnie z art. 167 § 1 k.p., jest ono wiążącym poleceniem pracodawcy. PIP wskazuje, że w przypadku skutecznego i zgodnego z prawem odwołania pracownik powinien przerwać urlop i stawić się do pracy, z uwzględnieniem czasu potrzebnego na powrót z miejsca wypoczynku.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może zażądać natychmiastowego pojawienia się w biurze niezależnie od miejsca pobytu pracownika.

Jeżeli pracownik przebywa np. za granicą, trzeba uwzględnić realny czas potrzebny na powrót. Znaczenie mogą mieć dostępne połączenia lotnicze, kolejowe lub drogowe oraz inne obiektywne przeszkody.

Sąd Najwyższy w sprawie II PK 26/16 analizował m.in. konsekwencje odmowy powrotu do pracy po skutecznym odwołaniu z urlopu. Wniosek z tego orzeczenia nie powinien być jednak taki, że każda odmowa powrotu automatycznie uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Ocena zależy od okoliczności konkretnej sprawy, w tym od tego, czy odwołanie było skuteczne i zgodne z art. 167 k.p.

Kiedy pracodawca nie może odwołać pracownika z urlopu?

Pracodawca nie powinien stosować art. 167 § 1 k.p., jeżeli przyczyna wymagająca obecności pracownika była znana lub możliwa do przewidzenia w chwili rozpoczęcia urlopu.

Przykładowo, jeżeli pracodawca wiedział przed rozpoczęciem urlopu, że w danym tygodniu odbędzie się ważne spotkanie z klientem i tylko jeden pracownik posiada kompetencje niezbędne do jego przeprowadzenia, trudno uznać późniejsze odwołanie z tego powodu za sytuację nieprzewidzianą.

Podobnie nie powinno się wykorzystywać art. 167 k.p. jako sposobu na bieżące uzupełnianie braków kadrowych, które można było wcześniej przewidzieć.

Jeżeli pracodawca bezpodstawnie odwoła pracownika z urlopu, może narazić się na roszczenia związane z naruszeniem praw pracownika. W szczególności znaczenie mogą mieć poniesione przez pracownika koszty oraz okoliczności, w jakich doszło do przerwania wypoczynku.

Czy odwołanie pracownika z urlopu jest możliwe w okresie wypowiedzenia?

Tak. Sam fakt, że pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia, nie wyłącza możliwości zastosowania art. 167 k.p.

Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie.

Po pierwsze, pracodawca może odwołać pracownika z już rozpoczętego urlopu, jeżeli wystąpią przesłanki określone w art. 167 § 1 k.p.

Po drugie, w okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego zgodnie z art. 167¹ k.p. Jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia, pracownik jest obowiązany go wykorzystać.

Jeżeli natomiast stosunek pracy zakończy się, a pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu, zastosowanie mogą mieć przepisy dotyczące ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Przykład

Emilia jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę i pozostaje w miesięcznym okresie wypowiedzenia. Pracodawca udzielił jej urlopu wypoczynkowego w tym okresie.

Jeżeli w trakcie urlopu wystąpią nieprzewidziane okoliczności wymagające jej obecności w pracy, pracodawca może – przy spełnieniu warunków z art. 167 § 1 k.p. – odwołać ją z urlopu.

Niewykorzystana część urlopu nie przepada. Jeżeli jednak dojdzie do zakończenia stosunku pracy i pracownica nie będzie już mogła wykorzystać pozostałego urlopu, pracodawca powinien rozliczyć go zgodnie z przepisami dotyczącymi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Czy pracodawca może cofnąć urlop?

Tak, ale zależy to od tego, czy urlop już się rozpoczął.

Jeżeli pracownik już korzysta z urlopu, pracodawca może go odwołać wyłącznie w sytuacji określonej w art. 167 § 1 Kodeksu pracy – gdy obecności pracownika w pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu.

Jeżeli urlop jeszcze się nie rozpoczął, może być możliwe przesunięcie jego terminu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, zgodnie z art. 164 § 2 k.p.

Nie należy więc traktować każdego „cofnięcia urlopu” jako tej samej czynności prawnej.

Podsumowanie - odwołanie pracownika z urlopu w 2026 r.

Czy pracodawca może ściągnąć pracownika z urlopu? Tak, ale tylko wyjątkowo.

Najważniejsze zasady są następujące:

art. 167 Kodeksu pracy pozwala odwołać pracownika z już rozpoczętego urlopu, jeżeli jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu;
pracodawca powinien przekazać pracownikowi jednoznaczne oświadczenie o odwołaniu z urlopu w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią;
pracownik co do zasady nie musi podczas urlopu stale odbierać telefonu ani sprawdzać służbowej poczty;
w przypadku skutecznego odwołania pracownik powinien wrócić do pracy w realnym terminie, uwzględniającym czas potrzebny na powrót z miejsca wypoczynku;
pracodawca musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu;
niewykorzystana część urlopu nie przepada i powinna zostać wykorzystana w późniejszym terminie;
przesunięcie urlopu przed jego rozpoczęciem należy odróżnić od odwołania z urlopu i oceniać m.in. na podstawie art. 164 § 2 k.p.;
„ekwiwalent za przerwany urlop” nie jest automatycznym świadczeniem – ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest co do zasady rozliczany przy zakończeniu stosunku pracy.

W praktyce pracodawca powinien traktować odwołanie pracownika z urlopu jako rozwiązanie wyjątkowe, a nie sposób na bieżące zarządzanie absencjami. Prawidłowe planowanie zastępstw i sprawny elektroniczny obieg wniosków urlopowych mogą ograniczyć ryzyko sytuacji, w których konieczne jest przerywanie wypoczynku pracowników.