Zaległy urlop na żądanie – do kiedy trzeba wykorzystać według stanowiska GIP?

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca musi udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Chociaż przepis podaje, że ta zasada nie dotyczy urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie, nie wszyscy pracodawcy postępują zgodnie ze stanowiskiem GIP (Głównego Inspektoratu Pracy). Co się dzieje z zaległymi „enżetkami”? Czy niewykorzystany urlop na żądanie z 2022 roku trzeba wziąć do 30 września 2023 roku? 

Nie, nie przepada. Niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, ale jako zwykły urlop wypoczynkowy. Nawet jeśli pracownik nie skorzysta z maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w 2023 roku, to nie zyska 8 dni „enżetek” w 2024 roku. 

O ile zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do 30 września, o tyle ten termin nie dotyczy części zaległego urlopu, która była niewykorzystanym urlopem na żądanie. Tę kwestię wyjaśnił GIP (Główny Inspektorat Pracy). 

Pismo GIP z 2008 roku 

Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 7 kwietnia 2008 roku (GIP GPP-110-4560-170/08/PE) dotyczy terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie. Co istotne, pismo podaje nie 30 września, tylko 31 marca jako datę graniczną. Wynika to z faktu, że wcześniejszy termin obowiązywał do końca 2011 roku. Niemniej pozostałe informacje mają zastosowanie do dziś. 

Ze stanowiska wynika, że jeśli pracodawca nie udzieli zaległego urlopu na żądanie jako urlopu wypoczynkowego do 30 września, nie naruszy obowiązku wynikającego z art. 168 k.p. Ponadto GIP podkreślił, że pracownik, który nie wykorzysta ani jednego dnia urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym, nie może domagać się dwukrotnie większej puli w kolejnym roku. Niewykorzystane „enżetki” nie przepadają, ale przechodzą na kolejny rok jako „normalne” dni urlopu. Można je zaplanować – łącznie z bieżącym urlopem wypoczynkowym – do 31 grudnia. 

Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 30 sierpnia 2012 roku (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP) dotyczy najpóźniejszego terminu, w którym pracownik powinien rozpocząć zaległy urlop wypoczynkowy. GIP przytoczył przepisy Kodeksu pracy. W piśmie możemy przeczytać, że według art. 168 k.p. pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p., czyli według planu urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem, najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ta reguła nie dotyczy urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie. Zwróć też uwagę, że art. 163 § 1 k.p. stanowi, że plan urlopu nie obejmuje „enżetek”. To potwierdza ich wykluczenie z art. 168 k.p. 

Kiedy pracownik zmienia miejsce zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego, dotychczasowy pracodawca musi obliczyć urlop proporcjonalny, aby sprawdzić, czy osobie odchodzącej z firmy należy się urlop w okresie wypowiedzenia bądź ekwiwalent pieniężny. Wykorzystany urlop na żądanie wpisuje się w ust. 6 pkt 2 nowego wzoru świadectwa pracy. Dzięki tej informacji kolejny pracodawca wie, ile urlopu na żądanie przysługuje nowo zatrudnionej osobie. 

Z jednej strony – urlop na żądanie, którego pracownik nie wykorzystał w zeszłym roku kalendarzowym, przekształcił się w zaległy urlop wypoczynkowy, który można w tej maksymalnie 4-dniowej części wykorzystać do 31 grudnia bieżącego roku. Jeśli pracownik będzie potrzebować urlopu na żądanie, to pracodawca prawdopodobnie udzieli go z bieżącej puli urlopowej (20 lub 26 dni w przypadku pełnego etatu), a nie zaległej. Pośrednio wynika to z art. 1672 k.p., który stanowi, że pracodawca udziela na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Ten przywilej jest związany z bieżącym urlopem, do którego pracownik nabywa prawo 1 stycznia danego roku według art. 153 § 2 k.p. 

Z drugiej strony – z orzecznictwa (wyrok SN z 9 maja 2013 roku, sygn. akt II PK 199/12) wynika, że Kodeks pracy jasno ustala kolejność wykorzystywania urlopu – najpierw zaległy, a potem bieżący. Pracownikowi, który zgłasza chęć wykorzystania urlopu na żądanie, jest obojętne, czy 1 dzień urlopu zostanie odjęty od bieżącej puli, czy od zaległej puli.