Zgłoszenie pracownika do ZUS i daty płatności składek – ważne terminy dla pracodawców

Jednym z licznych obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika jest jego zgłoszenie do ZUS. Pracodawca musi wypełnić deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA, co zrobi po zalogowaniu się na konto płatnika na PUE ZUS (Platformie Usług Elektronicznych ZUS). Ile ma na to czasu? Z artykułu dowiesz się także, w jakim terminie trzeba opłacać składki ZUS i składać deklaracje rozliczeniowe za pracownika.

Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawca (płatnik składek) zgłasza pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia rozpoczęcia pracy. Pracownik nie musi składać żadnego wniosku o zgłoszenie do ZUS. Tak postępują wyłącznie osoby, które chcą zostać objęte dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi, np. niektórzy zleceniobiorcy.

Pracodawca musi zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA. Ten dokument można złożyć osobiście, listownie lub online – za pomocą PUE ZUS lub programu kadrowo-płacowego z funkcją bezpośredniej wysyłki deklaracji. Co ważne, pracodawca rozliczający składki ZUS za więcej niż 5 osób musi przesyłać wszystkie deklaracje drogą elektroniczną.

Według art. 13 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracownicy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego zakończenia. Identyczny okres ma zastosowanie w obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym według art. 69 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, czyli tzw. ustawy zdrowotnej.

Przepisy dotyczące ubezpieczeń nie określają, jak interpretować wspomniany „dzień nawiązania stosunku pracy”. Aby go wyznaczyć, musimy sięgnąć do art. 26 Kodeksu pracy. Ten przepis stanowi, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym jako dzień rozpoczęcia pracy w umowie. W efekcie wiemy, że obowiązek ubezpieczeniowy powstaje w pierwszym dniu okresu zatrudnienia, a nie dniu zawarcia umowy o pracę. To różne terminy, co potwierdza art. 29 § 1 k.p. Z niego dowiadujemy się, że umowa o pracę określa datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności dzień rozpoczęcia pracy.

Art. 57 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego podaje, że jeśli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie (tutaj: dzień rozpoczęcia pracy przez pracownika), to obliczając ten termin (tutaj: 7 dni na zgłoszenie nowo zatrudnionej osoby do ZUS), nie uwzględniamy dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni jest końcem terminu.

Jak przełożyć ten przepis na kalendarz?

Jeśli pierwszy dzień pracy nowo zatrudnionej osoby wypadnie 8 stycznia 2024 roku, to należy go pominąć, obliczając 7-dniowy termin na przekazanie ZUS ZUA. Pierwszy dzień terminu wypadnie 9 stycznia, a ostatni dzień na spełnienie obowiązku – 15 stycznia.

Chodzi o 7 dni kalendarzowych. To oznacza, że pracodawca musi wziąć pod uwagę soboty, dni wolne wynikające z rozkładu pracy pracownika oraz dni wolne ustawowo.

Załóżmy, że pierwszy dzień zatrudnienia Twojego nowego pracownika wypadnie 18 grudnia 2023 roku, w poniedziałek. 23 grudnia to sobota, 24 grudnia – niedziela (Wigilia Bożego Narodzenia), 25 i 26 grudnia – poniedziałek i wtorek (I i II dzień Bożego Narodzenia, czyli dni ustawowo wolne od pracy!). Jeśli błędnie określisz termin zgłoszenia pracownika do ZUS, to uznasz, że masz czas do 29 grudnia włącznie, bo pominiesz aż 4 dni – od 23 do 26 grudnia. Niestety, ostatni dzień na przesłanie deklaracji ZUS ZUA wypada już 25 grudnia.

W obu przypadkach – nie. Jeśli przyszły pracownik i pracodawca nie podpiszą umowy o pracę, nie mamy do czynienia ze stosunkiem pracy. To wyklucza jakiekolwiek zobowiązania wobec ZUS. Ponadto pracodawca musi zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia, w którym nowo zatrudniona osoba rozpoczęła pracę, a nie tylko zawarła umowę.

Przykład

Pracodawca odkrył idealnego kandydata podczas jednej z rozmów kwalifikacyjnych. Niestety, okazało się, że pracownik jest objęty 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, a na dodatek nie złożył jeszcze oświadczenia o rozwiązaniu umowy. W tej sytuacji strony podpisały umowę przedwstępną, w której zobowiązały się do zawarcia umowy o pracę w sierpniu 2023 roku. Finalnie zawarły umowę 31 lipca, a datę rozpoczęcia pracy wyznaczyły na 16 sierpnia. W tym dniu powstał obowiązek ubezpieczeniowy. Pracodawca musiał zgłosić pracownika do ZUS do 23 sierpnia.

Nie możesz wykluczyć sytuacji, że osoba, którą zamierzasz zatrudnić, zachoruje jeszcze w okresie wypowiedzenia u dotychczasowego pracodawcy. Zwolnienie lekarskie może objąć dzień rozpoczęcia pracy w Twojej firmie. Czy nieobecność pracownika usprawiedliwiona chorobą wpływa na termin zgłoszenia do ZUS? Nie, bo stosunek pracy powstał, mimo że nowy pracownik nie stawił się w pracy w umownym terminie. Wspomniany art. 26 k.p. nie uzależnia obowiązku ubezpieczeniowego od realnego podjęcia pracy, tylko od daty rozpoczęcia pracy wpisanej do umowy. Zatem nieobecność nowo zatrudnionej osoby nie przesuwa terminu jej zgłoszenia do ZUS.

Może się też zdarzyć, że nowy pracownik nie przyjdzie do pracy przez kilka dni i nie usprawiedliwi nieobecności. Wtedy dojdzie do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, co upoważnia pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

W tym przypadku powstaje obiekcja – czy zgłaszać osobę, która porzuciła pracę, do ubezpieczeń? Tak, zwłaszcza jeśli przyjmiemy, że pracodawca podejmie co najmniej kilka prób kontaktu z nieobecną osobą w ciągu kolejnych dni, zastanawiając się, czy nie doszło do np. tragicznego zdarzenia, które uniemożliwiło podjęcie pracy. Zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami pracodawca wysyła ZUS ZUA, a kolejnego dnia po zwolnieniu dyscyplinarnym wyrejestrowuje byłego pracownika na formularzu ZUS ZWUA. Za ten miesiąc złoży tzw. zerowy raport ZUS RCA, w którym wykaże brak podstawy wymiaru składek i samych składek.

Tak, nawet jeśli pracodawca zgłosi pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego online. Zgodnie z art. 36 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoba, którą płatnik zgłasza do ZUS, musi potwierdzić własnoręcznym podpisem dane zawarte w formularzu. Jedyne wyjątki są wskazane w art. 6 ust. 1 pkt 19 tej ustawy. Ten obowiązek nie obejmuje osób, które wykorzystują urlopy wychowawcze lub pobierają zasiłek macierzyński bądź zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Ponadto zgłasza się je do ubezpieczeń w imiennym raporcie miesięcznym.

Art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych doprecyzowuje, że jeśli zgłoszenie do ZUS ma formę elektroniczną, to pracodawca musi:

• poprosić pracownika o złożenie własnoręcznego podpisu na papierowej wersji dokumentu,
• przechowywać ten dokument przez 5 lat, przy czym nie ma znaczenia, czy stosunek pracy będzie trwał krócej, czy dłużej.

Nieterminowe zgłoszenie pracownika do ZUS lub brak zgłoszenia sprawia, że pracodawca naraża się na karę grzywny do 5000 zł. Co więcej, pracodawca, który znacząco ociąga się z tym obowiązkiem lub notorycznie nie zgłasza pracowników do obowiązkowych ubezpieczeń, ryzykuje nie tylko karą grzywny, ale także karą ograniczenia wolności, a nawet maksymalnie 2-letnim pozbawieniem wolności. Te konsekwencje wyszczególnia art. 219 Kodeksu karnego, który odnosi się do naruszania przepisów prawa o ubezpieczeń społecznych poprzez niezgłaszanie wymaganych danych wpływających na prawo do świadczeń lub ich wysokość.

Pracodawca, który nie opłaca składek ZUS za pracownika w terminie lub w ogóle ich nie opłaca, musi liczyć się nie tylko z konsekwencjami finansowymi ze strony ZUS (np. odsetkami za zwłokę), ale także rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracownika. To możliwe, bo zaniechanie obowiązku odprowadzania obowiązkowych składek – pomimo ich potrącania z wynagrodzenia – stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracodawca nie może usprawiedliwić tego postępowania np. problemami finansowymi w firmie.

Płatnicy składek przesyłają dokumenty rozliczeniowe (np. ZUS DRA) oraz imienne raporty miesięczne (np. ZUS RCA) i opłacają składki ubezpieczeniowe w tym samym terminie.

• 5 dzień miesiąca – termin obowiązujący jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe.
• 15 dzień miesiąca – termin obowiązujący płatników składek mających osobowość prawną, np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
• 20 dzień miesiąca – termin obowiązujący płatników składek prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę osobową, np. spółkę jawną, komandytową czy komandytowo-akcyjną.