Zwolnienie mikroprzedsiębiorcy z PPK – kiedy mikrofirma nie musi wdrażać PPK?

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych umożliwia zwolnienie mikroprzedsiębiorcy z PPK. Niemniej wystarczy albo utracić status mikrofirmy, albo zatrudnić pracownika, który zechce dołączyć do programu, aby zawarcie umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK stało się wymagalne. Co musisz wiedzieć o PPK mikroprzedsiębiorcy, aby nie narazić się na kary za zaniedbanie ustawowych obowiązków?

Podmiot zatrudniający wg ustawy o PPK a status mikroprzedsiębiorcy

Chociaż podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o PPK może być mikroprzedsiębiorcą, to nie każda mikrofirma jest zobligowana do wdrożenia PPK. 

Art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK definiuje podmiot zatrudniający, który nalicza, potrąca i odprowadza wpłaty do PPK, jako m.in. pracodawcę w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy czy zleceniodawcę w stosunku do osób, które wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług. W poradniku o wpłatach PPK dla zleceniobiorców przeanalizowaliśmy, kiedy można odprowadzać wpłaty do PPK z wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia. 

Aby poznać definicję mikroprzedsiębiorcy, trzeba zerknąć do art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców. Do tego przepisu odwołuje się art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. a-b ustawy o PPK, dotyczący wyłączenia niektórych podmiotów zatrudniających spod regulacji ustawowej. 

Kto ma status mikroprzedsiębiorcy? 

Status mikroprzedsiębiorcy ma przedsiębiorca, który spełniał łącznie poniższe warunki w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych: 

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników, 
• jego roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nie przekroczył równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro. 

Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy Prawo przedsiębiorców w przypadku firmy działającej krócej niż rok bierze się pod uwagę dane za ostatni okres, który udokumentował przedsiębiorca. 

Kiedy mikroprzedsiębiorca nie musi stosować ustawy o PPK? 

Art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK określa kluczowy warunek zwolnienia mikrofirmy z PPK. Jeśli wszystkie osoby zatrudnione u mikroprzedsiębiorcy złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, to pracodawca nie musi wdrażać PPK. Co istotne, ten przepis dotyczy osób zatrudnionych w wieku od 18 do 54 lat. Pracownicy w wieku od 55 do 69 lat nie muszą składać deklaracji o rezygnacji, ponieważ mogą zostać zapisani do PPK wyłącznie na swój wniosek, nie „z automatu”. 

Podsumowując, mikroprzedsiębiorca jest zwolniony z PPK, kiedy: 

1. osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, 
2. osoby zatrudnione 55+ nie złożyły wniosku o dołączenie do PPK. 

Oczywiście – istnieje pewien „haczyk”. 

Czy mikroprzedsiębiorca musi wdrożyć PPK w związku z autozapisem? 

Wspomniane deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK nie obowiązują bezterminowo. Wygasają, kiedy zbliża się termin tzw. autozapisu do PPK, czyli wznowienia dokonywania wpłat do PPK za osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat. Aktualne deklaracje obowiązują tylko do 28 lutego 2023 roku, o czym każdy pracodawca – także mikroprzedsiębiorca – musi przypomnieć pracownikom. Ustawa o PPK nakłada taki obowiązek informacyjny na podmioty zatrudniające. 

Autozapisy do PPK odbywają się co 4 lata, a najbliższy wypada 1 kwietnia 2023 roku. Potem – 1 kwietnia 2027 roku, 1 kwietnia 2031 roku itd. Jeśli zatrudnieni przez mikroprzedsiębiorcę dalej nie będą chcieli oszczędzać w PPK, będą musieli ponownie złożyć deklaracje o rezygnacji – najwcześniej 1 marca 2023 roku. 

Mikroprzedsiębiorca, który nie otrzyma takich deklaracji przed wypłatą wynagrodzeń w marcu, będzie musiał naliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Następnie w okresie od 1 do 17 kwietnia przeleje środki na rachunki uczestników PPK. Uwaga – nawet jeśli tylko 1 osoba zatrudniona nie złoży deklaracji o rezygnacji, mikroprzedsiębiorca będzie musiał wdrożyć PPK w firmie. 

Kiedy mikroprzedsiębiorca musi wdrożyć PPK? 

Mikroprzedsiębiorca może stracić prawo do zwolnienia z PPK nie tylko w okresie autozapisów, ale również: 

• kiedy utraci status mikrofirmy, 
• gdy chociaż 1 osoba zatrudniona zechce oszczędzać w ramach PPK. 

Utrata statusu mikroprzedsiębiorcy 

Kiedy mikroprzedsiębiorca przestanie spełniać kryteria określone w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, utraci zwolnienie z PPK. Wtedy przedsiębiorca musi wdrożyć PPK – niezależnie od tego, czy osoby zatrudnione zechcą przystąpić do programu, czy nie. Pracodawca musi zawrzeć: 

• umowę o zarządzanie PPK na co najmniej 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, 
• umowę o prowadzenie PPK do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minie 90 dni od dnia utraty zwolnienia. 

Pracownik mikroprzedsiębiorcy chce zacząć oszczędzać w PPK 

Załóżmy, że nowo zatrudniony pracownik chce wpłacać pieniądze do PPK. 

Mikroprzedsiębiorca może zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia, najpóźniej – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynie 90 dni zatrudnienia. 

Z kolei umowę o zarządzanie PPK trzeba zawrzeć na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. 

Jeśli osoba zatrudniona, która wcześniej zrezygnowała z PPK, złoży wniosek o dokonywanie wpłat, okres na zawarcie umowy o prowadzenie PPK należy odliczać od dnia złożenia tego wniosku. 

Dodatkowe pytania o PPK mikroprzedsiębiorcy 

Podmiot zatrudniający nie jest mikroprzedsiębiorcą, ale wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację o rezygnacji z PPK. Czy w takim wypadku trzeba podpisać umowę o zarządzanie PPK? 

Tak, przedsiębiorca musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nawet jeśli żadna osoba zatrudniona nie chce zostać uczestnikiem PPK. Wyjątkiem są tylko mikroprzedsiębiorcy, którzy nie muszą podpisywać tej umowy, jeżeli wszyscy zatrudnieni zrezygnują z PPK. Pamiętaj, że nawet kiedy 1 osoba zgłosi chęć uczestnictwa w programie, trzeba dopełnić wszystkich formalności wynikających z ustawy o PPK. 

Nowo zatrudniony 38-letni pracownik nie złożył deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, więc mikroprzedsiębiorca powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK i umowę o zarządzanie PPK. Niestety, nie zrobił tego, a pracownik odszedł po kilku miesiącach. Pozostali nie chcą oszczędzać w PPK. Jakie są konsekwencje tej sytuacji? 

Zwolnienie z PPK, określone w art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK, ma zastosowanie, kiedy mikroprzedsiębiorca aktualnie spełnia kryterium (wszystkie osoby zatrudnione zrezygnowały z PPK). Jeśli pracownik, który chciał zostać uczestnikiem PPK, odszedł z firmy, mikroprzedsiębiorca ponownie kwalifikuje się do zwolnienia z PPK, więc nie musi podpisywać żadnych umów. Niestety, ponosi odpowiedzialność za m.in. brak zawartych umów (art. 107 pkt 1 ustawy o PPK) i nieodprowadzanie wpłat do PPK (art. 107 pkt 2 ustawy o PPK) w ubiegłych miesiącach. Za niedopełnienie tych obowiązków grozi kara grzywny od 1000 zł do 1 000 000 zł, a byłemu pracownikowi przysługuje rekompensata według Kodeksu cywilnego. Ponadto podmiot zatrudniający, który nie zawarł umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, podlega karze grzywny w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń w danej firmie w poprzednim roku obrotowym. 

Mikroprzedsiębiorca jest zwolniony z PPK, ale otrzymał wezwanie od PFR do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Co powinien zrobić? 

PFR (Polski Fundusz Rozwoju) nie wie, czy podmiot zatrudniający, który nie zawarł umowy o zarządzanie PPK, jest zwolniony z tego obowiązku zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK. W związku z tym mikroprzedsiębiorca, który dostanie wezwanie od PFR, musi na nie odpowiedzieć, przekazując, że spełnia kryteria uprawniające do skorzystania ze zwolnienia.